Тема: ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ. ВВЕДЕНИЕ В БАЗЫ ДАННЫХ.
Вопросы 1. Основные сведения о БД и списках MS Excel. Обработка списков с помощью формы. 2. Сортировка списков. 3. Использование промежуточных итогов для анализа списка. 4. Применение фильтров для анализа списков. 2
Вопрос 1. В MS Excel присутствуют средства, позволяющие обрабатывать информацию, организованную по принципу баз данных - средства работы со списками. Списки состоят из данных одинаковой структуры. 3
Правила формирования списков 1. данные в пределах одного столбца 2. 3. 4. 5. 6. однородны (одного типа); столбцы однозначно поименованы; имена полей (столбцов) располагаются в первой строке таблицы-списка; каждая строка уникальна; обращение к данным произвольно; список не содержит пустых строк (т. к. пустая строка указывает на окончание базы данных или списка). 4
Строки списка называются записями, а столбцы - полями. Основными способами обработки баз данных являются: Ø сортировка с анализом полученных результатов, Ø поиск, Ø фильтрация, Ø извлечение данных. 5
Ввод данных в список может осуществляться: Ø непосредственным вводом данных в таблицу, Ø с помощью окна Формы. 6
Для осуществления контроля вводимых записей в список в MS Excel используется средство проверки данных. Для этого необходимо выполнить команду меню Данные-Проверка. 7
В появившемся окне Проверка вводимых значений: Ø на первой вкладке Параметры определяется условие в соответствии с типом данных; Ø на второй вкладке определяется сообщение для ввода данных; Ø на третьей вкладке определяется сообщение об ошибке. ПРИМЕР 8
9
Для ускорения и облегчения работы со списками применяется окно Формы. Для работы с формой необходимо установить курсор на список и выполнить команду меню Данные. Форма. 10
Форма позволяет выполнять следующие действия с записями: Ø просмотр и редактирование; Ø удаление; Ø добавление; Ø поиск по критерию. 11
Поиск записей по критерию осуществляется с помощью кнопки "Критерий". При этом можно задать одновременно несколько критериев для разных полей. Эти критерии связываются логической функцией И. Записи, удовлетворяющие установленному критерию, просматриваются без извлечения в отдельную табличную область с помощью кнопок "Назад" и "Далее" в окне Форма. ПРИМЕР 12
13
Вопрос 2. MS Excel предоставляет способы сортировки данных: Ø сортировка строк в возрастающем или убывающем порядке; Ø сортировка строк в порядке, определенном пользователем. 14
Сортировка Для проведения сортировки данных списка необходимо выделить требуемый диапазон и можно : 1. воспользоваться кнопками панели инструментов Стандартная; 2. воспользоваться командой меню Данные-Сортировка. 15
После выполнения команды меню Данные-Сортировка появляется окно Сортировка диапазона 16
Сортировка Для применения пользовательского порядка сортировки необходимо создать НОВЫЙ СПИСОК, выбрав команду Сервис-Параметры, в появившемся окне вкладку Списки 17
Новый порядок сортировки добавляется к общему списку поля "Сортировка по первому ключу" в окне диалога "Параметры сортировки" 18
Вопрос 3. Для проведения итоговых расчетов по списку используется команда меню Данные-Итоги. Список, для которого проводятся итоговые расчеты, должен быть отсортирован по заданным критериям. Команда Данные-Итоги добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка, а также создает общие итоги. 19
Для удаления промежуточных итогов и структуры используется кнопка "Убрать все" диалогового окна Промежуточные итоги. Для применения нескольких итоговых функций достаточно повторить команду Данные-Итоги для новой итоговой функции и снять флажок "Заменить текущие итоги" диалогового окна Промежуточные итоги. ПРИМЕР 20
21
Функции для подведения итогов СЧЁТЕСЛИ -подсчитывает количество ячеек внутри диапазона, удовлетворяющих заданному критерию. Синтаксис СЧЁТЕСЛИ(диапазон; критерий) Диапазон — диапазон, в котором нужно подсчитать количество ячеек. Критерий — критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать. 22
СУММЕСЛИ -суммирует ячейки, заданные критерием. Синтаксис СУММЕСЛИ(диапазон; критерий; диапазон_с уммирования) Диапазон — диапазон проверяемых ячеек. Критерий — критерий в форме числа, выражения или текста, определяющего суммируемые ячейки. Диапазон_суммирования — фактические ячейки для суммирования. ПРИМЕР 23
Вопрос 4. В MS Excel предлагается два типа фильтров: Øавтофильтр, Øрасширенный фильтр. 24
Команда Данные-Фильтр-Автофильтр активизирует автофильтр. 25
При использовании автофильтра можно выбрать один из критериев: 1. Все записи (восстанавливает исходный список). 2. Значения полей (обеспечивает выбор конкретного поля по его значению). 26
3. Первые 10 (приводит к появлению окна диалога). В котором можно определить : Ø Количество отбираемых записей, Ø Определить значения (наибольшие или наименьшие). Ø Определить количество строк или % от общего количества строк. 27
4. Условие (позволяет сформировать критерии, связанные логической функцией И или ИЛИ). 28
ПРИМЕР Критерии отбора могут устанавливаться последовательно в нескольких столбцах (они будут связаны логической функцией И). Команда Данные-Фильтр-Показать все восстановит исходный список. Для удаления автофильтра выполняется команда Данные-Фильтр-Автофильтр и дезактивируется флажок рядом с командой. 29
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ возвращает промежуточный итог в список или базу данных, при этом игнорируются все скрытые строки в результате фильтрации списка. 30
Синтаксис ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ(номер_функции; ссылка 1; ссылка 2 ; . . . ) Номер_функции — это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка. Ссылка 1; Ссылка 2; — от 1 до 29 интервалов или ссылок, для которых подводятся итоги. 31
Номер_функции Функция 1 СРЗНАЧ 4 МАКС 5 МИН 6 ПРОИЗВЕД 9 СУММ ПРИМЕР 32
В Е 16 вставлена функция В I 16 вставлена функция 33
34
Расширенный фильтр позволяет использовать критерии, связанные логическими функциями И или ИЛИ, а также задавать вычисляемые условия для поиска и извлечения данных. Результат фильтрации может быть помещен в самой таблице (в исходный список) или в другую область листа (по желанию пользователя). 35
Расширенный фильтр требует задания условий отбора записей в отдельном диапазоне рабочего листа. 36
Правила формирования диапазона критериев: 1. Диапазон критериев должен содержать по 2. 3. 4. 5. крайней мере две строки. Первая строка - заголовки столбцов (для которых определяется критерий). Вторая и последующие строки - условия отбора. Заголовки в диапазоне критериев должны точно совпадать с заголовками столбцов списка. Для реализации функции ИЛИ условия отбора записываются в разных строках, а функции И - в одной. 37
38
Расширенный фильтр активизируется командой меню Данные-Фильтр. Расширенный фильтр. 39
ПРИМЕР Ø Исходный диапазон - это список для фильтрации (область включающая заголовки столбцов и сами данные). Ø Диапазон условий – это таблица условий (включая заголовки). Ø Если выбран вариант обработки – скопировать результат в другое место – в окне активизируется поле Поместить результат в диапазон, который определяет ячейку, начиная с которой будет выводиться результат фильтрации. 40
41
Скачать презентацию Тема ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ ВВЕДЕНИЕ В БАЗЫ ДАННЫХ
ИТ ПЗ_2_2013-2014_ПСИХ_заоч.ppt