Типы совещаний ИНСТРУКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ Как правило предназначены для

Типы совещаний ИНСТРУКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ Как правило, предназначены для доведения информации, инструкций и указаний до работников, находящихся на нижних уровнях иерархии. Они должны помочь подчиненным понять свои частные задачи, определить политику, которую следует проводить служащим. Эти совещания характеризуются: • проведением инструктажа и сообщением информации • разъяснением непонятных вопросов КОНСУЛЬТАЦИОННЫЕ СОВЕЩАНИЯ Консультационные совещания собираются для обмена информацией с подчиненными, клиентами, представителями профсоюзов, общественности. Они не собирается для принятия решения, как такового. Консультации характеризуются: • обращением за советом по проблеме • информированием других о ваших идеях • выслушиванием точек зрения

ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ Эти совещания проводятся между людьми, примерно равными по статусу, обладающими примерно одинаковыми профессиональными знаниями и квалификацией, чтобы обсудить вопрос, за который они отвечают. Совещания собираются с целью принятия решений и имеют формальную повестку дня. Такие совещания характеризуются следующими признаками: • на них обсуждаются и принимаются решения по вопросам стратегии и тактики, они не занимаются детальным планированием • ответственность за принимаемые решения лежит на всей группе • разногласия в резолюции обсуждаются ими от начала до конца КОМИТЕТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И РАБОЧИЕ ГРУППЫ Комитеты или рабочие группы — это совещания небольшого числа специалистов, которым даны поручения выработать решение по вопросам, представляющим взаимный интерес. Они прорабатывают вопросы стратегии и тактики, готовят крупные совещания, разрабатывают планы текущей работы и т. п. Это менее формальные, но творческие совещания.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ СОВЕЩАНИЯ Собираются для заслушивания отчетов о проделанной работе и коллективного обсуждения текущих проблем, например кризисной ситуации в какой-либо команде. ПЕРЕГОВОРЫ Переговоры — это также совещание, на котором участники представляют различные интересы, но решения могут приниматься, скорее, в результате торга, а не голосования. Переговоры характеризуются: • решения принимаются на основе принципа «услуга за услугу» , или «уступка за уступку» • каждая сторона имеет различные, но частично совпадающие цели • каждая сторона стремится получить для себя максимальные выгодные условия соглашения

Советы, или коллегиальные совещания, заслуживают специального замечания, поскольку они начинают играть большую роль, когда профессиональные знания и мастерство сотрудников компании растут. Решения на таких совещаниях обычно принимаются консенсусом. Это не означает, что решение по данному вопросу, принятое членом совета, является наилучшим. Но это означает, что члены совета считают это решение в данной ситуации вполне приемлемым и готовы действовать в соответствии с этим решением. Принятое решение считается общим решением группы в целом, и каждый член совета обязан его выполнять. Он обязан это делать, даже если с решением не согласен. Если члены не могут принять постановление без нажима, то это означает, что совет не смог достичь консенсуса. Если участник не может прийти к соглашению по какому-нибудь вопросу, он должен обосновать свое мнение и предложить альтернативное решение вопроса, которое должно быть одобрено всеми участниками.

Способ рассаживания людей за столами и форма стола сами по себе много говорят о цели собрания. Круглый стол лучше подходит и лучше всего служит для проведения советов. Он подчеркивает отсутствие иерархического порядка: все сидят вокруг стола, и председатель совета обладает такими же полномочиями. Ряд менеджеров и некоторые компании, модернизирующие свои офисы, уже убрали квадратные столы — эти символы иерархической модели управления — и поставили в офисы круглые столы. Круглый стол стимулирует группу решать проблемы и принимать решения вместе с лидером, который главенствует в сфере компетентности, а не потому, что он сидит во главе стола.

Цена совещания Менеджеры проводят много времени на встречах всех типов, и, следовательно, совещания дорого им обходятся. Очень важно развить в себе способность оценивать финансовые издержки совещания, что будет являться шагом к лучшему управлению как вашим временем, так и временем других людей. Иногда полезную информацию можно получить не только на совещании, но и из других источников. И при этом можно сэкономить время для более эффективной работы. Имея в виду совещания, полезно помнить важное качество делового человека — умение говорить «нет» . Люди часто посещают многочисленные совещания потому, что, в первую очередь, сами не могут решиться сказать «нет» , или потому, что сначала, не подумав, согласились, а после стесняются позвонить и отказаться. Чрезмерное посещение совещаний снижает эффективность вашей работы.

