Тема урока: Составление и оформление делового письма

Тема урока: Составление и оформление делового письма

Ø Деловое письмо – это документ применяемый для связи и передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть юридические и физические лица.

Деловые письма оформляются на бланке для писем формата А 4 и имеют следующий состав реквизитов (формуляр): 1. Государственный герб РФ или субъекта РФ или эмблема организации 2. Наименование организации (полное и сокращенное) 3. Коды – ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП 4. Справочные данные об организации 5. Дата 6. Регистрационный номер 7. Ссылка на индекс и дату входящего документа (для писемответов) 8. Адресат 9. Заголовок к тексту 10. Текст 11. Подпись 12. Фамилия и телефон исполнителя

Текст письма является основным реквизитом, печатается через 1 -1, 5 межстрочных интервала и недолжен занимать более одной страницы. Ø Структура текста: 1. Введение. В нем излагаются причины или повод для составления письма или делаются ссылки на поступившее ранее письмо. 2. Основная часть. В ней приводятся доводы, факты, цифровые данные, делаются логические выводы. 3. Заключительная часть. Содержит сведения о том, что бы вы хотели от адресата и кто должен принять те или иные меры по выполнению просьбы, а так же излагаются предложения, согласие, отказ, разрешение. Ø

Тон письма должен быть корректным, деловым. При составление текста письма используйте простые предложения. Ø Любое письмо должно начинаться с обращения. Отсутствие обращения может быть истолковано как пренебрежение к адресату и нарушение этикета деловой переписки. Наиболее распространенными обращениями являются: Уважаемый (имя и отчество)! Уважаемый господин / госпожа, (имя, имя и фамилия)! Уважаемые господа! Уважаемые коллеги! Глубокоуважаемый, (имя и отчество)! Глубокоуважаемый господин! Ø

Ø Ø Ø Ø Заканчивается письмо заключительной формулой вежливости. Выбор заключительных предложений зависит прежде всего от содержания письма. Так, можно повторить благодарность, высказанную в начале, просто поблагодарить за помощь, уделенное внимание : С уважением…, Позвольте еще раз поблагодарить Вас Выражаем еще раз благодарность Благодарим за помощь Еще раз спасибо Вам за все, что Вы сделали для… Еще раз выражаем искреннюю благодарность за постоянную поддержку Еще раз благодарим и выражаем надежду, что… Позвольте еще раз поблагодарить Вас за… Еще раз благодарю за оказанную мне честь

Виды деловых писем Ø Письмо-просьба - это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу - организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу. Примеры фраз делового письма – просьбы: Ø Обоснование просьбы: Ø В связи с…Учитывая…Ввиду…Исходя из…В целях…На основании… Согласно…В соответствии с… Текст просьбы: Ø Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить/проинформироват ь/срочно выслать … Ø Обращаемся к Вам с просьбой… Ø Просим Вашего содействия в… Ø Просим Вашего согласия на… Ø Также просим Вас…. Ø Письмо-просьба требует написания письма-ответа.

Ø Письмо-ответ (отказ) строится по логической схеме: а) повторение просьбы на которую составляется ответ; б) обоснование причины отказа; в) констатация отказа

Письмо-запрос –составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайслист, каталоги и образцы продукции и т. п. Ø При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения. Ø Логическая схема письма-запроса: а) цель письма; б) суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т. п. ); в)выражение надежды на сотрудничество; благодарность Ø Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа. Ø

Письмо-напоминание - это побуждение получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т. п. Составляют письмонапоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой. Ø Логическая схема письма-напоминания: а) ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки; б) просьба выполнить условия контракта; в) основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости). Ø

Ø Сопроводительное письмо. Составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Ø Письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт; Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Ø Письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п. ). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным; Ø Ø Циркуляр – это письмо-распоряжение, которое рассылает вышестоящая организация своим подведомственным организациям с указанием о выполнении каких-либо действий или с требованием отчета о выполнении какой-либо работы.

Классификация деловых писем Ø Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки. По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: 1. Письма, требующие ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др. ). Письма-ответы должны всегда содержать реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа» 2. Письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др. ). Ø Письма можно классифицировать по аспектам: 1. Одноаспектные – посвященные одному вопросу; 2. Многоаспектные – в них рассматривается несколько вопросов Ø

Правила этикета при ведении деловой переписки Ø Домашнее задание