Тема: «Методика выделения бизнеспроцессов в организации» . Воросы: 1. Особенности выделения процессов в организации и объединение их в одну сеть по методике В. В. Репина и В. Г. Елиферова. 2. Правила выделения процессов в организации.
Цель • Какая цель может быть задана высшим руководством компании для выделения БП?
Примеры целей Из соцопроса руководителей приведём примеры целей: • • • - анализ и реорганизация деятельности компании; - постоянное улучшение бизнес-процессов компании; - оптимизация бизнес-процессов компании; - создание систем менеджмента качества; - создание регламентированной документации по процессам; • - разработка системы документооборота; • - реализация процессного подхода к управлению организацией; • - разработка и внедрение информационной системы поддержки деятельности организации; • - прозрачность, контролируемость, управляемость бизнеса. Какая цель, на Ваш взгляд, сегодня актуальна для компаний и почему?
Методы описания Б-П • Рассмотрим несколько методов 1. 2. выделения и описания бизнеспроцессов, разработанных В. В. Репиным, В. Г. Елиферовым. Метод «ускоренного описания бизнеспроцессов» . Метод «полного описания бизнеспроцессов» .
Метод «ускоренного описания Б-П» • Название было предложено В. В. Репиным и В. Г. Елиферовым по следующим особенностям методологии: • - ориентация на «быстрое» (два-три месяца) достижение результатов проекта описания процессов; • - отсутствие проработанных целей описания и концепции дальнейшего использования моделей процессов.
Когда «ускоренный» метод эффективен? • На практике руководители крупных компаний и холдингов часто ставят задачу локального описания некоторых выделенных бизнеспроцессов на первом этапе (первый-третий месяцы), следующих – на втором (четвертыйшестой месяцы) и т. д. При таком подходе появляется необходимость выделять часть процессов и заниматься их описанием. В этом случае «ускоренный» или «неполный» метод эффективен.
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-процессов • Шаг 1. Определить окружение организации (внешних клиентов, поставщиков, т. е. задать границы внешней среды или входы и выходы).
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-процессов • Шаг 2. Составить перечень основных бизнеспроцессов, формирующих выходы. Таблица Перечень основных бизнес-процесс № Наименование основных бизнес-процессов 1 1. Бизнес-процесс сбыта 2 Бизнес-процесс производства готовой продукции Бизнес-процесс снабжения… 3
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-процессов • Авторы метода рекомендуют выделять от 5 до 9 основных процессов. • После выделения вспомогательных процессов общее количество процессов верхнего уровня не должно превышать 13 -15.
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-процессов Бизнес-процесс 1 Бизнес процесс 2 Бизнес-процесс N
Типовая структура классификации процессов Разработана Американским центром производительности и качества (American Productivity&Quality Center): • • • - анализ рынка и потребности клиентов; - разработка видения и стратегии; - разработка продуктов или услуг; - продажа продуктов или услуг; - производство продукции и обеспечение производства ресурсами; • - производство и поставка (для организаций, ориентированных на сервис); • - выставление счета и обслуживание потребителей; • - управление человеческими ресурсами; • - управление информационными ресурсами; • - управление финансовыми и материальными ресурсами; • - управление экологией; • - управление внешними связями; - управление улучшениями и изменениями.
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнес-процессов • Шаг 3. Определить внутренние входы, выходы каждого процесса и недостающие вспомогательные процессы
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнеспроцессов № Наименование входа/выхода бизнес-процесса «Производство» Входы процесса Внешние входы 1. Внутренние входы 1. Заявка на производство (из отдела «Сбыт» ) 2. Основное сырьё (из процесса «Снабжение» ) 3. Вспомогательные материалы (из процесса «Снабжение» ) Выходы процесса Внешние выходы 1. …. 2. …. Внутренние выходы 1. Готовая продукция (на склад готовой продукции, вход процесса «Сбыт» ) 2. Сертификат соответствия готовой продукции (вход процесса «Сбыт» )
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнеспроцессов • Шаг 4. Описать каждый процесс как набор функций
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнеспроцессов. Состав функций процесса в виде таблицы № Наименование функций процесса «Производство» 1. Разработать и утвердить производственную программу (указать срок) 2. Осуществить подготовку производства 3. Разработать график ремонта оборудования 4. Согласовать с отделом снабжения график поставки сырья
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнеспроцессов • Шаг 5. Распределить функции по подразделениям организации Подразделение 1 Подразделение 2 Подразделение N
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнеспроцессов • Шаг 6. Детально описать каждый процесс при помощи выбранных нотаций На основании формального перечня процессов, входящих в них функций формируются схемы процессов при помощи выбранной нотации (нотации. ARIS, ARISe. EPC, стандарты IDEF 0, IDEF 3, DFD, блок схемы и т. д. ).
Основные шаги «ускоренного» метода описания бизнеспроцессов • Шаг 7. Составить матрицу ответственности и регламенты бизнеспроцессов. В перечень таких документов входят следующие: • - регламент выполнения процесса, • - положения о подразделениях, • - должностные инструкции исполнителей, • - рабочие инструкции исполнителей.
Плюсы и минусы «ускоренного» метода описания Б-П + можно улучшить один или несколько Б-П; + можно не затрагивать соседние процессы; + небольшой бюджет и команда проекта; + оптимальные сроки 2 -3 мес. - Субъективность определения основных и - вспомогательных процессов; Сложность и субъективность определения внутренних входов/выходов; Сложность и субъективность отнесения функций организации к тем или иным процессам.
«Полный» метод описания бизнеспроцессов • Типичный срок анализа и улучшения ситуации с • • • процессами – один - полтора года. Руководство компании не устанавливает жесткие сроки выполнения проекта и не ожидает «революционных» изменений эффективности. Основная цель – построение системы управления процессами организации или системы менеджмента, ориентированной на процессы. В основе методологии лежат подходы, естественные для функционально ориентированных организаций. Выполнение шагов методологии начинается после разработки и согласования структуры целей проекта описания бизнес-процессов организации.
«Полный» метод описания бизнеспроцессов • Шаг 1. Определение окружения организации и внешних входов/выходов
«Полный» метод описания бизнеспроцессов • Шаг 2. «Привязать» входы-выходы к подразделениям.
«Полный» метод описания бизнеспроцессов • Шаг 3. Установить внутренние входы/выходы для каждого подразделения или внешнюю среду для каждого подразделения
«Полный» метод описания бизнеспроцессов • Шаг 4. Определить, составить перечень функций подразделения. Рассматривается деятельность каждого подразделения в отдельности. Более четко определяются границы подразделений. Формируется перечень выполняемых функций. При этом возможно проявление элементов субъективности. Это вызвано тем, что в подразделениях, как правило, в существующих документах отражены лишь 30 -40% выполняемых функций.
«Полный» метод описания бизнеспроцессов • Шаг 5. Для каждого подразделения • • сгруппировать функции по процессам, формирующим выходы. Привязать к этим процессам входы. Каждая функция подразделения д. б. отнесена хотя бы к одному Б-П. Могут выявиться функции, которые не нужны ни подразделению, ни организации в целом.
«Полный» метод описания бизнеспроцессов • Шаг 6. Используя входы/выходы между подразделениями сгруппировать Б-П подразделений в Б-П организации. Таким образом, все функции подразделений оказываются отнесёнными к определённым Б-П.
«Полный» метод описания бизнеспроцессов
«Полный» метод описания бизнеспроцессов • Шаг 7. Сформировать матрицы ответственности по каждому подразделению. На их основе составить матрицы ответственности бизнес-процессов организации.
«Полный» метод описания бизнеспроцессов • «Полный» метод позволяет детально описать бизнес- • • • процессы на основе информационных и материальных потоков. Однозначно связываются функции подразделений с процессами. При использовании метода не должно быть «потерянных» функций, т. е. функций, не вошедших ни в один бизнес-процесс. К недостаткам авторы метода относят следующее: высокая трудоемкость метода для средних и крупных организаций; значительная длительность описания процессов (8 -12 месяцев); сложность компоновки бизнес-процессов организации из процессов подразделений.
Сравнение методов описания бизнес-процессов «Полный» метод, изначально ориентированный на детальную и тщательную работу, позволяет получить на основе анализа информационных и материальных потоков более полное описание процессов. Причем учитываются матрицы ответственности подразделений. «Полный» метод позволяет составить достоверную картину процессов при условии осуществления контроля моделей. В «ускоренном» методе предполагается использование рабочей группы в достаточно короткие сроки, она же занимается контролем и анализом полученных моделей.
«Полный» метод описания Б-П • При использовании «полного» метода в проекте участвуют сотрудники организации, руководство подразделений, особое место занимает высшее руководство организации. Рабочая группа при этом занимается руководством проекта, обучением персонала, разработкой методических материалов, проверяет и корректирует результаты работы. Важнейшим критическим фактором успеха является внимание и заинтересованность со стороны руководства. Поддержка руководства может гарантировать построение основ процессной системы управления.
Сравнительная таблица методов «Ускоренный» метод «Полный» метод 1. Определить внешних клиентов организации (окружение) и входы/выходы для организации. 1. Определить внешних клиентов, входы/выходы. 2. Составить перечень основных процессов организации, формирующие внешние входы. 2. Привязать полученные входы/выходы к подразделениям организации. 3. Определить внутренние входы/выходы каждого процесса входы/выходы для каждого и недостающие вспомогательные структурного подразделения. процессы. 4. Описать каждый Б-П в виде набора функций. 4. Определить перечень функций, выполняемых в
Сравнительная таблица по методам «Ускоренный» метод «Полный» метод 5. Распределить полученные функции по подразделениям организации. 5. Для каждого подразделения сгруппировать функции по процессам, формирующим выходы. Привязать к этим процессам входы. 6. Детально описать каждый процесс при помощи выбранных нотаций. Проверить модели на адекватность. 6. Используя входы/выходы между подразделениями сгруппировать Б-П подразделений в Б-П организац. 7. Составить регламенты по каждому Б-П. Сформировать матрицы ответственности. 7. Сформировать матрицы ответственности по каждому подразделению. На их основе составить матрицы ответственности Б-П орг. 8. Участвуют в описании Б-П рабочая группа специалистов консалтинговой компании. 8. Участвуют сотрудники орг. , руководители, рабочая группа.
Сравнение методов описания бизнеспроцессов • Оба метода являются субъективными, однако «полный» метод базируется на объективных данных, полученных после определения функций подразделений и потоков информации и ресурсов, а не на мнении отдельных руководителей или участников рабочей группы как в «ускоренном» методе
Сравнение методов описания бизнеспроцессов № Критерий сравнения «Ускоренный метод» «Полный метод» 1 Степень субъективности высокая незначительная 2 Полнота описания деятельности организации Фрагментарн. описание Полное описание 3 Длительность выполнения проекта 2 -3 месяца 6 -12 месяцев 4 Корректность полученных моделей процессов 40 -80% 80 -90 % Соответствия реальным процессам 5 Степень участия Незначит. руководителей и сотрудников организации высокая
Сравнение методов описания бизнеспроцессов № Критерий сравнения «Ускоренный» метод «Полный» метод 6 средняя высокая 7 Степень риска проекта (при наличии поддержки руководства) 30 -70 % 0% 8 Степень риска проекта (при отсутствии поддержки руководства) 80 -100 % 20 -30 % 9 Возможность использования результатов проекта (полученной информации в виде моделей) На 20 -40 % На 80 -90 % Трудоёмкость выполнения проекта
Задание • Объединиться в группы. • Описать, выбранный бизнес-процесс организации «ускоренным» методом, используя шаги 1 -4.
Требования к Б-П Документом, устанавливающим требования к организации процесса, является стандарт ГОСТ Р ИСО 9001 -2008. Названный стандарт рекомендует использовать цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) Деминга для организации системы постоянного улучшения процесса.
Управление бизнес-процессами • 1. Планирование процесса (Plan) – группа • • функций по планированию: технико-экономическое планирование; финансовое планирование; - показатели по эффективности процесса, - показатели выпуска продукции. 2. Выполнение процесса (Do ) - производство продукции; - подготовка документа.
Управление процессами • 2. Анализ процесса (Check) – группа • • функций по анализу: - показателей эффективности процесса, - показателей продукта, - данных удовлетворенности клиентов процесса. 3. Улучшение процесса (Act) – группа функций по улучшению процесса за счет изменения: - регламентирующих документов процесса, - персонала, - инфраструктуры.
Скачать презентацию Тема Методика выделения бизнеспроцессов в организации Воросы
d02699fa4d4a6d89e15055e58da09374.ppt