Тема 9. Системы электронного документооборота 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Автоматизация документооборота Юридическая сила электронного документа Электронный обмен неюридическими документами Дублирующий обмен юридическими документами Документооборот на базе электронной почты Системы автоматизированного документооборота Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота 8. Работа с документами в Интернете 9. Электронная почта 1
Тема 9. Системы электронного документооборота 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Электронный и бумажный документооборот Электронно–цифровая подпись ИОК (pki) – инфраструктура открытых ключей Организация систем электронного документооборота Основные понятия о системах электронного документооборота Основные свойства СЭД Общая классификация СЭД Примеры реализации систем электронного документооборота 2
1 Автоматизация документооборота 3
1 Автоматизация документооборота В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: • бумажный документооборот, • бумажный документооборот с использованием автономных ПК, • смешанный документооборот • безбумажный документооборот. 4
5
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив. Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т. е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде. 6
2 Юридическая сила электронного документа 7
2 Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. 8
Преимущества электронного документооборота: • простота внесения изменений в документ; • возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные; • возможность использовать заранее заготовленные формы; • более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; • экономия бумаги; • более высокая компактность архивов; • более простой контроль информационных потоков; • большая скорость поиска и извлечения информации; • возможность защиты документов от доступа • разграничение прав доступа сотрудников к информации. 9
10
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т. п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т. е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором. Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т. е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки. 11
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором. Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне. 12
3 Электронный обмен неюридическими документами 13
В тех случаях когда не требуется подпись, документооборот может быть полностью безбумажным. Типичный пример - газетно-журнальные издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде. 14
15
Все начинается с написания автором статьи (пункт 1). Часто автор является внештатным сотрудником и связывается с сотрудниками издательства по электронной почте. Автор готовит статью (в подавляющем большинстве случаев в программе Word) и отсылает ее редактору, который часто тоже работает в своем домашнем офисе, хотя и является штатным сотрудником издательства. Редактор (пункт 2), используя возможности Word по внесению правок, делает пометки в статье, вставляет в текст комментарии и отсылает на доработку автору. На этапе 1 -2 редактор и автор согласовывают текст статьи, обмениваясь электронной почтой. После того как текст готов, редактор помещает в заголовке статьи необходимые данные, позволяющие идентифицировать эту статью. Далее редактор отсылает выправленный текст и иллюстрации по электронной почте ответственному секретарю (пункт 3). Ответственный секретарь размещает файл с текстом статьи на файловом сервере в локальной сети, так чтобы к нему могли иметь доступ различные сотрудники, которые будут обрабатывать далее документ, и готовит новый документ - таблицу в Excel, в которую заносит все реквизиты по данной статье и сведения об авторах. 16
Главный редактор (пункт 4) просматривает статью и в случае утверждения передает ее в дальнейшую работу на этап литредактирования (пункт 5). После литредактирования статья поступает на верстку (пункт 6). Художники и верстальщики переводят текст и картинки в программу верстки. В качестве программы верстки может использоваться Quark. XPress, MS Publisher или Page. Maker. Затем макет отправляется на сервер типографии (пункт 7). Типография может находиться за рубежом, например, многие московские издательства печатают свои материалы в Финляндии. Одновременно статья отправляется редактору Web-сайта (пункт 8), который готовит версию для представления в Интернет. Здесь может использоваться программа MS Front. Page или Macromedia Dreamweaver. Web-сервер, на который отсылаются статьи, часто находится вне издательства, у некоторого провайдера 1) хостинга 2) (пункт 9). В том случае если на этапе верстки автору не высылался окончательный вариант статьи, он может зайти на сайт и получить оттуда финальную версию. Некоторые издательства, правда, публикуют статьи свежего номера в Web только после того, как будет распродан тираж. 17
4 Дублирующий обмен юридическими документами 18
В силу ограниченного внедрения механизма ЭЦП электронные документы преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они применяются лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов. При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирующего обмена документами, когда вслед за пересылкой электронных копий курьеры передают бумажные документы. 19
В силу ограниченного внедрения механизма ЭЦП электронные документы преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они применяются лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов. При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирующего обмена документами, когда вслед за пересылкой электронных копий курьеры передают бумажные документы. Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать над реализацией совместного проекта, а параллельно подписанный одной из сторон договор отправляется почтой или с курьером. 20
Внедрение безбумажного документооборота позволяет оперативно обмениваться информацией с партнерами и клиентами, однако возросшая оперативность передачи информации требует внедрения специальных служб электронной безопасности, контролирующих утечку информации. В передаче электронных документов могут участвовать посредники (информационные провайдеры - провайдеры услуг по передаче данных в Интернет). Важно правильно определить необходимый уровень надежности системы электронного документооборота. Использование определенных средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, скорее всего, не скоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, а также обеспечить безопасность электронных коммуникаций. 21
5 Документооборот на базе электронной почты 22
На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. Электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым. 23
24
При таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников. Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. 25
6 Системы автоматизированного документооборота 26
СЭД - это система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами: • регистрация и ввод документов, • поиск документов, • маршрутизация, • создание отчётов, • ведение архива, • установление прав доступа в системе. 27
В крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Один проект - это автоматизация ФСБ, а другой - автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Здесь уже требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности. Второй аспект - это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления. 28
Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т. е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида. Классификаторы и нормативы являются едиными для всех служб. Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала. 29
Схема СЭД 30
При необходимости просмотреть документ запускается Word. Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить ее на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению. Многие из существующих СЭД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. 31
7 Примеры систем автоматизации делопроизводства и документооборота 32
В зависимости от степени настройки СЭД условно разделяют на две группы: "конструкторы" и "коробки". Коробочное решение - это типовой вариант, подходящий для большинства организаций, который в уже определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в значительно большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учесть специфические требования заказчика. 33
При кажущемся преимуществе "конструктора" стоит отметить несколько его особенностей. Установка и настройка такой системы почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика. Проект по внедрению и сопровождению подобной системы является более дорогостоящим по сравнению с типовым решением. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом скорее подойдет коробочное решение. Его плюсы: продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов, всегда имеется подробная документация, список типовых ошибок, т. е. все прелести типового решения, в том числе и умеренная цена. 34
• • • Из коробочных решений можно назвать такие, как "Гран-Док", "ДЕЛО", "Евфрат-документооборот « Из конструкторов - почти все западные разработки, а также Landocs, "БОСС-Референт", "Золушка". 35
«БОСС-Референт» Система относится к категории конструкторов. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство. 36
«БОСС-Референт» Система относится к категории конструкторов. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство. Особенностью системы является то, что, помимо автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации, она включает такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов, ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками. 37
«ДЕЛО» ( «Электронные Офисные Системы» ) Это коробочный продукт, который в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации. 38
«ДЕЛО» ( «Электронные Офисные Системы» ) Это коробочный продукт, который в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации. Часть функций вынесена за рамки базовой поставки в качестве дополнительных компонентов, это подсистема "Архивное дело", которая может использоваться и как отдельный продукт, опции "ЭЦП и шифрование", "Мастер паролей", "Дело-Web", "Поточное сканирование» . Система может использоваться и небольшими организациями - для автоматизации бумажного делопроизводства, и крупными предприятиями для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота. 39
«Золушка» (НТЦ ИРМ) Программный продукт состоит из нескольких модулей: "Служебная корреспонденция", "Решения и распоряжения", "Письма граждан", которые можно установить на рабочие места. 40
«Золушка» (НТЦ ИРМ) Программный продукт состоит из нескольких модулей: "Служебная корреспонденция", "Решения и распоряжения", "Письма граждан", которые можно установить на рабочие места. Система не только решает основные задачи классического российского делопроизводства, но и обладает типичными возможностями современных СЭД, такими как пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т. п. Продукт хорошо подходит для автоматизации работы канцелярии муниципалитетов и аналогичных организаций. 41
"Евфрат-документооборот” (Cognitive Technologies) Коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения. 42
"Евфрат-документооборот” (Cognitive Technologies) Коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения. Система состоит из нескольких модулей: "АРМ Пользователя", "АРМ Администратора", "Дизайнер форм", "Менеджер журналов и отчетов", "Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей", "Архивариус". Данное решение находится в средней ценовой категории и по своим функциональным возможностям может быть рекомендовано широкому кругу организаций. "Евфрат-документооборот" подходит для малого и среднего бизнеса. 43
Рассмотрим имеющиеся на рынке СЭД: • • • Босс-Референт (Б-Р), Гран. Док (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), Company. Media (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), Docs. Vision (DV), Lan. Docs (LD), Optima-Workflow (O-W). 44
Основные возможности систем электронного документооборота 45
Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТДокументооборот, Docs. Vision и Lan. Docs. 46
При выборе той или иной системы необходимо оценить затраты. 47
При выборе той или иной системы необходимо оценить затраты. Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы Гран. Док, ЕВФРАТ-Документооборот и Docs. Vision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТДокументооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) 48
Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТДокументооборот и Docs. Vision. 49
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. 50
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д. ), приобретающей систему. На сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и Company. Media. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. 51
Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. 52
Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы Directum, Docs. Vision, Optima-Workflow и ЕВФРАТДокументооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. 53
Выводы 1. Для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТДокументооборот. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. 2. Интересным предложением также является система Docs. Vision, которая также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Microsoft. Но она подходит для больших организаций. 3. Кроме этого по отдельным критериям хорошо показали себя системы Дело, Directum и Optima-Workflow. 54
8 Работа с документами в Интернете 55
8 Работа с документами в Интернете 8. 1 Интернет - сеть сетей 56
Слово Internet происходит от словосочетания Interconnected networks (связанные сети). Обращаясь в Интернет, мы пользуемся услугами Интернетпровайдера или ISP (Internet Service Provider - поставщик услуг Интернета). ISP - это организация, которая имеет собственную высокоскоростную сеть, объединенную с другими сетями по всему земному шару. Провайдер подключает к своей сети клиентов, которые становятся частью сети данного провайдера. ISP-провайдеры - это крупные компании, которые в нескольких населенных пунктах имеют так называемые точки присутствия (POP - Point of Presence) - точки, в которых расположено аппаратное обеспечение провайдера для подключения к Интернету его клиентов. Крупный провайдер может иметь десятки точек присутствия в разных городах и тысячи клиентов. 57
58
Пользователь подключается с помощью модема по телефонной линии, дозванивается до провайдера и устанавливает связь с одним из многочисленных модемов провайдера из модемного накопителя (так называемого модемного пула). После того как пользователь подключился к своему ISP, он становится частью его сети. Сеть провайдера (ISP-A) имеет точки присутствия также в других городах: B и C. В этих городах у провайдера тоже есть клиенты, которые подключаются к его сети. В городах D и E действует уже другой провайдер, ISP-B. Очевидно, что все клиенты провайдера ISP-А могут взаимодействовать между собой по сети своего провайдера, а все клиенты компании ISP-В - по сети своего, но если при этом нет связи между сетями ISP-A и ISP-B, то клиенты компании A и клиенты компании В не могут связаться друг с другом. Для объединения своих клиентов в одну сеть компании A и B устанавливают между собой прямое соединение с помощью так называемых точек сетевого доступа (NAP Network Access Points) в разных городах. В основе объединения малых и больших сетей лежит цепь договорных соглашений. Каждый пользователь Интернета имеет договор с определенным провайдером о подключении к его сети. В свою очередь провайдеры договариваются о соединении их сетей. 59
8. 2 Технология Интернета как надежная технология доставки данных 60
Интернет - это информационное пространство, распределенное среди миллионов компьютеров во всем мире, которые постоянно обмениваются данными. Основная задача Интернета - это связь. Связь высоконадежная. Для того чтобы осуществлять такую высоконадежную связь, была разработана специальная Интернет-технология доставки данных. Для того чтобы кратко пояснить, в чем состоит особенность доставки информации в сети Интернет, сравним ее с телефонной сетью. Когда вы звоните абоненту по телефону в другой регион страны или даже на другой континент, система устанавливает канал между вашим телефоном и телефоном абонента. На разных этапах сигнал может передаваться в разной среде (по медным проводам, волоконно-оптическим линиям, по радио). Но линия связи между вами и человеком, которому вы звоните, постоянна в течение всего разговора, поэтому неполадки любого участка данной линии (например, обрыв провода) прервут ваш разговор. Сеть Интернет задумывалась как сеть, устойчивая к повреждениям. 61
62
При этом, если соединение нормальное, это означает, что выделенная вам часть сети для других уже недоступна. Когда вы получаете на свой ПК Web-страницы с удаленного сервера, происходит совсем другой процесс. Послание разбивается на отдельные порции данных - группы пакетов. Каждый пакет посылается на место назначения по наиболее оптимальному из доступных путей. Если какой-то пакет теряется, система посылает его заново. Поэтому, даже если какой-то участок Сети окажется нарушенным, это не повлияет на доставку пакета, который будет направлен по альтернативному пути. Такую надежность сеть Интернет унаследовала от своего прототипа сети ARPAnet, разработанной по заказу Министерства обороны США. Она задумывалась именно как сеть, устойчивая к повреждениям, например, в случае бомбовых ударов, и способная продолжать нормальное функционирование при выходе из строя любой ее части. 63
8. 3 Адресация в Интернете 64
Часть в адресе электронной почты, которая находится справа от значка @ называется доменом и указывает на местонахождение почтового ящика (petya@mail. ru). 65
Часть в адресе электронной почты, которая находится справа от значка @ называется доменом и указывает на местонахождение почтового ящика (petya@mail. ru). Имена уникальны, никакие две системы в Сети не смогут получить одинаковые имена. Так же уникальны адреса, которые указываются на конвертах при доставке писем обычной почтой. 66
Имена доменов отделяются друг от друга точками. 67
Имена доменов отделяются друг от друга точками. Например, рассмотрим адрес http: //www. lab 1. company. com Первым в имени стоит название конкретного компьютера. Это имя создано и поддерживается группой lab 1. Группа входит в более крупное подразделение company, далее следует домен первого уровня - com. 68
Существуют тематические домены первого уровня и географические. Тематические указывают на тип организации: . com - самое распространенное, используется в основном коммерческими структурами. . edu - относится к образовательным учреждениям. . gov - правительственные. . net - относится к различным компьютерным сетям. . org - используется в основном некоммерческими организациями. . mil - военные. Для каждой страны есть свои географические домены: для Австралии - au, для Бельгии - be и т. д. Внутри каждого доменного имени первого уровня находится целый ряд доменных имен второго уровня. Домен верхнего уровня располагается в имени правее, а домен нижнего уровня - левее. 69
70
8. 4 Система адресации URL 71
8. 4 Система адресации URL Адрес URL является сетевым расширением понятия полного имени ресурса в операционной системе. В URL, кроме имени файла и директории, где он находится, указывается сетевое имя компьютера, на котором этот ресурс расположен, и протокол доступа к ресурсу, который можно использовать для обращения к нему. 72
73
Первая часть http: // (Hyper. Text Transfer Protocol - протокол передачи гипертекста, по которому обеспечивается доставка документа с Web-сервера Web-браузеру. Указывает программе просмотра (браузеру), что для доступа к ресурсу применяется данный сетевой протокол. Вторая часть www. lipunov. msk. ru указывает на доменное имя и адресует конкретный компьютер или группу компьютеров, выполняющих одинаковую задачу. Третья часть prochn/lab/IVANOV. htm показывает программе-клиенту, где на данном компьютере-сервере искать ресурс. В рассматриваемом случае ресурсом является файл в формате html, а именно IVANOV. htm, который находится в папке lab, которая в свою очередь расположена в папке prochn. При этом речь может идти не о физической папке на диске компьютера - система адресации файлов в рамках сервера может быть полностью виртуальной. При написании URL важно различать прописные и строчные буквы. 74
8. 5 Обзор сервисов Интернета 75
Не следует путать два понятия: Интернет и WWW (или Web). WWW (Всемирная паутина World Wide Web - это лишь одна из многочисленных услуг, предоставляемых пользователям Интернета. Проведем аналогию с почтовыми службами. Существует множество видов экспресс-почты, имеющих свои особенности, но все они пользуются сетью транспортных коммуникаций. В рамках данной аналогии Интернет можно сравнить с системой транспортных магистралей, а виды сервисов Интернета - с различными службами доставки. 76
Пользователь может: • просматривать информационные ресурсы WWW и создавать собственные Web-страницы; • передавать, получать и редактировать файлы на удаленном компьютере по FTP-протоколу; • посылать электронные письма пользователю или группе пользователей; • участвовать в публичных обсуждениях - группах новостей; • подключаться к спискам рассылки и регулярно получать обновляемую информацию по определенной теме, в которой участвуют специалисты; • общаться с несколькими лицами на базе коротких текстовых сообщений; • принимать участие в телеконференциях, которые позволяют совместно просматривать и обсуждать документы. 77
Сравнительная характеристика различных методов коммуникации Электронная почта более приспособлена для персонального обращения, чем Web. То есть Web более эффективен для донесения информации до широкой аудитории. Электронная почта и чат удобны для быстрых текстовых коммуникаций и массовой рассылки, ориентированной на узкие целевые группы. Видеоконференции, обладающие высокой персонализацией и динамичностью, можно использовать для оперативных визуальных совещаний. 78
В самом общем плане WWW - это система Web-серверов, поддерживающая форматированные специальным образом документы (HTML-документы). Под термином Web-сервер может подразумеваться как аппаратная, так и программная часть. Аппаратный Web-сервер - это компьютер, на котором выполняется программа Web-сервер - приложение, получающее запросы и выполняющее определенные действия в соответствии с этими запросами. Например, оно может запускать приложения и генерировать документы. Служба WWW реализована в виде клиент-серверной архитектуры. Пользователь с помощью клиентской программы (браузера) осуществляет запрос той или иной информации на сервере, а Web-сервер обслуживает запрос браузера. 79
8. 6 Гипертекст и Web-страницы 80
8. 6 Гипертекст и Web-страницы Для того чтобы понять механизм просмотра документов на Web-сервере, рассмотрим понятие "гипертекст" подробнее. Гипертекст (Hypertext) - это документ, содержащий гиперссылки. Гиперссылка - это связь слова или содержащегося в документе изображения с другим ресурсом, которым может быть как еще один документ, так и раздел текущего документа. Общепринятой является практика подчеркивания слова или предложения, связанного гиперссылкой. 81
Документ, доступный через Web, называют Web-страницей, а группы страниц, связанных общим именем, темой - Webсайтами. Первую страницу, которую видит пользователь при обращении на тот или иной ресурс, называют стартовой, домашней или индексной страницей (home page). Система гиперссылок определяет структуру Webсайта. Страницы на сайте могут иметь линейную древовидную структуру, но чаще на каждой странице имеется несколько ссылок, что и позволяет говорить о структуре «паутина» . 82
8. 7 Браузеры 83
8. 7 Браузеры В браузерах реализованы две основные функции - запрос информации у Web-сервера и отображение этой информации на компьютере. 84
Созданные первоначально для просмотра HTML-документов, браузеры постепенно стали универсальными Интернет-клиентами. Современный браузер можно представить как приложение, в которое интегрированы несколько клиентских программ. 85
