Tik-76 612 Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 7 Projektinhallinnan

Tik-76. 612 Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 7 – Projektinhallinnan työkalut

Luentokartta Projektinhallinnan työkalut -niille on todellista käyttöä koko projektin elinkaaren ajan. . . synty Ti 12. 3 Kurssin aloitus To 14. 3 Projektin synty Ti 19. 3 Projektisuunnitelma To 21. 3 Projektin käynnistäminen Ti 26. 3 Työmäärien arviointi To 4. 4 Projektin ohjaus Ti 9. 4 Projektihallinnan työkalut To 11. 4 Projektien erilaisuudet Ti 16. 4 Laadunohjaus ja leadership Ti 18. 4 Projektin päättäminen To 26. 4 suunnittelu käynnistys Ohjelmistotuoteliiketoiminta Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved ohjaus päätös operointi

Projektinhallinnan työkalutosuuden tavoite Projektinhallinnan työkalut -osassa käydään läpi tarpeita, joita työkaluilla pyritään täyttämään, työkalujen hyödyntämisen perusperiaatteita sekä käsitellään muutamien esimerkkityökalujen toiminnallisuutta. Osiossa EI oteta kantaa markkinoilta löytyvien ohjelmistojen ”hyvyyteen”!! Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty aloituspiste Tarve Määritelty lopetuspiste Resurssitarve Tuki ja / tai linja-organisaatio synty Tarve tyydytetty Projekti suunnittelu käynnistys tekeminen Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla päätös ohjaus Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved operointi

Pohdittavaksi Mihin (projektinhallinta)työkaluja käytetään/tarvitaan? Mikä työkalussa on oleellista? Entä jos joudut vastaamaan: – – – Tik-76. 612 Kevät 2002 Miksi projekti on myöhässä? Mistä budjetti muodostuu? Entä toteutuneet kustannukset Kuinka paljon aikaa testaustiimiltä kului? Voimmeko siirtää näitä tehtäviä eteenpäin? ”Tarvitsen Java-skodarin apua, ehtiskö joku? ” ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Tarvitaan OIKEAA dataa - muuten kaikki on liian vaikeaa. . . SHIT IN, SHIT OUT. . toisaalta asioista ei pidä tehdä liian vaikeita; eli. . . . K. I. S. S!! (Keep It Simple & Stupid) Työkalut on ”turhia”, jos kaikki menee hyvin eikä kenellekään tarvitse kommunikoida mitään. . näinhän ei ole, todellisuudessa; siksi oikeat. . . työkalut siirtävät projektin ohjaajan työn fokusta reaktiivisuudesta PROaktiivisuuteen! Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Projektihallintaan liittyy moninaisia tarpeita -> tarvitaan erilaisia työvälineitä • Projektin tehtävät - >Projektin luonnin automatisointi – aiemmat projektit runkona, (kaupallisista) menetelmistä rakentuvat, automaattiset projektirungot. • estimoinnin tuki - projektin muodon tuki • Projektin komponentit - > Komponenttien hallinnan automatisointi – resurssit, lopputuotteet, riskit, muutoshallinta. . . • Ajankirjaus, estimointi & raportointi – vastuu ”työkalun esittämän tilanteen” yhdenmukaisuudesta ”todellisen tilanteen” kanssa jokaisella projektin jäsenellä • SHIT IN, SHIT OUT!! Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia Tehtävien ositus & aikataulutus – WBS-rakenne & verkkorakenne • tehtävien ryhmittely rakenteesta huolimatta • useita versioita samasta projektista - versionhallinta • toteutuneiden projektien / projektikehysten käyttö uuden suunnitelman pohjana • projektin ohjaaminen uuteen suuntaan kesken projektin -> simulointi, tietojen replikointi – aikayksiköt (h, p, vk, kk, q, v) – automaattinen aikataulunlaskenta • poiskytkentä!! – globaali kalenteri vs. projektikalenteri Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia (jatkuu) Resursointi – resurssikohtainen kalenteri (lomat / poissaolot) – resurssipoolit & ”koneresurssit” – moniprojektiympäristön resurssihallinta • moniprojektihallinta!! – resurssikohtainen laskenta - ylityöt • resurssitasaus • kompetenssien hallinta - roolien hallinta Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia (jatkuu) Kustannukset – kustannusten kohdistus tehtäville • tehtävien kohdistus eri kustannuspaikoille – monipuolisen kustannusrakenteen hallinta (normaali vs. ylityöt vs. konsultit yms. ) – kustannusraportointi ajan funktiona – kassavirtalaskelmat – ”earned value” -laskenta Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia (jatkuu) Käytettävyys - yhteistoiminta (collaboration) – omien raporttien/näkymien luonti • suodattimet & lajittelijat (filters & sorters) • näkymien ulkonäön muokkaus (värit, merkit yms. ) – käyttöliittymän toiminnallisuus • hiiri, ”drag & drop”, ”workbench” – verkkotoiminnallisuus!!!! • tietoturva vs. auktorisoinnit!! • personointi – tiedonsiirto - yhteensopivuus – tulostus Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia (jatkuu) • Tekniikka – Client vs. Server – verkko - intranet - internet – OS – Oma kehitys / muokkaus • Hinta & Tuki – Hinta – Kehittämistuki – Koulutus / Help Desk / (On-line) manuaalit Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Projektisuunnitelma pitäisi tehdä ja työkalu on valittu, mitä nyt? - Konsultin oppikirjaesimerkki Ennen kuin käärit hihat. . . • • Olethan määrittänyt jo. . . • ”mitä” ja ”miten” ohjaat - mikä on tärkeintä • miten hallitset ”contingencyä” • WBS perusrakenteen (+ verkko) • perusprosessit (muutokset, riskit, resurssit, talous yms. ) Ymmärräthän miten työkalusi. . . • aikatauluttaa tehtävät (työmäärä, aika, yksikkö) • automatiikka (onkohan sitä? ) toimii • mihin tunnuslukujen laskenta perustuu Hyvä. . . kääritään hihat Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