В самом ли деле мне необходимо быть на этом совещании? Как часто люди идут на совещание ради самого совещания. Они собираются вместе в назначенное время по привычке. Вполне возможно, что цель, ради которой эта конкретная группа и собирается на совещание, уже достигнута. Или, может быть, цель следует изменить. Если вы так считаете, проверьте еще раз, кого следует пригласить на эту встречу, а также уточните время и место совещания. Перед тем, как вы соберетесь провести следующее совещание, рассмотрите и другие возможности. Может быть, по крайней мере, позволят сохранить вам время и деньги. Может быть, стоит послать письма, докладную записку, позвонить по телефону или встретиться с отдельными членами? Иногда шесть десятиминутных встреч с различными людьми дают больше результатов, чем одна часовая встреча с этими же коллегами, собранными вместе.

Проверьте состав участников встречи. Проверьте, не приглашаете ли вы больше участников, чем это необходимо. И собираются ли все приглашенные прибыть на совещание? Присутствие слишком большого количества участников существенно уменьшает время, которое каждый из них сможет использовать для обсуждения вопросов. Если вы дорожите временем, — постарайтесь сделать критический обзор всех совещаний, в которых собираетесь участвовать. И делайте это, как минимум, два раза в год. Для этого может пригодиться специально разработанная таблица. Заполнив ее данными конкретного совещания, вы сможете решить для себя, например, что на данное совещание стоит ходить только изредка, а не регулярно, или посещать совещание регулярно только в том случае, когда его повестка совпадает с вашими интересами или интересами вашего департамента.

ТАБЛИЦА «Анализ регулярных совещаний» СОВЕЩАНИЕ: ЦЕЛЬ (в одно предложение): УЧАСТНИКИ: ПЕРИОДИЧНОСТЬ: СРЕДНЯЯ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ: СТЕПЕНЬ ВАЖНОСТИ (от ранга 0 - бесполезное, до 10 — абсолютно необходимое): 1) Для меня: 2) Для организации: ЗАМЕЧАНИЯ: ДОЛЖЕН ЛИ Я ПРИСУТСТВОВАТЬ: Все время Часть времени Время от времени Не должен ДАТА СЛЕДУЮЩЕГО ОБЗОРА: Необходимые действия

Подготовка к совещанию Тщательная подготовка — это секрет совещаний, на которых время зря не тратится. Во-первых, важно иметь ясное представление о типе предлагаемого совещания и подлинных целях собрания. Повестка дня совещания должна быть напечатана на отдельном листе бумаги и лежать перед участниками или высвечиваться на экране, напоминая о цели собрания. Темы для дискуссии должны быть достаточно краткими, но вполне определенными, чтобы можно было понять существо вопросов, которые будут обсуждаться. Надо постараться, чтобы каждый участник получил повестку совещания и проект его решения заранее, за несколько рабочих дней до совещания. Если нужно, то должны быть разосланы и какие-то поясняющие документы. Это поможет сберечь время обсуждений и улучшить качество принимаемых решений. Люди получают большую часть информации через глаза, а не через уши. Поэтому докладчикам надо подготовить соответствующие визуальные материалы (слайды, диаграммы, графики). Если они просты и понятны, то также смогут сберечь ваше время.

Общая примерная схема подготовки к совещанию 1. ОПРЕДЕЛИТЬ ЦЕЛИ СОВЕЩАНИЯ Рассмотреть и принять решения, например, по следующим вопросам: • Доказать необходимость привлечения в компанию консультантов… • Сформировать рабочую группу для… • Принять план развития производства… 2. ИЗУЧЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ • Сбор фактов и информации • Определение главных тем для обсуждения • Обсуждение возможных различных точек зрения 3. СХЕМА ДИСКУССИИ • Установление конечной цели • Рассмотрение промежуточных целей • Вопросы для обсуждения • План вводного выступления перед началом дискуссии, включающий основные темы для обсуждения • Составление расписания совещания (последовательность вопросов) 4. ЗАВЕРШАЮЩАЯ ПОДГОТОВКА • Распечатка и рассылка приглашений в согласованное время • Подготовка помещения • Подготовка необходимых материалов: проекты решений, слайды и др.

