Therefore TM Jan Mraček Petr Herzig Co

Therefore. TM Jan Mraček Petr Herzig

Co je to Therefore. TM - Inteligentní Správa dokumentů ( DMS ) - řeší digitalizaci vašich dokumentů - velmi jednoduše opatří elektronický dokument indexy ( popisná pole, podle kterých následně vyhledáváte ) - s možností opatřit dokumenty digitálním podpisem a časového razítka - zajistí elektronický oběh dokumentů ve Vaší společnosti - ošetří bezpečnost - zrychlí a zprůhlední zpracování dokumentů ve Vaší společnosti - propojí Vaše současné systémy s Vašimi dokumenty - definuje životnost dokumentu · People. Process. Information

Ptáte se často? – Příliš mnoho papíru? – Kde je to co hledám ? – Mám to já, nebo je to na jiném stole? – Málo úložného prostoru pro další pořadače? – Proč nemohu pracovat s dokumentem vzdáleně? – a další …

Papírové archivy - do nekonečna se s to skladovat nedá -10 krabic zvládnu udržet v paměti, ale 10. 000 ? ? ? -dobrý sklad = velká investice + zaměstnanci -jak dlouho trvá najít dokument ? - mohou se dívat na stejný dokument dva stejní uživatelé v jiných budovách (odděleních) ?

Řešení je Therefore. TM

Práce s Therefore. TM -konec práce s uživatelsky přívětivé prostředí papírovým dokumentem -jednoduchá editace až Podpora zobrazení s 255 typů souborů historií změn -více uživatelský přístup možnost komentářů -možnost vložení 2007 design MS Office libovolného souboru do -100% kontrola nad Therefore. TM dokumentem -verzování dokumentů

Therefore. TM Navigator -Vytváření dotazů -Seskupování -Třídění -Online procesy -Součinnost -Oblíbené -Tisk -Export -Vše pohromadě

Ukládání do Therefore. TM Clients Host or ERP System 32 bit or Web Client Data Streams, Output, … Primary Storage Backup Storage 1 3 2 Therefore. TM Server

Možnosti vstupu -Jakýkoli informační systém ( ERP, Sharepoint, SAP, Navision) Scanner -Therefore. TM Capture Client -Digitální data -Digitální výstupy z přístrojů a zařízení -Microsoft Office -správce souborů -PDF Cold -Multifunkční zařízení

Vyhledávání v Therefore. TM Host or ERP System Therefore. TM Clients Data Streams, Output, … 32 bit or Web Client Primary Storage 2 1 Therefore. TM Server

Životní cyklus dokumentů získání Dokument je zachytnut a indexován Primary and backup Storage Získání Archivace dokumentu vytvoření dokumentu Užívání & Změny v dokumentech Workflow Storage on final Media using HSM Retention ? Dokumentu může být smazán (Trvale, nebo jen index) Konec života dokumentu Uložení s nastavenou periodou dokumentu Získání

Přidané hodnoty pro Vás ? vstup Tok informací Podnikové procesy správa proces distribuce uložení získání výstup

Elektronický oběh dokumentů - Fakturace - Dovolenky - Služební automobily - Knihy jízd - Příchozí pošta - Automatický tisk a zpracování (email, avízo) - Možnost časování - Libovolný zmapovatelný proces lze navrhnout v Therefore Solution Designeru

Co získáme s Therefore. TM -větší efektivita -mobilita -bezpečnost dokumentu -méně stresu -jistota -méně potištěného papíru -šetrnost k životnímu prostředí -bezpečnost

Implementace · Europe · Middle East · Africa · US and Canada · Australia Therefore. TM je lokalizován do 26 jazyků … EFIGS & další… Afrikaans, Arabic, Croatian, Czech, Danish, Dutch, English, Estonian, Farsi, Finnish, French, German, Greek, Hungarian, Italian, Norwegian, Polish, Portuguese, Russian, Serbian, Slovenian, Spanish, Swedish, Zulu, …

