Time- Management Столярчук Елена Анатольевна Time-management l

Time- Management Столярчук Елена Анатольевна

Time-management l. Занятость – это еще не эффективность!

Time-management l. Тест персональная компетентность во времени

Time-management l “Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим. ” Питер Друкер

Time-management Определение своего отношения к организации своего времени. l Как вы понимаете время? l Придумайте свое определение: “Время-это…” l Выскажите свои ассоциации: ”Время похоже на…” l Опишите время: “Время – это то, что обладает следующими качествами…”

Стратегии управления временем в организации 1. “Ускорить” l Ускорение выполнения операции (изменить нормативы) l Эффективное прогнозирование l Эффективная система принятия решений l Эффективная система коммуникаций l Повышение личной эффективности каждого сотрудника l Работа на опережение конкурента

Стратегии управления временем в организации 2. “Замедлить” l Увеличение срока эксплуатации оборудования, материальной базы и т. п. l Проведение кадровой политики по закреплению ценных сотрудников l Создание различных “стратегических запасов”

Стратегии управления временем в организации l l 3. “Накопить” Выделение приоритетов на всех уровнях деятельности Формирование навыков резервирования времени у менеджеров и сотрудников Реструктурирование фонда рабочего времени организации

Стратегии управления временем в организации 4. “Упорядочить” l Эффективное планирование l Внедрение эффективной системы обратной связи и контроля l Обеспечение точности во времени как важнейшей ценности организации, связанной с системой контроля и мотивации

Основной закон времени как стратегического ресурса Время работы = Цель х (Способ работы + Энергия) - Помехи

Дискуссия l. Помехи (“воры/похитители времени”)

Цели Работать, чтобы жить!? либо Жить, чтобы работать!?

SMART – технология постановки целей l l l S (specific) – конкретные – каждая цель должна быть описана как четкий, конкретный результат M (measurable) – измеримые – цель должна быть измеримой с помощью конкретных индикаторов и стандартных процедур измерения A (assignable/achievable) – достижимые – цель должна быть неслучайной, обоснованной, доказанной, жизненно необходимой для организации R (realistic/related) – взаимосвязанные – цель должна быть реалистичной, в принципе достижимой T (time related) – определенные во времени – цель должна быть четко определена во времени

Цели Жизни “…чтобы не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы…” Н. Островский

Закон Парето Время показало, что правило 80/20 подходит к части ситуаций в жизнедеятельности менеджера или компании. l Что 20% клиентов обеспечивают 80% оборота l Что 20% продукта обеспечивает 80% оборота l Что 20% встреч обеспечивают 80% решений l Что 20% потраченного времени обеспечивают 80% полученного результата

Правило 60: 40 (Л. Зайверт) l Советует вам планировать только 60% своего дня. 40% вашего времени должно быть высвобождено на незапланированные дела.

Метод АВС l 15% - планируемое выполнение главных приоритетных задач, 20% выполнение второстепенных задач, 65% вспомогательные задачи, помехи и т. п.

Квадрат Кови l Определение Приоритетов (Квадрат Кови. принцип Эйзенхауэра)

Саморазгрузка Не откладывай на завтра то, что можно вообще не делать!

Кривая дневной активности l Кривая Дневной активности

Типичные проблемы планирования l Первый уровень: технические ошибки – – – – Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании Для выполнения задачи отводится неподходящее время Ошибка в оценке времени, необходимого для выполнения задач Вы – неподходящий кандидат для выполнения задачи Задача чрезмерно сложна Вы не можете вспомнить, что именно Вы должны сделать Ваше рабочее пространство не организованно должным образом

Типичные проблемы планирования l Второй уровень: внешние факторы – – – Вы столкнулись с непомерно большим объемом работы Проблемы со здоровьем ограничивают Ваши силы Вы попали в полосу перемен Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех Вам мешает неорганизованный партнер

Типичные проблемы планирования l Третий уровень: психологические препятствия – – – – – Не ясны собственные жизненные циклы и приоритеты Укрощение хаоса Страх вынужденного бездействия Потребность помощи другим, жертвуя собой Страх перед возможной неудачей Вы боитесь успеха Страх нарушить существующее положение вещей Страх перед завершенностью Вам необходимы совершенство и безупречность

Делегирование. l “В этом сказался весь Гаррис, - он так охотно берет на себя всю тяжесть работы и перекладывает ее на плечи других. ” Джером К. Джером. “Трое в лодке”

Делегирование. l l l Делегируйте заблаговременно Делегируя – мотивируйте Делегируйте задачу целиком Не дублируйте делегирование Обеспечьте условия для выполнения делегированной задачи Регулярно контролируйте ход выполнения

Делегирование. Делегируйте в любом случае: l Рутинную работу l Специализированную деятельность l Частные вопросы l Подготовительную работу

Делегирование. l l l l Не подлежит делегированию: Целеполагание, стратегия Руководство сотрудниками Высоко рискованные задачи Необычные, исключительные дела Актуальные, срочные дела Строго доверительные задачи

Сопротивление делегированию l l l Вы настолько заняты работой, что у Вас нет времени на объяснение делегируемых задач Вы, возможно, сами не настолько хорошо осведомлены о задачах и проблемах, чтобы знать, что именно нужно делегировать своим сотрудникам Вы отказываетесь от делегирования, поскольку считаете, что можете сами выполнить работу быстрее , чем Ваши сотрудники, и таким образом пытаетесь сэкономить время

Сопротивление делегированию l l l Вы опасаетесь конфликта со своим начальником, если переадресуете то, что поручено Вам Вы особенно привержены определенной задаче, потому что, например, то или другое дело доставляет Вам удовольствие Вы опасаетесь того, что Ваши подчиненные могут решить задачу лучше, чем Вы

Сопротивление делегированию l l Вас тревожит возможность потерять контроль над делом, как только Вы его выпустите из рук Вы сомневаетесь в возможностях и способностях сотрудника и не хотите рисковать Вы боитесь потерять часть своего авторитета и имиджа, если то, что вы до сих пор делали сами, теперь берет на себя Ваш сотрудник Вы не знаете, как Вам следует реагировать, если подчиненный отклонит делегирование

Принципы эффективного управления временем l l l l l Определите цели (SMART) Создайте реалистичный план действий Определите приоритеты (АВС) Документируйте Ваши цели, планы и задания Составьте очередность их выполнения Не планируйте 100% Вашего времени Координируйте Ваши планы с другими Делегируйте Регулярно следите за результатами

Практический совет l l l l l Планируйте грядущий период до того, как закончится текущий. Планируйте вторник в понедельник Планируйте следующую неделю в пятницу Планируйте следующий месяц до окончания текущего Планируйте следующий год до истечения этого Выгоды: Дает Вам обзорность Дает Вам возможность действовать, а не реагировать Уменьшает стрессы

Планирование ежедневной деятельности l l l l Составьте список дел Расставьте приоритеты Рассчитайте, сколько времени Вам потребуется для их выполнения Составьте распорядок дня Оставьте время для непредвиденных дел Планируйте важные дела на наиболее продуктивное время суток В конце дня контролируйте, что Вы успели сделать, а что нет Составьте план следующего дня до окончания текущего

Находите время l l l l Для работы, это – условие успеха Для размышлений, это – источник силы Для игры, это – секрет молодости Для чтения, это – основа знаний Для дружбы, это – условие счастья Для мечты, это – путь к звездам Для любви, это – истинная радость жизни Для веселья, это – музыка души.