Расписание совещания Порядок тем повестки дня совещания важен, особенно если предстоящая дискуссия по одним вопросам повестки дня будет влиять на принятие решений по другим вопросам. Непротиворечивые вопросы, представленные на совещании, должны быть поставлены в начале и в конце повестки (для вхождения в ритм совещания, а затем для выхода из состояния споров и столкновений). Важные вопросы желательно обсуждать, пока люди не устали. При открытии совещания желательно договориться о времени окончания встречи. Все участники совещания будут помнить о сроке его окончания, и это заставит их сконцентрировать свои усилия на результатах встречи и предотвратит излишние словопрения. Желательно также согласовать время, выделяемое на доклады и обсуждение каждого вопроса, и по ходу проведения совещания стараться не слишком отклоняться от установленных временных рамок.

Роль председателя Хороший председатель — жизненно необходимая фигура для сбережения времени проведения совещания. Задача председателя —управлять совещанием так, чтобы оно шло точно по расписанию, все вопросы повестки были рассмотрены по существу и были достигнуты цели совещания. Быть председателем совещания в узком смысле этого слова означает, что именно он отвечает за то, чтобы совещание проходило согласно установленному плану и регламенту и чтобы как поведение участников, так и их вклад в результаты совещания давали бы максимально эффективный вклад в решение обсуждаемых проблем. Он должен следить за тем, чтобы игра шла по правилам, обеспечить правильную очередность выступлений участников и поддерживать необходимую дисциплину на совещании.

Вторая функция председателя заключается в том, что он должен быть лидером группы или ее менеджером, и настроить собрание на получение вполне конкретных результатов. Природа этих результатов, конечно, изменяется в зависимости от типа встречи. Например, для того чтобы творческое мышление преобладало на совещании, роль председателя должна быть больше, чем обыкновенный катализатор, который просто контролирует проведение собрания. Существует несколько очевидных различий между ролью «регулировщика» и ролью «лидера» . Иногда стоит предоставить лидеру возможность свободно высказывать свою точку зрения по ходу ведения собрания, а не просто занимать председательское кресло и обеспечивать регламент проведения встречи.

В большинстве ситуаций так и получается, что председатель выполняет обе функции одновременно. К ключевым функциям лидерства относятся определение задач и планирование при подготовке совещания. Далее, председатель должен напомнить участникам перед началом совещания, для чего оно проводится и каковы его цели. Не следует полагаться на то, что каждый участник знаком с целями и задачами. Следует также проверить, что участники совещания согласны с повесткой дня и что объявленный план работы совещания отныне стал и их планом. В доброжелательной, но твердой манере председатель должен показать, что он берет руководство в свои руки.

Как только работа совещания началась в соответствии с утвержденной повесткой дня, председатель должен выполнять функции контроля, которые следует выполнять разумно и тактично. Как он должен относиться к каждому выступающему участнику совещания, который нарушает временной регламент? Конечно, его нужно остановить, но сделать это следует тактично, но твердо, в такой, например, форме: «Спасибо, Иванович, мы учтем ваши аргументы. Александрович, вы еще не высказали своего мнения. Согласны ли вы с предыдущим выступающим или нет? » Если лицо, которое слишком сильно выходит за рамки временного регламента, продолжает оспаривать ваше право вести собрание, продолжая обращаться к другим участникам совещания или прерывая вас снова, вы должны прервать его выступление в более жесткой форме, но не позволить ему продолжать затянувшееся выступление. Никогда не теряйте контроль.

Одной из жизненных задач, касающихся контроля за проведением собрания, является предотвращение постановки и обсуждения не относящихся к делу вопросов. Для того, чтобы избавиться от обсуждения неуместного вопроса, можно предложить обсудить новую идею, отвечающую теме совещания. Ну, а вообще председателю очень нужны следующие качества: • Ясное и быстрое мышление • Умение внимательно слушать • Способность ясно и кратко выражать свои мысли • Уметь внести ясность в плохо изложенную точку зрения • Быть беспристрастным и объективным судьей • Уметь предотвращать неуместные прерывания совещания • Быть терпеливым, терпимым и настойчивым • Быть дружелюбным, но энергичным и деловым

В конце обсуждения каждого вопроса, стоящего в повестке дня совещания, председатель должен дать краткий, ясный и выразительный обзор всех мнений, высказанных при обсуждении. Он может даже продиктовать ключевые предложения и фразы, которые впоследствии будут использованы в проекте решения. Если кого-нибудь из участников собрания попросят предпринять определенные действия (дать поручения), связанные с решением по конкретному вопросу повестки собрания, председатель должен проверить, что соответствующий участник понимает, что он должен сделать, и согласен с предложенными действиями. Предпринимаемые таким образом шаги или действия должны быть согласованы с окончательным сроком выполнения всего задания.