OK! - mitä sitten? ”Tekninen” pystytys + projektitoimisto – yhteiset kirjastot (näkymät, tiedostot yms. ) • merkit, väritys, yms. – auktorisoinnit & roolit • kuka ”omistaa” suunnitelmat • kuka ylläpitää tietoja ja pyörittää rutiineja Perusmääritykset – – – Tik-76. 612 Kevät 2002 kalenterit + peruspäivämäärät aikayksiköt (työmäärä, ajan kesto) desimaalit WBS-tasot (jos tarpeen) alustava budjetti - alustava projektitiimin koko ©Accenture 2002 All Rights Reserved

sitten suunnitellaan • Suunnittele (Plan the Work) – Määritä lopputuotteet (tehtävät) • • Projekti on ”lopputuotteista muodostuva ketju” Tehtävän ”oikeutus” on siitä syntyvä lopputuote Aloita avainlopputuotteista!!! Rakenna raportointia tukeva WBS-rakenne – Määritä tehtävien riippuvuudet • Mitkä tehtävät ovat OIKEASTI riippuvuussuhteessa ja miten • Edellytys työkalun todelliselle hyödyntämiselle Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

suunnittelu jatkuu – Määritä resurssit • • työmäärien kiinnitys ei (yleensä) onnistu ilman resurssia käytä ”N. N”- tai ryhmäresursseja, jos muuta ei ole MÄÄRITÄ RESURSSIKOHTAISET KALENTERIT muista myös tukiroolit – IT-tuki, asiantuntijatuki yms. – Kohdenna budjetit / työmäärät tehtäville • ESTIMOINTI • käytä ”Budjetti”-resurssia, jos haluat tarkastella vain työmääriä – Aikatauluta • Milloin alkaa, milloin valmistuu • Reunaehdot (”constraint”) • Käytä automaattista aikataulutusta erittäin VAROEN Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

