Учебный курс «Основы менеджмента» Тема лекции Организация распределения

Учебный курс «Основы менеджмента» Тема лекции Организация распределения задач, полномочий и ответственности — Костенко О. В.

Тема: Организация распределения задач, полномочий и ответственности План лекции 1. Содержание функции организации 2. Делегирование 3. Виды организационных полномочий 4. Эффективное распределение полномочий — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Содержание и этапы осуществления функции организации : Формирование (или корректировка) структуры организации Установление взаимосвязей между подразделениями в организационной структуре Обеспечение взаимодействия между подразделениями, между персоналом внутри подразделения; организация контроля и регулирования их деятельности. — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации 1. Формирование структуры организации: Выделение подразделений Определение состава подразделений Определение задач подразделений Определение функций подразделений — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Термины и определения Организационная структура – упорядоченная совокупность ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ (отделов, блоков) организации. Предприятие Отдел снабжения Отдел сбыта Бригада — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Термины и определения Структура управления – упорядоченная совокупность ЗВЕНЬЕВ И ОТДЕЛЬНЫХ РАБОТНИКОВ УПРАВЛЕНИЯ и связи между ними. Директор Начальник отдела снабжения Начальник отдел сбыта Бригадир — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Термины и определения Элемент организационной структуры – подразделение (отдел, группа работников). Предприятие Отдел снабжения Отдел сбыта Бригада — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Термины и определения Уровни (ступени управления) – совокупность подразделений (или работников) находящихся на одном уровне (в равном положении) Предприятие Отдел снабжения Отдел сбыта Бригада — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Термины и определения Связи между подразделениями – направления обмена информацией при выполнении работ. Вертикальные связи (подчинение): Предприятие Отдел снабжения Отдел сбыта Бригада — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Термины и определения Связи между подразделениями – направления обмена информацией при выполнении работ. Горизонтальные (согласование): Предприятие Отдел снабжения Отдел сбыта Бригада — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Термины и определения Связи между подразделениями – направления обмена информацией при выполнении работ. Диагональные (координация): Предприятие Отдел снабжения Отдел сбыта Бригада — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Термины и определения Связи между подразделениями – направления обмена информацией при выполнении работ. Линейные связи (подчинение): Предприятие Отдел снабжения Отдел сбыта Бригада — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Термины и определения Связи между подразделениями – направления обмена информацией при выполнении работ. Функциональные (по функциям): Предприятие Отдел снабжения Отдел сбыта Бригада — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации 2. Установление взаимосвязи между элементами структуры организации – означает: Возложить обязанности (что должен делать, что должен знать) Передать права (что разрешено делать) Возложить ответственность (последствия для исполнителя лично) — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации 2. Установление взаимосвязи между элементами структуры организации Используются методы: РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЕ Положения о структурных подразделениях Должностные инструкции НОРМИРОВАНИЕ Выработка норм, правил действия и взаимодействия подразделений ИНСТРУКТИРОВАНИЕ Знакомство с работой; консультирование по выполнению отдельных работ; информирование — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации 3. Обеспечение взаимодействия между подразделениями Распорядительство с помощью методов: ПРИКАЗЫ РАСПОРЯЖЕНИЯ УСТНЫЕ УКАЗАНИЯ — Костенко О. В.

1 Содержание функции организации Принципы осуществления функции организации : Неразрывная связь с целями предприятия На каждом шаге выполнения функции организации менеджер должен «видеть» цели, предусмотренные планами предприятия Единство цели Координация различных видов деятельности Разделение труда Нормы управляемости Количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер, зависит от частоты общения и времени, проводимого с сотрудником. Достижение согласованности в работе всех звеньев организации Поручение задач сотрудникам и объединение их в управляемые группы. Цели сотрудников и подразделений должны совпадать с целями организации — Костенко О. В.

2 Делегирование означает передачу задач и полномочий определенному лицу (сотруднику организации), которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Мери Паркет Фоллет : Сущность управления заключа- ется в умении «ДОБИТЬСЯ ВЫПОЛ- НЕНИЯ РАБОТЫ ДРУГИМИ» . Умение делегировать превра- щает человека в менеджера. — Костенко О. В.

2 Делегирование Цели делегирования: Разгрузить руководителей Повысить профессионализм работников Вовлечь и заинтересовать работников Повысить дееспособность нижних звеньев — Костенко О. В.

2 Делегирование Полномочия – это ограниченное, организационно закрепленное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач. Полномочия связаны с должностью, а не с конкретным человеком, занимающим ее в данный момент. «Честь отдают мундиру, а не человеку» (старая военная поговорка). — Костенко О. В.

2 Делегирование полномочий: Существует две основные концепции делегирования полномочий Классическая – полномочия считаются делегированными, когда они директивно переданы руководителем подчиненному В современное концепции – подчиненный имеет право отклонить предлагаемые ему полномочия Современная – полномочия считаются делегированными, когда они приняты подчиненными — Костенко О. В.

2 Делегирование Полномочия имеют ограничения Внутренние ограничения Внешние ограничения Организационные нормативы (должностные инструкции, правила, положения) Традиции и нормы поведения организации (этика организации) Нормы общечеловеческой морали, социально-культурная среда общества Действующее законодательство Выход работника за пределы полномочий означает превышение полномочий — Костенко О. В.

2 Делегирование полномочий: Необходимо разграничивать понятия полномочий и реальной власти Полномочия – это делегированное, ограниченное право использовать ресурсы организации Власть – реальная способность действовать и пользоваться возможностями организации — Костенко О. В.

2 Делегирование Ответственность – обратная сторона полномочий. Ответственность – обязательство работника выполнять задачи, присущие занимаемой должности, и отвечать за результаты своей деятельности. Делегируется ли ответственность при делегировании полномочий? То есть, руководитель, передавая задачи, перестает ли отвечать за их выполнение? Нет. Ответственность не делегируется. — Костенко О. В.

2 Делегирование Ответственность не делегируется. Виды ответственности Ответственность исполнителя Ответственность руководителя Менеджеры высшего звена в крупных организациях несут очень большой объем ответственности (отвечают за работу каждого сотрудника, даже не зная их в лицо) — Костенко О. В.

3 Виды организационных полномочий Основные типы полномочий: Полномочия ЛИНЕЙНЫЕ АППАРАТНЫЕ (ШТАБНЫЕ) — Костенко О. В.

3 Виды организационных полномочий Основные типы полномочий: Линейные – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному Директор Нач-к цеха Нач-к смены Мастер Мастер Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления (скалярную цепь или цепь команд) — Костенко О. В.

3 Виды организационных полномочий Основные типы полномочий: Аппаратные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу Возникновение аппаратных полномочий – еще один шаг в разделении и специализации управленческого труда. В Результате сформировался управленческий аппарат (штаб). Считается, что впервые были применены Александром Македонским (336 -323 гг. до н. э. ). Разделил офицеров на строевых и штабных. — Костенко О. В.

3 Виды организационных полномочий Аппаратные полномочия: Типы аппаратных полномочий Рекомендательные полномочия – линейные руководители могут, но не обязаны обращаться за консультациями Обязательного согласования – линейное руководство обязано согласовывать решение с работником аппарата. Но не обязано следовать рекомендациям. Параллельные полномочия – право отклонять решения линейных руководителей. Функциональные полномочия – право самостоятельно принимать решения, но только в пределах определенных функций — Костенко О. В.

3 Виды организационных полномочий Аппаратные полномочия: Для реализации штабных функций и полномочий в организациях формируется административный (штабной) аппарат Консультативный аппарат Создается на временной или постоянной основе из специалистов определенного профиля для консультирования по проблемам, требующим специальной подготовки Обслуживающий аппарат Выполняет как консультативные, так и обслуживающие функции Личный аппарат Разновидность обслуживающего аппарата. Формируется из секретарей и помощников руководителя. Не имеет никаких полномочий (но может обладать большой властью). — Костенко О. В.