Протокол совещания не должен быть длинным или слишком сложным, но вместе с тем он должен включать в себя следующие ключевые вопросы: • время, дату и место встречи • имена присутствующих и любые причины, оправдывающие отсутствие на совещании • все вопросы, подлежащие обсуждению; проекты решений совещания по обсуждаемым вопросам; решения, которые должны быть приняты, и действия, которые необходимо согласовать на совещании • имена ответственных за выполнение принятых решений • в некоторых случаях следует изложить основные аргументы или последовательность шагов, приводящих к решению вопроса • время окончания совещания • дата и время следующего совещания и место, где оно будет проведено Протокол совещания следует разослать в течение двух или трех дней, особенно с учетом того, что некоторые решения должны быть выполнены вскоре после проведения совещания. Если полный протокол совещания не может быть разослан так быстро, тогда должно быть составлено резюме по основным вопросам, подлежащим выполнению, с него сделаны копии, которые затем и следует разослать. Перед тем как рассылать копии решений, они должны быть подписаны председателем.

Сделайте совещание эффективным ЦЕЛЬ ВРЕМЯ НАЧАЛА ОБРИСУЙТЕ ЦЕЛЬ ЯСНО Состояние проблемы/положение дел/причины Определите воздействия и ограничения Установите задачу (задачи) совещания РУКОВОДЯЩИЙ ПРИНЦИП ОБЕСПЕЧЬТЕ ЭФФЕКТИВНУЮ ДИСКУССИЮ Представьте тему (темы) для дискуссии Обрисуйте мнения, точки зрения и положение дел Поддерживайте тех, кто заинтересован и принимает активное участие Поддерживайте дискуссию в рамках установленной задачи (задач)

КРИСТАЛЛИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКА ЗАКЛЮЧЕНИЯ Отметьте степени согласия и разногласия мнений по обсуждаемым вопросам Сгруппируйте вопросы, по которым достигнуто согласие, и вопросы, по которым есть расхождение Констатируйте промежуточные выводы, по которым достигнуто согласие Проверьте степень понимания и одобрения ДЕЙСТВИЯ ПОЛУЧЕНИЕ ОДОБРЕНИЯ СОБРАНИЯ И ПОСТАНОВКА ВОПРОСА НА ГОЛОСОВАНИЕ Подведите итоги и ясно сформулируйте заключение (заключения) Поставьте на голосование план действий Установите ответственных за выполнение конкретных пунктов плана Удостоверьтесь, что все понимают, что они должны делать ВРЕМЯ ОКОНЧАНИЯ

Ключевые моменты • Совещания являются неотъемлемой частью работы корпораций или общественной жизни. Вы должны научиться управлять ими наиболее эффективным образом. Начните с того, что научитесь различать пять различных видов или пять целей совещаний. • Научитесь оценивать издержки проведения или участия в любом совещании с точки зрения экономии вашего времени. Тщательно проверяйте, действительно ли необходимо совещание, в котором вам предлагают участвовать, и если совещание проводите вы, то убедитесь, что на совещание будут приглашены только те участники, чье присутствие необходимо, и что они не потеряют впустую свое время. • Время, потраченное на планирование совещания, окупится десятикратно. Тщательно проработайте повестку дня совещания, точно указав количество времени, отведенного на обсуждение каждого вопроса повестки дня. • Как председатель совещания вы выступаете в двух качествах: как судья и как лидер. Учитесь разделять обе эти роли и старайтесь совершенствовать вашу работу в каждой из этих ролей. • Необходим ясный, краткий и точный протокол совещания. Хотя это и не всегда существенно, но обычно принято заранее определить, кто будет вести протокол, когда протокол будет готов и когда каждый участник совещания получит протокол на руки.