Тема: Планирование личностной работы менеджера ЛЕКЦИЯ 3, 4 12. 02. 2018 1
Литература 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Самоменеджмент: Учебное пособие /Под ред. В. Н. Парахиной, В. И. Петрова. – М. : Издательство Московского университета, 2012 – 368 с. Спивак В. А. Современные бизнес – коммуникации. – СПб. : Питер, 2002. – 448 с. (Серия «Теория и практика менеджмента» ). Психология управления: Учебное пособие/ Л. Д. Столяренко. – Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 512 с. Психология управления. Хрестоматия. Учебное пособие для факультетов: психологических, экономических и менеджмента. Самара: Издательский Дом «Бахрах-М» , 2006. – 768 с. Мучински П. Психология, профессия, карьера. – СПБ. : Питер, 2004. – 539 с. Дахно І. І. Ділова кар'єра. Навч. посіб. – К. : Центр учбової літератури, 2011. – 528 с. Морозова Е. Н. Тренинг развития ресурсов руководителя. – СПб. : Речь, 2008. – 219. с 2/12/2018 2
«…-для того, чтобы управлять нужно как-никак иметь точный план на некоторый, хоть сколько-нибудь приличный срок…» Булгаков М. А. Собрание сочинений: в 5 т. Т. 3: «Мастер и Маргарита» 3
План лекции 1. Целевое планирование работы менеджера 2. Методы планирования личностной деятельности менеджера 3. Основные виды разделения и кооперации управленческой деятельности 4. Методы нормирования управленческой деятельности 5. Технологии проведения совещаний и собраний. 6. Классификация и основные функции переговоров 7. Основы ораторского искусства (Самостоятельная работа) 12. 02. 2018 4
1 Планирование деятельности – самый мощный инструмент самоменеджмента Выгоды: Планирование служит своеобразной картиной дня, позволяющей двигаться в его течении уверенно; Планирование позволяет лучше использовать время; Планирование деятельности позволяет устанавливать приоритеты; Процесс планирования работы программирует наш ум. 12. 02. 2018 5
Для планирования работы на следующий день требуется 10 – 12 мин Что сэкономит: 100 – 120 мин. исполнения ⇨ увеличение продуктивности времени на 2 часа в день, т. е. повышает производительность на 25%; В месяц – 2000 – 2400 мин, что составляет 4 – 5 полных рабочих дней! 12. 02. 2018 6
2 Пирамида планирования Франклина Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время, ибо это материал, из которого сделана жизнь. Бенджамин Франклин 7
Тренинг «Тайм-менеджмент» Упражнение «Эпитафия» как метод персонального стратегического планирования Основа для целей: - Жизненная важность - Жизненная миссия 8
Домашнее задание! § Эссе «Мой день в 2019 году» § Как я выгляжу § Что меня окружает § Чем занимаюсь § Куда иду, еду § Какие книги читаю § Должность § Деятельность и т. п. Акцент на желания! 9
Упражнение для постановки целей 10
Корпоративные цели Персональные цели Цели Ключевые области Категории Задачи День – Неделя – Месяц – Квартал - Год 12. 02. 2018 11
Этапы проекта личного реинжиниринга Рефлексивный контур 2. Моделирование 1. Анализ 3. Регулирование 12
Рефлексивный контур включает: § Анализ ситуации; § Моделирование, разработка управляющих воздействий, принятие решений; § Регулирование, изменение ситуации в нужную сторону, возвращение к анализу 13
Метод «Альп» - методика планирования времени и приятия решений 1. 2. 3. 4. 5. Составление перечня заданий дня; Оценка длительности каждого задания; Резервирование времени «про запас» (60: 40); Принятие решений по приоритетный делам, сокращениям и делегированию заданий; Последующий контроль и перенос несделанного. 12. 02. 2018 14
Матрица Эйзенхауэра q q Квадрант А — срочные и важные задачи — необходимо выполнить в первую очередь. Квадрант Б — несрочные, но важные задачи — это задачи, которые имеют высокую важность, но есть время подготовиться к их решению. Их необходимо планировать. Квадрант В — срочные, но неважные — это задачи, важность которых невысока, но уже поджимают сроки их исполнения. Их необходимо выполнить и больше не допускать срочности. Квадрант Г — несрочные и неважные — это «поглотители времени» . От таких задач необходимо избавиться! 15
16
20 % всех дел дают 80 % результата Нужно выделить 20 %, которые дают максимальный результат и уделить им особое внимание 17
3 Деятельность - форма активного отношения субъекта к действительности, направленная на достижение сознательно поставленной цели, связанная с удовлетворением его потребностей и интересов, детерминированная социальным содержанием. Организация управленческой деятельности (труда) – порядок и правила служебного поведения в аппарате управления, направленные на выполнение текущих и перспективных заданий руководителями, специалистами и другими работниками в соответствии с их должностными инструкциями. 12. 02. 2018 18
Специфика управленческой деятельности Внешняя специфика условий УД ü жесткие, лимитированные временных ограничения, ü частичной, а иногда значительная информационная неопределенность, ü высокая ответственности за конечные результаты деятельности, ü нерегламентированность, нехватка и поиск ресурсов деятельности, ü экстремальные и стрессовые ситуации и пр. Внутренняя специфика условий УД: ü необходимость одновременного выполнения комплекса различных действий и решения многих задач; ü противоречивость нормативных предписаний, их неопределенность, а иногда отсутствием; ü частая неполноценностью оценочных критериев эффективности деятельности; ü множественной соподчиненностью руководителей различного уровня в рамках одной управляемой системы; ü низкий уровень алгоритмизованности УД и другие. Все характеристики и признаки управленческой деятельности образуют в своей совокупности комплекс психологических особенностей деятельности управления, выделяющих ее в особый тип профессиональной управленческой деятельности 12. 02. 2018 19
Черты руководителя, обусловленные его организационным статусом § Руководитель имеет двойную принадлежность, одновременно входя в структуры организации и органа управления более высокого порядка. § Руководитель ответственен за функционирование организации в целом, а не какой-либо ее составной части. § Статус руководителя сопряжен с гораздо большими возможностями влияния на деятельность в целом, чем с позиции других членов организации. § Существует личностная проекция руководителя на процесс управления. § Чем более высок статус руководителя в иерархии УД, тем более значима такая проекция. 12. 02. 2018 20
Пять направлений разделения труда: 1. ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА служащих состоит в закрепление конкретных функций управления за подразделениями или отдельными работниками (определение целей, планирование, разработка решений, организация исполнения, мотивация или контроль) и инженерно-технического производства. Является определяющим и определяет подходы к применению остальных методов 12. 02. 2018 21
2. ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА представляет собой специализацию работников в соответствии с тремя большими группами: 1. Руководство структурными подразделениями и принятие решений на основе информации о выполнении работы в соответствии с определенной функцией (функции менеджеров); 2. Обработка информации, которая поступает как от объекта управления, так и из других источников, и создание комплекта документации, необходимой для осуществления функций управления (функции специалистов); 3. Прием, оформление документации, ее обработка, сортировка, пересылка, хранение, размножение, учет (функции работников) 12. 02. 2018 22
3. КВАЛИФИКАЦИОННОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА Сотрудники выполняют работу, соответствующую их квалификации, личным способностям, опыту. 4. ДОЛЖНОСТНОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА Распределение управленческих работников в соответствии с их компетенцией и занимаемой должностью. 5. ИЕРАРХИЧЕСКОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА – распределение комплексов работ и функций управления по уровням управленческой структуры, закрепление их за определенными подразделениями или работниками. Большое значение имеет освоение сотрудниками смежных специальности 12. 02. 2018 23
Кооперация труда – объединение отдельных видов работ для выполнения совместных заданий. Форма организации труда, при которой значительное число людей действует совместно и скоординировано, действуя в одном или разных, но связанных между собой процессах труда ради достижения единой цели. Кооперация в аппарате управления – это форма организации труда, обеспечивающая согласованность совместных действий управленческого персонала в процессе выполнения отдельных функций управления. Кооперация классифицируется на: простую и сложную; параллельную, последовательную, постоянную эпизодическую 12. 02. 2018 24
Информационно- коммуникационные аспекты управленческой деятельности Коммуникация – это обмен информацией в процессе деятельности, общения и пути сообщения. Бизнес-коммуникации – наука, объектом исследования которой являются аспекты общения людей в деловой сфере, факторы обеспечения эффективности деловых контактов. 12. 02. 2018 25
Электронные коммуникации внутри компании Четыре разновидности, в зависимости от их величины и сложности: 1. Внутрикорпоративная рассылка по электронной почте; 2. Электронная страничка для сотрудников компании на внешнем корпоративном сайте; 3. Внутрикорпоративный веб-сайт; 4. Внутренний портал компании. 12. 02. 2018 26
Преимущества и недостатки электронных коммуникаций 12. 02. 2018 27
12. 02. 2018 28
4 Нормирование управленческой деятельности – это мероприятия по оценке количества труда, которое должно быть реализовано в рамках заданной технологии (времени). Основные цели нормирования: планирование производства и определение потребности в персонале (качество и количество); расчет затрат на заработную плату; оценка изменения производительности, эффективности производства. 12. 02. 2018 29
Методы нормирования управленческого труда Метод аналогии — основан на учете опыта работы эффективно действующих предприятий; Метод укрупненных нормативов численности — основан на косвенном измерении трудоемкости работ и расчете численности ИТР и управленцев для всего производства и по подразделениям; Метод прямого нормирования (для постоянно повторяющихся работ или работ, которые могут быть расчленены на повторяющиеся операции) — через расчленение на операции и анализ времени, необходимого для проведения операций. 12. 02. 2018 30
Распределение рабочего времени работников аппарата управления по видам работ в течение дня (%) № Виды работ Менеджеры Специалисты Технические работники 1 Деловые контакты 40 - 50 15 - 20 - 2 Работа с документами 25 - 30 35 - 40 60 – 70 3 Телефонные переговоры 10 - 15 15 - 20 20 – 25 4 Командировки/поездки 5 - 10 10 - 15 5 – 10 5 Анализ проблем, принятие решений 6 Ведение учета 10 - 15 - - - Аналитическая работа 7 10 - 15 - 10 12. 02. 2018 31
Хронометраж рабочего дня – позволяет повысить личную эффективность, т. к. отслеживание показателей позволяет их изменение. Фиксация начала и окончания дела Начало Окончание Вид работ Дополнительная информация 15. 05 15. 30 Встреча А 15. 30 16. 25 совещание Различные параметры дела Фиксация начала дела и его продолжительности Начало Продолжительность Вид работ Дополнительная информация 15. 05 20 мин Встреча А 15. 30 50 мин совещание Различные параметры дела 32
Способы оценки личной эффективности Таблица для оценки одного дня (пример) Начало Продолжительность Вид работ Возможности делегировани я 15. 05 15. 30 Встреча А ? Д, ФИО 15. 30 16. 25 совещани е !Д, ФИО …. … … 11. 30 9. 50 Итого 1. 05 4. 20/5. 35 КПД: 86% Итого в % 11% 44%/56% Трачу мало/мног о времени? +/- … 33
5 Элементы организации дискуссии 1. 2. 3. 4. 5. 6. Выбор темы, проблемы (противоречия) и ее формулирование; Разработка вопросов для обсуждения. Необходимо определить факторы, причины, способствующие и препятствующие решению проблемы. Разработка сценария (вступительное слово, выносимые на обсуждение вопросы, приемы активизации слушателей, способы привлечения и удержания внимания и т. п. ); Подготовительная работа (анализ, консультирование; Обеспечение соблюдения культуры спора в процессе дискуссии: ориентация на проблему, доброжелательность, умение слушать, заострение внимания на сотрудничестве; Подведение итогов дискуссии, снятие эмоционального напряжения. 34
Методы совместной мыслительной деятельности 1) 2) 3) 4) 5) 1. Мозговой штурм разбивка группы на «генераторов идей» и «критиков» ; активная деятельность «генераторов» по выдвижению идей; активная деятельность «критиков» по сортировке предложений; обсуждение спорных предложений; Обсуждение принятого набора предложений, их проработка, разработка ТЭО, целевое управление 35
2. Метод Дельфи (Дельфийский метод) Суть этого метода в том, чтобы с помощью серии последовательных действий – опросов, интервью, мозговых штурмов – добиться максимального консенсуса при определении правильного решения. Анализ с помощью дельфийского метода проводится в несколько этапов, результаты обрабатываются статистическими методами. Математическая обработка мнений экспертов. 1) каждый эксперт ранжирует идеи по значимости; 2) присваивает каждому рангу то или иное количество баллов по принятой системе; 3) результаты обрабатываются; 4) идея, набравшая наибольшее количество баллов, признается важнейшей 36
3. Метод У. Гордона Метод синектики, т. е. совмещение разнородных элементов. 1) Разбивка на группы на генераторов идей, синекторов, «затравщиков» и экспертов; 2) После выдвижения идей генераторами эксперты проводят осмысление и отбор идей 4. Деловые игры 5. Рассмотрение конкретных ситуаций 37
Правила проведения групповых собраний 1. 2. 3. 4. 5. Начиная совещание, сообщите время его окончания; Распишите повестку дня; Все совещания должны начинаться в строго назначенное время; Вводите на собраниях технологии, порядок обсуждения тех или иных вопросов; Не обсуждайте на собрание вопросы, не включенные в повестку дня 38
Преимущества и недостатки групповых решений Высокое качество решений; Согласие с принятыми решениями в группе больше; Исполнение решения выше; Повышение статуса участников группы преимущества Время; Расходы; Неопределенность персональной ответственности; Огруппление мышления недостатки 39
