Тема. Анализ работ 1. 2. Сущность и этапы анализа работ. Документы, разрабатываемые по итогам анализа работ.
Сущность и этапы анализа работ Анализ работы – методический процесс определения навыков, обязанностей и знаний, необходимых для выполнения тех видов работ, которые осуществляет организация. Работа – совокупность заданий, которые должны быть выполнены для достижения целей организации. Должность складывается из набора заданий, выполняемых одним человеком, и возлагаемой на него ответственности.
Цель анализа работы Øполучение ответов на следующие вопросы: 1 2 3 4 5 6 • Какие физические и умственные задачи выполняет работник? • Когда работа должна быть завершена? • Каким образом работа должна быть завершена? • Как работник выполняет работу? • Зачем делается работа? • Какие качества требуются для выполнения работы?
Этапы анализа работы: Определение цели, для которой будет использоваться информация, полученная при анализе работы. Сбор вспомогательной информации. Анализ структуры организации, технологических карт. Выбор репрезентативной должности для анализа. Это когда необходимо проанализировать большое количество сходных видов работ. Сбор информации для анализа работы. Анализ работы. Разработка описания и спецификации работы
Типы данных, собираемых в ходе анализа работы: Трудовая деятельность Виды деятельности, ориентированные на работников • виды трудовой деятельности и рабочих процессов; • регистрация деятельности – например, в видеозаписи; • используемые методики; • персональная ответственность • особенности поведения людей, такие как физические действия и общение на работе; • поэлементные (отдельные) движения для анализа методов деятельности в целом; • индивидуальные требования к работе, такие как расходы энергии Используемые механизмы, инструменты, оборудование и устройства для работы
Типы данных, собираемых в ходе анализа работы: Материальные и нематериальные компоненты, имеющие отношение к работе Выполняемые работы Рабочая обстановка (условия работы) Индивидуальные требования, необходимые для выполнения работы • знания, с которыми имеют дело или применяют; • переработанные материалы; • производимая продукция или предоставляемые услуги • анализ ошибок; • стандарты выполнения работы; • нормирование труда • • график работы; материальные и нематериальные стимулы; физические условия труда; организационный и социальный контексты • личные качества, такие как особенности характера и интересы; • требуемые образование и обучение; • опыт работы
Методы анализа работы: качественны е количественны е
Качественные методы анализа работ Опросники (анкеты) Наблюдение Интервью Ведение дневников (ежедневник, журнал респондента)
Опросники (анкеты) Использование анкет, как правило, экономично и дает быстрые результаты. Работникам могут раздаваться анкеты, где они указывают, какие задания выполняют Работники могут не достаточно четко выражать свои мысли; работники могут проявлять склонность к искажению значимости своих задач, говоря о большей степени ответственности, чем существует в действительности ПРИМЕРЫ
Наблюдение МОЖЕТ БЫТЬ • Сплошным • Выборочным используется для сбора информации и видах работ, в которых особое значение имеют физические навыки (навыки ручного труда) может помочь аналитику установить взаимосвязь не пригоден для анализа между физическими и умственного труда умственными задачами
Интервью Сначала, как правило, аналитик интервьюирует работников, помогая им описать выполняемые обязанности, а затем обращается к руководителю за дополнительной информацией Может быть 3 видов индивидуальные интервью с каждым работником групповые интервью с группой работников, выполняющих одни и те же обязанности опрос руководящих работников, которые хорошо осведомлены о выполняемой работе
Типичные вопросы интервью: в чем заключается выполняемая работа? в чем заключается основные должностные обязанности? Что конкретно Вы делаете? где Вы работаете? Место Вашей работы? каковы требования к образованию, подготовке, навыкам (в тех видах деятельности, для которых это свойственно), и какие лицензии и сертификаты требуются? в каких мероприятиях Вы принимаете участие?
Типичные вопросы интервью: какие основные инструкции и нормы регламентируют вашу работу? что конкретно влекут за собой мероприятия, в которых Вы принимаете участие? какова Ваша ответственность? Каковы окружающие условия и условия работы? какова физическая нагрузка на Вашем рабочем месте? Эмоциональная и интеллектуальная? каковы условия работы с точки зрения опасности для здоровья? есть ли какие – либо опасные или необычные условия работы, в которых Вам приходится работать?
Примерный список вопросов для анализа работы руководителя: Кому подчиняется руководитель? Кто подчиняется руководителю? Каков общий объем финансовых и материальных ресурсов, находящихся под контролем руководителя? Есть ли дополнительные критерии объема работ, например, количество управляемых руководителем подразделений, число клиентов? Каково общее число персонала, находящегося в подчинении у руководителя? Какова общая цель работ?
Примерный список вопросов для анализа работы руководителя: Какое оборудование находится в ведении руководителя? Каковы контакты руководителя внутри и за пределами организации? В чем заключается наиболее сложная (ответственная) часть работы? Какие знания и навыки требуются для выполнения работы? Какой опыт требуется для выполнения работы? Какое образование (подготовка) требуются (включая знание языков)? Какие личностные качества необходимы для достижения успеха в работе? Каковы возрастные ограничения? Каковы условия найма?
Кроме этих открытых опросов существуют более структурированн ые (с набором ответов) Если работник не выполняет один и тот же вид работы снова и снова в течение дня, следует его попросить перечислить свои обязанности в порядке их важности и частоты возникновения Для уменьшения вероятности получения и обработки неточной информации целесообразно разработать процедуру ее перепроверки Анкета опроса по распределению должностных обязанностей внутри фирмы
Ведение дневников (журнал респондента, ежедневник) Работником ведется описание повседневной трудовой деятельности, которое он заносит в ежедневник или журнал учета (дневник) Преимущество – позволяет преодолеть такую проблему, как преувеличения работником значимости выполняемой им работы Недостаток – сложность сбора информации
Количественные методы анализа работ каждому виду работ присваивается определенное количество баллов Позиционный опросный лист для анализа – очень структурированный опросный лист • Заполняется специалистом по анализу работы, который уже должен быть знаком с конкретной анализируемой работой Функциональный анализ работы
Позиционный опросный лист для анализа Принятие решений Обработка информации Управление транспортным средством / оборудованием Профессиональные навыки Позволяет получить количественную оценку или выявить профиль любой работы в баллах, присваиваемых по 5 базовым позициям: Физическая нагрузка
Функциональный анализ работы позволяет: Установить рейтинг данной работы по таким параметрам, как данные, люди и предметы. Учесть меру, в которой для выполнения данного задания необходимы специальные инструкции. Учесть насколько способность рассуждать и делать заключения необходима для выполнения данного задания. Навыки вербального общения и языковая подготовка, необходимые для выполнения данного задания. Определить стандарты качества выполнения работы, требования к профессиональной подготовке
Описание работы это письменный документ, в котором содержится информация о том, что реально делает работник, выполняющий данную работу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах
Проведение анализа работ Анализ работы Описание работы Содержание работы Параметры работы Требования к работнику (личностна я спецификац ия) Назначение анализа и описания работы: отбор персонала; оценка результатов деятельности персонала; обучение персонала; планирование деловой карьеры; оплата труда и стимулирование
• это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально – квалификационные требования к нему Содержание работы Параметры работы • ее масштаб, сложность и отношения (связи)
Описание рабочего места – всесторонняя информация о требованиях, нагрузке и содержании работы на рабочем месте содержит следующие разделы: 1 • Определение работы. 2 • Краткое описание работы. 3 • Отношения, ответственность и обязанности. 4 • Полномочия. 5 • Стандарты исполнения. 6 • Рабочие условия. 7 • Спецификация работы.
Раздел «Определение работы» • «Название работы» указывается название работы, например, менеджер по 1) продажам, кладовщик. • «Статус работы» или код работы, то есть место в классификаторе, в соответствии 2) с чем происходит начисление оплаты труда. 3) • Общая цель работы. • «Дата» - время, когда описание было составлено. Здесь же указывается, кем оно 4) было составлено. 5) • Кем описание утверждено, и к какому подразделению данная работа относится. 6) • Указание должности непосредственного начальника. 7) • За кого непосредственно отвечает работник. • «Идентификация работы» содержит информацию о ставках зарплаты или 8) диапазоне зарплаты. 9) • «Категория / уровень» - если таковые имеются. 10) • «Уровень оплаты» - конкретный уровень оплаты для данной должности.
Краткое описание работы • содержит общее описание характера работы, включающее только основные функции и действия Отношения, ответственно сть и обязанности • «Отношения» описываются взаимоотношения работника с другими людьми внутри и вне организации. • Например для менеджера по персоналу: • Подотчетен: директору по персоналу • Контролирует: инспектора по кадрам • Работает: со всеми руководителями структурных подразделений • Вне компании: рекрутинговые агентства, ВУЗы • «Обязанности и ответственность» представляет детальный список фактической ответственности и обязанностей, соответствующий рабочему месту
Полномочия • определяют границы полномочий, включая принятие решений, распоряжение финансовыми ресурсами Показатели ответственности • за подчиненных, результаты работы Условия труда и окружающая среда • например, уровень шума, опасные условия, высокая температура
Стандарты исполнения Это то, как работа должна быть выполнена Например, обязанность: своевременное и безошибочное отправление по почте счетов, подлежащих оплате • Все полученные счета будут отправляться по почте в течение того же рабочего дня. • Все счета, для которых необходимо одобрение менеджеров отдела, будут получены не позже, чем на следующий день. • Среднее количество ошибок отправления не будет превышать трех в месяц.
Основные принципы описания работ: Ясность Надо, чтобы было ясно, какие этапы работ необходимо выполнять Указание возможностей Определен ность Краткость Перепроверка Следует выбрать конкретные слова, чтобы показать: Вид работы; Степень сложности; Требуемые навыки; Степень стандартизированности проблемы; Степень ответственности рабочего за каждую стадию работы; Степень и тип материальной ответственности. «Поймет ли новый служащий суть работы, если прочтет ее описание? »
Спецификация работы Отвечает на вопрос «Какие человеческие качества и опыт необходимы, чтобы делать эту работу хорошо? » . Может представлять собой как набор отдельных разделов описания работы, так и целый, полный документ.
Документы, разрабатываемые по итогам анализа работ Должностная инструкция – это документ, который устанавливает для каждого вида работ задачи, обязанности и ответственность. Разделы должностной инструкции: Идентификация работы. Дата проведения анализа Краткое работ. изложение работы. Выполняемы е Квалификац обязанности. ионные требования к исполнител
