Умеете ли Вы распределять свое время Вы видите

Умеете ли Вы распределять свое время? Вы видите что-то и спрашиваете «почему? » . А я воображаю то, чего никогда не было, и тоже спрашиваю «почему не было? » . БЕРНАРД ШОУ

Техники самоменеджмента в управлении временем Функция, задача Рабочие приемы, методы Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет. . . ) 1. Постановка целей Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели 2. Планирование Стратегическое и оперативное планирование, Подготовка к реализации цели, оптимальное планирование дня, принципы временного распределение и планирование времени, сокращение менеджмента, метод "Альпы", система сроков исполнения Франклина, "прямое" и "обратное" планирование, ведение "дневника времени" 3. Принятие решений Установка приоритетов, принцип Парето, АБВ анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование (перепоручение) Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, сроков и ближайших шагов, фиксация Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от "тирании" неотложности продуктивность трудовых затрат 4. Реализация и организация Распорядок дня, график продуктивности, дневной Применение самоменеджмента, концентрация на рабочий план значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля 5. Контроль Контролирование процесса работы, контролирование достижения поставленных целей, обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни 6. Информация и коммуникации Рациональные совещания, рациональное ведение переговоров, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше отвлечений, меньше "бумажной войны"

Стратегия управления временем O Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь O Планирование использования времени O Реализация плана O Организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования хода выполнения планов

самоменеджмент последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике Время — самый ограниченный капитал, и, если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим. П. Друкер

список Ваших целей: O Личные цели (цели жизни) O Профессиональные цели (цели карьеры) O Опыт, который Вы еще хотели бы приобрести (личный и профессиональный) O То, что Вы еще хотели бы совершить в личной жизни и в профессиональной сфере.

Анализ «цель – средство» ? Ситуационный анализ Имеется в наличии (способности, средства и т. д. ) Необходимые средства (что требуется? ) Желаемые цели Не имеется в наличии Практические шаги по увеличению ресурсов 1. 2. 3. 4. 5.

Жизненный план Сфера жизни Имущество, деньги № 4 Жизненная цель Собственный дом в пригороде Важность, значимость Высокая Срок (год) 2006 Практические действия Срок Контроль Поиск участка 2002 Накопление собственных средст 2001 Поиск заемных средств 2002 Выгодная продажа квартиры 2004 Подбор строительной компании и заключение договора на строительство 2003 в

ПЛАНИРОВАНИЕ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА "АЛЬПЫ" O составление заданий O оценку длительности планируемых действий O резервирование времени (в соотношении 60: 40) O принятие решений по приоритетам и пере- поручению отдельных операций O контроль (учет несделанного)

В — визиты, совещания Д — делегирование дел ПК — новое помещение для офиса; К — контроль В — Шишкин (компьютерная программа); П — в процессе, в деле В — Иванов (экспертная оценка); ПК — поездки, командировки П — проект изучения рынка; ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка К — Сидоров (статистика сбыта); С — секретарь ПР — Васильев (письмо); Т — телефонные разговоры; Ч — специальный журнал для менеджеров; Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п. ) Т — Кошкин (нехватка персонала); Т — Сергей (вечерняя партия в бильярд).

Непродолжительные работы: O П — проект изучения рынка O В — Иванов (экспертная оценка) O ПК — новое помещение для офиса O Ч — специальный журнал для менеджеров Непродолжительные работы O К — Сидоров (статистика сбыта) O ПР — Васильев (письмо) “Телефонный блок”: O Т — Шишкин (компьютерная программа) O Т — Кошкин (нехватка персонала) O Т — Сергей (вечерняя партия в бильярд)

Приоритет Часы А 2, 5 А 1, 5 Б 0, 5 К - Сидоров (статистика сбыта) Б 0, 5 ПР - Васильев (письмо) Ч - специальный журнал для менеджеров Б 0, 5 Поручается г-ну У В 0, 5 П - проект изучения рынка; В -Иванов (экспертная оценка) ПК - новое помещение для офиса Т - Шишкин (компьютерная программа) Т - Сергей (вечерняя партия в бильярд) Перепоручения 0, 5 часа перепоручается г-ну Х В Секретарь В 6, 0

ПЛАНИРОВАНИЕ ПО СИСТЕМЕ ФРАНКЛИНА

Первоочередные, второстепенные, малозначительные задачи • Закончить разработку программы стратегического развития для Вашего клиента. • Закончить статью для журнала “Маркетинговые исследования”. • Поздравить сотрудника Вашей фирмы Петрова с днём рождения. • Получить об апрельском семинаре по маркетингу, в котором Вы собираетесь поучаствовать. • Забрать куртку из химчистки. • Ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Закончить разработку стратегического плана развития В перерыве поздравить Петрова с днём рождения Если успею, получить информацию об апрельском семинаре по маркетингу. В свободное время закончить статью по маркетингу В свободное время забрать куртку из химчистки Если успею, ответить на письмо читательницы Кудрявцевой, переданное Вам редактором журнала “Маркетинговые исследования”.

№ Приоритет Статус Описание задачи 1 А V Закончить разработку стратегического плана 2 С -->20. 03. 2001 Закончить статью "Исследование рынка" 3 А V Поздравить Петрова с днем рождения 4 В V Уточнить информацию об апрельском семинаре 5 С Х (жена забрала) Забрать куртку из химчистки 6 В -->20. 03. 2001 Ответить на письмо Кудрявцевой

«ПРЯМОЕ» ПЛАНИРОВАНИЕ O O он смог оценить реальное время, которое у него имелось в распоряжении. имея результаты учета, он мог с высокой степенью точности планировать свое время. Следует отметить, что анализ прошлого опыта позволял А. Любищеву с высокой точностью планировать время для чтения конкретных книг, написания он смог более эффективно использовать то время, которое обычный человек относят к необходимым потерям. "Утилизация "отбросов времени" у него продумана до мелочей. При поездках - чтение малоформатных книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным образом в "отбросах времени", - Д. Гранин. система позволила ему понять и использовать более эффективно изменения своей работоспособности. "Как распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я проработаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению - историческому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь беллетристику", - писал А. Любищев.

