ТЕХНИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Требования к бланкам Размеры листов

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Требования к бланкам Размеры листов бумаги устанавливает стандарт ИСО 216:1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В». Отношение длины листа к ширине во всех форматах равняется отношению квадратного корня из двух к единице (1,4142:1).

Основные форматы документов управления А4 и А5. Допускается формат А3.

Требования к конвертам приведены в ГОСТ Р 51506–99 «Конверты поч-товые. Технические требо-вания. Методы контроля». Форматы этого ряда — среднее геометрическое между А и В рядов форматов с одинаковым номером. Форматы ряда С используются для обозначения форматов конвертов.

Качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы). Характеристики отображения текста, нанесённого на бумажную основу. Размещение полей и разметок. Требования к бланкам Для изготовления бланков следует применять плот-ную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а белизна — не менее 90 %) (подробнее см. ГОСТ 9327–60). Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случай-ном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесённый на бланк, должен хорошо читаться. Формат бланка выбирается в зависимости от объёма текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Поля При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Для брошюруемых документов левое поле 30 мм 30 20 20 15

Нумерация страниц 3 3 При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляют посе редине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или с.) и без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов и пр.). Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечётные номера проставляются на лицевой стороне, а чётные на обратной. Номер на первой странице не ставится.

Угловое расположением постоянных реквизитов Продольное расположение постоянных реквизитов

Межстрочные интервалы Текст документов печатать: на бланках формата А4 — через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее — через один межстрочный интервал. Реквизиты документов печатать: состоящие из нескольких строк — через один межстрочный интервал строчными буквами с первой прописной ; составные части одного реквизита — через 1,5–2 межстрочных интервала Реквизит от реквизита печатать через 2–4 меж-строчных интервала. : 0....1..........2.......3.......4.......5.......6.......7 5 уд. 16 уд. 24 уд.32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд. Счёт ведётся от границы левого поля. Положение табулятора печатающего устройства Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) 28 знаков.

Нулевое положение табулятора наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечис-ленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверя-ющего документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; второй гриф утверждения документа; слова «Примечания. Первое положение табулятора: начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных). Второе положение табулятора: регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа.

Шрифты, используемые для оформления документа гарнитурой, начертанием, насыщенностью, размером. Характеристики шрифта: Гарнитура — совокупность шрифтов, объединённых общими стилевыми признаками, отличными от других шрифтов, т.е. совокупность начертаний, объеди-нённых общим характером графического построения знаков и решением их элементов (Times New Roman, Arial и т.д.). Начертание шрифта — комплект строчных и прописных знаков, цифр, знаков препинания, спецзнаков и символов. Начертания шрифтов любой гарнитуры отличаются цветовой насыщенностью, пропорциями, контрастностью и наклоном знаков (светлое, полужирное, курсивное или наклонное, нормальное, узкое или широкое). Насыщенность шрифта определяется изменением толщины основных и соедини-тельных штрихов одно-имённых знаков в различных начер-таниях. В рамках одной гарнитуры на-сыщенность может изменяться от сверх-светлой до сверх-жирной.

Размер шрифта (кегль) — высота буквы или знака в строке с просветом над и под ними (заплечики), чтобы их штрихи в смежных строках не сливались друг с другом. Кегль обозначается в пунктах. Например, кг. 10 — шрифт, кегль которого равен 10 пунктам. Пункт — единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt. 1 pt = 0,352 мм.

Шрифты с засечками (серифные), например шрифты гарнитуры Times: Аа, Бб, Вв и т.д.; шрифты рубленные (гротески), например шрифты гарнитуры Arial: Аа, Бб, Вв и т.д.; шрифты свободного стиля — декоративные, рукописные, рекламные и прочие шрифты. Классификация шрифтов: Рекомендуются шрифты: Гарнитуры Times New Roman, размер № 12, 13, 14, 15; гарнитуры Arial, размер 12, 13, 14.

Структура реквизита «текст» ВВОДНАЯ ЧАСТЬ (ВВЕДЕНИЕ) ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ (ОСНОВНОЙ ТЕКСТ) ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ (ЗАКЛЮЧЕНИЕ) ПРИЛОЖЕНИЕ Структури-зация по подразделам, пунктам Структури-зация по абзацам Структуриза-ция в зависимости от способа представле-ния текста в составе приложения

Представление текста Максимальная длина стандартной строки официального документа равна 64 печатным знакам. Текст подлинника документов организации печатается без оборота. Сложные и большие по объёму документы рекомендуется делить на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Распечатка электронных копий документов и снятие копий с документов могут производиться с оборотом.

Текст может быть представлен в виде: таблицы анкеты сплошного текстового массива соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

К таблице предъявляются следующие требования: 1) соответствие тематического заголовка содержанию таблицы; 2) соответствие содержания таблицы её задаче; 3) соответствие места основных частей таблицы их логическому значению; 4) логическая соподчинённость элементов 5) таблица не должна содержать данных, без которых она может быть прочитана и понята 6) таблица должна быть удобочитаемой; 7) единообразие построения однотипных таблиц.

Таблица 2 Тематический заголовок

Нумерации таблиц Таблицы нумеруют арабскими цифрами (1, 2, …) сквозной нумерацией в пределах всего текста, за исключением таблиц приложений. Номер указывают арабскими цифрами (без знака номера перед ним, без точки на конце). Нумерационный заголовок не нужен, если таблица единственная в документе.

ТЕМАТИЧЕСКИЙ ЗАГОЛОВОК необходим, когда таблица имеет самостоятельное значение. Он может быть опущен, если таблица нужна только по ходу чтения основного текста. Не требуется тематический заголовок, когда таблица целиком составляет содержание раздела или подраздела. Тематический заголовок таблицы ТЕМАТИЧЕСКИЙ ЗАГОЛОВОК определяет тему и содержание таблицы. Ставят тематический заголовок над таблицей под её нумерационным заголовком или после него, выделяют шрифтом (обычно полужирного или курсивного начертания), без знака препинания в конце. . ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ к заголовку — точность, соответствие назначению и содержанию таблицы, выразительность и краткость.

МНОЖЕСТВЕННОЕ ЧИСЛО ставят только тогда, когда среди текстовых показателей графы есть такие, которые поставлены во множественном числе, или когда в единственном числе заголовок передаёт не то значение, которое нужно, или когда слово в единственном числе не употребляется. В остальных случаях употребляют форму единственного числа. Заголовки граф ЗАГОЛОВКИ ставят в именительном падеже в единственном или множительном числе без произвольного сокращения слов. Пример 1

Нумерация граф (когда необходима ссылка на графы) Употребление прописных и строчных букв Одноярусная головка — все заголовки пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной головке

Заголовки строк в боковике пишут с первой прописной, с прописной начинают также текст в графах Расположение заголовков граф внутри своей ячейки

Расположение заголовков граф внутри своей ячейки Знаки препинания

Расположение записей Записи, размещаемые в графах справа, следует начинать печатать на уровне последней строки текста в основной графе, если эти записи размещаются на одной строке, и на уровне верхней строки, если записи размещаются на двух и более строках.

1 — словесное определение; 2 — буквенное обозначение; 3 — обозначение единицы измерения; 4 — указание об ограничении (от, до, не более, не менее). Порядок расположения элементов одного заголовка Элементы располагают в следующем порядке: Длина l, м, не более Пример Единицы физических величин Употребляются в форме, установленной нормативными документами (см. ГОСТ 8.417-81). Рекомендуется присоединять их к предшествующей части заголовка без предлога и не в скобках, а после запятой. Пример Сумма, руб. Напряжение, Вт

Среднегодовая температура, ОС НЕ ДОПУСКАЕТСЯ: Разделение граф в головке таблицы диагональными линиями Оставлять ячейку головки над боковиком пустой

НЕ ДОПУСКАЕТСЯ: Включать в таблицу графу «Номер по порядку» Включать в таблицу графу «Единица измерения»

Заголовки Итого, Всего Заголовки «Итого» и «Всего» выделяются разрядкой, полужирным шрифтом, курсивом или прописными буквами, но единообразно по всему документу, и форматируются по правому краю.

Соединительный заголовок «В том числе» Повышение выразительности прографки оформительскими приёмами

Выделение шрифтом важнейших данных Числовые значения в одной графе должны иметь одинаковое количество десятичных знаков. Например: 0,12; 6,35; 7,00 (при одинаковой единице измерения).

Указание об отсутствии явления Если нет данных, ставится прочерк. При отсутствии сведений о них ставится многоточие.

Расположение чисел в графах 1. Числовые значения одной величины 2. Числовые значения разных величин 3. Диапазон значений величин

Красная строка Тире 4–5 символов. Устанавливают по линейке или через команду «Первая строка – Отступ» Параметра «Абзац. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ применение знака табуляции или тем более несколько пробелов для обозначения красной строки, которые приводят к «негибкому» форматированию (а порой текст с подобным обозначением красной строки не пригоден для форматирования!) Строка не должна начинаться с тире, поэтому перед тире необходимо вставлять неразрывный пробел (одновременно нажать Ctrl Shift пробел).

Кавычки В русском языке применяются французские «елочки», а для «кавычек ,внутри“ кавычек» — немецкие ,лапки“. В английском языке пользуются “английскими двойными” для кавычек первого уровня и ‘английскими одинарными’ для “кавычек ‘внутри’ кавычек”.

Сокращения Однотипные слова и словосочетания должны одинаково сокращаться или не сокращаться по всему тексту. Для всех грамматических форм одного и того же слова следует применять одно и то же сокращение, независимо от рода, числа, падежа и времени. Сокращения типа: шт., экз., прил., примеч., п., пп., разд., рис., табл., ч., г., гг. применяются только в сочетании с цифрами. Например: 5 шт., 100 экз., ч. 3. Без цифр эти слова пишутся полностью. Не допускаются сокращения типа вм. (вместо), ур-ние (уравнение), ф-ла (формула), п.ч. (потому что), ок. (около) и другие. Буквенные сокращения технических величин применяются только в формулах (t = 45С), в тексте их писать словами: температура 45.

Общепринятые сокращения, употребляемые самостоятельно

Общепринятые сокращения, употребляемые при цифрах

Размерность одного и того же параметра в пределах одного документа или связанных между собой документов должна быть постоянной (в одной из установленных единиц). Например: 30 с или 0,5 мин В некоторых случаях (если это не затрудняет понимание) наряду с основным наименованием допускается параллельное. Спецзнаки (…′, …″, …’; …о) пишут слитно с последней цифрой. Например; 30оС Знаки №, (о), % ставятся при цифрах. Например: № 1, не более 6о, на 10 %. Без цифр эти знаки писать только словами Например: номер параграфа, несколько процентов. Указанные знаки для обозначения множественного числа не удваиваются и не повторяются. Например: № 2, 4, 5.

Цветовое оформление Цветовая модель RGB (основные цвета: красный Red, зеленый (Green), синий (Blue) Аддитивная цветовая модель RGB Цветовая модель CMYK (основные цвета: голубой (Cyan), пурпурный (Magenta), желтый (Yellow) Субтрактивная цветовая модель CMYK

Круг естественных цветов по Гете Большой цветовой круг Освальда

Воздействие цвета на человека

УПРАЖНЕНИЯ

Температура горячих мастик при приготовлении и применении, 0С: Таблица ЗАДАНИЕ 1

ЗАДАНИЕ 2

ЗАДАНИЕ 3

ЗАДАНИЕ 4

ЗАДАНИЕ 5

ЗАДАНИЕ 6

Динамика кредитных операций ЗАДАНИЕ 7

Дополните фразу Тексты писем, факсов и других документов не должны быть больше а) одной страницы б) двух страниц в) неограниченное количество страниц При наличии лексических вариантов предпочтение отдают стилистически нейтральным единицам а) надо б) необходимо После предшествующего текста перечню, если в этом тексте содержится слово или словосочетание, указывающее на перечисление, ставят а) двоеточие б) точку ЗАДАНИЕ 8

Если связь текста с перечнем ослаблена, то после текста, предшествующего перечню, ставят: а) двоеточие б) точку Если предшествующий текст не имеет обобщающего слова или словосочетания, то необходимо текст оформлять так: а) Данные расположите в зависимости: от назначения оборудования; от вида или группы оборудования, представленного на рынок; от соотношения спроса и предложения на рынке. б) Данные расположите в зависимости от: назначения оборудования; вида или группы оборудования, представленного на рынок; соотношения спроса и предложения на рынке. в) Данные расположите в зависимости от факторов: назначения оборудования; вида или группы оборудования, представленного на рынок; соотношения спроса и предложения на рынке.

Дополните фразы: Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставить .точку.. . Если примечаний несколько, то после слова «Примечания» ставить двоеточие . Сокращенные обозначения единиц измерения применять только при цифрах. Сокращенные обозначения единиц, наименования которых образованы по фамилиям ученых, писать с прописной буквы. Последовательность расшифровки буквенных обозначений (экспликации) величин должна соответствовать последовательности их перечисления в формуле . Примечания нумеруют: арабскими цифрами с точкой арабскими цифрами без точки римскими цифрами строчными буквами со скобкой

Выберите правильный вариант записи ЗАДАНИЕ 9

Выберите правильный вариант написания

Выберите правильный вариант записи формулы и экспликации к ней ЗАДАНИЕ 10

Джон Прайс занимает должность помощника по торговле. Он стар и старомоден. Стив Роше гораздо моложе, энергичнее и любит пошутить. Оба служат в фармацевтической компании Wonderdrugs Limited. Их обоих попросили написать врачам приглашения на завтрак по поводу выпуска нового препарата «Topturn» для лечения травматизма. Оба письма содержат одну и ту же информацию, но написаны они по-разному. Сравните эти письма. Проанализируйте стили ЗАДАНИЕ 11

Уважаемый коллега Пишу, чтобы пригласить Вас на завтрак, который состоится в понедельник, 3 марта 2004 г. в гостинице «Шип» в Ньютауне. Приглашаем Вас на аперитив к 12.00. Ланч будет подан в 13.00. Вам будет предложен большой выбор блюд и напитков за счет нашей компании. После завтрака мы приглашаем Вас на просмотр короткометражного видеофильма, рассказывающего о нашем новом лекарстве «Topturn», которое, как утверждают, является эпохальным открытием в лечении ревматизма. В ближайшее время «Topturn» появится в Великобритании и несомненно, вызовет у Вас большой интерес как средство, необходимое Вашим пациентам. Надеемся, что Вы сможете присоединиться к нам и своевременно сообщите об этом. Искренне Ваш

Прочитайте текст письма, определите, какие ошибки допущены, отредактируйте текст в соответствии с требованиями официально-делового стиля. На Ваше заявление Алексинская швейная фабрика индпошива и ремонта одежды по заказам населения сообщает. Факты, изложенные в заявлении, подтвердились. Администрация фабрики приняла меры для срочного выполнения Вашего заказа. Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики. Меры приняты. Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны согласно приказа фабрики от 13.10.92. № 76/2. Сменному мастеру Волковой В.В. объявлен выговор, закройщик Гусев А.П. переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды. Дир. фабрики А.Ю. Петрова ЗАДАНИЕ 13

РЕШЕНИЯ

Температура горячих мастик при приготовлении и применении, 0С ПРАВИЛЬНО ОТВЕТ К ЗАДАНИЮ 1

ПРАВИЛЬНО ОТВЕТ К ЗАДАНИЮ 2

ОТВЕТ К ЗАДАНИЮ 3

ПРАВИЛЬНО ОТВЕТ К ЗАДАНИЮ 4

ПРАВИЛЬНО ОТВЕТ К ЗАДАНИЮ 5

ОТВЕТ К ЗАДАНИЮ 6

Динамика кредитных операций ОТВЕТ К ЗАДАНИЮ 7 задание

Уважаемый Алексей Иванович! Изложенные в вашем письме факты задержки заказа (квитанция № 714305) и грубости работников фабрики проверены и полностью подтвердились. Приказом по фабрике от 13.10.92 №76/2 сменному мастеру Волковой В.В. объявлен выговор, закройщик Гусев А.П. на месяц переведен на нижеоплачиваемую работу. Ваш заказ передан другому закройщику и будет выполнен в течение недели. Приносим Вам свои извинения. Директор фабрики А.Ю. Петрова ОТВЕТ К ЗАДАНИЮ 13