Therefore. TM v oborech

Víte že … Každý zaměstnanec vyprodukuje 16000 stran informaci za rok. To je 800 Mb dat. 95% firemních informací je uloženo na papíře. (Solutions 5; Source: IDC) 42% lidí použije nesprávnou informaci alespoň jednou týdně (Accenture Information Management Services ) (Lyman – How much information, 2003) Lidé stráví 11% svého času vyhledáváním informací. To je asi 4, 5 hodiny týdně. (Source: aiim 2009) Více než 80% informací které najdete jsou zastaralé, nebo nemají žádnou hodnotu. A 32% jich naleznete v době, kdy ji již nepotřebujete ( Source: IDC, CIMTECH) V průměru je 23% podlahové plochy obsazeno skříněmi pro papír. Tuto hodnotu můžete snížit až o 32%. (Source aiim 2009)

Vaše cíle Snížit náklady Vylepšit dokumentové procesy Zvýšit produktivitu zaměstnanců Snížit dopad na životní prostředí Zvýšit bezpečnost dokumentů

Optimalizace procesů- vyšší efektivita 32% dokumentů nejsou k dispozici ve chvíli kdy je potřebujete 32% (Cimtech) 4, 5 hodin Za jediný rok může zaměstnanec ztratit 4 -5 týdnů vyhledáváním požadovaných informací Zaměstnanci vyhledávají informace přibližně 4, 5 hodiny týdně 4 -5 týdnů · Jednoduše použitelný a logický koncept vede ke zvýšení efektivity

Zvyšte svoji produktivitu Produktivita Administrativa 96% 4% · Pouze 4% společností optimalizují své procesy

DM zvýší bezpečnost vašich dokumentů Můžete přistupovat k vašim dokumentům přes internet bezpečně ? Je vaše dokumentový archiv chráněn před živelnými pohromami ? (plísně, požár, hlodavci) Můžete s jistotou říci, že přístup k dokumentům je řízen centrálně a je založen na bezpečnostní politice ? Máte pod kontrolou kdo má jaký přístup k jakým dokumentům ? Jste si jisti, že víte co se ve vašich dokumentech mění a kdo změny provádí ? Kdo vám zaručí, že nejsou důležitá data uložena na lokálních počítačích ?

Therefore. TM komplexně IR DR Scanner e. COPY Mail Server Therefore Navigator Viewer Therefore e. COPY Conn. IR ERP Therefore Exchange Conn. Therefore Image Printer Uniflow Any Appl. IR IR Folder Therefore Capture Client Therefore Workflow Planet Press DR Scanner ERP Therefore Core Product IR Therefore ERP Conn. KOFAX ERP DR Scanner Therefore Office Links Therefore API MS Office Any Appl. Therefore Database MS Outlook

Therefore. TM – obecné informace

Edice v kostce Small Business(ukládání & získávání ) · Personal Edition – DMS pro jednouživatelské použití · Workgroup Edition – DMS pro skupinu nebo oddělení do 20 uživatelů Business Editions(process management) · Business Edition – DMS pro střední a velké organizace

Platformy a standardy Component Supported platform or standard Therefore Server 32 bit: Windows 2003, 2008 64 bit: Windows 2008 Therefore Client 32 bit: Windows 2000, XP, Vista Browser based Client: IE 5. 5+ , Mozilla Firefox 1. 04+ Scanning ISIS KOFAX Capture, IRIS Powerscan TWAIN e. Copy meap, Share. Scan Canon Meap Security Windows Active Directory, Local Security RSA - Digital signature for all documents Database ORACLE 8, 8 i, 9 i, 10 x, 11 x, … Microsoft SQL Server 2000, 2005, 2008 IBM DB 2 Version 7 and higher Storage RAID(DAS), NAS, SAN, Net. App FAS MO/UDO(Plasmon) single Drive & Jukeboxes TM TM

Kompatibilita edic 1. Jeden Runtimepro všechny edice 2. Všechna omezení a funkcionalitu definuje licenční soubor 3. Upgrade kompatibilita všech edicí mimo přechodu z Personal na Business