Тема: Технология работы с документами
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три типа документопотоков: документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
1. Движение входящих документов включает: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию документов в учетных формах; рассмотрение документов руководителем и принятие управленческого решения; передачу на исполнение; исполнение документов; направление исполненного документа в дело.
2. Работа с исходящими документами : Начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям
3. Движение внутренних документов: На стадии создания - аналогично движению исходящей документации до момента ее регистрации. Если внутренний документ не требует исполнения, его после регистрации подшивают в дело. Если требуется исполнение, то документ размножают в нужном количестве и передают исполнителям.
4. Регистрация и поиск документов Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ: Сообщения о заседаниях Сводки и информация для сведения Учебные планы и программы Прейскуранты Поздравительные письма Пригласительные билеты Бухгалтерские документы Планово-финансовые документы Печатные издания (книги, журналы) и пр.
5. Контроль исполнения документов Цель контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Организация системы контроля позволяет решать следующие задачи: Учет хода исполнения документов Выявление нарушений сроков исполнения Информирование руководства организации о ходе исполнения документов Выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов Повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов Укрепление исполнительной дисциплины.
Контроль исполнения включает: Постанову документа на контроль Проверку своевременности доведения документа до исполнителя Проверку и регулирование хода исполнения Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя
6. Автоматизированные системы обработки документов Традиционные технологии Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам Ручная печать карточек, подготовка справок, отчетов, реестров Размножение документов, транспортировка и передача исполнителям Ручная, часто не обязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и карточках различных структурных подразделений Ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных карточках различных подразделений Почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения Автоматизированные технологии Автоматизированный прием документов, поступившим по электронным каналам связи Автоматизированная печать карточек, сводок, отчетов, реестров и формирование произвольных отчетов Автоматизированная рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети Автоматическая регистрация фактов передачи и получения документов и резолюций по компьютерной сети Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных карточках подразделений Автоматический поиск по всем карточкам и выдача сведений как в разрезе документа, так и в разрезе исполнителей Автоматическая функция оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты.
Скачать презентацию Тема Технология работы с документами Документооборот
Технология работы с документами.pptx