ja edelleen suunnitellaan • Määritä jatkuvat tehtävät – hallinta, raportointi, status-palaverit, IT-tuki jne. – ota huomioon rakenteessa, jotta eivät sotke mittareita • Kohdista resurssit – kuka tekee ja mitä – tarkenna työmäärät • Höylää ja iteroi – Nyt se työ vasta alkaa. . • Hyväksytä • Kiinnitä contingencyn hallintaan – jos hallitset sitä toisella työkalulla. . . • Aja budjetti / lukitse budjetti – aja raportit hetkeltä nolla – tätä vastaan projektiasi mitataan Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Ja sitten työkalu onkin tehnyt tehtävänsä. . . vai? Projekti saatiin käyntiin. . . mitäs sitten? Nyt ”Tehdään” (Work the Plan) – Suunnitelman tulisi pitää mahdollisimman paljon yhtä ympäröivän todellisuuden kanssa. . . koko ajan ØTietoja PITÄÄ ylläpitää viikoittain / päivittäin • päivämäärät, status, toteutumat, ETC’t • Jokainen henkilö -> esimiehen tarkistus -> projektijohdon tarkistus • tunnusluvut erilaiset eri tasoilla • räätälöidyt raportit Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Työkalun käyttö - yhteenveto • Mieti mitä mittaat, hallitset ja raportoit – ”Shit in, shit out” – ”Guestimates to Complete” eivät tuo lisäarvoa • Projektilla on kaksi yhtä tärkeää ”todellisuutta” – (alkuperäinen) budjetti & nykytilanne • Suunnittelu ja hallinta ovat iteratiivisia prosesseja -> suunnitelma on valmis vasta kun projekti päättyy • Ymmärrä ero datan ja näkymän välillä (työkalukohtainen asia) • Ymmärrä syvällisesti data ja hallinnointiprosessi, jotta ymmärrät raportteja (K. I. S. S. )! • Keskity yksityiskohtiin, kun pystytät projektitoimistoa. Kerralla oikein! • Minimoi muutokset ja tee tarvittavat muutokset hyvin kontrolloidusti • Kirjaa (erikseen) suuret projekti- tai suunnitelmamuutokset Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Yleisimpiä projektinhallinnan työkaluja • Projektityökalut ostetaan useimmiten valmiina pakettina. Suurissa organisaatioissa voi olla perusteltua tehdä oma sovellus. • • • MS Excel (MS Powerpoint) MS Project ABT Project Workbench Niku Portofolio Manager Notes (räätälityökalut) Paketit (SAP-PS, PTC Windchill) • + lukematon määrä muita (katso esim. http: //www. infogoal. com/pmcswr. htm) Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

MS Excel • (Ylivoimaisesti) eniten käytetty projektinhallinnan työväline • Joustavin ja helpoin työväline (niin. . ) – kun tarpeet ovat suoraviivaiset, projekti simppeli ja maailma ympärillä ei kovasti muutu • Suuria haasteita laajennettaessa käyttöä • Siirtyminen raskaampien (eli tehokkaimpien) työkalujen käyttöön voi olla työlästä • HUOM! Erittäin tärkeä työkalu muiden kuin ”tehtäväkomponenttien” hallinnassa – Riskit, Avoimet asiat, Tunnusluvut yms. Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

MS Powerpoint • Yksinkertaiset projektit – Asiakas saa byrokratiasta näppyjä – Kommunikointi (& kalenteri) oleellisinta – Työmäärää ei tarvitse hallita – Suunnitelmamuutokset hyvin manuaalista työtä – Edellyttää TODELLA aktiivista keskustelua ja seuraamista -> projektipäällikkö itse ”savessa” muiden mukana Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

MS Project Suosituin ”oikea” projektihallintatyökalu! – ”tällä saa ’planit’ niin nopeasti kasaan”. . Accenturen kokemukset eivät ole aivan parhaat mahdolliset – MS Project ei taivu joka mutkalle projektin kohdatessa ongelmia. . . – Automatiikkaa / ”älyä” hieman liikaa. . – Kehitys kuitenkin kehittyy. Tietokantasovellus – Data kannassa -> katsellaan muokattavien näkymien avulla Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

