Тема Информационное обеспечение n Информационное обеспечение ИС

Тема «Информационное обеспечение» n Информационное обеспечение ИС — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методологии построения баз данных.

Структура ИО

Тема «Информационное обеспечение» n. Экономическая информация

Информационные ресурсы и экономическая информация n Информационные ресурсы - информация, зафиксированная на материальном носителе и хранящаяся в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках и др. ). n Экономическая информация - неотъемлемая и наиболее важная составляющая информационных ресурсов общества: Ø информация, отражающая и обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ;

Разновидности экономической информации n По принадлежности: Ø Сфера материального производства: oпо Ø отраслям и подотраслям экономики; Сфера нематериального производства; oпо отраслям и подотраслям экономики. n По стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса: Ø Снабжение; Ø Ø n По временным стадиям управления: Ø Прогнозная; Ø Плановая; Ø Учетная Ø Для анализа хозяйственной деятельности; Ø Для оперативного управления; Ø Для составления отчетности. n Ø n Классификационные признаки По полноте отражения событий: Ø Достаточная (полная), Ø Недостаточная; Ø Избыточная. n Производство; ; Распределение; Потребление. По стабильности во времени: Ø Постоянная (условнопостоянная); Ø Переменная : n n По критериям соответствия отражаемым явлениям: Ø Достоверная; Ø Недостоверная. По стадиям возникновения: Ø исходная (первичная): o плановодирективная; o учетно-отчетная. Ø производная (вторичная): o промежуточная; o окончательная (результатная). По отношению к процессу обработки в системах управления: Ø Входная; Ø Промежуточная; Ø Выходная.

Виды информации в системах управления

Требования к экономической информации • достоверность и полнота Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений • ценность и актуальность Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях • ясность и понятность Информация считается ясной и понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена

Структура информации n Структуру информации рассматривают с позиций двух взаимосвязанных аспектов: Ø Ø состав элементов, образующих структуру информации; взаимосвязь между элементами этой структуры. n Выделяют: Ø Ø простые единицы информации; и составные (сложные) единицы информации. n Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из определенной совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой. n Единицу информации, входящую в СЕИ, называют составляющей единицей информации. n Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит.

Свойства и характеристики реквизита n Свойства реквизита: отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект; Ø отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей. n Характеристики реквизита: Ø имя; Ø тип; Ø значение. Ø

Свойства и характеристики реквизита n В зависимости от характера отображаемого свойства реквизиты делятся на Ø реквизиты-признаки - отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления (могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде, служат для логической обработки составных единиц: для поиска, сортировки, группировки, выборки и т. д. ) Ø реквизиты-основания - характеризуют количественную сторону процесса или объекта

Понятие показателя n Экономический показатель является основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей конкретный объект, факт, процесс и т. п. с количественной и качественной стороны. n Определения понятия «показатель» : в практике учета, статистики, планирования и т. п. : Ø показатель - качественно определенная переменная величина, которой может быть поставлено в соответствие множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным;

Понятие показателя в теории и практике автоматизированной обработки данных: Ø показатель – это высказывание, содержащее количественную характеристику какого-либо свойства отображаемого объекта. (высказывание содержит единственное количественное значение и определенный набор качественных признаков, необходимых для его однозначной идентификации).

Структура экономического показателя

Состав экономического показателя n Включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков. n Имеет название (наименование), раскрывающее его основной экономический смысл. В состав наименования показателя входят термины, обозначающие: Ø Ø измеряемый объект, т. е. что происходит с объектом (наличие, мощность, выпуск, затраты, себестоимость, потери, прибыль и т. п. ); формальную характеристику, т. е. как он считается (сумма, объем, прирост, процент, разность, средняя и т. п. ).

Состав экономического показателя n Дополнение (дополнительные признаки) уточняет конкретное количественное значение показателя. К таким признакам относятся термины, обозначающие: Ø Ø Ø время, к которому относится данный показатель (момент или период); единицу измерения (кг, шт. , руб. , и т. п. ); вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный и т. п. ), указывающие на то, Ø Ø кто производит действие над измеряемым объектом, где объект находится, перемещается.

Виды показателей n По признаку формальной характеристики: Ø абсолютные; Ø относительные; n По признаку процесса: Ø характеризующие состояние; Ø характеризирующие изменение объекта. n По признаку объекта: Ø показатели населения и трудовых ресурсов; Ø показатели природных ресурсов; Ø показатели продукции; Ø показатели основных фондов; Ø показатели финансов и т. п. n Показатели: Ø первичные; Ø вторичные (производные, расчетные).

Составные структурные единицы информации n Экономический документ - определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей: Ø как правило, имеет табличную форму, включающую 3 части: o o o общая часть - содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе (шапка документа). предметная часть - включает реквизиты, характеризующие особенности отдельных экономических показателей многострочного документа. оформительская часть - содержит атрибуты, придающие документу юридическую силу.

Составные структурные единицы информации n Информационный массив - набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми их значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче (укрупненный информационный массив): Ø в системах обработки информации является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации. n Информационный поток - совокупность информационных массивов относительно конкретной управленческой деятельности. n Информационная база - вся совокупность информации реального экономического объекта.

Классификация информационных массивов n Постоянные (условно-постоянные) и переменные: постоянные массивы содержат нормативно-справочную информацию (НСИ) длительного хранения и многократного использования; Ø переменные массивы содержат исходную и промежуточную информацию, отражающую текущее состояние объекта управления. n Основные и вспомогательные: Ø основные массивы предназначаются для хранения информации в процессе обработки данных и решения задач управления; Ø вспомогательные массивы являются производными от массивов НСИ путем логической обработки последних в целях обеспечения более рационального процесса решения задачи. Ø

Классификация информационных массивов n Входные, промежуточные (внутренние), выходные (результатные); Ø входные и выходные массивы определяют характер их отношения к рассматриваемым информационным процессам обработки данных; Ø промежуточные массивы носят служебный характер, содержат результаты предыдущих расчетов, полученных при решении задач и используемых в качестве исходных данных при решении последующих задач.

Классификация информационных массивов n Текущие (рабочие) и служебные. Ø Ø текущие (рабочие) массивы содержат информацию о состоянии управляемого объекта или процесса на данный момент времени. служебные массивы (различного рода справочники, каталоги, нормативные документы и т. д. ) хранят информацию, которая может быть непосредственно не связанной с объектом управления, но являться одной из необходимых информационных составляющих для реализации процессов решения задач управления.

Тема «Информационное обеспечение» Система классификации и кодирования

Классификация – система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с установленными признаками сходства или различия. Классификация объектов – это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств.

В основе классификации всегда лежит Классификационный признак

Системы классификации • Иерархическая • Фасетная • Дескрипторная Позволяют производить классификацию по нескольким (по многим) основаниям

Иерархическая система Ø исходное множество элементов составляет 0 й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1 -й уровень; Øкаждый класс 1 -го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2 -й уровень; Ø каждый класс 2 -го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3 -й уровень, и т. д.

Классификация студентов по месту учебы Все студенты ЭКФ Студенты Специальность 1 БУ Фи. К 2 5 1 5 ПИ 1 5 Курс Группа 31 -09 31 -08 22 -08 61 -09 … 61 -08

Достоинства иерархической системы ü простота построения; ü использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры.

Недостатки иерархической системы ü жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки; ü невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков; ü нерациональное дублирование одних и тех же признаков на разных ветвях классификационного дерева.

Фасетная классификация Фасетная система классификации позволяет выбирать признаки классификации независимо как друг от друга. Признаки классификации называются фасетами (facet – рамка).

Фасеты и их значения Фас ет Фак-т Форма обучения Курс Пол Ф Д 1 м У В 2 ж М Дс 3 . . . 4 5

Классификация объектов ФИО Ф-т Форма обучения Курс Пол Ким А. М Д 1 ж Кац Б. М В 1 ж Ли. Д У Дс 1 ж Чан Дж. у В 2 м . . .

Распределение объектов по классам Двумерная графическая интерпретация Учет (240) 160 МЭО (160) 100 Кредит (320) 220 Вечерний (150) 50 40 60 Дистанц. (90) 30 20 40 Дневной(480)

3 D- интерпретация фасетной классификации 5 4 3 2 1 1 Учет МЭО Кредит Дневная Вечерняя Дистанц. 1 1

Достоинства фасетной системы ü высокая степень гибкости; ü использование большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок; ü простота модификации систем без изменения структуры группировок.

Дескрипторная классификация Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.

Дескрипторная классификация Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем: 1. Отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;

Дескрипторная классификация Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем: 2. выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т. е. из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребимых;

Дескрипторная классификация Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем: 3. создается словарь дескрипторов, т. е. словарь ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.

Система кодирования применяется для замены названия объекта на условное обозначение (код) в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации. Система кодирования – совокупность правил кодового обозначения объектов.

Кодирование – процедура присвоения объекту кодового обозначения. Цель кодирования: ü представление информации в более компактной и удобной форме; ü установление единообразия представления всех признаков

Классификаторы На основе систем классификации и кодирования разрабатываются разные виды классификаторов. Под классификатором понимается систематизированный свод единиц информации и их кодовых обозначений. Основное назначение классификаторов: ü однозначное обозначение объектов; ü группировка информации по ряду признаков; ü минимизация объемов хранимых данных в информационной базе системы; ü ускорение процедур поиска и обмена данными в компьютерной среде.

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и используются для обмена информацией между предприятиями разных стран мирового сообщества.

Общегосударственные классификаторы Общегосударственные (общероссийские) классификаторы разрабатываются Госстандартом РФ в централизованном порядке и являются едиными для всей страны.

Другие классификаторы Региональные классификаторы создаются и действуют в пределах территории (края, области, города, района). Локальные классификаторы создаются и действуют в пределах отдельных организаций с учетом специфических особенностей конкретного объекта Пример, коды табельных номеров работников, коды лицевых счетов клиентов банка, коды подразделений и др. Локальные классификаторы должны обеспечивать однозначное взаимодействие с соответствующими общегосударственными и отраслевыми классификаторами.

Тема «Информационное обеспечение» n Система документации n Система документооборота

Система документации совокупность взаимосвязанных документов, регулярно используемых в ЭИС.

Система документации Документ – это информационное сообщение, на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

Форма документа Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов Типовая форма документа содержит следующие части: n Заголовочную n Содержательную n оформляющую

Форма документа n n n Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер, т. е. постоянные реквизиты признаки и их коды). Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение. (например, переменные реквизиты-признаки, их коды, реквизиты основания) В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Унифицированная система документации n Представляет собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов и процессов документирования данных, отвечающих единым правилам и требованиям документооборота.

Система документооборота n Документооборот - маршрут движения документов в информационной системе от момента выполнения первой записи до сдачи их в архив. n Потоки документов: Ø Ø Ø входящие - директивные документы, законодательные акты, нормативные документы, договоры, контракты и др. ; внутренние - бухгалтерские, финансовые и др. , а также «канцелярские» документы (приказы, письма, инструкции и пр. ) - электронный офис; исходящие (отчетные документы).

Система документооборота позволяет: n n n разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями; формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение или временных графиков; обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте; отправлять и принимать документы; вести хранилище документов и обрабатывать их.

Популярные системы n n n n Word «Галактика" "Евфрат-Документооборот" «Клиент-банк" "1 С: Электронный документооборот" "Гран-Док" "1 С: Электронная почта"

Тема «Информационное обеспечение» n Внутримашинное ИО

Тема «Информационное обеспечение» Внутримашинное информационное обеспечение – это все виды специально организованной информации, представленной в виде, необходимом для восприятия техническими средствами.

Внутримашинная информационная база может иметь различную организационную структуру: 1) файловую организацию данных 2)систему баз данных

ФАЙЛОВАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ В этом случае информационная база создается для каждой отдельной задачи. Файл – это совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на магнитном носителе с присвоением имени

СИСТЕМА БАЗ ДАННЫХ Основной формой организации информации на машинных носителях является база данных под управлением системы управления базой данных

Базы данных – определения База данных – единое хранилище информации предприятия. База данных – совокупность определенным образом структурированных, взаимосвязанных данных, предназначенных для хранения и обработки, обеспечивающих решение комплекса задач управления.

Системы управления базами данных (СУБД) Все операции данными БД выполняет СУБД Набор программных средств для ведения баз данных, обеспечивающий реализацию операций корректировки, редактирования, добавления, удаления, поиска, выборки информации.

Хранилища данных n Хранилища данных представляют собой логически интегрированную базу данных, обеспечивающую максимально быстрый и удобный доступ к информации, необходимой для анализа и поддержки принятия решений.

Хранилища данных n Хранилище данных – это предметноориентированное, привязанное ко времени и неизменяемое собрание данных для поддержки процесса принятия управляющих решений.