Тема: «Система управления и ее элементы. Объект и предмет исследования» Вопросы: 1. Объект и предмет исследования при совершенствовании системы управления. 2. Объект деятельности. Факторы, определяющие качество результатов деятельности 3. Управление, разработкой и реализацией предупреждающих и корректирующих действий
Внешние факторы ВЛИЯНИЕ $ $ $ $ ПРИБЫЛЬ $ $ $$ $ $ $ $ Внутр. факторы ТАМОЖЕННАЯ КОМММЕРЧЕСКО-ТОРГОВАЯ ФИНАНСОВО-КРЕДИТНАЯ ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ СТРАХОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ ? ЦЕЛЬ Принятие решения УПРАВЛЕНИЕ Планирование ЗАДАЧИ Организация ТЕОРИЯ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ Контроль МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ АНАЛИЗ ОСНОВЫ АНАЛИЗА МЕТОДЫ СБОРА ИНФОРМАЦИИ МЕТОДЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТА О РЕЗУЛЬТАТАХ АНАЛИЗА
1. Объект и предмет исследования при совершенствовании системы управления. Основные причины, вызывающие необходимость в исследовании систем управления Изменения во внешней и внутренней среде Процесс развития организации Изменение цели или задач перед организацией Эффективность управления (поиск новых форм и методов)
Изменения внутренних и внешних факторов создают соответствующие проблемы в деятельности организации, снижают уровень управляемости и влияют на результаты деятельности. Возникает необходимость в совершенствовании системы управления, создании условий для обеспечения ее устойчивости и способности в любых условиях гарантировать качество и эффективность результатов деятельности. Это обеспечивается систематическим совершенствованием управления всеми элементами производственного процесса. Объектом исследования в этом случае становятся всевозможные отклонения от установленных требований, а предметом исследования – процессы управления, обеспечивающие соответствие результата деятельности установленным требованиям. В случае коренных изменений в деятельности организации объектом исследования становятся процессы модернизации, реконструкции или освоения нового объекта деятельности, а предметом исследования – система управления этими процессами.
Система управления деятельностью организации. Система управления организацией представляет собой организационную структуру, распределение полномочий и ответственности, документированные процессы и процедуры, а также ресурсы, необходимые для осуществления целей и задач организации и управления ею. Структура организации определяется технологией производства (создания) результата деятельности. Состав и содержание документированных процедур в системе управления определяется совокупностью законодательной, нормативно-распорядительной технологической документацией. Управляемое состояние - понимается такое состояние объектов управления, когда они находятся под постоянным воздействием всех функций управления - планирования, организация и контроль (регулирование).
Функции управления Планирование - анализ - прогнозирование - стратегическое планирование - тактическое планирование - оперативное планирование Организация - технология процесса - организационная структура - распределение производственных функций - обеспечение ресурсами - система рабочего управления - система активизации персонала Регулирование - учет - контроль - оценка результата - анализ причин несоответствий - корректирующие действия - активизация персонала Функция планирования предполагает определение цели деятельности организации и ее структурных единиц. Функция организации предусматривает совокупность работ по подготовке к реализации намеченного плана и включает разработку технологии процессов реализации, формирование организационных структур для реализации технологических процессов, наделение их производственными функциями, разработку технологий реализации каждой производственной функции, обеспечение процесса компетентными кадрами, обеспечение объекта управления всеми видами ресурсов. Функция регулирования в системе управления предполагает набор действий высшего, среднего и младшего руководящего состава организации по обеспечению запланированного темпа (хода) реализации рабочих процессов.
«Триады» управления Планир ование Управл ение Органи зация планир ование м Регули ровани е органи зацией Регули ровани е регули ровани ем Регули ровани е Планирование Организация Регулирование
Принципы обеспечения эффективности систем управления. Эффективность системы управления определяется уровнем достижения поставленных целей. Принципы обеспечения эффективности систем управления организациями заключаются в реализации следующих положений: - ответственность руководства за качество результатов деятельности; - ориентация персонала на постоянное совершенствование производственных процессов (освоение процессного мышления); - ориентация деятельности на интересы потребителя и заказчика; - внедрение в организации непрерывного обучения персонала, в том числе на рабочих местах; - введение в организации внутренней проверки системы управления и ее элементов; - обеспечение документированности всех процессов, осуществляющихся в организации для получения запланированного результата; - формирование внутренней мотивации персонала к обеспечению качества результатов труда; - вовлеченность в обеспечение качества продукции и услуг всего персонала организации.
Цикл управления Цикл предполагает управление каждой технологической операцией, производственной функцией, процедурой или этапом работы на любом участке деятельности организации на основе сопоставления полученных результатов с плановыми (установленными) значениями, анализа причин отклонений (несоответствий) и разработки необходимых корректирующих и предупреждающих действий. Цикл предполагает включение в технологический процесс выполнения любой работы следующих элементов: - входного контроля качества всех элементов производства; - контроля качества труда в процессе выполнения работы; - контроля качества выполненной работы; - документального оформления возвратов и претензий потребителя к количеству и качеству выполненных результатов труда; - анализа причин возникающих отклонений от согласованных требований и разработки корректирующих воздействий на элементы производства.
2. Объект деятельности. Факторы, определяющие качество результатов деятельности. Конкурентоспособность объекта деятельности непосредственно связана с этапами деятельности организации: - изучение конъюнктуры рынка; - выбор рационального объекта деятельности; - разработка нового объекта деятельности; - разработка технологии изготовления объекта (оказания нового вида услуг, выполнения новой государственной функции); - освоение на практике технологии изготовления (реализации) нового объекта деятельности; - сбыт объекта (результатов) деятельности; - изучение применения (эксплуатации, потребления) результатов деятельности; - оценка удовлетворенности потребителя результатом деятельности организации; - выявление новых требований потребителя (рынка) к результатам деятельности организации; - корректировка конструкции объекта (содержания услуги, функции) в соответствии с требованиями потребителя (и т. д. , в соответствии с жизненным циклом объекта деятельности).
Факторы, определяющие качество результатов деятельности. Изменчивость качества результатов деятельности определяется вариабельностью элементов производства (деятельности) - средств труда (оборудования, оснастки, средств измерений и контроля), предметов труда (материалов, комплектующих, производственной информации), технологии процессов (законодательной и нормативно-технической документации, методов реализации технологических процедур, производственной среды) и характеристик работающего персонала (квалификации, уровня воспитания). Изменчивость - это источник рисков и потерь. Очевидно, что чем меньше отклонений, тем больше определенность результатов и меньше потерь.
3. Управление, разработкой и реализацией предупреждающих и корректирующих действий. Управляющее воздействие можно подразделить на ряд направлений: 1. Управление рабочей и организационно-распорядительной документацией. 2. Управление средствами труда. 3. Управление предметами труда. 4. Управление персоналом. 5. Управление методами учета и контроля качества результатов деятельности. 6. Управление коммуникациями и обратными связями. 7. Управление разработкой и реализацией предупреждающих и корректирующих действий.
Управление рабочей и организационнораспорядительной документацией. • • • Предполагаются следующие стадии деятельности: - определение цели и назначения документа; - создание проекта документа и проекта плана создания условий для его применения; - рассылка проекта документа с проектом плана его применения на отзыв заинтересованным организациям, подразделениям и должностным лицам; - сбор отзывов (замечаний и предложений) и разработка второго проекта документа и проекта плана создания условий для его применения; - проведение согласительного совещания и разработка окончательной редакции проектов документа и плана создания условий для его применения; - утверждение документа и плана создания условий для его применения; - издание приказа о введении в действие документа и плана создания условий для его применения; - организация контроля за исполнением плана создания условий для применения документа; - организация контроля за соблюдением норм, требований и правил, устанавливаемых документом; - организация работы по выявлению причин несоблюдения норм, требований и правил, устанавливаемых документом, и разработке проектов мероприятий по изменению содержания документа и созданию условий по их применению.
