ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ
Виды документов Понятие «служебный документ» охватывает прежде всего: 1) директивные и распорядительные документы (законы, постановления, решения, приказы); 2) административно-организационные документы (планы, уставы, правила, акты, отчёты, протоколы, служебные письма); 3) документы по личному составу, включая их виды: заявление, автобиография (личные документы); . 4) финансовая документация (финансовый бюллетени, лист начисления, расчётный лист и др. ).
Виды служебных документов Особый тип служебных документов составляют документы, регламентирующие межгосударственные отношения 5) дипломатические: меморандум, дипломатическая нота, протокол и др. Существует около 60 видов управленческих документов, которые делятся на группы по своему функциональному значению: личные, распорядительные, административноорганизационные, информационносправочные, финансовые и учетные.
Типы документов в зависимости от выполняемой ими функции Функция – это целевое назначение документа, присущее ему. Не существует документов, выполняющих чётко только одну ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается несколько функций. 1) организационные: устав, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка.
2) распорядительные: приказ, распоряжение указание, инструкция; 3) информационно-справочные: протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка, заявление, анкета, характеристика и др.
ТИПЫ ЗАПИСИ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА Каждый документ имеет свою определенную текстовую форму. Выделяют 5 типов записи текстов: Линейная запись – автобиография, заявление, рапорт, доверенность, расписка; Трафарет – справки, контракты, договоры. Таблица – финансовые ведомости. Анкета – личный листок по учету кадров. Тексты-аналоги – приказы, распоряжения, постановления. Документы не пишутся, а составляются.
Типы документов по другим особенностям, отражаемым в них: Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы: 1) документы по общим и административным вопросам (руководство организацией и его производственной деятельностью; их составляют работники всех подразделений организации; 2) документы по функциям управления, которые составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования и др.
Типология документов 2. Документы по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. 3. По месту составления: внутренние, составляются работни 4 ками данной организации; внешние, поступающие из других организаций, частных лиц. 4. По содержанию: простые, посвященные одному вопросу, сложные, охватывающие несколько вопросов.
Типы документов 5. По форме: индивидуальные, когда содержание документа имеет свои особенности (докладные записки); - трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; - типовые, созданные для группы предприятий. Типовые и трафаретные документы обычно печатаются типографским способом. 6. По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок; несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
Типы документов 7. По происхождению: - служебные, затрагивающие интересы организации; - личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными. 8. По виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты. 9. По средствам фиксации: письменные, графические, фото-, кинодокументы.
Унификация документов Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией.
Скачать презентацию ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ Виды документов Понятие служебный документ
ВИДЫ документов.pptx