Требования к оформлению документов системы ОРД ГОСТ Р 7. 0. 97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" Иритикова Вера Степановна, эксперт РОО «Гильдия Управляющих документацией» , приглашенный лектор РАНХи. ГС при Президенте Российской Федерации 1
Обязательный или рекомендательный Постановка вопроса об обязательном или рекомендательном характере стандартов на оформление документов в настоящее время является некорректной. В действующем Федеральном законе от 27. 12. 2002 № 184 -ФЗ "О техническом регулировании" (в ред. от 05. 04. 2016) отсутствуют статьи, определяющие характер документов по стандартизации как рекомендательный. Ранее «рекомендательный характер» устанавливался п. 1 ст. 12; из действующей версии ст. 11 -16 исключены. 2
Обязательный или рекомендательный Федеральный закон "О стандартизации" от 29. 06. 2015 № 162 -ФЗ (ст. 2) устанавливает, что национальный стандарт - это документ по стандартизации, который разработан техническим комитетом по стандартизации (в сфере управления документами - ТК 191) или проектным техническим комитетом по стандартизации, утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и принципы в отношении объекта стандартизации. А основными принципами стандартизации являются добровольность применения, системность, комплексность и преемственность правил и принципов деятельности в сфере стандартизации. 3
Обязательный или рекомендательный В соответствии со ст. 26 Закона о стандартизации национальные стандарты являются документами системы стандартизации, которые применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или места) происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено действующим законодательством. В случае управления документами и на основании данной ст. 26 общие правила применяются независимо от того, какая организация или орган управления являются автором документа и в какой сфере они осуществляют свою деятельность. 4
Обязательный или рекомендательный Если организация составляет и оформляет организационнораспорядительные документы по правилам, закрепленным в ГОСТ Р 6. 30 - 2003 (формально действует по 30 июня 2017 г. ) или ГОСТ Р 7. 0. 97 – 2016 (при условии его официального переиздания), то она не только добровольно применяет стандарты (нет необходимости тратить ресурсы на "изобретение велосипеда"). Установленные стандартами правила оформления документов закрепляются в инструкциях по делопроизводству и других локальных нормативных актах, поэтому они фактически становятся обязательными для применения в конкретной организации. Обязательным для применения стандарт является также в случаях, когда организация публично заявляет, что применяет установленные им правила (п. 3 ст. 26 ФЗ от 29. 06. 2015 № 162 -ФЗ) и отражает стандарт в соответствующей маркировке объектов стандартизации. 5
Область применения ГОСТ Р 7. 0. 97 - 2016 устанавливает требования, которые распространяются на оформление организационнораспорядительных документов (ОРД). В первом разделе Стандарта приводится их открытый список без указания разновидностей: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. , в перечисление включены, в том числе, те документы, которые включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011 -93) в статусе утвержденных унифицированных форм документов. 6
Область применения ОКУД (изменения на основании приказа Росстандарта от 25. 06. 2014 № 676 -ст): 0211000 Документация по созданию организации 0211111 – Положение об организации; 0211151 – Приказ о создании организации; 0211162 – Протокол собрания учредителей о создании организации (общества); 0211231 – Устав; 0211241 – Учредительный договор 7
Область применения ОКУД (изменения на основании приказа Росстандарта от 25. 06. 2014 № 676 -ст): 0212000 Документация по реорганизации 0212151 – Приказ (распоряжение) о реорганизации; 0211162 – Протокол (коллегиального органа управления) о реорганизации в форме слияния; 0212181 – Решение (коллегиального органа управления) о реорганизации 8
Область применения ОКУД (изменения на основании приказа Росстандарта от 25. 06. 2014 № 676 -ст): 0213000 Документация по ликвидации организации 0213151 – Приказ (распоряжение) о ликвидации и назначении ликвидационной комиссии (ликвидатора); 0213181 – Решение (коллегиального органа управления) о ликвидации и назначении ликвидационной комиссии (ликвидатора); 0213161 – Протокол (коллегиального органа управления) о ликвидации и назначении ликвидационной комиссии (ликвидатора) 9
Область применения ОКУД (изменения на основании приказа Росстандарта от 25. 06. 2014 № 676 -ст): 0251000 Документация по распорядительной деятельности организации 0251121 – Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности; 0251151 – Приказ по вопросам основной деятельности; 0251152 – Приказ о распределении обязанностей между руководством; 0251161 – Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности 10
Область применения ОКУД (изменения на основании приказа Росстандарта от 25. 06. 2014 № 676 -ст): 0252000 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации 0252031 – Договор на производство работ (оказание услуг); 0252051 – Должностная инструкция; 0252111 – Положение о структурном подразделении; 0252131 – Правила внутреннего рудового распорядка; 0252211 – Структура и штатная численность; 0252251 – Штатное расписание 11
