ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ Внимание! Данный интеллектуальный продукт защищен законами об авторских правах. Незаконное воспроизведение или распространение данных материалов или их части влечет гражданскую и уголовную ответственность. © Булат Р. Е. , 2007. Все права защищены.
ГОСТ Р 51141 - 1998 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
Реквизит документа обязательный элемент оформления официального документа • Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении • Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа
Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А 4 (210 х297 мм) и А 5 (148 х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Наименование вида документа всегда пишется прописными буквами и центрируется. Точка после названия вида документа не ставится Начальнику кафедры РАПОРТ
09. 02. 2007 09 февраля 2007 года 09 февраля 2007 г.
Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В. А. Лагунину Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру В. М. Кочетову
Администрации районов Московской области Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Издательский дом «Медиадом» Главному редактору Н. В. Семиной Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул. , д. 82, Москва, 117393 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Образцову О. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл. , 301264 При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» Личная подпись _______В. А. Степанов Дата Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись _______ Л. В. Кузнецов дата Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05. 04. 2003 № 14 При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05. 04. 2003 № 82 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Морозовой Н. В. Федосеевой Н. А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05. 10. 2003 Личная подпись Дата Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: о чем (о ком)? , например: ПРИКАЗ о создании аттестационной комиссии или чего (кого)? , например: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ведущего эксперта
ТЕКСТ ДОКУМЕНТА Служебный документ должен быть написан: • служебно-деловым стилем; • с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации; • кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования; • применяемые термины должны соответствовать принятой терминологии и применяться в одном и том же значении При составлении документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями и не употреблять лишних слов, не вносящих нового в смысл фразы
Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т. е. указываются вид документа, наименование организацииавтора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например: В соответствии с приказом Федеральной архивной службы РФ от 11. 12. 1997 "Об организации учета особо ценных документов. . . "
Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. Например: архив обрабатывать, создавать; вакансия замешать, иметь. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т. п.
Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем, зовем на работу и т. п. ). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся заявления, рапорта (приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3 -го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило). В совместных документах текст излагается от 1 -го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем). В протоколах используется форма изложения текста от 3 -го лица множественного числа (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от 3 -го лица единственного числа (Иванов возражает. . . и предлагает).
Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами техникоэкономической информации, требованиями государственного стандарта и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений русского языка.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац, содержит не более 2 -3 предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Абзац отступ пять печатных знаков от полей. Тексты документов сложных, больших по объему (положения, должностные инструкции, отчеты и т. д. ) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1. 5 - 2004.
В соответствии с современными требованиями, составления служебных документов пишутся с прописной буквы: • все слова в названиях органов государственной власти РФ: Президент РФ, Федеральное Собрание РФ, Совет Федераций Федерального Собрания РФ, Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации • первое слово в названии федеральных органов исполнительной власти: Министерство обороны РФ, Государственный комитет РФ, Федеральная служба безопасности РФ
В случае временного отсутствия командира, право, подписывать документы принадлежит тому лицу, на которое согласно приказу возложено временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего В этом случае перед наименованием должности печатается: ВРИО (временно исполняющий обязанности) Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то на документах перед наименованием должности пишется: ВРИД
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 листах в 1 экз. ; 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 листах в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют: Приложение: письмо Росархива от 05. 03. 2006 № 02 -6, 172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес
Приложение № 2 к приказу Росархива от 05. 06. 2003 № 319 В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05. 06. 2003 № 251 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Вице-президент Ассоциации региональных предприятий Личная подпись Вице-президент А. А. Борисов Личная подпись А. А. Борисов
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Директор института Главный бухгалтер Личная подпись М. В. Ларин З. В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Заместитель директора по учебной работе профессор Ю. Г. Демидов Заместитель директора по научной работе профессор К. И. Игнатьев
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Председатель комиссии Члены комиссии Личная подпись В. Д. Банасюкевич А. Н. Сокова А. С. Красивин О. И. Рысков
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации профессор Личная подпись А. Г. Грязнова Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. , гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05. 06. 2003 № 430 -162 СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах» от 05. 06. 2003 № 10
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель отдела Личная подпись Дата А. С. Орлов
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно» должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Верно Инспектор службы кадров Дата Личная подпись Т. С. Левченко
СТАНДАРТИЗАЦИЯ: ПРАВИЛА ПОСТРОЕНИЯ, ИЗЛОЖЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И ОБОЗНАЧЕНИЯ Внимание! Данный интеллектуальный продукт защищен законами об авторских правах. Незаконное воспроизведение или распространение данных материалов или их части влечет гражданскую и уголовную ответственность. © Булат Р. Е. , 2007. Все права защищены.
ГОСТ Р 7. 0. 5 – 2008 «Библиографическая ссылка» n n Вводится в действие 01 января 2009 года Устанавливает общие требования и правила составления библиографической ссылки: основные виды, структуру, состав, расположение документов. Распространяется на библиографические ссылки, используемые в опубликованных и неопубликованных документах на любых носителях. Предназначен для авторов, редакторов, издателей
Библиографической ссылки n n n внутритекстовые, помещенные в тексте документа; подстрочные, вынесенные из текста вниз полосы документа (в сноску); затекстовые, вынесенные за текст документа или его части (в выноску) Список использованной литературы, помещенный в конце научной работы совокупность затекстовых ссылок. Этот список помещается после основного текста и имеет сплошную нумерацию. В тексте диссертации производится отсылка к затекстовой ссылке.
Отсылки к затекстовым ссылкам Отсылка к затекстовой ссылке заключается в квадратные скобки и может содержать: - порядковой номер в перечне затекстовых ссылок, - имя автора (авторов), - название документа, - год издания, обозначение и номер тома, указание страниц. Отсылки оформляются единообразно по всему документу: или через указание порядкового номера затекстовой ссылки, или через указание фамилии автора (авторов) или названия произведения. Сведения в отсылке разделяются запятой: 1. [10, с. 37] 2. [Карасик, 2002, с. 231], 3. [Карасик, Дмитриева, 2005, с. 6– 8] - при наличии нескольких авторов
Отсылки к затекстовым ссылкам Если у книги автор не указан (например, книга выполнена авторским коллективом, и указан только редактор), то в отсылке указывается название книги. Длинное название можно сократить до двух первых слов: [Интерпретационные характеристики … , 1999, с. 56] Многоточие в данном случае является предписанным знаком, а не пунктуационным, поэтому до него и после него ставится пробел Если в отсылке содержатся сведения о нескольких ссылках, то группы сведений разделяются точкой с запятой: n [13; 26] или [74, с. 16– 17; 82, с. 26] n [Шаховский, 2008; Шейгал, 2007], n [Леотович, 2007, с. 37; Слышкин, 2004, с. 35– 38].
Отсылки к затекстовым ссылкам При последовательном расположении отсылок к одной и той же затекстовой ссылке вторую отсылку заменяют словами «Там же» (для источников на языках с латинской графикой «Ibid. » (от «Ibidem» ) ). Если источник сохраняется, но меняется страница, то к слову «Там же» добавляется номер страницы. После «Там же» ставится точка, страница обозначается заглавной «С. » , а не строчной, как в основной отсылке [Там же. С. 24], [Ibid. P. 42] Если текст цитируется не по первоисточнику, а по другому документу, то в начале отсылки приводят слова «Цит. по: » : [Цит. по: 132, с. 14] или [Цит. по: Олянич, 2004, с. 39– 40]. Если дается не цитата, а упоминание чьих-то взглядов, мыслей, идей, но все равно с опорой не на первоисточник, то в отсылке приводят слова «Приводится по: » : [Приводится по: 108] или [Приводится по: Красавский, 2001]. Если необходимы страницы, их также можно указать: [Приводится по: 108, с. 27] или [Приводится по: Красавский, 2001, с. 111].
Оформление затекстовых ссылок Заголовок записи в ссылке может содержать имена одного, двух или трех авторов документа. Имена авторов, указанные в заголовке, не повторяют в сведениях об ответственности В отличие от ГОСТа Р 7. 1 -2003, между инициалами автора пробела нет, так же, как нет и запятой после фамилии автора перед инициалами. Не отделяется пробелом и двоеточие после места издания Абелева И. Ю. Речь о речи. Коммуникативная система человека. – М. : Логос, 2004. – 304 с.