ABT Project Workbech • ”Pemari” on iso/raskas työkalu, isoihin projekteihin, vai onko? – voi toki käyttää ”riisutuilla” ominaisuuksilla pienissäkin projekteissa • Moniprojektituki onnistuu myös ilman ”repositorya” • Tehokas, eikä niin vaikea kuin maine/huhut antavat ymmärtää – työkalun logiikka on hieman haastava • vaatii panostusta liikkeelle lähdössä • Tietokantasovellus – Data kannassa -> katsellaan muokattavien näkymien avulla • Huolimatta korkeasta iästä edelleen laajalti tehokkaassa käytössä. . Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Niku Portofolio Manager • Pemarin uusin ”versio” – kokonaan uusi tuote!! – toimittaja ja maahantuoja vaihtunut – laajentunut toiminnallisuus, ”moduloitu” • • • Niku Planner - Metodit, Profilointi, Työmääräarviot Niku Workbench - ”Vanha pemari” Niku Resourcer - Resurssien ja kompetenssin hallinta Niku Time - Ajankirjaus ja tiedonvälitys Niku Publisher - Tiedottaminen, Projektin webbisivut Niku Director - Projektisalkun hallinta – Saatavissa WEB-liittymä tuntien syöttöön Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Räätälöintiä ajankäytön hallintaan - Notes • ”Paperihärdelli” generoi uuden työkalun -> syntyi ”lokaali” Notes kanta muutaman projektin käyttöön omat tarpeeni saivat tarttumaan Notes Designeriin. . . – Tarve pitää olla • meillä se oli erittäin vaativa asiakas ja paperin pyörittämiseen väsynyt tiimi – Tiedät mitä haluat!!! • oleellista oli toteutumien ja statuksen seuranta • statusraportit samaan kantaan – Sinulla on osaavia tekijöitä tai itselläsi on aikaa Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Make or buy? • Mitä hyötyjä saavutetaan tekemällä projektinhallintaratkaisu itse? • Milloin se voi olla tarkoituksenmukaista? • Työkaluna esimerkiksi Lotus Notes • Todellisuus varmasti yhdistelmä useammasta työkalusta/menetelmästä. • • • Tik-76. 612 Kevät 2002 taskien hallinta tunnuslukujen hallinta issuet, SIR’t riskit resurssit (roll-in, roll-out, osaamisen kehitys) yms. ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Muita projektipäällikön työkaluja 1 • Riskien seuranta, muutosten seuranta, ”asioiden” seuranta Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Muita projektipäällikön työkaluja 2 • Projektipäällikön työkalupakki Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

A tools is always a tool. . . • Automatisoi ja ohjaa tehtävien suorittamista, mutta ei korvaa projektipäällikköä. . . – Työkalua pitää AINA osata käyttää – ja muokata hallintatarpeiden mukaan –> älä kopioi, ajattele ensin!!! – Työkalu synnyttää aina ohjelmistonhallintahaasteen • kuka tukee sovellusta (vrt. make vs. buy)? • joku muu organisaatiossasi tekee oman suunnitelmansa toisella työkalulla • pitää (aina) myydä organisaatiolle!!!!!! • jonain päivänä käytät vanhaa versiota Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Projektien hallinnassa EI OLE tärkeintä työkalut • Projekteja hallinnoitiin ennen aikaan mm. ”Klubiaskin” kanteen, nykyinen viimeistelty teknologia mahdollistaa enemmän, mutta ei ole poistanut tarvetta hallita muitakin muutoksen osia. n Lack of sponsorship and leadership n Poor planning prior to action n Attempt to take on too much change n Do not continuously monitor impact of changing external dynamics upon projected project benefits n Impractical or unimplementable concept n Focused on project rather than business deliverables n Do not adequately address all components of change Tik-76. 612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved