Тема Формуляр документа и его составные части

Тема: «Формуляр документа и его составные части»

Содержание презентации: 1. Понятие «реквизит» . 2. Постоянные и переменные реквизиты. 3. Понятие «формуляр документа» . 4. Особенности формуляра документов, полученных различными способами документирования. 5. Индивидуальный и типовой формуляр документа. 6. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению. Список использованных источников.

Понятие «реквизит» . Реквизит — это специальный информационный элемент документа, с помощью которого документам придается стандартное оформление. üСостав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6. 30 -2003. üВсего установлено 30 реквизитов. üКонкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. üВпервые термин «реквизит» был введен в 1960 г. К. Г. Митяевым

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А 4 углового бланка

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А 4 продольного бланка

Постоянные и переменные реквизиты. 1. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. 2. Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Например: Реквизиты «Эмблема организации или товарный знак» , «Код организации» , Наименование организации» , «Эмблема организации» . 1. Указываются непосредственно при подготовке конкретного документа. 2. Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. Например: Реквизиты «Наименование вида документа» , «Дата составления» , «Регистрационный номер документа» ,

Понятие «формуляр документа» . Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Виды формуляра документа: Индивидуальный; Типовой; Формуляр – образец.

Особенности формуляра документов, полученных различными способами документирования. ØПрименение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда. ØТак как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т. д. ), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ. ØСегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии {наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. ØОднако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом. ГОСТ Р 6. 30 -97 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изготовлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.

Индивидуальный и типовой формуляр документа Индивидуальный формуляр присущ какому – либо отдельному документу. Типовой формуляр характерен для конкретного вида документов. К примеру, в типовой формуляр заявления входят шесть обязательных реквизитов: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись и дата.

Формуляр-образец Формуляр – образец – это «модель построения документов, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» . Формуляр – образец регламентируется ГОСТом Р 6. 30 -2003 и предназначается для определенной системы документов.

Задачи формуляра-образца в унификации требований к реквизитам документа и их расположению ü Унифицированные формы документов на бумажном носителе необходимо проектировать на основе формуляра-образца с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. ü 1) 2) 3) 4) 5) Формуляр-образец устанавливает: форматы бумаги; служебные поля; конструкционную сетку; расположение частей и зон; расположение реквизитов. ü Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку служебного документа, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет организовать централизованное изготовление бланков для служебных документов.

Список использованных источников. 1. ГОСТ 6. 10. 5 -87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра образца» . М. , 1988. 2. Илюшенко, М. П. Формуляр документа / М. П. Илюшенко, Т. В. Кузнецова. - М. , 1986. - Глава 1. - п. 1. 3. Ларьков, Н. С. Документоведение : учебное пособие / Н. С. Ларьков. – М. : АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5] с. 4. Плешкевич, Е. А. Понятие «реквизит документа» : к постановке вопроса / Е. А. Плешкевич // Делопроизводство. - 2005. - № 1. - С. 15 -24.