Приоритет Время дня Вид деятельности Затраты времени Примечания (как можно сэкономить время в будущем) 8. 55 Приход - кофе 10 мин. 9. 10 Подготовка программы для К. 25 мин. 9. 35 Прерван тел. В 5 мин. отношении плаката М. 9. 40 Вернулся к программе 15 мин.

Структура типового «дневника времени» O Календарная часть O Раздел служебных и частных дат O Раздел адресов и телефонов

Самый простой способ оценить эффективность принятого решения – дождаться его последствий.

Всегда ли руководитель должен незамедлительно принимать решения?

O Нужно ли вообще решать эту проблему? O Должны ли именно Вы решать эту проблему? O Должны ли Вы принимать решение немедленно?

Ваши шаги в ПР O Проблема или задача, которую нужно решить. O Определить важность и срочность задачи, проблемы O Определить результат решения этой задачи, выгода (денежное вознаграждение, повышение по службе, другие возможности). O К чему может привести невыполнение этой задачи (потеря выгодного клиента, увольнение и т. д. ) O Оценить, есть ли возможность и смысл перепоручить решение этой задачи кому-то еще. O Оценить, какие ресурсы потребуются для решения поставленной задачи и располагаете ли вы ими. O Определить какая информация вам потребуется для решения поставленной задачи. O Найти несколько вариантов решения и выбрать наиболее приемлемый. O Выбрав один вариант, оцените его сильные и слабые стороны. O Определить, какие последствия будет иметь принятое решение в ближайшей и долгосрочной перспективе.

АНАЛИЗ ПРИОРИТЕТОВ ПО ЭЙЗЕНХАУЭРУ Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные - не самые срочные. Дуайт Эйзенхауэр

4 категории приоритетности дел СРОЧНЫЕ ДЕЛА I (А) - Срочное и важное В А Ж Н Ы Е Н Е В А Ж Н Ы Е НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА II (B) - Важное, но не срочное Тушение пожара, Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов III (C) - Срочное, но не важное IV (D) - Не срочное и не важное Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки "Пожиратели" времени Развлечения

ЗАДАЧИ D – это песок, развлечение. То, что отнимает ваше время и не приносит вам непосредственную выгоду. Старайтесь вообще отказаться от подобных задач – они для вас не продуктивны. Опасность в том, что зачастую они не требуют затрат энергии, не подталкивают Вас к достижению цели, и с удовольствием “сожгут” ваше ценное время.

ЗАДАЧИ А – это спешка. Такие задачи приносят стрессы и срывы. Безусловно, избавиться от них невозможно, а “забывать” про них опасно, но их число нужно свести к минимуму. Если таких дел много – у вас аврал. Но Аврал этот характерен тем, что каждая из этих задач не была сделана в свое время, и соответственно стала срочной.

ЗАДАЧИ С – это рутина. Каждодневные дела, которые вроде бы и нужны, но нисколько не приближают вас к вашей цели. Вы всё еще считаете, что всё что срочно – важно для вас? В конечном счете при цейтноте такими задачами можно пренебречь. Вреда это не принесет, а времени отнимет предостаточно. ЗАДАЧИ B – это работа. Это ваши самые полезные занятия, которые дадут максимальную отдачу. Это путь к достижению ваших целей.

Советы O Забудьте про ЗАДАЧИ ТИПА D. Делать их не нужно. O ЗАДАЧИ ТИПА С – идеальные кандидаты на делегирование (если вы руководитель) или на критичный анализ их необходимости; O ЗАДАЧИ ТИПА В нужно делать обязательно, и в пределах определенного для задачи времени. O ЗАДАЧИ А. Если задача все же терпит – определить время на решение (то есть перевести задачу в категорию В), если нет – решить на месте.

ПРИНЦИП ПАРЕТО 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата. «Если бы у меня было девять часов на то, чтобы срубить дерево, шесть из них я потратил бы на заточку топора…» Авраам Линкольн

Сферы применения: O 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств O 20% преступников совершают 80% преступлений O 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия O 20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Как «работает» принцип Парето в тайм-менеджменте O 80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы O 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки O 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ С ПОМОЩЬЮ АБВ - АНАЛИЗА Мудр тот, кто делает не много, а нужное. Эсхилл

Три закономерности анализа АБВ O Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%. O На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя. O Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю — порядка 15% в общей “стоимости” всех дел, которые должен выполнить менеджер.

А теперь наглядно

O Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д. ) задач, для чего можно использовать схему Дата Приоритетность А Б Задача, дело, акция В Кому поручено Начато Закончено Примечания

O Оцените Ваши задачи в соответствии с категориями А, Б, В. А. Первые 15 % всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения Ваших функций), не подлежат перепоручению. Б. Последующие 20 % задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть поручены для исполнения другим лицам). В. Остальные 65 % всех задач являются задачами категории В (менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены).

O Перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного Вами бюджета времени значению задач: • 65 % запланированного времени (около З ч) — задачи А; • 20 % запланированного времени (около 1 ч) — задачи Б; • 15% запланированного времени (около 45 мин)— задачи В.

O Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, Вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению. O Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования

Напомним другу O АНАЛИЗ ПРИОРИТЕТОВ ПО ЭЙЗЕНХАУЭРУ O ПРИНЦИП ПАРЕТО O АБВ - АНАЛИЗ

Спасибо за внимание!