Оформление затекстовых ссылок Вид документа (учебник, учебное пособие, атлас, монография, сборник трудов и т. п. ) помещается после названия, отделяясь двоеточием. Пробела перед двоеточием нет: Алефиренко Н. Ф. Спорные проблемы семантики: монография. – Волгоград: Перемена, 1999. – 274 с. Если документ является переводным, то это указывают после вида документа (или непосредственно после названия, если вид не отражен), отделяя косой чертой. Перед косой чертой и после (в каком бы месте описания она ни стояла, что бы ни разделяла) – пробелы. Белл Р. Т. Социолингвистика. Цели, методы, проблемы / пер. с англ. – М. : Международные отношения, 1980. – 318 с.
Оформление затекстовых ссылок Информация об издании (какое оно по счету, стереотипное, исправленное, дополненное ли и т. п. ), если она есть, дается после сведений о переводе, отделяясь от них точкой и тире. Ажеж К. Человек говорящий: вклад лингвистики в гуманитарные науки / пер. с фр. – изд. 2 -е, стереотипное. – М. : Едиториал УРСС, 2006. – 304 с. Если издание непереводное, то информация об издании идет сразу после вида документа или названия, если вид не прописан Андреева Г. М. Социальная психология: учебник для высших учебных заведений. – 5 -е изд. , испр. и доп. – М. : Аспект Пресс, 2006. – 363 с. Борботько В. Г. Принципы формирования дискурса: От психолингвистики к лингвосинергетике. – изд. 2 -е, стереотипное. – М. : Ком. Книга, 2007. – 288 с.
Оформление затекстовых ссылок После места издания (города, где издан документ) следует издательство, отделяясь от места издания двоеточием. Если издательства два, то двоеточие ставится сначала после места издания, а затем после первого издательства. Белянин В. П. Психолингвистика: учебник. – 3 -е изд. , испр. – М. : Флин-та: Московский психологосоциальный институт, 2005. – 232 с. Если мест издания два или более, то после перечисления издательств первого места издания ставится точка с запятой, а затем следует второе место издания с издательством и т. д. Майерс Д. Дж. Социальная психология: интенсив. курс. – 3 -е междунар. изд. – СПб. : Прайм-Еврознак: Нева; М. : ОЛМа-Пресс, 2000. – 510 с.
Оформление затекстовых ссылок Если авторов двое или трое, то все они указываются в начале описания (как в пункте 9), если же авторов более трех, то описание начинается с названия, а три первых автора перечисляются после косой черты. Бергер П. , Лукман Т. Социальное конструирование реальности: трактат по социологии знания. – М. : Моск. филос. фонд, 1995. – 322 с. Если указано, под чьей редакцией документ, то это также отражают после еще одной косой черты. Основы теории коммуникации: учебник / М. А. Василик, М. С. Вершинин, В. А. Павлов [и др. ] / под ред. проф. М. А. Василика. – М. : Гардарики, 2006. – 615 с.
Оформление затекстовых ссылок Если имеется указание на выпуск, том, часть и т. п. , то они следуют после года издания. Антонова Н. А. Стратегии и тактики педагогического дискурса // Проблемы речевой коммуникации: межвуз. сб. науч. тр. / под ред. М. А. Кормилицыной, О. Б. Сиротининой. – Саратов: Изд-во Сарат. ун-та, 2007. – Вып. 7. – С. 230– 236. Если в ссылке указывается не общее количество страниц документа, а только те, на которых он находится в более крупном документе, то между страницами ставится тире (не дефис), а пробелы отсутствуют. Барт Р. Лингвистика текста // Новое в зарубежной лингвистике. – М. : Прогресс, 1978. – Вып. VIII: Лингвистика текста. – С. 442– 449. Сиротинина О. Б. Структурно-функциональные изменения в современном русском литературном языке: проблема соотношения языка и его реального функционирования // Русская словесность в контексте современных интеграционных процессов: материалы междунар. науч. конф. – Волгоград: Изд-во Вол. ГУ, 2007. – Т. 1. – С. 14– 19.