Область применения ОКУД (изменения на основании приказа Росстандарта от 25. 06. 2014 № 676 -ст): 0281000 Документация по приему на работу 0281151 – Приказ о приеме на работу 0282000 Документация по переводу на другую работу 0282071 – Заявление о переводе на другую работу 0283000 Документация по увольнению с работы 0283071 – Заявление об увольнении; 0283151 – Приказ об увольнении 12
Область применения ОКУД (изменения на основании приказа Росстандарта от 25. 06. 2014 № 676 -ст): 0284000 Документация по оформлению отпусков 0284021 – График отпусков; 0284071 – Заявление о предоставлении отпуска; 0284151 – Приказ о предоставлении отпуска 0285000 Документация по оформлению поощрений 0285141 – Представление о поощрении; 0285151 – Приказ о поощрении 0286000 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий 0286041 – Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; 0286091 – Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; 0286151 – Приказ о наложении дисциплинарного взыскания 13
ВИДЫ ОРД Общие функции управления: - организация системы управления; - оперативное управление (принятие решений); - контроль и регулирование (отчетность); - управление персоналом; - управление ресурсами (в т. ч. знаниями, информацией, документами). Общие функции управления обеспечивает система организационнораспорядительной документации (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 -93 в статусе нормативного документа ведется с 1993 г. (в настоящее время дорабатывается уполномоченными ФОИВ) 14
Значение ГОСТ Р 7. 0. 97 - 2016 будет фактически использоваться в статусе универсального стандарта, устанавливающего требования к идентификационным реквизитам документа - обозначению автора, даты, индекса, текста и подписи (как и ГОСТ Р 6. 30 - 2003). Стандарт: - разработан с учетом принципа преемственности стандартизации и не вносит каких-либо коренных изменений в оформление реквизитов документов системы ОРД; - основывается на требованиях действующего законодательства о стандартизации, об информации и документации; - устанавливает принцип единообразия в оформлении реквизитов документов, создаваемых как в бумажной, так и в электронной форме; 15
Значение - учитывает требования к информации и документам, установленные иными национальными стандартами Российской Федерации, что подтверждает принцип комплексности стандартизации; в Стандарте оформлены нормативные ссылки на ГОСТ Р 7. 0. 8 - 2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизвоство и архивное дело. Термины и определения" и ГОСТ Р ИСО 15489 -1 - 2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» . 16
Значение - в части состава и оформления атрибутов реквизитов "автор документа" и "отметка об электронной подписи" характеризуется зависимостью от Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и иных нормативных правовых актов правительства Российской Федерации, Росархива и Минкомсвязи России, что требует или специального обоснования, или более полной гармонизации регламентирующих требований; - отражает и обобщает опыт "лучших практик" составления и оформления документов, часть требований сформулирована на основе рекомендаций по внедрению стандартов на документы системы ОРД ( опыт стандартизации ОРД исчисляется, начиная с начала 1970 -х годов) и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 17
Значение Стандарт состоит из 6 разделов и трех справочных приложений (А, Б, В) и устанавливает: - состав реквизитов организационно-распорядительных документов (количество реквизитов не изменилось, их, по-прежнему, 30); - правила оформления реквизитов (изложены текстовым способом и проиллюстрированы примерами оформления почти каждого реквизита); - формуляры-образцы (схемы расположения реквизитов документов системы ОРД) и примеры оформления реквизитов бланков (в справочных приложениях); 18
Значение Стандарт устанавливает: - виды бланков организации и требования к ним (в справочном приложении В приводятся 6 образцов оформления видов бланков, которые необходимо назвать примерами, а не образцами, поскольку приложения к Стандарту являются не обязательными, а справочными); - требования к изготовлению документов, причем раздел 3 неудачно назван как требования к созданию документов. Фактически в нем содержатся технические требования к оформлению – гарнитуры шрифтов, межстрочные интервалы, размер кегля, нумерация страниц и т. п. правила оформления документа прежде всего в аспекте его формы, носителя. Все упоминаемые в ГОСТе гарнитуры являются строгими и классическими, но они – разработки США. Возможно, потребуются коммерческие лицензии компании Mono Type на Times New Roman и Arial. Претензии рынка: - нарушается антимонопольное законодательство; - Минкомсвязи не развивает отечественное шрифтовое ПО. - требуется поддержка отечественной разработки (была с участием Роспечати) – проекта компании «Пара Тайп» - ПО, включающее символы всех титульных языков Российской Федерации 19 (более 150).