8. 8 Собственная страничка в Интернете 86
8. 8 Собственная страничка в Интернете Огромная популярность Web обусловлена возможностью не только просматривать чужие страницы, но также создавать собственные и таким образом доносить любую информацию до широкой аудитории. Для эффективной работы сайта необходимо обеспечить быстрый доступ к нему. Если вы попытаетесь создать Web-сайт на своем домашнем компьютере, подключив его к Интернету через обычный модем и телефонную линию, это, скорее всего, отпугнет всех потенциальных посетителей. Сервер, на котором будет размещен сайт, должен иметь высокоскоростное подключение к Интернету. 87
В данном случае желательно воспользоваться услугами хостингпровайдера. Хостинг (от англ. "host" - хозяин) - это предоставление услуги по размещению сайта на аппаратном Web-сервере провайдера. Обычно хостинг-провайдер взимает плату, которая тем больше, чем больше арендуемое дисковое пространство и интенсивность трафика. Однако существуют и бесплатные услуги хостинга. Получить под свой сайт доменное имя третьего уровня (типа ivanov. narod. ru, ) можно у многих компаний, предлагающих бесплатный "народный" хостинг. Однако более солидно иметь домен второго уровня. Лучше всего подойдет имя вида "ваша_фамилия. ru" или "ваша_компания. ru". В этом случае придется как минимум оплатить регистрацию доменного имени. Зато в случае наличия подобного имени ваши коллеги смогут вас найти в Интернете, даже не зная точного имени вашего сайта. 88
8. 9 Язык гипертекстовой разметки (HTML) 89
8. 9 Язык гипертекстовой разметки (HTML) Говорить о создании собственных страниц невозможно, не познакомившись с их устройством. Далее речь пойдет о том, из чего состоят Web-страницы, и прежде всего о языке гипертекстовой разметки HTML. 90
Для того чтобы пояснить идею организации HTML-документа, уместно привести аналогию с работой редактора издательства, который готовит текст для верстки. Редактор имеет исходный текст и делает его разметку, в которой отмечает, как необходимо отформатировать те или иные элементы и как изменить порядок следования абзацев. Например, это могут быть пометки типа: "данный абзац напечатать жирным шрифтом, такое-то предложение выделить красным цветом, а после абзаца такого-то вставить текст со страницы такой-то". Верстальщик читает комментарии редактора и отображает финальный вариант документа в том виде, в котором он потом выйдет из печати. Аналогичные комментарии записываются в HTML-документе, затем они прочитываются браузером, для того чтобы браузер "знал", как нужно отображать данные на экране компьютера. 91
Можно сказать, что браузер выполняет форматирование документа исходя из набора инструкций, содержащихся в HTML, и из возможностей отображения информации конкретным компьютером. Например, если на компьютере нет шрифта, которым предписывается отобразить тот или иной текст, будет использован другой подходящий шрифт из доступного набора. 92
Команды HTML (или управляющие маркеры гипертекстового документа) называют тэгами (от англ. tag - ярлык, маркер). Существует более сотни тэгов для разметки информации на Webстранице. Большинство тэгов используются парами. Открывающий и закрывающий тэги начинаются и завершаются знаками < и >. Закрывающий тэг отличается от открывающего наличием символа "/" (слэш) перед ключевым словом. Например, пара тэгов <b>. . . </b> используется для того, чтобы дать браузеру команду отобразить текст, помещенный между тэгами, жирным шрифтом, а тэги <i>. . . </i> показывают, что при отображении текста должен быть применен курсив. Открывающий и закрывающий тэги воздействуют на часть документа, заключенную между ними. 93
Одним из важнейших тэгов является тэг, определяющий гиперссылки. При определении гиперссылки необходимо связать элемент Web-страницы, по которому будет происходить переход, с адресом данного перехода. Для этого используют пару, которая начинается с открывающего тэга <a>, по первой букве слова anchored (от англ. "привязанный"), и заканчивается закрывающим тэгом </a>. Адрес перехода определяется значением атрибута href и представляет собой URL того ресурса, на который указывает ссылка. Таким образом, в простейшем случае определение гиперссылки выглядит как: <a href="URL">имя ссылки</a> 94
8. 10 Механизм работы Web-сервера 95
Рассмотрим пример обращения к ресурсу www. traslate. ru В адресной строке браузера набираем необходимый текст (пункт 1), после чего браузер получает информацию об используемом протоколе (http) и имени сервера (www. traslate. ru). Браузер устанавливает связь с искомым Web -сервером и запрашивает искомый ресурс. Сервер посылает браузеру HTMLстраницу, которая хранится на сервере (пункт 2). Браузер считывает HTMLтэги, воссоздает страницу на экране компьютера, и мы видим результат 96 своего запроса (пункт 3).
В данном случае мы рассмотрели пример работы так называемых статических страниц. Статические страницы представляют собой точную копию файлов, лежащих в каталогах Web-cервера, и не изменяются до тех пор, пока разработчик сам в них что-то не поменяет. Однако страницы могут формироваться динамически, т. е. во время обработки запроса. Страницы создаются по вашему запросу динамически, - как говорится, "сформированы на лету". Например, любая книга отзывов на Web-сайте предоставляет определенную форму, в которую вы добавляете свой текст, когда вы в следующий раз открываете эту страницу, она содержит новое сообщение. Аналогично, когда поисковой машине дается запрос по поводу некоторого документа и она выдает список ссылок, очевидно, что этот список формировался именно на данный запрос, а не хранился в Сети заранее. 97
8. 11 Кэширование Web-страниц 98
Просматривая Web-ресурсы, многие сталкивались с тем, что отдельные страницы загружаются значительно медленнее других. Часто документ передается с задержкой, если сервер, с которого он скачивается, имеет низкоскоростной канал выхода в Интернет или работает в режиме перегрузки. Возникает вопрос - как ускорить загрузку. Одно из решений состоит в том, чтобы не скачивать данные с удаленных серверов по нескольку раз. При навигации в Web часто возникает необходимость, как в книге, "перелистнуть страницу назад", т. е. загрузить ее повторно. Очевидно, что когда вы в браузере нажимаете кнопку "Назад" для того, чтобы вернуться к просмотренной ранее статичной странице, нет смысла повторно скачивать ее с сервера. Логично сохранить просмотренный документ на диске компьютера в специальной буферной зоне (кэше) и быстро отобразить его, если пользователь захочет вернуться по ссылкам назад. Именно так и поступают современные браузеры. 99
Вспомогательные программы для работы в Web Большинство начинающих пользователей, которые обращаются к ресурсам Интернета, задействуют стандартный набор возможностей Windows и браузер Internet Explorer, полагая, что данные программы обеспечивают решение всех задач при работе с Web-ресурсами. Однако это не так. Существует целый ряд полезных программ, дополняющих возможности всемогущего браузера, это средства автономного просмотра, средства анализа обновления информации на конкретных узлах, переводчики и т. д. 100
Средства автономного просмотра Web-страниц Одна из основных задач, выполняемых при работе в Web, - это просмотр и последующее копирование страниц на локальный диск пользователя. Используя обычный браузер, пользователю приходится скачивать страницу, затем копировать ее и переходить к следующей ссылке. При необходимости скопировать все документы большого сайта, данная работа выливается в отдельную проблему. При копировании большого числа страниц требуется много времени и неизбежны пропуски и ошибки. Если вы пользуетесь каким-либо ресурсом, то намного выгоднее один раз скачать его на жесткий диск и просматривать локально, при этом скорость доступа к информации будет намного выше. Такие программы называют офлайновыми браузерами или Интернетвампирами. 101
При копировании информации из Сети на жесткий диск могут возникать определенные проблемы с гиперссылками. Далеко не всегда удается скопировать все документы, на которые ссылаются страницы некоторого сайта. Так что отдельные ссылки останутся нерабочими. Более того, абсолютные ссылки указывают на определенные адреса URL. При копировании Web-страниц на локальный компьютер их адреса изменятся, и абсолютные ссылки перестанут работать в офлайновом режиме. 102
Существует целый ряд офлайновых браузеров. Среди российских продуктов следует упомянуть «ДИСКо. Качалку» . Одной из наиболее распространенных программ этого класса является сравнительно новая и одновременно популярная программа Web. Zip компании Spidersoft. Основное ее достоинство заключается в способности создавать ZIP-архивы загруженных файлов. Web. Zip имеет встроенный браузер, который позволяет просматривать архивированные страницы, не распаковывая их. 103
