Технология анализа и автоматизации документооборота Лекция «Организация документооборота»

Технология анализа и автоматизации документооборота Лекция «Организация документооборота» Кафедра СИ 2010 г

Содержание Oсновные понятия касающиеся организации документооборота на предприятии Классификация документов Порядок утверждения, согласования и заверения документов Приказы и распоряжения Предварительная работа по составлению приказов Требования к тексту приказа Обязательные реквизиты приказа Порядок согласования приказа Текущая работа с приказами Составление номенклатуры дел Формирование дел Оперативное хранение приказов Передача дел в архив Приказы (распоряжения), касающиеся основной деятельности предприятия

Содержание Договоры Договоры, заключаемые с работниками предприятия Трудовой контракт Договор о полной индивидуальной материальной ответственности Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности Хозяйственные договоры Договор и хозяйственный договор Информационно-справочные документы Служебные письма Сопроводительное письмо Письмо-приглашение Информационное письмо Рекламное письмо Письмо-извещение Письмо-подтверждение Письмо-напоминание Гарантийное письмо Инициативное письмо Письмо-ответ Докладные и объяснительные записки

Oсновные понятия касающиеся организации документооборота на предприятии В процессе хозяйственной деятельности предприятию приходится иметь дело с множеством различных документов. Порядок их обработки и движения на предприятии с момента создания или получения до сдачи в архив, как правило, регламентируется графиком документооборота, утвержденным приказом (распоряжением) руководителя предприятия. График документооборота обязательно должен быть увязан с учетной политикой, принятой на предприятии. Основные правила составления графика документооборота, а также общие нормы и правила оформления документов изложены в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 Л§ 88 График документооборота может быть оформлен в виде таблицы, схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Oсновные понятия касающиеся организации документооборота на предприятии График документооборота

Oсновные понятия касающиеся организации документооборота на предприятии График документооборота

Oсновные понятия касающиеся организации документооборота на предприятии документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе; первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию; вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-сннтетической и другой переработки одного или нескольких документов; электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа; архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя информации, места и времени создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

Oсновные понятия касающиеся организации документооборота на предприятии официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке; документооборот — движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки; электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов; регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них; бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведен­ной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.

Oсновные понятия касающиеся организации документооборота на предприятии В документационном обеспечении выделяют три группы документов: внутренние; поступающие (входящие); отправляемые (исходящие). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции, за исключением отправки адресату. Регистрация может производиться для всех групп документов, но прежде всего для входящих. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов. Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение — исходящие.

Oсновные понятия касающиеся организации документооборота на предприятии Схема движения документов, поступающих на предприятие (входящих документов)

Oсновные понятия касающиеся организации документооборота на предприятии Схема движения внутренних и исходящих документов предприятия

Классификация документов по технике создания: рукописные, печатные; по способу фиксации информации: текстовый документ (содержание которого — языковая информация, зафиксированная каким-либо типом письма или определенной системой звукозаписи); графический документ (изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью); аудиовизуальный документ (документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру); видеодокумент (документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи); кинодокумент (документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений); фотодокумент (документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений) ; фонодокумент (документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи); электронный документ (документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы);

Классификация документов по происхождению: служебный документ (документ, который создала или получила организация (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности); личный документ (документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем); документ личного происхождения (документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности, например: заявление, жалоба, доверенность, расписка, завещание и др.); по месту составления: внутренние (составляемые в данной организации и используемые внутринее) и внешние, т. е. входящие документы, поступившие в организацию, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическим лицам; по наименованию: акты, ведомости, договоры, уставы, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма, справки и т. д.; по сложности отраженных в них вопросов: простые, содержащие информацию по одному вопросу, и сложные, содержащие информацию по нескольким вопросам; по срокам исполнения: срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»; несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия (организации); по срокам хранения: документы постоянного хранения; документы временного хранения (т. е. документы с установленным сроком хранения, по окончании которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и свыше 10 лет;

Классификация документов по степени подлинности: черновик (предварительная редакция документа); подлинник (экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу); копия (документ, содержащий точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого докумен­та и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков). При этом может быть незаверенная копия (копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и заверенная копия (копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала). Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая группа — это документы по общим и административным вопросам. Вторая группа — это документы по функциям управления. Существуют виды документов, работа с которыми обязательна: внутренняя организационно-распорядительная документация: устав предприятия; приказы и распоряжения; протоколы; документы, связанные с оформлением трудовых отношений: трудовые книжки сотрудников; приказы о приеме и увольнении; приказы об оформлении отпусков, поощрении, взысканиях и пр.

Порядок утверждения, согласования и заверения документов Если документ подлежит утверждению, то соответствующий гриф располагают в правом вернем углу документа Если документ утверждается распорядительным документом (приказом, распоряжением, протоколом), то гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера При согласовании документа, кроме подписи и даты, на отдельном листе излагают замечания и дополнения к проекту документа, при этом к грифу согласования добавляют отметку «Замечания прилагаются».

Порядок утверждения, согласования и заверения документов Согласование существует двух видов: внутреннее (визирование) н внешнее. Внутреннее согласование проекта документа оформляется следующим образом: Первым визирует проект документа исполнитель. Это подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визирование осуществляется примерно в следующем порядке: руководитель исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; ответственные лица финансовых и экономических служб; главный бухгалтер (при необходимости); юристы. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Грифы согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования. Заверение копии документа состоит из слова «Верно» без кавычек и двоеточия, названия должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии. Проставляют их ниже реквизита «Подпись».

Приказы и распоряжения Управленческая деятельность любого предприятия, учреждения или организации осуществляется путем издания распорядительных документов — приказов и распоряжений, в этих документах отражается и учитывается административно-хозяйственная деятельность. Обычно составлением и оформлением этого вида документов занимаются специально уполномоченные работники, непосредственно занятые делопроизводством. На небольших предприятиях эта работа ложится на плечи бухгалтера. Приказы относятся к организационно-распорядительным документам и являются выражением таких форм управленческой деятельности на предприятии, как руководство и организация. Близки по сути к приказам распоряжения, отличительными особенностями которых является разрешение оперативных вопросов, обычно — ограниченный срок действия и узкий круг лиц, которых касается конкретное распоряжение. Кроме приказов и распоряжений, к организационно-распорядительным документам, в частности, относятся: уставы, положения, правила, инструкции, постановления, решения, протоколы и т. п.

Приказы и распоряжения Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для решения важнейших вопросов деятельности предприятия. Юридическую силу документа обеспечивают следующие реквизиты: название предприятия, дата и номер, название вида документа, текст и подпись. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос: «о чем?». Констатирующую часть приказа, если она есть, отделяют от распорядительной части словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают отдельной строкой, без отступа от края левого поля. Распоряжение — это правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения оперативных вопросов, который имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга лиц. Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте.

Приказы и распоряжения Приказы (распоряжения) делятся на: — приказы (распоряжения), касающиеся основной деятельности; — приказы (распоряжения) по личному составу. Приказами (распоряжениями), касающимися основной деятельности, оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия или его структурных подразделений. К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме на работу, приказы о переводе на другую работу, приказы об увольнении работников, приказы о предоставлении работникам отпусков, выделении материальной помощи, предоставлении поощрений.

Приказы и распоряжения Приказы, работа с которыми является обязательной для любого предприятия: о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, поощрении, совместительстве работников; о предоставлении отпусков; о направлении в командировку; об оказании материальной помощи; о наложении дисциплинарного взыскания; о вынесении благодарности; об учетной политике, организации бухгалтерского учета; об утверждении порядка приема граждан; об утверждении перечня лиц, которые имеют право подписывать первичные документ на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Изданию любого приказа предшествует тщательная предварительная работа, направленная на сбор необходимой информации для создания полноценного документа.

Приказы и распоряжения Процесс документирования приказов условно делится на две части: организацию и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления приказов; организацию работы с приказами (получение-передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение). Приказ (распоряжение) является законным, если: отдан соответствующим лицом в надлежащем порядке и в пределах его полномочий; по содержанию приказ не противоречит действующему законодательству и не связан с нарушением конституционных прав и свобод человека и гражданина. Ответственность исполнителя приказа, (статья 41 УК) : не подлежит уголовной ответственности лицо, отказавшееся исполнять явно преступный приказ или распоряжение (ч. 3 ст. 41 УК) лицо, исполнившее явно преступный приказ или распоряжение, за действия, совершенные с целью исполнения такого приказа или распоряжения, подлежит уголовной ответственности на общих основаниях (ч. 4 ст. 41 УК).

Приказы и распоряжения конфиденциальная информация — это сведения, которые находятся во владении, использовании или распоряжении отдельных физических или юридических лиц и распространяются по их желанию в соответствии с предусмотренными ими условиями. Конфиденциальная информация по своему правовому режиму является информацией с ограниченным доступом. Однако и такая информация может быть распространена без согласия ее собственника, если является общественно значимой, т. е. если является предметом общественного интереса и если право общественности знать эту информацию перевешивает право собственника на ее защиту. В случае необходимости на предприятиях, в учреждениях и организациях с учетом особенностей их деятельности разрабатываются и вводятся в действие перечни сведений, содержащих конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью предприятия (учреждения, организации). Перечни сведений, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью предприятия (учреждения, организации), и которым предоставляется гриф ограничения доступа «Для служебного пользования» (ДСП), разрабатываются теми структурными подразделениями, в которых образуются или во владении, пользовании или распоряжении которых находятся эти сведения.

Приказы и распоряжения Предварительная работа по составлению приказов приступая к составлению приказа, руководствуются следующими правилами: уточняются целесообразность, цель приказа и круг вопросов, подлежащих разрешению. необходимо изучить нормативно-правовые акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Требования к тексту приказа Текст приказа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей — констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса. Основную нагрузку в приказах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительном наклонении.

Обязательные реквизиты приказа Конкретный набор реквизитов зависит от вида приказа, этапов его подготовки и работы с ним. Так как приказы составляются из одних и тех же частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написания дат, грифа, согласования, порядка подписания и т. д.), можно грамотно оформить любой приказ. Приказ, составляемый на предприятии, должен иметь следующие обязательные реквизиты и строго определенный порядок их размещения: название предприятия — автора приказа; код формы приказа (при использовании ПК); название вида организационно-распорядительного документа (приказ, распоряжение); дату; место составления; регистрационный индекс; заголовок к тексту приказа; текст приказа; визы; подпись. Во время подготовки и оформления приказа состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами (в частности, кодом предприятия по ЕГРПОУ), если этого требует его форма или обработка.

Приказы Порядок согласования приказа Проекты подготовленных приказов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Согласование является, по существу, оценкой проекта приказа. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при исполнении данного приказа. В случае необходимости в оценке целесообразности приказа, его обоснованности и установлении соответствия законодательству осуществляется также и внешнее согласование проекта приказа. Текущая работа с приказами Приказы подлежат контролю по двум направлениям: контролю по существу решения вопроса и контролю сроков исполнения приказа. Контролируют сроки исполнения приказа обычно уполномоченые работники службы документационного обеспечения управления или на небольших предприятиях — секретарь. В Реестр приказов вносятся все приказы, издаваемые на предприятии, с присвоением индивидуального регистрационного индекса.

Приказы Номенклатура дел — это утвержденный в установленном по­рядке, систематизированный, с указанием сроков хранения список наименований дел, заводимых в делопроизводстве. Она исполь­зуется как схема распределения и группировки исполненных до­кументов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема по­строения справочной картотеки на исполненные документы, яв­ляется учетным документом в делопроизводстве и архиве учреж­дения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Приказы Составление номенклатуры дел Существует три вида номенклатур дел: Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для предприятий, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации и является нормативным актом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для предприятий, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, и имеет рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются хозяйственными объединениями для сети предприятий, которые принадлежат к сфере управления объединения и используются ими как методические пособия во время составления индивидуальных номенклатур дел. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждое предприятие должно иметь индивидуальную номенклатуру дел. Как правило, индивидуальная номенклатура дел предприятия состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений. Формирование дел Формируя дела, следует придерживаться правил: — группировать в дела только оригиналы правильно оформленных и выполненных приказов; — группировать в дела отдельно приказы постоянного и временного сроков хранения.

Приказы Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности обработки и поиска документов; надежности документационного обслуживания; сохранности документов. Формируя дела, следует придерживаться правил: — группировать в дела только оригиналы правильно оформленных и выполненных приказов; — группировать в дела отдельно приказы постоянного и временного сроков хранения.