Взаимосвязь и преемственность Анализ ГОСТ Р 7. 0. 97 - 2016 показывает преемственность стандартизации требований к оформлению документов, а с другой стороны, сформировавшуюся зависимость данных требований от их регулирования на более высоком уровне - на уровне нормативных правовых актов. Состав реквизитов документов в Стандарте приближен к списку реквизитов документов, создаваемых в федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ) и закрепленных Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановлением правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 № 477 с изменениями от 26. 04. 2016 № 356 20
Взаимосвязь и преемственность Правила оформления реквизитов в ГОСТ Р 7. 0. 97 - 2016 вполне сопоставимы с правилами, закрепленными в приложениях к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76: - наименования реквизитов почти не изменились; - появилось 2 новых реквизита - гриф ограничения доступа к документу ( «новый старый» ) и отметка об электронной подписи. К сожалению, отсутствуют ревизиты, существование которых обусловлено Правилами делопроизводства и отражают делопроизводственные операции: - отметка о поступлении документа, которая может быть отдельным реквизитом и не содержать регистрационного номера; - отметка о предварительном рассмотрении документа. 21
Внедрение Классическая методика Методика применялась на общегосударственном уровне в процессе разработки унифицированных систем документации и Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации: - разрабатывается ГОСТ на соответствующую систему документации; ГОСТ Р 7. 0. 97 - 2016 вступает в силу с 01 июля 2017 г. при условии своевременного официального переиздания; - одновременно разрабатываются и внедряются методические указания по внедрению и применению стандарта; поскольку ВНИИДАД пока не заявил о плановой разработке методических указаний как нормативно-методического документа, можно предположить, что могут появиться какие-то авторские методические разработки, как это было при внедрении ГОСТ Р 6. 30 - 2003 22
Внедрение В самом Стандарте прослеживается некоторая методическая составляющая за счет применения формулировок: ". . . по усмотрению организации. . . ", ". . . закрепляется в локальном нормативном акте организации. . . ", ". . . могут использоваться. . . ", ". . . может проставляться. . . , включать. . . , дополняться. . . " и т. п. Правила и требования Стандарта служба делопроизводства может внедрять за счет включения выбранного правила или варианта оформления реквизита в инструкцию по делопроизводству, регламент составления и оформления документов организации или иной регламентный документ организации в области ДОУ. 23
Внедрение Разработанный ГОСТ сопровождается изданием альбома унифицированных форм соответствующей системы документации. "Долгожителем" стал всем известный альбом унифицированных форм Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД), электронные шаблоны которой поддерживаются информационной системой 1 С: . В настоящее время составление электронных документов служба делопроизводства должна обеспечивать за счет проектирования на базе "входных" форм в СЭД электронных шаблонов соответствующих разновидностей документов. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановлением правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 № 477 с изменениями от 26. 04. 2016 № 356 (раздел 6. ) устанавливают, что организация самостоятельно разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов. 24
Скачать презентацию Требования к оформлению документов системы ОРД ГОСТ Р
bd9c87aa29b9def5ce4afd75c25e8a31.ppt