Тема: Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД). Порядок оформления служебных документов определен ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , в которых изложены правила оформления каждого реквизита документа. Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Реквизит это обязательный элемент оформления официального документа.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нём перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. В стандарте ГОСТ Р 6. 30 -2003 перечислено 30 реквизитов. Изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита , каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков: Øбланк письма Ø общий бланк Ø бланки конкретного вида документа (например, приказа, акта и т. д. ) • бланк должностного лица. Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: • 20 - левое; • 10 - правое; • 20 - верхнее; • 20 - нижнее.
Образец общего продольного бланка организации ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ВНИИДАД
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) 103012, Москва, Центр, Б. Черкасский пер. д. 5/2/6 Тел. 923 -00 -54 Факс: 923 -23 -60 Е-mail VNIIDAD@dataforce. net. ______№__________ На №____от_________ Образец углового бланка письма организации
Бланк письма Общий бланк Герб Эмблема организации Наименование организации – автора документа Справочные данные об Место для наименования вида организации – авторе Дата документа Регистрационный документа номер документа Ссылка вид документа) Дата документа на регистрационный номер и дату документа (или Регистрационный номер документа Место составления или издания документа
Герб. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления данной продукции. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации. В организациях гербовые бланки номеруются и учитываются раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), хранятся в опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются руководителем организации.
Эмблема. В бланке коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак. Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации. Её использование регулируется с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520− 1 (с изм. от 24 декабря 2000 г. , 30 декабря 2001 г. , 11 декабря, 24 декабря 2002 г. ). и Уставом (Положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.
Наименование организации – являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках). При наличии у организации вышестоящей организации ее наименование указывают выше наименования организации автора документа. Например, МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВНИЯ «КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» (КГЭУ) Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, указывают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках - национальном и русском на одном уровне продольного бланка.
Справочные данные об организации – содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Справочные данные об организации в бланке письма включают: Ø почтовый или юридический адрес; Øместо нахождения; Øномера телефонов; Øномера телефаксов, Øсчетов в банке; Øадрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Адрес организации пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221. Данный реквизит проставляется только на бланках писем, например: РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул. , д. 82, Москва, 117393 Тел. /факс (095) 718 -78 -74 Е-mail: mail@vnidad. ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001
Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом. Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков - восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03. 04. 2013. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты - 21 мая 2013 г. , применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек.
Место составления или издания Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации» . Например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает в г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должен указать - Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т. д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т. д.
ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ Максимально реквизит адресат может состоять из следующих составных частей: Øнаименование учреждения, организации (в именительном падеже); Øнаименование структурного подразделения (в именительном падеже); Øуказание должности получателя (в дательном падеже), Øинициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: С. И. Иванову); Øпочтовый адрес. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например Минтруд России Департамент труда и занятости населения
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией. Например: Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А. А. Соколову При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата. Например: Генеральному директору объединения “КВАНТ” С. И. Платову
При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов Московской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. На почтовых отправлениях адрес пишется в следующей последовательности: • наименование адресата (наименование организации – юридического лица или имя, отчество, фамилия для физического лица); • название улицы, номер дома, номер квартиры; • название населенного пункта (города, поселка и т. п. ); • название области, края, автономного округа (области), республики; • страна (для международных отправлений); • почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Редакция журнала «Комби» Путинковская ул. , д. 45, Москва, 123846 При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес, затем почтовый адрес. Например: Н. Г. Сазонову Ул. Королева, д. 8, кв. 27, Москва, 129515 Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка.
Скачать презентацию Тема Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации
Tema_3.pptx