Тема Вторичные объективные законы организации Информационная среда

Тема: Вторичные объективные законы организации.

Информационная среда в виду её важности. Является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и т. д. информационная среда управления подчиняется действию закона информированностиупорядоченности.

Упорядоченность в организации это гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, экономики и т. д. , а также наличие между элементами коэффициента пропорциональности (установленного взаимодействия, взаимовлияния).

Закон информированностиупорядоченности: Это закон, согласно которому, чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем большую вероятность устойчивого развития, она имеет (самосохранения).

Данный закон требует от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрение передовых технологий в том числе автоматизированных рабочих мест.

Из закона информированностиупорядоченности вытекают следующие следствия:

Следствие 1. ( негативное) достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации.

Существует естественно–максималистическое стремление человека и компании приобрести больше информации абсолютно достоверной, сверхвысокой ценности, секретной. Это приводит к большим затратам финансовых средств, информационной избыточности, использованию криминальных источников, к перенасыщению информацией ( цифрами, таблицами и т. д. ), в результате создаются проблемы обработки. Хранения и оценки полученной информации.

Следствие 2. (позитивное) информированность работника после достижения верхнего. Критического, уровня, переходит в компетентность работника.

Каждый работник повышает свою квалификацию изучая литературу, посещая лекции и семинары. При этом информация не сразу переходит на уровень теоретических или практических знаний, часть её теряется, часть накапливается постепенно, объединяется с другой, создавая какой-то цельный набор в определенной области. Достигнув необходимых объемов и пропорций, эта информация становится полезной для решения конкретных задач, а её носитель приобретает новый уровень компетентности.

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики: объём, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Объем информации должен рассматриваться с двух сторон- как объем символьной и воспринимаемой информации.

Объем символьной определяется количеством букв, знаков, символов. И обычно выражается в символах или байтах ( в документе имеется 900 символов).

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком -либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, форма представления (текст, графика, формулы, звук). Объем воспринимаемой информации имеет 3 уровня: 1. Информационная избыточность; 2. Субминимальный уровень; 3. Недостаток информации.

Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности.

Субмимальный уровень информации – минимальный объем информации для конкретного человека, при которой он может принять решение. Этот уровень- величина субъективная и её следует подстраивать под конкретного человека. Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность человека.

Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений.

Монополизация проявляется в 2 направлениях: 1. Засекречивание части необходимых сведений; 2. Стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального уровня и материального статуса.

Достоверность информации – это процент реальных сведений к общему объему информации. Достоверность имеет 3 уровня: 1. 2. 3. Абсолютный (100%); Доверительный (белее 80%); Негативный (менее 80%).

Достоверность во многом зависит от использования системы документооборота, чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше её достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от способа её сбора и обработки. Достоверность зависит также от времени обработки и передачи информации

Ценность характеризует информацию как материальную или интеллектуальную продукцию, имеющую потребительскую стоимость. Она определяется снижением затрат материальных или интеллектуальных ресурсов (материалов, денег, времени) или повышением прибыли на принятие правильного решения.

Выделяют четыре уровня ценности информации: нулевой, средний, высокий и сверхвысокий.

Нулевому уровню соответствует искаженная, некачественная, ложная, недостоверная, неточная, неэффективная, повторяющаяся, противоречивая информация. Этот уровень переводит термин «информация» в термин «данные» . Часто нулевой уровень приводит к ошибочным решениям, наносящим ущерб компаниям.

Среднему уровню соответствует информация, полученная от высокопрофессиональных специалистов компании работающих в системе программно-целевого или регламентного управления. Она характеризуется как доказательная, достоверная, лаконичная. Материальная, необходимая, основная, полезная, точная.

Высокому уровню соответствует информация. Созданная в научноисследовательских учреждениях, венчурных компаниях, работающих в системе инициативных технологий управления. К ней относятся изобретения, научные открытия, новые идеи, инновационные технологии, маркетинговые исследования, товары и услуги, удовлетворяющие новому актуализированному набору существующих потребностей.

Сверхвысокому уровню соответствует информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом как выдающаяся. Свидетельство тому является присуждение ученым и практикам международных премий и т. д.

Насыщенность информации соотношение полезной и так называемой фоновой (непрофессиональной) информации. Математическая интерпретация насыщенности информации имеет следующий вид: Н=[П/(П+Ф)] * 100% Где: Н- насыщенность информации; П- объем полезной информации; Ф- объем фоновой информации.

Профессиональная информация содержит данные в виде текста, цифр, таблиц, звука, видеоизображений. Она отражает суть рассматриваемого задания и служит для решения конкретных проблем управления или производства. Например. Бухгалтерский учет для налоговой инспекции включает множество форм, заполненных по определенным правилам.

Фоновая информация служит для лучшего восприятия работником профессиональной информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня или предварительной настройки внимания на заданную тему. Её надо готовить с такой же тщательностью как и профессиональную. Избыток фоновой информации может привести к отвлечению внимания работников от сути рассматриваемого вопроса, переключению его внимания на несущественные детали

Выделяют 3 уровня насыщенности: 1. 2. 3. Высокий (около 100%)- фоновая информация практически отсутствует; Нормативный (около 70%) – объем профессиональной информации 70%, фоновой 30% Низкий (менее 50%) – объем профессиональной информации менее 50%, фоновой более 50%. Нормативный уровень- это самый приемлемый уровень насыщенности информации для эффективной управленческой деятельности.

Открытость информации – это возможность предоставления её различным контингентам пользователей. Выделяют 3 уровня открытости информации:

Секретная ( государственная тайна) – отражает глобальные потребности государства (в безопасности, стабильности). Она имеет ограничения на пользование. Степень секретности информации отражается в трёх грифах: особая важность, совершенно секретно, секретно.

Конфиденциальная (служебная) – отражает корпоративные потребности и интересы формальных и неформальных организаций. Информация имеет ограничение в пользовании. Эти ограничения определяются руководством компании или лидером неформальных образований. В компании, не имеющей специального государственного заказа, такой информации недолжно быть.

Публичная (открытая информация) – отражает разносторонние интересы общества и личности к ней относятся публикация в СМИ, сведения, полученные на выставках, презентациях, материалы лекции. Рассмотренные характеристики информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной, влияет на другие.

Конечная обработка информации используемая руководителем для разработки управленческого решения, должна иметь следующие уровни характеристики: l Ценность (средний и высокий уровень); l Достоверность (абсолютный уровень); l Насыщенность (нормативный уровень); l Открытость (конфиденциальный и открытый уровень).

Тесты. 1. Найдите правильное определение закона информированностиупорядоченности. 1) Закон согласно которому каждая система стремится достичь наибольшей суммы потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла; 2) Закон, согласно которому каждая материальная система стремится к наиболее экономному функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций; 3) Закон, согласно которому, чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем большую вероятность устойчивого развития, она имеет; 4) Закон согласно которому каждая система стремится сохранить себя и использует для этого весь свой потенциал.

2. Какие требования предъявляет этот закон к руководителям? 1) 2) 3) 4) Создание и развитие источников информирования организации, повышение квалификации сотрудников; Увеличение доли ликвидного имущества организации; Найти такой набор потенциалов при котором ресурсы оптимально воздействовали бы между собой; Повышение производительности организации.

3. Сколько следствий вытекает из закона информированностиупорядоченности? 1) 1; 2) 2; 3) 3; 4) 5.

4. Выбрать «негативное» следствие из закона Информированности-упорядоченности: 1) 2) 3) 4) Успешное развитие и рост организации могут привести к синдрому большого бизнеса; Максималистическое стремление компании получить больше достоверной информации приводит к большим затратам и проблемам её хранения; Созидательные ресурсы компании направлены на предотвращения разрушительных воздействий; Необходимо создание рекомендаций по совершенствованию системы управления.

5. Суть 2 -го следствия «позитивного» из закона Информированности-упорядоченности: 1) 2) 3) 4) В том чтобы отделить ценную информацию от ненужной; В создании стратегии развития организации; В создании рекомендаций по совершенствованию системы производства и управления; В том, что каждый работник повышает свою квалификацию, изучая литературу, при этом он постепенно накапливает поступающую информацию, переходит на новый уровень компетентности.

6. Для чего нужен закон информированностиупорядоченности? 1) Знания этого закона могут активизировать деятельность руководителя по поиску наилучшего набора ресурсов; 2) Для того, чтобы руководитель правильно распределил полномочия между сотрудниками; 3) Для того, чтобы организация обладала нужной ей информацией, информационная среда является важным объектом управления наряду с персоналом. 4) Для повышения квалификации работников.

7. Найти правильное определение упорядоченности в организации. 1) 2) 3) 4) Гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала и т. д. ; Постепенное качественное и количественное развитие; Переход в организации от низкого к высокому, от простого к сложному; Введение обновленного набора простого составляющего объекта в одно целое.