Типы собраний и их цели Собрание по обмену информацией Собрание с целью обучения Собрание по разрешению проблемы или поиску возможности: Ø Ø Ø Анализ ситуации Принятие решения Разрешение конфликтов Стили проведения собрания § Авторитарный; § Административный; § Партисипативный (направленное на раскрепощение творческой активности, решение принимается группой); § Стиль невмешательства 40
Подготовка к собранию 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Определение цели и задачи; Изучение обсуждаемого вопроса; Выбор участников; Определение даты и времени; Оповещение участников; Подготовка повестки дня; Выбор места; Ведение протокола 41
Структура собрания Начало: q q q q Правильный тон Представление незнакомых Напоминание о цели собрания Уточнение любых ограничений Основная часть Завершение 42
Формат собрания по Джону Дьюи q q q Описание ситуации, проблемы, причин возникновения; Установление критериев решения; Предложение возможных решений; Оценка вариантов решений; Выбор решения; Разработка 43
Формат девяти шагов Николая Рысева Установить контакт с группой. 2. Описать цели собрания. 3. Распределить межгрупповые роли. 4. Ввести технологию обсуждения. 5. Уточнить условия и цели. 6. Выбрать критерии или несколько критериев правильности решения. 7. Предложить варианты. 8. Принять решение – выбрать лучший или лучшие. 9. Выявить степень согласия каждого участника с принятым решением. 1. 44
6 Переговоры - коммуникация между сторонами для достижения соглашения относительно предмета переговоров. Подходы к разрешению конфликта в процессе переговоров: Выигрыш – проигрыш; Проигрыш – выигрыш; пораженческий настрой конфликтанта, что может привести к отмщению; Проигрыш – проигрыш; Выигрыш – выигрыш, сотрудничество 12. 02. 2018 45
Переговорные стили Жесткий стиль Мягкий стиль Торговый стиль Сотруднический стиль 12. 02. 2018 46
Жесткий стиль Сводится к демонстрации силы Ультимативная тактика Психологическое давление Искусственной затягивание переговоров Противодействие – держать удар, нейтрализовать манипулятивные приемы, обращать давление противника против него самого 12. 02. 2018 47
Мягкий стиль Самокритика «Поглощение стрел» Улаживание инцидента Мягкое критическое замечание 12. 02. 2018 48
Торговый стиль Определение следующих исходных параметров: точка желаемого результата, точка отказа, интервал ваших возможностей, Приемы позиционного торга: тактика сокрытия и открытия информации; разведка; игра промежуточными предложениями; имитация мягкого стиля 12. 02. 2018 49
Метод принципиальных переговоров (сотруднический стиль) Основные понятия: Люди (отделите человека от проблемы обсуждайте проблемы, а не друга); Интересы (сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях (статусах); Варианты (избегайте взаимовыгодные варианты); Критерии (настаивайте на использовании объективных критериев) 12. 02. 2018 50
Этап подготовки к переговорам Мои интересы Опции Легитимность Что меня действительно заботит. Потребности, заботы, желания, страхи Возможные варианты соглашений, которые мы можем достигнуть Внешние стандарты или прецеденты, которые способны убедить одну или обе стороны, что предлагаемое соглашение справедливо Что, по моему мнению, их действительно заботит. Потребности, заботы, желания, страхи 1…. . n Мои варианты на случай ухода 1. Что я могу предпринять, если уйду с переговоров без соглашения? 2. Какой из вариантов наилучший? 3. Что я действительно предприму? . . Их интересы Обязательства Если мы достигнем соглашения, мы берем на себя конкретные обязательства 1. 2. 3. 12. 02. 2018 51
7 «Кто не умеет говорить, тот карьеры не сделает» Наполеон Бонапарт 12. 02. 2018 52
Основы ораторского искусства 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Как установить контакт с аудиторией Виды внимания аудитории Начало выступления Способы удержания внимания Как завершать выступление Реакция слушателей на выступление Ответы на вопросы Анализ проведенного выступления Вопросы Задания Литература: О. А. Баева. Ораторское искусство и деловое общение http: //www. booksite. ru/localtxt/ora/tor/sko/ye/art/index. htm 12. 02. 2018 53
Выводы Планирование - самый мощный инструмент самоменеджмента Рассмотрены основные методы планирования личностной деятельности менеджера Проанализированы основные виды разделения и кооперации управленческой деятельности и методы нормирования управленческой деятельности Рассмотрены технологии проведения совещаний и собраний, классификация и основные функции переговоров Получено домашнее задание. Основы ораторского искусства (Самостоятельная работа) 2/12/2018 54
Скачать презентацию Тема Планирование личностной работы менеджера ЛЕКЦИЯ 3 4
ЛК СамМ 3-4.ppt