Оформление затекстовых ссылок При описании статьи из журнала сначала указывается год, а затем номер журнала Браславский П. И. , Данилов С. Ю. Интернет как средство инкультурации и аккультурации // Взаимопонимание в диалоге культур: условия успешности: монография: в 2 ч. / под общ. ред. Л. И. Гришаевой, М. К. Поповой. – Воронеж: Воронежский гос. ун-т, 2004. – Ч. 1. – С. 215– 228. Войскунский А. Е. Метафоры Интернета // Вопросы философии. – 2001. – № 11. – С. 64 – 79.
Оформление затекстовых ссылок Описание автореферата диссертации ничем не отличается от описания других источников. Перед многоточием и после него – пробел Асмус Н. Г. Лингвистические особенности виртуального коммуникативного пространства: автореф. дис. . канд. филол. наук. – Челябинск: Челябинский гос. ун-т, 2005. – 23 с. В описании диссертации отсутствует издательство, поскольку это рукопись. Также оно может опускаться и при описании авторефератов Школовая М. С. Лингвистические и семиотические аспекты конструирования идентичности в электронной коммуникации : дис. … канд. филол. наук. – Тверь, 2005. – 174 с.
Оформление затекстовых ссылок Предписанный для разделения областей библиографического описания знак, точку и тире, допускается заменять на точку. В этом случае затекстовые ссылки выглядят следующим образом: Маклюэн М. Галактика Гутенберга: становление человека печатающего / пер. И. О. Тюриной. М. : Академический Проект: Фонд «Мир» , 2005. 496 с. Макаров М. Л. Жанры в электронной коммуникации: quo vadis? // Жанры речи: сб. науч. статей. Саратов: Изд-во Гос. УНЦ «Колледж» , 2005. Вып. 4: Жанр и концепт. С. 336– 351. Маркелова Т. В. Семантика и прагматика средств выражения оценки в русском языке // Филологические науки. 1995. № 3. С. 67– 79. Однако все ссылки должны быть оформлены единообразно: либо с тире и точкой, либо только с точкой
Ссылки на электронные ресурсы В затекстовых ссылках электронные ресурсы включаются в общий массив ссылок, и поэтому следует указывать обозначение материалов для электронных ресурсов – [Электронный ресурс] В примечаниях приводят сведения, необходимые для поиска и характеристики технических спецификаций электронного ресурса. Сведения приводят в следующей последовательности: системные требования, сведения об ограничении доступности, дату обновления документа или его части, электронный адрес, дату обращения к документу Бахтин М. М. Творчество Франсуа Рабле и народная культура средневековья и Ренессанса. – 2 -е изд. – М. : Худож. лит. , 1990. – 543 с. [Электронный ресурс]. URL: http: //www. philosophy. ru/library/bahtin/rable. html#_ftn 1 (дата обращения: 05. 10. 2008) Электронный адрес и дату обращения к документу приводят всегда. Дата обращения к документу – та дата, когда человек, составляющий ссылку, данный документ открывал, и этот документ был доступен.
Ссылки на электронные ресурсы В затекстовых ссылках электронные ресурсы включаются в общий массив ссылок, и поэтому следует указывать обозначение материалов для электронных ресурсов – [Электронный ресурс] В примечаниях приводят сведения, необходимые для поиска и характеристики технических спецификаций электронного ресурса. Сведения приводят в следующей последовательности: системные требования, сведения об ограничении доступности, дату обновления документа или его части, электронный адрес, дату обращения к документу Бахтин М. М. Творчество Франсуа Рабле и народная культура средневековья и Ренессанса. – 2 -е изд. – М. : Худож. лит. , 1990. – 543 с. [Электронный ресурс]. URL: http: //www. philosophy. ru/library/bahtin/rable. html#_ftn 1 (дата обращения: 05. 10. 2008) Электронный адрес и дату обращения к документу приводят всегда. Дата обращения к документу – та дата, когда человек, составляющий ссылку, данный документ открывал, и этот документ был доступен.
Скачать презентацию ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ Внимание
дело для деканата.ppt