Тема АРХИВАРИУС История профессии n Исходя из

Тема АРХИВАРИУС

История профессии n Исходя из улик археологических раскопок, с возникновением письменности каждый народ начинал работу по созданию своего архива. Существовали архивы в Древнем Египте, Ассирии, Риме и Греции. n Документы, хранящиеся в архивах страны, составляют государственный архивный фонд. Эти материалы отнесены к памятникам истории культуры русского народа. Первые из них датируются XI веком, самые поздние - нашим временем.

Профессиограмма «архивариус» Наименование профессии n архивариус Доминирующий способ мышления n приложение - процедура Область базовых знаний № 1 и их уровень n делопроизводство и архивоведение, уровень 3, высокий (теоретический) Область базовых знаний № 2 и их уровень n канцелярская работа с использованием оргтехники, уровень 2, средний (практическое использование знаний) Профессиональная область n социальная (общественная) сфера Межличностное взаимодействие n редкое Доминирующий интерес n конвенциональный Дополнительный интерес n реалистический Условия работы n в помещении, мобильный

Доминирующие виды деятельности профессии архивариус: n обеспечение концентрации и сохранности документов; n контроль за использованием документации; n выдача документов и справок из сведений для пользования; n подбор документов по запросу заинтересованных лиц; n участие в составлении списка документов, подлежащих хранению; n прием от канцелярии учреждения и его подразделений дел n n n постоянного и длительного хранения; проверка правильности оформления поступающей информации; систематизация поступающей информации (составление описей, картотек и пр. ); предоставление сведений о делах в государственный архив; уничтожение дел по истечении срока их хранения; составление описи материалов, находящихся в архиве; участие в проведении экспертизы (оценки) ценности архивных документов.

Качества, обеспечивающие успешность выполнения профессиональной деятельности архивариуса: Способности n хорошие мнемические n n n способности (хорошая память); способность анализировать и систематизировать большое количество информации; развитое внимание к деталям; канцелярские способности; способность заниматься длительное время монотонной кропотливой работой; ручная тонкая моторика; коммуникативные способности. Личностные качества, интересы и склонности n организованность; n упорство; n аккуратность; n самоконтроль; n педантичность; n четкость, собранность; n усидчивость.

Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности: n невнимательность; n вспыльчивость, импульсивность; n неаккуратность. n узость кругозора; n неорганизованность.

Области применения профессиональных знаний: n государственные архивы составляют архивный фонд страны (центральные, краевые, областные, муниципальные); n архивы промышленных предприятий; n архивы при учебных учреждениях и учреждениях; n архивы министерств, комитетов, организаций; n архивы учреждений, организаций здравоохранения и медицины; n архивы историко-культурных учреждений.

Некоторые профессии, которые могут подойти человеку с данным типом личности (конвенциональный и реалистичный): n бухгалтер; n программист; n налоговый инспектор; n кладовщик; n оптик элементов квантовых приводов; n оптик медицинский; n механик по ремонту кино-и радиоаппаратуры.

Архивариус, n занимающийся предоставлением архивных услуг, не может ограничиться пониманием архивных наук. n Для успешной работы архивариусу необходимо владеть практическими навыками менеджера, такими как: осуществление коммуникаций, принятие управленческих решений, управление организационными изменениями, разработка бизнес-процессов.

n Существует несколько объективных причин, не позволяющих профессиональному архивариусу без наличия управленческих навыков успешно осуществлять свою деятельность по работе с документами компаний в качестве внешнего консультанта. n Одна из главных причин, обуславливающих данный факт, заключается в риске, которые берут на себя консалтинговая фирма и компания-заказчик, а также в проблемах, возникающих в процессе их сотрудничества. Этот риск и связанные с ним осложнения заключаются не в том, что оговоренные и оплаченные услуги не будут оказаны, а в том, что содержание и результат архивной услуги, о которой шла речь в переговорах, могут пониматься по-разному заказчиком и исполнителем. n Заказчик смотрит на деятельность консультанта-архивариуса с точки зрения эффекта от деятельности, а архивист смотрит на свою деятельность с точки зрения ее содержания и конечных (отчетных) продуктов. При этом архивариус, как правило, искренне стремится помочь клиенту.

n Возникновение подобной проблематики в основном связано с тем, что за последние 4 -5 лет в архивном бизнесе появилось много «случайных» людей, и причиной такого наплыва «консультантов-архивариусов» связано не только с отменой лицензирования. n В данном случае в категорию «случайных людей» попадают даже отличные архивариусы, но такие, которые по уровню квалификации не могут качественно выполнять консалтинговые проекты. Хороший архивариус может хорошо - правильно, своевременно и с минимальными затратами - решить поставленную перед ним задачу. Однако эту задачу необходимо перед ним поставить. В этом случае, если необходимые условия для решения этой задачи будут созданы, специалист отлично с ней справится. n В консалтинге в подавляющем числе случаев ситуация иная: сотрудники архивной компании часто имеют дело с ситуацией, когда не сформулирована даже проблема. Заказчик часто не может при первом контакте вразумительно описать проблемное поле, не говоря уже о том, чтобы поставить задачу. Его позиция может определяться общими словами, такими как «хочу навести порядок в документах» .

n Это означает, что необходим не один день переговоров, десяток «вопросов на понимание» и «на уточнение» , проведение экспресс-диагностики или детальной диагностики потоков документов компании, прежде чем становится, возможно, грамотно сформулировать задачу, которую предстоит решить архивариус совместно с самим заказчиком. n В данном случае знания архивного дела недостаточно - в такой ситуации обычный архивариус оказывается беспомощным. Возникает потребность в профессионале - человеке, который может продиагностировать ситуацию, разобравшись в причинно-следственных связях, четко сформулировать задачу и решить ее, не ожидая того, что ктолибо создаст ему необходимые для работы условия. n Для этого необходимо быть не просто мастером своего дела, но и методологом.

n Второй немаловажной причиной, по которой «обычный» n n архивариус, без соответствующей управленческой подготовки, не справится с описанной ситуацией, является тот факт, что подобные узкие специалисты умеют выполнять строго определенные процедуры по определенным технологиям. В своей работе они идут «изведанным путем» , решают задачу, иногда не замечая, что эта задача - не та, что приводит к желаемому для заказчика результату. То есть возникает ситуация, когда в процессе работы происходит подмена одной задачи - другой. Иными словами, архивариус решает знакомую ему задачу по нужной методике, запрашивая у компании требуемые ему для работы ресурсы (финансы, людей и так далее). Специалист добросовестно работает и получает ожидаемый им самим результат, но не тот, который ожидает увидеть компаниязаказчик.

Технология работы архивариуса n - путь решения задачи - напрямую зависит от самой поставленной задачи. А если задача сформулирована неточно, понята неверно, то и механизм ее решения, вся деятельность приводят вовсе не к желаемому результату. Прежде чем начинать командно работать по запросу клиента, необходимо четко сформулировать цели и задачи работы, согласовать их с заказчиком, максимально точно обрисовать планируемые результаты, нарисовать картинку предполагаемого «на выходе» продукта. n Только после этих проделанных шагов можно организовывать команду специалистов для реализации проекта. И этот путь - путь постановки задач совместно с заказчиком - узкий специалист, привыкший к выполнению своего участка работ, пройти, как правило, не может. Он «зауженно» видит проблемное поле с той точки, с которой привык действовать.

n Третья причина, вынуждающая архивариусов брать на себя часть работы менеджеров, кроется в возникновения сложностей в сотрудничестве - деятельности специалиста в ситуации, когда для его работы кем-то не организованы соответствующие условия. n В таком случае находится масса оправданий затягивания работ или их невыполнения. Можно услышать, что решить задачу невозможно, потому что у компании нет какого-либо сотрудника или предоставленные данные не отражают проблемное поле. n На самом деле архивариус просто не в состоянии сам организовать соответствующие условия, он просто не знает, как это делается и что для этого нужно, не может сделать шаг назад и в сторону, чтобы создать требуемые условия и самому получить недостающую информацию. n В большинстве случаев архивариус представляет, как должно быть, как выглядит то, с чем ему предстоит работать. Но он не знает, каким путем добиться этого, как и где получить недостающие сведения. Это является следствием недостаточной степени владения навыками работы в командах.

n Развитию квалифицированных и мотивированных архивариусов и руководителей вспомогательных команд препятствуют несколько факторов: n установки университетских факультетов, специализация дисциплин, отсутствие единой учебной программы факультетов и профессиональных учебных заведений. n Последним, как правило, недостает теории и практики метода вовлечения: они делают упор на традиционное чтение лекций и изучение фактов, а не контролируемое развитие навыков на практике. n Кроме того, существует препятствие со стороны руководителей компаний-клиентов, когда понятие «я сам» , как правило, рассматривается как величайший признак компетентности, а просьбы о помощи - как признак слабости. n

n Наличие у архивариуса опыта работы по архивной специальности тоже не является средством избежания описанной ранее проблемы. Многие специалисты считают, что если они проработали несколько лет на одной должности в одной-двух организациях, то они уже знают все в этой сфере и могут идти в архивариусы. В целом, подобная позиция имеет отношение не только к архивариусам, но и к представителям других профессий. Опыт работы архивных компаний показывает, что это не так. На проверку оказывается, что у подобных сотрудников есть лишь умение выполнять знакомые по предыдущим работам операции и слабое представление о том, как эта деятельность связана с целями и задачами бизнеса клиента в целом. n Именно поэтому специалисты Архив-Сервис обладают знаниями в области построения процесса консалтинга, начиная с первого контакта с клиентом, определения проблемной зоны и заканчивая предоставлением отчета о результатах деятельности.

n Некоторые профессии, которые могут подойти человеку n n n n с данным типом личности (конвенциональный и реалистичный): бухгалтер; программист; налоговый инспектор; кладовщик; оптик элементов квантовых приводов; оптик медицинский; механик по ремонту кино-и радиоаппаратуры. Профессию архивариуса можно получить в высших учебных заведениях.