3 Виды организационных полномочий Этапы делегирования Анализ задачи и формулировка цели Поиск исполнителей Определение параметров Задание понято правильно? Обеспечение поддержки Контроль Оценка результатов. Нет Предварительны е этапы Цель Сроки Стандарты качества Ресурсы Пределы полномочий Да Заключительные этапы — Костенко О. В.

4 Эффективное распределение полномочий Эффективность распределения полномочий зависит от трех базовых полномочий: Распределение полномочий на линейные и аппаратные Принципы построения линейных полномочий Учет личностных факторов при передаче полномочий — Костенко О. В.

4 Эффективное распределение полномочий Распределение полномочий на линейные и аппаратные : Линейными полномочиями наделяют менеджеров, непосредственно управляющих созданием продукта (директор завода, начальник цеха, бригадир) Линейными руководителями становятся руководители подразделений основного производства Выделение линейных полномочий зависит от миссии, целей и стратегии организации — Костенко О. В.

4 Эффективное распределение полномочий Принципы построения линейных полномочий : Принцип единоначалия Работник должен иметь только одного непосредственного руководителя Все формальные коммуникации должны направляться только по цепи команд Обязательное соблюдение суборди- нации (благодаря неформальным связям иногда удается обходить) — Костенко О. В.

4 Эффективное распределение полномочий Принципы построения линейных полномочий : Принцип управляемости Руководитель может эффективно управлять ограниченным числом подчиненных Неумение руководителя удержать норму управляемости приводит к невозможности координации Норма управляемости (норма управления) – оптимальное количество подчиненных — Костенко О. В.

4 Эффективное распределение полномочий Принципы построения линейных полномочий : Норма управляемости Большинство авторов называют – диапазон 7 – 10 человек Норма управляемости может варьировать в зависимости от условий Максимальная норма управляемости – на нижнем уровне управления в массовом производстве – до 50 человек — Костенко О. В.

4 Эффективное распределение полномочий Со стороны руководителя Со стороны подчиненного Уверенность, что руководитель сам выполнит работу лучше Боязнь ответственности , неуверенность в себе Отсутствие способности руково-дить, видеть перспективу, обучать Боязнь критики , нареканий Боязнь риска. Отсутствие системы контроля за работой подчиненного Отсутствие доверия к подчиненным Перегрузка подчиненного Отсутствие стимулов Отсутствие необходимых ресурсов для выполнения работы Боязнь риска. Причины, препятствующие делегированию : — Костенко О. В.

4 Эффективное распределение полномочий Пути преодоления препятствий делегирования : Организационные решения проблем: Информирование Контроль Обучение. Обеспечение ресурсами Стимулирование — Костенко О. В.

4 Эффективное распределение полномочий Пути преодоления препятствий делегирования : Решение психологических проблем: Подчиненный мало может помочь устранить психологические барьеры делегирования у начальника Руководитель может помочь подчиненному: больше доверять, вселять уверенность, отмечать достижения И подчиненный, и руководитель должны анализировать свое поведение, осознать свои страхи и подняться над ними Квалифицированная помощь социологов и психологов — Костенко О. В.

Тема: Организация распределения задач, полномочий и ответственности Литература 1. Виханский О. С. Наумов А. И. Менеджмент: Учебник. – 3 -е изд. – М. : Гардарики, 1999. – 528 с. 2. Мескон М. Х. , Альберт М. , Хедоури Ф. Основы менеджмента. : Пер. с англ. -М. : Дело, 1999. -800 с. 3. Основы менеджмента. / Под ред. А. Г. Поршева. – Москва, 2006. – Электронный учебник. — Костенко О. В.