Типичные ошибки при построении системы бюджетирования Работу выполнила: Денисова Анастасия 15 -эн-5
Построение автоматизированной системы бюджетирования принципиально должно включать в себя следующие последовательные этапы: 1. Этап целеполагания 2. Этап предпроектного обследования 3. Этап разработки методологии системы бюджетирования «на бумаге» 4. Этап автоматизации в программном продукте 5. Этап эксплуатации
Особенности этапов: Особенностью первых двух этапов является то, что зачастую компании их просто игнорируют и не проводят вообще, а начинают процесс внедрения автоматизированной системы бюджетирования сразу с этапа разработки методологии, а иногда и с приобретения программного продукта. Этап разработки методологии включает в себя разработку системы бюджетирования и закрепление в регламентных документах — Положениях. Этап автоматизации состоит из выбора, приобретения программного продукта и настройки модели бюджетирования в программном продукте. Смысл этапа эксплуатации, который должен быть как можно продолжительнее, в том, чтобы факт внедрения компанией автоматизированной системы бюджетирования отражался не только в затратной части бюджета, но и благодаря вовремя принятым управленческим решениям регулярно отражался бы на доходах и стоимости компании. Система должна работать!
Ошибки этапа разработки методологии системы бюджетирования «на бумаге» 1. Неучастие топ-менеджмента компании в постановке целей и разработке основных методологических аспектов 2. Отсутствие единого глоссария терминов (Топ-менеджмент компании, сотрудники финансово-экономической службы, подразделений — все должны «разговаривать на одном языке» ) руководители 3. Изобретение велосипеда. Изобретение собственных форматов бюджетов. Разработка громоздких форматов отчетов (Очень часто специалисты финансово-экономических служб, стремясь реализовать свой творческий потенциал и применить имеющиеся знания, изобретают свои собственные форматы бюджетов, иногда нарушая при этом основные экономические принципы расчета того или иного показателя. Все это затрудняет анализ подобных отчетов и принятие управленческих решений) 4. Попытка рассчитать «как можно больше» показателей (Определяя набор необходимых для компании показателей, нужно, прежде всего, ориентироваться на специфику бизнеса и цели компании) 5. Отсутствие процедур исполнения бюджета, неверные сроки в регламентах планирования (Для того что бы избежать данной ошибки, необходимо описать и оптимизировать бизнес-процессы бюджетирования, разработать соответствующие регламентные документы, например, «Положение о планировании» , «Регламент работы бухгалтерской службы» и т. д) 6. Неверная типизация ЦФО
Ошибки этапа автоматизации в программном продукте 1. Приобретение программного продукта до разработки системы бюджетирования «на бумаге» (Нарушение этой последовательности влечет за собой ряд других ошибок: • Автоматизация существующего бардака: «мусор» на входе — «мусор» на выходе. • Приобретение программного продукта гораздо большего функционала, а соответственно, и стоимости: «Нужна была машина, а купили самолет» . • Приобретение программного продукта, который никак не решает поставленных задач и не подходит для бизнеса компании. ) 2. Завышенные ожидания эффекта от внедрения информационных технологий, корпоративных информационных систем 3. «Шаманство» сотрудников бухгалтерии и IT-специалистов — не поддавайтесь! (Так, например, сотрудники бухгалтерии не хотят ничего менять в системе бухгалтерского учета и регламенте обработки поступивших документов, ссылаясь при этом на различные законодательные документы, на то, что в системе бухгалтерского учета существуют строго определенные настройки, изменять которые нельзя)
Ошибки этапа эксплуатации 1. Отсутствие связи стратегического планирования и бюджетного управления (В общей системе управления компанией бюджетирование является самым нижним уровнем, где планируется непосредственно стоимость тех действий, через исполнение которых осуществляется реализация всей вертикали планов, целей и миссии компании) 2. Несоблюдение процедур и регламентов бюджетирования (Многие компании, внедрявшие систему бюджетирования, сталкивались с проблемой несоблюдения сроков и процедур составления и исполнения бюджетов: не соблюдаются сроки и регламент составления бюджетов, сроки предоставления информации сотрудникам финансовых служб, регламент передачи взаимосвязанных бюджетов или информации для их составления от одной службы к другой) 3. Бюджетирование — функция только финансового или плановоэкономического отдела 4. Неиспользование внедренного программного продукта и несоблюдение Положений (Одной из самых серьезных ошибок, которые часто допускают компании, уже, казалось бы, внедрившие систему бюджетирования, — это то, что все Положения оказываются «на полке» , с ними никто не работает, персонал не умеет, не хочет или боится работать в программном продукте. То есть, внедренная система бюджетирования не функционирует)
Ошибки общие в целом для всех этапов В процессе внедрения автоматизированной системы бюджетирования часто приходится сталкиваться со следующими моментами: • Сопротивление сотрудников обучению новой технологии, новому программному продукту и так далее. • Сопротивление сотрудников предприятия добавлению новой функции: планирования, соблюдения регламентов и пр. • Недостаточная квалификация и профессиональный уровень сотрудников финансово-экономической службы, ответственной за бюджетирование. Во избежание данной ошибки необходимо параллельно внедрять грамотную систему мотивации персонала. Прежде всего, это мотивация на достижение запланированных результатов. Очень важно для успешной реализации проекта наличие команды, которая готова реализовать изменения в компании. Только при наличии компетентных специалистов, готовых воспринять и реализовать изменения: участвовать в разработке регламентов, вести разъяснительную работу коллегам — возможно успешное формирование системы бюджетирования.
Заключение В заключении хочется еще раз заострить внимание на том, что внедрение автоматизированной системы бюджетирования необходимо осуществлять поэтапно: • • • определение задач построения системы управления финансами; разработка методологии; сравнительный анализ программных продуктов; автоматизация; обучение пользователей; «обкатка» системы. Также нужно напомнить, что программный продукт — это лишь инструмент, который помогает продуманной разработанной системе бюджетирования заработать, но он не может работать вместо нее. Кроме этого, нужно отметить, что для внедрения автоматизированной системы бюджетирования нужно ставить реальные сроки, а не сроки «вчера» . Необходимо помнить, что нереально внедрить эффективную систему бюджетирования за один месяц. Срок, конечно, зависит и от масштаба предприятия, от целей и поставленных задач, от того, своими силами или с привлечением внешних консультантов будет происходить внедрение, но ориентировочный минимальный срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования — от четырех месяцев.
Скачать презентацию Типичные ошибки при построении системы бюджетирования Работу выполнила
Денисова Анастасия.pptx