Тренинг Управление проектами Ведущий Вишнивецкий Сергей Процессы

Тренинг «Управление проектами» Ведущий: Вишнивецкий Сергей

Процессы – деятельность организации, которая многократно повторяется практически в неизменном виде. Проекты – деятельность организации, которая в той или иной степени уникальна. Программа – группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения. Программа требует мультипроектных методов управления. Некоторые проекты в составе программы могут быть неощутимо прибыльны или полезны, эффект заметен только в составе программы.

Что такое проект Проект – некоторое предприятие, имеющее целью создание уникального продукта или услуги, ограниченное во времени (США, PMI) Проект – целенаправленная деятельность временного характера, предназначенная для создания уникального продукта или услуги. (IPMA) Проект – это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов. (Великобритания, Английская Ассоциация проектменеджеров)

• Уникальность; • Временность; • Ограничения (ресурсы, финансы, человеческие ресурсы и др. ); • Четкие цели; • Жизненный цикл.

Цели проекта – желаемый результат деятельности, достигаемый в итоге успешного осуществления проекта при заданных условиях его выполнения. Классификация целей: • Основные, необходимые, желаемые; • Явные и неявные; • Цели участников проекта – Заказчик, Исполнитель, Подрядчик…; • Цели различного уровня; • …

Цели проекта • • • S (specific) - конкретные M (measurable) - измеримые A (Achievable) - достижимые R (realistic) - реалистичные T (time-based) – привязанный ко времени

Исполнение Планирование Управление и контроль инициация Завершение

Инициация – стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной фазы жизненного цикла. Задачи стадии инициации: 1. Определить содержание работ проекта; 2. Провести анализ осуществимости и целесообразности проекта; 3. Выработать Устав проекта; 4. Формализовать проект.

Инициация проекта Основные действия на стадии инициации: • Сбор данных (рынок, продукты, конкуренты и т. д. ); • Идентификация потребителей; • Постановка целей и задач проекта; • Определение заинтересованных и вовлеченных сторон, установление отношений; • Определение желаемого конечного продукта; • Выработка базовых показателей: качество, сроки, ресурсы; • Технико-экономическое обоснование проекта (наличие процессов, технологий, кадров);

Результаты стадии инициации: • Определенные и утвержденные цели, масштаб и стратегия проекта; • Утвержденный Менеджер проекта; • Команда проекта; • Примерный перечень необходимого оборудования и материалов; • Определенные основные условия проекта; • Организация проекта; • Процедуры сотрудничества; • Первоначальный план проекта; • Бизнес-план проекта; • Устав (декларация, паспорт) проекта; • Приказ о запуске проекта.

Окружение проекта. Участники проекта (стейкхолдеры) Окружение проекта (Project Environment) – среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта. Выделяют ближнее и дальнее окружение. Участники проекта (Stakeholders) – физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

Влияние Среднее Сильное Положительное Отношение Слабое Нейтральное Отрицательное

Ключевые вопросы: • Кто является участником моего проекта? • Каковы цели каждого участника? • Кто поддерживает проект, а кто препятствует его реализации? • Кто имеет сильное влияние на проект?

Матрица ответственности проекта – структура, которая ставит в соответствие организационной структуре проекта (OBS) структурную декомпозицию работ (WBS) для назначения ответственных за каждую работу и части проекта.

План по вехам (Milestone Schedule) – расписание обобщающего уровня, которое отображает сроки наступления контрольных событий и этапов. Вехи составляют серию естественных контрольных точек проекта. Достижение вехи подразумевает переход из одного состояния в другое.

2 основных типа планирования: • От ресурсов Длительность проекта и отдельных работ зависит от наличия или отсутствия возможностей использования необходимых ресурсов • От длительности Потребность в ресурсах определяется в зависимости от сроков выполнения задач

Структурная декомпозиция работ (WBS) – иерархическая структура работ проекта, ориентированная на основные результаты проекта, определяющие его предметную область. Каждый нижестоящий уровень структуры представляет собой детализацию вышестоящего уровня проекта. Элементом проекта может быть как продукт, услуга, так и пакет работ или работа.

Основные виды СДР: • Продуктовый – построение СДР по компонентам продукции проекта; • Функциональный – построение СДР по функциональным элементам деятельности. • Организационный – построение СДР по элементам организационной структуры. • Прочие (по фазам ЖЦ, по договорам, по субподрядчикам и т. п. ); • Смешанные.

Диаграмма Гантта (Gantt Chart) – частная разновидность линейного графика, отображающая план работ во времени. График Гантта является поэтапным изображением продолжительности работ во времени. Работы и другие табличные данные помещаются с левой стороны, а продолжительности работ отображаются с помощью горизонтальных лент.

Оптимизация проекта Виды оптимизации календарного графика • временная • ресурсная • стоимостная

Оптимизация проекта Временная оптимизация календарного графика • повторная оценка длительности работ • поиск альтернативных способов реализации работ • параллельное выполнение работ, которые обычно выполняются последовательно • дополнительная детализация работ • увеличение количества и состава ресурсов, назначенных на работу • ограничение объема работ или снижение требований по качеству

Оптимизация проекта Ресурсная оптимизация календарного графика • Изменение степени загрузки ресурсов и их количества на работах • Изменение расписания так, чтобы заданное количество ресурсов обеспечивало исполнение расписания в заданные сроки • Привлечение дополнительных ресурсов (в крайнем случае!) • Сверхурочная работа (в крайнем случае!) • Ограничение объема работ или снижение требований по качеству (в крайнем случае!) • Увеличение сроков исполнения проекта (в крайнем случае!)

Оптимизация проекта Стоимостная оптимизация календарного графика • Уменьшение стоимости отдельных работ • Уменьшение стоимости всего проекта • Приведение в соответствие объема и стоимости работ, запланированных на определенный период времени с финансированием, запланированным на этот же период

Контроль Принципы построения системы контроля проекта • Своевременность разработки – на первоначальных этапах планирования… • Связь с СДР - элемент СДР – элемент контроля… • Наличие четких планов – базисные, производственные, функциональный… • Прозрачность - периодичность, система критериев… • Четкость системы измерения прогресса – простой, детальный… • Эффективность системы анализа фактических данных – методики… • Эффективность системы реагирования – процедуры, оперативность…

Контроль Характеристики точек контроля • Дата • Объект контроля (что контролируем) • Субъект контроля (кто контролирует) • Параметры контроля и их численные измерители, целевые показатели, допустимые отклонения • Тип контроля (вертикальный итоговый, вертикальный предварительный, вертикальный текущий, горизонтальный функциональный) • Способ контроля (контроль, мониторинг и т. п. ) • Глубину контроля (плановый, диспетчерский, исполнительский) • Следствия контроля (функциональные, мотивирующие)

Контроль Точки контроля рекомендуется ставить: • на всех вехах • если в сетевом графике есть «гамак» • на работах критического пути • на работах с малыми резервами времени

Популярные методы управления проектами: • Классический проектный менеджмент • Agile • Scrum • Lean • Kanban • Six Sigma • PRINCE 2

Agile Сильные стороны Agile Самое главное достоинство Agile – его гибкость и адаптивность. Он может подстроиться под практически любые условия и процессы организации. Именно это обуславливает его нынешнюю популярность и то, сколько систем для различных областей было создано на его основе. Слабые стороны Agile Как часто бывает, слабые стороны являются отражением сильных. В случае с Agile, гибкость может приводить к потере фокуса. Отсутствие чёткого процесса и процедур, разбиение проекта на подпроекты и частые изменения, при отсутствии чёткого направления со стороны руководства может привести к потере ориентиров и понимания того, что важно, а что вторично.

Scrum Сильные стороны Scrum был разработан для проектов, в которых необходимы «быстрые победы» в сочетании с толерантностью к изменениям. Кроме того, этот фреймворк подходит для ситуаций, когда не все члены команды имеют достаточный опыт в той сфере, в которой реализуется проект – постоянные коммуникации между членами командами позволяют недостаток опыта или квалификации одних сотрудников за счёт информации и помощи от коллег. Слабые стороны Scrum Hасстроенные и демотивированные разработчики, чей код и функции были признаны ненужными или некачественными. Многие считают, что это станет понятно лишь со временем. Кроме того, командам, привыкшим к длительным рабочими циклам будет сложно перестроиться на новый режим работы.

Lean Сильные стороны Lean Если Вам нравятся идеи Agile, но проект требует очень ровного качества и чёткого исполнения, Lean предоставляет набор инструментов для того, чтобы удовлетворить эти требования. Lean сочетает гибкость и структурированность, как Scrum, но в немного другом ключе. Слабые стороны Lean Не каждая часть проекта требует одинаково детальной и дотошной проработки и внимания. Но Lean предполагает именно такой подход к каждой задаче и этапу. Это основной минус применения Lean для крупных и неоднородных проектов. А ещё, в отличие от Scrum, Lean не предлагает чёткого рабочего процесса для реализации «кусочков» проекта, что способствует растягиванию сроков проекта. Эта проблема может быть решена при помощи эффективного руководства и чётких коммуникаций главное помнить об этом.

Kanban Сильные стороны Kanban Как и Scrum, Kanban хорошо подходит для достаточно сплочённых команды с хорошей коммуникацией. Но в отличие от Scrum, в Kanban нет установленных чётких дедлайнов, что хорошо подходит для замотивированных и опытных команд. Слабые стороны Kanban Часто можно слышать, что по Kanban, в отличие от Scrum, можно работать с практически любой командой. Но это не совсем так. Kanban лучше всего подходит для команд, навыки членов которых пересекаются друг с другом.

6 сигм (Six Sigma) Сильные стороны 6 сигм Концепция 6 сигм предоставляет чёткую схему для реализации проектов и постоянного улучшения процессов. Определяя цели, затем тщательно анализируя их и пересматривая вы получаете количественные данные для более глубокого понимания проекта и принятия более качественных решений. Слабые стороны 6 сигм Проблема 6 сигм в том, пусть основной декларируемой целью является снижение затрат и повышение эффективности, но удовлетворение Заказчика часто вырывается на первый план.

PRINCE 2 Сильные стороны PRINCE 2 больше контроля, чем обычно. Данная система позволит добиться успехов при реализации крупных проектов, находящихся под пристален взглядом руководства. Если Вы готовы работать с большим колподходит для проектов, в которых высоки ставки и нужно ичеством обратной связи, а Ваш проект характеризуется невысоким уровнем неопределённости, то PRINCE 2 определённо для Вас. Слабые стороны PRINCE 2 Несмотря на успех в госсекторе, PRINCE 2 имеет свои недостатки. Если применять его в неподходящей среде, данный подход может проявить себя не лучшим образом, создавая возможности для задержек по политическим причинам и излишней бюрократизации.