Технология анализа и автоматизации документооборота Лекция «Электронный документооборот» Кафедра СИ 2010 г
Содержание • Документооборот в контексте управления предприятием • • • Автоматизация документооборота Принципы создания информационной системы документооборота Корпоративное управление документами Классификации систем, по типу решаемой системой задачи Тактические и стратегические преимущества от ЭУД Недостатки ЭУД Преимущества украинских ЭУД Модель анализа функциональности систем автоматизации Внедрения системы Заключение
Документооборот в контексте управления предприятием В условиях рыночной экономики современная организация рассматривается как многофакторная социально-экономическая система, обладающая рядом особенностей: - целостностью; - сложностью; - большой инерционностью; - высокой степенью надежности функционирования; - параллельным рассмотрением организационных и стоимостных аспектов функционирования системы. Одним из основных механизмов адаптации организации к меняющимся условиях окружающей среды является наличие эффективной информационной системы. Таким образом, потребность в автоматизации делопроизводства связана с потребностью более эффективно управлять деятельностью предприятия, которая напрямую зависит от эффективности обработки информации, предполагающая результативную информационную технологию.
Документооборот в контексте управления предприятием Проблема компьютеризированного беспорядка осознается многими организациями, но мало где делаются попытки ее решить. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. по сведениям компании Delphi, 15% бумажных документов безвозвратно теряются, и для их поиска тратят до 30% всего рабочего времени. А при переходе к электронным документам и автоматизации документооборота, внедряя информационные технологии с целью повышения эффективности труда своих сотрудников и компании в целом, производительность труда сотрудников увеличивается на 25— 50%. по данным «Siemens Business Services» , опубликованным в 2000 году: 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; 6% документов безвозвратно теряется; каждый внутренний документ копируется до 20 раз; на 20– 25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота; стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с хранением бумажных.
Документооборот в контексте управления предприятием Для более четкой организации системы документооборота на предприятии необходимо внедрение системы качества, которая позволяет более гибко взаимодействовать с внешней средой, принимать более эффективные решения стратегического и тактического характера, управлять персоналом. концептуальной основой ИСО 9000 является то, что организация создает, обеспечивает и улучшает качество продукции при помощи процессов, которые должны подвергаться анализу и постоянному улучшению
Документооборот в контексте управления предприятием Современный менеджмент базируется на следующих процессах: • получение информации, ее обработка; • анализ, подготовка и принятие решений; • исполнение решений; • учет и контроль принятых решений. Эффективное управление требует определенной системы работы с документами, повышения общей эффективности обеспечивается за счет уменьшения стоимости работы с информацией, что возможно благодаря: § сокращению площадей, на которых хранится информация; § уничтожению малоэффективных бумажных документов; § более компактному хранению бумажных документов; § увеличению скорости поиска и доступа к необходимым документам.
Документооборот в контексте управления предприятием Устойчивая тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Проблемы: • документы теряются; • накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; • документы и информация, содержащаяся в них, попадают в «чужие руки» ; • тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; • вместо того чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивается время на их повторное создание; • много времени тратится на согласование, утверждение документов и их рассылку; • отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг местонахождения документов. внедрение СЭД: • обеспечивает слаженную работу всех подразделений; • упрощает работу с документами, повышает ее эффективность; • повышает производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; • повышает оперативность доступа к информации; • позволяет разграничить права доступа сотрудников к информации.
Менеджмент Современный менеджмент базируется на следующих процессах: • получение информации, ее обработка; • анализ, подготовка и принятие решений; • исполнение решений; • учет и контроль принятых решений. Эффективность деятельности любой структуры достигается за счет: • сокращения площадей, на которых хранится информация; • уничтожения малоэффективных бумажных документов; • более компактного хранения бумажных документов; • увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. От правильности организации документооборота зависят: • оперативность получения доступа к требуемым документам; • сохранность и доступность информации о деятельности фирмы; • эффективность обработки большого количества документов, проходящих через организацию; • защита деловой информации от несанкционированного доступа;
Менеджмент и стратегический менеджмент Стратегический менеджмент – это процесс определения взаимодействия организации с ее окружением выражаемое через использование избранных целей и достижение желаемого результата путем распределения ресурсов организации в соответствии с эффективным планом действий Содержанием стратегического менеджмента являются: - определение назначения и главных целей бизнеса фирмы; - анализ внешней среды фирмы; - анализ ее внутренней обстановки; - выбор и разработка стратегии фирмы; - анализ портфеля диверсифицированной фирмы, проектирование ее организационной структуры; - выбор степени интеграции и систем управления; - управление комплексом «стратегия - структура – контроль» ; - определение нормативов поведения и политик фирмы в отдельных сферах ее деятельности; - обеспечение обратной связи результатов и стратегии компании; - совершенствование стратегии, структуры, управления.
