Требования к оформлению реквизитов документа Наименование организации-автора

Требования к оформлению реквизитов документа

Наименование организации-автора документа Наименование вышестоящей организации Указание организационно-правовой формы (характера деятельности) МИНКОСМОС Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт чародейства и волшебства (ВНИИЧАВО) Управление делами № Москва Наименование организации Наименование структурного подразделения – автора документа

Дата документа Записка Справка Письмо Протокол Указание Дата подписания Приказ Дата принятия документа Штатное расписание Положение Инструкция Отчет План Дата утверждения Акт Дата зафиксированного события

Оформление даты и регистрационного номера 09. 05. 2005

Реквизит „адресат” 8 см

Утверждение документа руководителем предприятия 12 см от левого поля 10 см от левого поля Гриф утверждения

Утверждение документа изданием специального документа УТВЕРЖДЕНЫ 10 см от левого поля протоколом Совета директоров от 02. 12. 2005 № 14¶ ПРАВИЛА УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05. 09. 2005 № 3 ¶ ПЛАН УТВЕРЖДЕНА ИНСТРУКЦИЯ приказом начальника Главного управления лицензирования от 02. 12. 2005 № 415¶

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению • • • • • акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. д. ); задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д. ); инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; должностные; внутреннего трудового распорядка и т. д. ); нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д. ); отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д. ); перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т. д. ); планы (производственные; финансовые, маркетинговые, строительно-монтажных, проектноизыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищнокоммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; деятельности совещательных органов – работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д. ); положения (о министерстве; об организации, о структурном подразделении; премировании и т. д. ); программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д. ); расценки на производство работ; сметы (расходов проведение тех или иных хозяйственных программ, на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д. ); стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия); структура и штатная численность; тарифные ставки; уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т. д. ); уставы организаций; формы унифицированных документов; штатные расписания и изменения к ним

Реквизит „резолюция”

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту о чем (о ком)? чего (кого)? ПРИКАЗ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ о создании аттестационной ведущего эксперта комиссии ПРИКАЗ о приеме на работу АКТ ревизии кассы Письмо ПРОТОКОЛ о поставке продукции по заседания ученого совета договору № 32/121 ПОЛОЖЕНИЕ об отделе контроля ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ПРАВИЛА УСТАВ

Текст документа в форме анкеты Характеристики признаков Наименование признаков

Текст документа Распорядительная часть приказа состоит из двух пунктов

Реквизит „отметка о наличии приложения”

Примеры оформления реквизита „отметка о наличии приложения” Приложение: на 5 л. в 2 экз. Приложение: 1. Положение на 5 л. в 1 экз. 2. Правила на 7 л. в 2 экз. Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 2 экз. Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес. Приложение: письмо ВНИИЧАВО от 05. 06. 2006 № 02 -6/172 и приложение к нему, всего на 4 л. Приложение: Опись на 3 л.

ОПИСЬ приложений к письму ВНИИЧАВО от 05. 2006 № 253/02 -08 Наименование документа Количество листов Количество экземпляров 1. Инструкция по делопроизводству 46 2 2. Отзыв на проект инструкции 4 1 12. Правила работы с заявлениями граждан 33 2 13. Примерное положение об отделе кадров 7 1 Секретарь 05. 2006 Семенова С. С. Семенова

Отметка на первом листе документа-приложения Приложение к приказу ректора университета от 05. 06. 2003 № 25 ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Регионнефть» от 05. 06. 2003 № 25

Право подписи устанавливается учредительными документами организации; нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации

Документы, исходящие от имени организации Документы на бланках структурных подразделений Документы справочного, информационного, аналитического характера Решения (постановления) коллегиальных органов Утверждаемые документы Документы, составленные комиссией руководителем или его заместителями руководителями структурных подразделений или их заместителями их непосредственными составителями, если решаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий председателем и секретарём должностное лицо, ответственное за их подготовку члены комиссии указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии

Реквизит „подпись” Подпись в документе, оформленном на бланке предприятия Подпись в документе, оформленном не на бланке предприятия. Расшифровка личной подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности 12 см от левого поля

Реквизит „подпись” Бланк должностного лица При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

СОГЛАСОВАНИЕ внешнее Лист согласования Документ согласования (протокол, письмо) Гриф согласования внутреннее Виза согласования

Внешнее согласование СОГЛАСОВАНО Зав. архивом Пермского архива Грязнова А. Г. Грязнова При согласовании документа должностным лицом указываются наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации) личная подпись расшифровка подписи (инициалы, фамилия) дата согласования 28. 11. 2005 4 см от левого поля При согласовании отдельным документом указываются СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05. 06. 2003 № 430/01 -06 наименование этого документа (в именительном падеже) дата и номер наименование организации или должностного лица, с которым проводилось согласование

Внешнее согласование

Последовательность внешнего согласования с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экология, санитария, пожарный надзор) с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. [

Внутреннее согласование Замечания прилагаются Начальник отдела кадров Кадровс С. Д. Кадровская 25. 11. 2005 Начальник отдела кадров Кадровс 30. 11. 2005 4 см С. Д. Кадровская

Последовательность внутреннего согласования составитель документа руководитель структурного подразделения, где составлен документ заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия общественные организации (при необходимости) руководитель финансовой или бухгалтерской службы заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности руководитель юридической службы или юрисконсульт

ПРОТОКО Л Копия письма т й яю не вл ниж ого а пр т в ем т о яю вля о ог авл ра р то ост отп ПОЛОЖЕН ПРИКАЗ ко пр ии ИЕ ик зы п н о. ин , ви ы к нта дл а) он ме о п сьм тор оку , та (пи с д ен и ой Копия м и письма ц ку а цев о д низ ли я дл рга сти о а ч

Оттиск печати на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц на документах, удостоверяющих личность – паспорт, трудовой стаж – трудовая книжка, квалификацию – диплом на документах, фиксирующих факты расходования денежных средств и материальных ценностей на расчетно-платежных документах на удостоверениях на организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях)