ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ МАССОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ШКОЛА ВОЛОНТЕРОВ 2015

ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ МАССОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ШКОЛА ВОЛОНТЕРОВ 2015

МЕРОПРИЯТИЕ , КАК ИСКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ СОБЫТИЕ • Результат усилий есть само мероприятие, и его нельзя ни отсрочить, ни поправить • Результат уникален и успех зависит от субъективного восприятия участников • Результат не возможно сохранить неизменным или запасти впрок, он полностью обесценивается, если участников мало • По сравнению с результатом подготовка гораздо масштабнее как по затратам времени, так и по затратам средств

СОДЕРЖАНИЕ ПЛАНИРОВАНИЯ • Вопрос вытекающий из постановки цели: «для чего это все? » • Определение отдельных целей: «что должно получиться? » • Вопрос, на основании которого планируются все действия: «что нужно для этого делать? » • Определяется, кто будет выступать и что будет происходить: «кто? когда? что делает? » • Требуемая подготовка задается постановкой вопроса: «что для этого необходимо? »

«МАГИЧЕСКИЙ» ТРЕУГОЛЬНИК Результат / цель Ресурсы / расходы Время / сроки Ни один из углов не может быть изменен по отдельности, изменение как минимум одного тянет за собой остальные величины.

РЕШЕНИЯ В ПРОЦЕССЕ ПЛАНИРОВАНИЯ • ЦЕЛЬ: чего мы хотим добиться от М? • ЦЕЛЕВАЯ ГРУППА: к кому должно быть обращено М? • УЧАСТНИКИ: кто должен участвовать в М? • ВИД: каким должно стать М? • БЮДЖЕТ: сколько может стоить М? • СУТЬ ПРОГРАММЫ: что выражает М? • ВРЕМЯ: когда должно состоятся М? • МЕСТО: где должно проводиться М? • ПРИГЛАШЕНИЯ: Как целевая группа узнает о проведении М? • ОБЩЕСТВЕННОСТЬ: Как мы информируем людей о проведении М? • ОРГАНИЗАЦИЯ: как мы справляемся с проведение М? • КОМАНДА: кто задействован в проведении М? • ИНФРАСТРУКТУРА: что должно быть установлено и что – быть в наличии на месте проведения? • ЛОГИСТИКА: как доставляются материалы и люди к месту проведения М? • РАСХОДЫ: как будут регулироваться финансовые вопросы?

СТРУКТУРНЫЙ РАБОЧИЙ ПЛАН Охватывает все без исключения виды деятельности, которые надо осуществить, но разделяет проект на маленькие проектные составляющие

ФАЗЫ МЕРОПРИЯТИЯ ФАЗЫ «ФАЗА 0» ИДЕЯ ИНИЦИИРОВАНИЕ «ФАЗА 1» ДА / НЕТ СТАРТ «ФАЗА 2» ВПЕРЕД / СТОП СОДЕРЖАНИЕ Идея мероприятия родилась, ее «призрак» и очертания «витают в воздухе» Оформление идеи и определение мероприятия, подготовка для лиц, принимающих решения Принятие решения о проведении мероприятия (либо об отказе от планирования проекта). Заявление об мероприятии внутри организации (команды), назначение исполнителей и руководителей проекта. Фаза планирования: распределение задач, формирование команд, планирование хода мероприятия, примерное планирование Принятие решения о подготовке (либо о её прекращении), определение сметы, публичное заявление об мероприятии. Сданного момента отказ от проекта влечет за собой финансовый и моральный ущерб

ФАЗЫ СОДЕРЖАНИЕ ПОДГОТОВКА Окончательное планирование: подготовка и организация мероприятия, задания, поручения, приглашения «ФАЗА 3» ТОЧКА НЕВОЗВРАЩЕНИЯ Начало фазы пуска. Отныне возникающие затраты имеют большой объем (последняя возможность для принятия окончательного решения) ПУСК Наступление мероприятия: активная деятельность по обустройству места проведения, монтажу сооружений и оборудования, поставкам, обеспечению прибытия «ФАЗА 4» ОТКРЫТАЯ ДВЕРЬ Старт мероприятия. Официальное открытие, приветствие. ДЕЙСТВИЕ Ход мероприятия: от открытия до закрытия. Время контакта принимающей стороны и приглашенных - гостей /посетителей / участников

ФАЗЫ «ФАЗА 5» ОКОНЧАНИЕ СОДЕРЖАНИЕ Окончание мероприятия, официальное закрытие, прощание. ПОСЛЕДСТВИЕ Завершение мероприятия: работы на месте проведения, демонтаж сооружений и оборудования, возврат поставок, организация отъезда «ФАЗА 6» ЗАВЕРШЕНИЕ Прекращение действий и окончание расчетов ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ Заключительные организационные работы. Обработка данных, финансовый отчет. «ФАЗА 7» ОКОНЧАНИЕ ПРОЕКТА Проект закрыт

ПЛАНИРОВАНИЕ КОМАНДЫ Для успешного осуществления проекта мероприятия сотрудники должны удовлетворять следующим требованиям: • профессиональная компетентность; • личностная и социальная компетентность; • умение работать в команде; • высокая мотивация к работе.

РУКОВОДСТВО КОМАНДОЙ • Четкое определение цели и донесение ее до всей команды • Умение принимать решения • Поддержание контакта со своей командой • Мотивация команды • Управление возникающими изменениями и конфликтами Личностный качества руководителя: • Высокая работоспособность • Терпимость и устойчивость к стрессам • Настойчивость, выдержка и способность принимать решения • Профессионализм • Тонкое чутье и такт

«Правила командной игры» • Большую ценность имеет деловая критика • Команда должна представлять себя как единое целое • Обширный поток информации и активный обмен ею в пределах команды • Допускается право на ошибки • Конфликты обязательно нужно обсуждать в команде «Если ты хочешь построить корабль, не созывай людей для того, чтобы вынашивать планы, распределять работу, доставать инструменты и стучать по дереву, но учи их тоске по широкому, бесконечному морю. » Сент-Экзюпери

ИНФОРМАЦИЯ, КОТОРУЮ НЕОБХОДИМО ДОНЕСТИ ДО ВСЕХ ЧЛЕНОВ КОМАНДЫ • Почему хотят устроить мероприятие? • Какая цель преследуется? • Какие затраты труда потребуются на определенных участков? • Какие задачи необходимо выполнить? • Какие требования предъявляются к отдельным участкам? От руководителя команды потребуются коммуникативные способности: • • • Умение ясно и доходчиво излагать свои мысли Умение активно слушать Способность проникать в суть дела Умение перенимать и творчески развивать идеи Умение выражать критическое отношение

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАТРАТ Основой для планирования и распределения затрат служит план проекта, который разбит на обозримые участки работ. • Затраты на персонал / участников • Затраты на материалы • Арендная плата за необходимое оборудование • Арендная плата • Расходы на необходимое оборудование • Расходы на сторонние услуги • Дорожные и транспортные расходы и пр.

ЛОГИСТИКА Отвечает за то, чтоб материалы, персонал, обслуживание, информация были готовы: • в нужное время • в нужное место • в правильной очередности • надлежащего качества • по подходящей цене

ОТЛАЖЕНЫЕ СБОРЫ • столь же важны , как и четкое планирование в самом начале • для каждого участка должно быть назначено ответственное лицо • сборы следует проводить согласно списку, в котором должно отмечаться что все убрано

КОНТРОЛЬ Главной функцией контроля является проведение сравнения того, что должно быть, с тем, что имеется в действительности, применительно к запланированным целям, ресурсам и срокам. • Отчетность • Контроль затрат • Контроль времени и сроков

УПРАВЛЯТЬ ПРОЕКТОМ ОЗНАЧАЕТ • Ставить разовые задачи, планировать, оценивать и организовывать их выполнение • Осуществлять целенаправленную реализацию этих задач в команде • Контролировать и управлять выполнением задач, чтобы оптимально обеспечить достижение цели • Успешно завершить проект и покончить со всем ко всеобщему удовольствию