Менеджмент и стратегический менеджмент Основные принципы и тенденции стратегического управления предприятиями в современных условиях: 1. Разделение управления имуществом и производством 2. Основой стратегии предприятия становится планирование доходов и расходов 3. Разделение функций стратегического и оперативного управления производством 4. Многообразие стратегий управления в зависимости от рыночных позиций фирмы и сфер деятельности 5. Организация сотрудничества крупного и малого бизнеса Стратегический менеджмент опирается на стратегический анализ, который требует эффективную информационную систему, обеспечивающая данными для анализа прошлых, настоящих и будущих ситуаций. Таким образом, успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от уровня менеджмента в организации, а также от построения и функционирования ее организационной структуры, в свою очередь зависящие от эффективности функционирования системы документооборота и его автоматизация.
Менеджмент и стратегический менеджмент Информационная система (ИС) – совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. Принципиально новая комплексная концепция создания корпоративной информационной системы (КИС) в отличие от большинства существующих на сегодняшний день ИС должна быть ориентирована на решение стратегических задач компании, в числе которых снижение затратных частей бюджета и себестоимости продукции, повышение эффективности управления и обеспечение ее инвестиционной привлекательности, укрепление существующих рынков сбыта и освоение новых видов деятельности.
Менеджмент и стратегический менеджмент Отличительные особенности ИС и КИС.
Термины EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота. Системы управления документами DMS (Document Management Systems)– наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов, предназначены для автоматизация хранения и поиска документов; Enterprise-centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word, Excel, электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т. д. в одном флаконе) Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. OCR (Optical Character System) системы распознавания символов. Полнотекстовые системы Full-Text System – с их помощью осуществляется индексирование информации и поиск (Information Indexing and Retrieval) Системы автоматизации деловых процедур (АДП), средства проектирования и организации маршрутных бизнес-процессов (Work. Flow System) – предназначены для создания сложных прикладных системы коллективной обработки документов в ходе различных бизнеспроцессов. Программное обеспечение для рабочих групп, средства организации электронного взаимодействия исполнителей, интегрированные среды для коллективной работы – Groupware.
Автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота Смешанный документооборот предполагает использование простейших информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы. • Эффективность делопроизводства повышается с переходом на компьютерную обработку документации. • Информационные технологии позволяют обеспечить удобное хранение документов. • Организация регистрации (учета) документов • Качество работы с документами существенно повышается с внедрением локальной сети. • Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в «электронном офисе» , уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки.
Корпоративная информационная система Внутренняя структура информационной системы компании Таким образом, в зависимости от целей и задач менеджмента мы можем говорить об автоматизации документооборота как о ИС автоматизирующем отдельный процесс, или о КИС где документооборот – одна из автоматизируемых подсистем, тесно взаимодействующая с другими подсистемами.
Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия Проблемы, возникающие при организации службы документационного обеспечения управления на предприятии: • определение статуса службы в структуре организации • комплектование службы только высококвалифицированными, профессионально подготовленными кадрами. • разработка полного пакета нормативно-правовых актов и методических документов. • внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация.
Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия
Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия Таблица 1. – Основные типы решений и их соотношение 1. 1. 1. Вид решений детерминированные рутинные реорганизационные Доля решений, % 6, 9 91, 1 2, 0 Таблица 2. – Распределение решений по сферам деятельности и их соотношение Сфера действия решений 1. ТБ и ГО 2. Режим труда 3. Наказания: Доля решений, % 6, 9 17, 8 Выговоры, замечания 36, 4 Депремирование 4. Поощрения: 63, 6 7, 7 Работникам-ветеранам предприятия и пр. 75, 5 За инициативу, качество работы 5. Оплата труда 6. Контроль 24, 5 27, 9 10, 9
Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия Таблица 4. – Карточка-анкета связей между подразделениями Административный отдел – Бухгалтерия Тип контактов 1. 1. 1. Прямая связь: … … … ИТОГО Обратная связь: … … … ИТОГО Виды связей между подразделениями по критерию налаженности документооборота Систематичес Периодическ Редкие, не кие, слабо налаженные связи 7 4 10 17 4 5 2 1 5 3 Итог о 21 8 Каждый контакт между подразделениями оценивается на основе опроса руководителей и конкретных исполнителей данных подразделений в баллах от 1 до 10. Бальная шкала может формироваться самим предприятием, в качестве примера предлагается следующая: - систематические налаженные связи – 7 – 10 баллов; - периодические слабо налаженные связи – 4 – 6 баллов; - редкие не налаженные связи – 1 – 3 балла.
Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия К примеру вес связи «Административный отдел – Бухгалтерия» будет иметь следующие значения: Для «прямой связи» : (21 / 30) = 0, 7; Для «обратной связи» : (8 / 30) = 0, 3.
Методы анализа документооборота Для описания документооборота и обработки информации используются диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD). В результате обследования предприятия строится функциональная модель существующей организации работы AS-IS (Как есть). На основе модели AS -IS достигается консенсус между различными единицами бизнеса по тому, "кто что сделал" и что каждая единица бизнеса добавляет в процесс Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели ТО-ВЕ (Как будет) - модели новой организации бизнес-процессов.
Оптимизация бизнес-процессов с помощью имитационного моделирования Метод функционального моделирования позволяет обследовать существующие бизнес-процессы, выявить их недостатки и построить идеальную модель деятельности предприятия. Однако часто возникает задача оптимизации конкретных технологических процессов, исследования влияния различных параметров на тот или иной технологический процесс. В этом случае функциональной модели может оказаться недостаточно. Для оптимизации технологических процессов целесообразно использовать метод имитационного моделирования.
Принципы создания информационной системы документооборота: • принцип системности; • принцип открытости; • принцип стандартизации (унификации); • принцип эффективности • масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания; • автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами; • гибкость управления доступом ко всему спектру документов; • возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Webбраузеры; • открытая, расширяемая архитектура; • доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.
Корпоративное управление документами • • • Системы электронного управления документами (ЭУО), ориентированные на бизнес-процессы. Корпоративные системы электронного управления документами. Системы управления содержанием. Системы управления информацией (порталы). Системы управления образами. Системы управления потоками работ. Классификации систем, по типу решаемой системой задачи • Системы автоматизации делопроизводства. • Системы организации и управления архивами документов. • Системы ввода документов и системы обработки образов документов. • Системы управления стоимостью хранения документов. • Системы маршрутизации документов. • Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов (варианты — системы электронного управления документами, системы управления потоками работ — бизнес-процессами).
Тактические и стратегические преимущества от ЭУД • • • Физическое освобождение места; Уменьшение затрат на копирование; Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде; Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование; Уменьшение затрат на бумагу. Повышение продуктивности работы
Тактические и стратегические преимущества от ЭУД Недостатки ЭУД: • Высокая стоимость данных систем автоматизации и их внедрения. • Отсутствие высококвалифицированного персонала для работы с ними. • И, самое главное, недостаточная прозрачность и четкость бизнес-процессов на украинских предприятиях (хаос невозможно автоматизировать).
Модель анализа функциональности систем автоматизации Линия на рисунке очерчивает подмножество функций, реализованных конкретной системой. Согласно данной модели, все функции системы делятся на восемь групп. • Функции навигации и организации доступа к информации • Функции учета документов, или средства развертывания картотеки, • Функции работы с архивом документов и обработки изображений • Функции маршрутизации документов и контроля их состояния • Средства автоматизации бизнес-процессов • Средства организации групповой работы • Функции поиска и управления знаниями • Возможности расширения функциональности
Внедрение системы Срок внедрения системы также зависит от множества факторов, перечислим основные: Класс системы. • Масштаб внедряемой системы. • Настраиваемость системы. • Обследование организационной структуры предприятия • Составление номенклатуры документов • Адаптация системы на основе информации • Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация. • Окончательная настройка системы с учетом недостатков, выявленных во время опытной эксплуатации. • Обучение персонала организации.
Подсистемы документооборота Перечень наиболее распространенных подсистем документооборота: • Системы автоматизации делопроизводства; • Архивы документов; • Системы ввода документов и системы обработки образов документов; • Системы управления стоимостью хранения документов; • Системы маршрутизации документов; • Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Заключение Рекомендации специалистов-практиков для преодоления общих проблем внедрения систем УЭД. • Сделайте переход к системе электронного документооборота постепенным. • На этапе подготовительной работы найдите сторонников-энтузиастов • Сделайте руководителя компании убежденным сторонником внедрения системы документооборота. • При отсутствии упорядоченного документооборота в организации необходимо запустить «пилотный» проект. • Учтите, что существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять ЭЦП • Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота. • Если в организации имеется бумажный архив документов • Если же в организации никакого архива нет, то сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах • Современные компании, ориентированные на внедрение современных концепций управления организациями
Заключение http: //www. docflow. ru http: //www. doc-online. ru http: //www. interface. ru
Скачать презентацию Технология анализа и автоматизации документооборота Лекция Электронный документооборот
04. Электронный документооборот.ppt