Учет электронных документов Зав отделом комплектования и учета

Учет электронных документов Зав. отделом комплектования и учета фондов Позднякова Ольга Леонидовна

«ПОРЯДОК УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА» (Приказ МК РФ от 8 октября 2012 г. N 1077) • Посмотреть приказ МК РФ полностью можно здесь: • http: //www. rg. ru/2013/05/22/fond-dok. html • Для специалистов по фондам 8 октября 2012 открыт блог по вопросам комплектования и учета фондов, в котором на вопросы «с мест» отвечают и дают разъяснения специалисты МК РФ и федеральных библиотек: • http: //libraryfunds. blogspot. ru/

К электронным документам относятся: 1. Документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); 2. Документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационнотелекоммуникационные сети (сетевые локальные документы); 3. Документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (инсталлированные документы); 4. Документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (сетевые удаленные документы).

Единицы учета электронных документов • Экземпляр • Название • Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.

Учет поступления документов в библиотечный фонд • Суммарный • Индивидуальный

Учет выбытия документов из библиотечного фонда • Электронные документы на съемных носителях, сетевые локальные и инсталлированные документы выбывают из библиотеки на основании Актов списания с указанием причины исключения. • Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом.

Учет итогов движения библиотечного фонда • Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов. • Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.

Проверка наличия документов библиотечного фонда • Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе. • Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета. • Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта.

Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда • Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированная система организационнораспорядительной документации, требования к оформлению документов» . • Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с правилами организации архивного дела в РФ и Приказом МК РФ от 25. 08. 2010 № 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» , зарегистрированным Минюстом РФ 08. 09. 2010 № 18380.

Пожертвования документов в электронном виде • • • - Положение о пожертвованиях Договор с автором Варианты размещения текста: сетевой локальный документ инсталлированный документ

Спасибо за внимание!