Управление средствами труда. Управление процессами оснащения организации необходимыми средствами труда предполагает реализацию следующих этапов: - создание технологий, процедур, методик и методических указаний (в соответствии со стадиями разработки документов); - выбор номенклатуры оборудования, оснастки, приспособлений, оргтехники, компьютерной техники (в соответствии с технологическими требованиями к созданию объекта производства); - обоснование номенклатуры измеряемых параметров и выбор средств учета, контроля и измерений (в соответствии с требованиями метрологического обеспечения производства); - создание производственных помещений и размещения в них необходимых оборудования, оснастки, приспособлений, оргтехники, компьютерной техники (в соответствии со стадиями проектирования и строительства производственных помещений); - разработка системы производственной и технической эксплуатации средств труда; - выявление случаев, когда причинами несоответствий результатов деятельности установленным требованиям являются средства труда; - разработка и реализация корректирующих и предупреждающих действий по совершенствованию применения (использования) средств труда.
Управление предметами труда. Управление процессами движения, обработки и преобразования предметов труда предполагает реализацию следующих этапов: - выбор поставщиков предметов труда и организация взаимодействия с ними (в том числе с участниками внешнеэкономической деятельности); - доставка предметов труда в организацию; - входной контроль качества предметов труда; - хранение, сохранение и организация движения предметов труда в организации; - пооперационный контроль качества предметов труда; - контроль качества предметов труда при передаче потребителю результатов деятельности; - установление несоответствий результатов деятельности от установленных требований; - выявление причин несоответствий результатов деятельности от установленных требований; - разработка и реализация корректирующих и предупреждающих действий для предотвращения причин несоответствий.
Управление персоналом. Управление процессами обеспечения компетентности и активности персонала предполагает реализацию следующих этапов деятельности: - определение необходимого уровня компетентности персонала в соответствии с выполняемыми им функциями; - обеспечение подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала в соответствии с требованиями к его компетентности; - обеспечение мониторинга эффективности мер по подготовке, переподготовке и повышению квалификации персонала; - обеспечение осведомленности персонала о важности его деятельности и вкладе в достижение целей организации; - создание и введение в действие механизма разработки корректирующих действий на основе анализа несоответствий в творческих группах (семинарах) на рабочих местах; - разработка и введение в действие мотивационного механизма, основанного на оценке качества труда и активности персонала и предусматривающего меры социального обеспечения, морального и материального стимулирования; - разработка и введение в действие ежегодного конкурса персонала на активное участие в совершенствовании системы управления организацией; - поддержание в рабочем состоянии записей об образовании, поощрениях и карьерном росте персонала организации.
Управление методами учета и контроля качества результатов деятельности. Предполагает реализацию следующих видов деятельности: - определение показателей, характеризующих количественные и качественные результаты деятельности каждого структурного подразделения организации; - определение и введение в действие форм учета количества и качества результатов деятельности каждого структурного подразделения; - определение состава измеряемых параметров при входном, пооперационном и окончательном контроле качества результатов деятельности организации; - определение состава средств измерений для контроля качества предметов труда и результатов деятельности; - определение порядка и методов измерения и анализа параметров качества результатов деятельности.
Управление коммуникациями и обратными связями. Предполагает реализацию следующих видов деятельности: - определение характера взаимодействия организации с внешними организациями и учреждениями - перечень входящих в организацию предметов труда, законодательных, нормативных и организационно-распорядительных документов, информации (от кого, что, в какой форме, в какие сроки) и перечень исходящих из организации результатов деятельности, отчетных данных и другой информации (кому, что, в какой форме, в какие сроки); - определение характера взаимодействия структурных подразделений организации – перечень входящих в подразделение предметов труда и информации (от кого, что, в какой форме, в какие сроки) и перечень исходящих из подразделения результатов деятельности и информации (кому, что, в какой форме, в какие сроки); - определение характера взаимодействия персонала в процессе выполнения должностных обязанностей (от кого, кому, что, в какой форме, в какие сроки); - документированность коммуникационных связей.
Управление разработкой и реализацией предупреждающих и корректирующих действий. • Постоянное повышение эффективности систем управления организацией реально осуществляется через внесение в нее определенных изменений. • Процедуры выявления несоответствий, их причин, разработки корректирующих и предупреждающих действий и их реализации являются основным объектом исследования при совершенствовании системы управления организацией.
Скачать презентацию Тема: «Система управления и ее элементы. Объект и
Л 2-ИСУ.ppt