Токтохоев Тимур Андреевич Документооборот
Определение электронного документооборота Организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации, называется электронным документооборотом.
Определение документа Документ (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство» ) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве
Функции документа Общие функции Информационная; Коммуникативная; Социальная. Специальные функции Управленческая; Организационная; Правовая; Общекультурная; Историческая.
Функции документа Общие функции Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; Коммуникативная — документы являются средством обмена информации; Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации, является источником и инструментом воздействия на социум; Специальные функции Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью, Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права, Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе, Историческая — документ является историческим источником.
Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа; Параллельное выполнение операций; Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа; Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов; Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём; Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Компоненты документооборота Информационный; Технический; Квалификационный; Организационный.
Компоненты документооборота Информационный – применение свойств информации к документам; Технический – практическая возможность осуществления информационных процессов всех уровнях ISO/OSI; Квалификационный – уровень владения техническими средствами документооборота среди персонала; Организационный – весь документооборот подчиняться единой системе с разграниченными правами и обязанностями среди её участников.
Виды документов Формализованные; Неформализованные; Специализированные.
Виды документов Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т. д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т. д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.
Перевод бумажного документа в элктронный
Организационнораспорядительная документация Организационные документы, носящие нормативный характер и регламентирующие правовой статус организаций и их структурных подразделений, функции, права и обязанности должностных лиц (уставы, положения, инструкции, правила, протоколы); Распорядительные документы, с помощью которых оформляется распорядительная деятельность органов управления, осуществляемая, как правило, на основе единоначалия и коллегиальности (приказы, распоряжения, указания, решения, инструкции); Справочно-информационные документы, включающие служебную переписку (письма, служебные и докладные записки, справки, протоколы, акты, инструктивные письма, телеграммы, факсы и т. д. ); Кадровые документы по оформлению и движению личного состава предприятия (заявления, анкеты, представления, справки).
Планово-учетная (специальная) документация Отражает специфику функционального управления (плановая, финансовая, по материально-техническому снабжению и сбыту, по оперативному, бухгалтерскому учету и отчетности и т. д. ). Состав ее непостоянен и меняется по мере изменений функций управления и их организационного оформления.
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Принципы работы Электронной подписи Аунтификация – проверка подлинности; Авторизация – определение прав доступа. Сервер аунтификации Пользователь Предприятие
Криптография Криптогра фия (от др. -греч. κρυπτός — скрытый и γράφω — пишу) — наука о методах обеспечения конфиденциальности (невозможности прочтения информации посторонним) и аутентичности (целостности и подлинности авторства, а также невозможности отказа от авторства) информации.
Симметричное шифрование – приемник и передатчик заранее знают шифр; Ассиметричное шифрование (с открытым ключом) – существует общая функция вычисления, которая сохраняет результат вычисления относительно пароля, который выступает в роле аргумента.
Скачать презентацию Токтохоев Тимур Андреевич Документооборот Определение электронного документооборота
2 Документооборот.pptx