Учебно-научно-методическая конференция «Методологические основы дидактических приемов в образовательном пространстве медицинского вуза в свете реализации новых регламентирующих документов» Современные требования к документообороту в медицинском вузе Помощник ректора по электронному документообороту, доцент Т. С. Дьяченко Волгоград, 2016
Документ - «способ доказательства» Большую часть служебной информации работники получают посредством документов. Документированная информация является отражением деятельности организации. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.
Автоматизация документооборота Увеличение информационных потоков в образовании и науке требует применения новых форм обработки, новых информационных технологий. - повышение скорости обращения к документу - сокращение времени на подготовку принятия решения обеспечение эффективности управления
Прогресс и проблемы Прогресс не приводит к устранению проблем – он просто заменяет одни проблемы другими: Ø несанкционированный доступ к конфиденциальной информации; Ø вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования; Ø вирусные атаки; Ø неквалифицированные действия пользователя.
Основные понятия Делопроизводство – комплекс мероприятий по обеспечению документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия или организации. ДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141 -98).
Виды документооборота Документооборот можно условно подразделить на четыре вида: 1. бумажный документооборот 2. бумажный документооборот с использованием автономных персональных компьютеров
Виды документооборота 3. смешанный документооборот 4. безбумажный документооборот
Нормативно-правовая база документационного обеспечения Приказ Минобразования РФ от 24 июля 2000 г. № 2286 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении» , ГОСТ Р 6. 30 -2003, ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007, Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» , Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» , Постановление Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» . Новый стандарт ГОСТ Р ИСО 9001: 2015 (вступит в силу после утверждения в сентябре 2016 г. ).
Нормативные документы Волг. ГМУ Документированная процедура «Управление документацией и записями» ДП-4. 2 -10 (2010 г. ) Инструкция по делопроизводству И-4. 2 -14 (2014 г. ). Номенклатура дел структурных подразделений Волг. ГМУ Сайт университета
Инструкция по делопроизводству Волг. ГМУ устанавливает общие требования к организации работы с документами в университете независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения Организация документооборота • Движение документов в университете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот Организация доставки документов • Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. Прием, обработка и распределение поступающих документов • Документы, поступающие в университет на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. • Документы, поступающие в университет в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение ректором и доставляются исполнителям. Организация обработки и передачи отправляемых документов • Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой и электрической связью. • Документы для отправки передаются подразделениями университета полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.
Инструкция по делопроизводству Волг. ГМУ Регистрация документов в вузе осуществляется децентрализовано: 1. В приемной ректора : входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в вуз без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства вуза документация, приказы (по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности, по личному составу студентов, по личному составу докторантов, аспирантов, ординаторов, интернов, слушателей послевузовского профессионального образования, распоряжения). 2. В управлении кадров – приказы по личному составу работников университета; 3. В структурных подразделениях – входящая корреспонденция, адресованная руководству подразделения или исполнителям, исходящая корреспонденция и внутренние документы. Порядок прохождения внутренних документов: Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме.
Номенклатура дел структурных подразделений Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для: • группировки исполненных документов в дела, • систематизации и учета дел, • определения сроков их хранения. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел структурного подразделения составляется секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом, подписывается руководителем подразделения и передается зав. архивом.
Электронный документооборот Преимущества электронного документооборота
Категории компьютерных программ для делопроизводства системы workflow (автоматизации деловых процедур); системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); системы электронной почты (служат для обмена документами).
Электронные системы в Волг. ГМУ Почтовый сервер университета, где каждый сотрудник может зарегистрировать электронный почтовый ящик в домене volgmed. ru. Программный пакет Искра, являющийся системой электронного менеджмента учебного процесса. Образовательный портал Волг. ГМУ (http: //edu. volgmed. ru), предназначенный для создания виртуальной образовательной среды для студентов и преподавателей университета. СЭД Тезис, позволяющая решать различные задачи по автоматизации управления документооборотом: работу с документами и договорами, автоматизацию канцелярии и контроль исполнительской дисциплины. СЭД с внешними организациями (Пенсионный фонд России, УФК по Волгоградской области, Минобрнауки России и др. ). ИАС «Мониторинг»
Проблемы при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом Отсутствие единой точки входа и выхода документов, усложняющее их учет (децентрализованная регистрация документов). Структурно-организационные особенности медицинского вуза (большой коллектив, удаленность пользователей от администрации и друг от друга, график рабочего дня, отсутствие руководителей подразделений на рабочем месте по объективным причинам), обусловливающие несвоевременность получения информации и исполнения поручений. Обеспечение деятельности университета обусловлено исполнением нормативно-правовых актов в рамках функционирования двух федеральных министерств (Министерства образования и науки и Министерства здравоохранения), порой несогласованных друг с другом. Технические недостатки имеющихся электронных систем: небольшие размеры почтовых ящиков системы volgmed, система Тезис позволяет одновременно работать в ней не более чем 10 пользователям.
Предложения по совершенствованию системы документооборота в Волг. ГМУ 1. Ведение делопроизводства в подразделениях университета обеспечивать в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству (ответственные – руководители структурных подразделений, срок – постоянно). 2. В структурных подразделениях университета назначить ответственных за ведение делопроизводства (ответственные – руководители структурных подразделений, срок – до 01. 06. 2016). 3. Для оптимизации делопроизводства завершить разработку Номенклатуры дел подразделений университета (ответственные – руководители структурных подразделений, зав. архивом И. Н. Сорокина, срок – до 01. 07. 2016). 4. Вопрос об использовании электронного и других видов документооборота рассматривать в структурных подразделениях университета не менее 1 раза в год (ответственные – руководители структурных подразделений, срок – ежегодно).
Не следует делать ничего без правил и разума. Принимать изменения так же важно, как защищать прошлое. Екатерина II
Благодарю за внимание!
Скачать презентацию Учебно-научно-методическая конференция Методологические основы дидактических приемов в образовательном
82689f9d9e5e1c42e227c372450f52a6.ppt