Интернет-переводчики Когда пользователь ищет в Интернете сайты по некоторой тематике и обращается к ресурсам на разных языках, здесь основная задача - понять, о чем идет речь на сайте. Сделать перевод можно непосредственно в онлайне. 104
8. 11 Средства создания Web-сайтов 105
8. 11 Средства создания Web-сайтов Процесс создания и функционирования Web-сайта иллюстрируется схемой, изображенной на рис. 106
У каждого сайта есть разработчик, который на своем компьютере готовит исходные материалы: используя соответствующие редакторы, и непосредственно разрабатывает сайт, применяя тот или иной HTML-редактор. Обычно сайт разрабатывается на локальном компьютере, тестируется, а затем переносится на Web-сервер при помощи FTP-протокола. После опубликования материал становится доступен для всех посетителей. 107
Создать HTML-документ можно с использованием обычного текстового редактора. Например, с помощью входящей в Windows программы Notepad. В данном случае разработчик пишет HTML-код "с нуля", не используя ни шаблонов, ни подсказок. Все приложения Microsoft Office позволяют сохранить результат работы в HTML-формате. Многие домашние пользователи выбирают Microsoft Word в качестве средства разработки простых Web-страниц. Правда, HTML-код в этом случае не будет оптимальным. Когда сохраняетеся документы в HTML-формате с помощью Microsoft Word, в него добавляются дополнительные тэги. 108
Несмотря на то что простые Web-странички можно создавать, не прибегая к помощи специализированных HTML-редакторов, заниматься разработкой и поддержкой более-менее солидных сайтов без них невозможно. Все имеющиеся HTML-редакторы можно разделить на две большие группы: • программы, имеющие в своем составе визуальные редакторы (designbased editors) - средства, которые автоматически формируют необходимый HTML-код, позволяя разрабатывать Web-страницы в режиме WYSIWYG (What You See Is What You Get - что вижу, то и получаю); • программы-редакторы, которые предоставляют редактор и вспомогательные средства для автоматизации написания кода (code-based editors). Сторонники визуального редактирования предпочитают данный подход в силу простоты, наглядности и доступности для широкой аудитории начинающих пользователей. Сторонники кодирования убеждены, что только вручную можно создать оптимальный код и что программная разметка точнее визуальной. 109
Существуют и компромиссные решения. Например, Microsoft Front. Page и Macromedia Dreamweaver имеют не только визуальные средства, но и весьма развитые редакторы кода. Front. Page 2003 Разработчик: Microsoft Это простой в освоении и удобный Web-редактор для проектирования, подготовки и публикации Web-сайтов. Благодаря интеграции с семейством продуктов MS Office, привычному интерфейсу и обилию шаблонов программа позволяет быстро освоить работу даже начинающим пользователям. При этом программа предоставляет широкие функциональные возможности и разнообразные средства оптимизации коллективной разработки, а также позволяет быстро создавать динамические комплексные Web-узлы практически любой сложности. Front. Page 2003 удачно сочетает в себе возможности использования визуального конструктора и средства редактирования кода. 110
111
Macromedia Dreamweaver MX 2004 Разработчик: Macromedia Dreamweaver всегда считался инструментом скорее дизайнера, чем программиста. Имеется полный набор средств как для визуального конструирования, так и для кодирования. Dreamweaver MX 2004 - это приложение, в котором разработчик может работать в одной среде, быстро создавая, развивая и обслуживая Web-сайт и Интернет-приложения с помощью средств визуального редактирования, разработки приложений и быстрого написания кода, реализованных в едином интегрированном решении. 112
Home. Site 5. 0 Разработчик: Macromedia В то время как Dreamweaver - это прежде всего визуальный редактор, данная программа предназначена для разработчиков, которые предпочитают работать с исходными кодами и обычно используют не только HTML. Home. Site 5. 0 - это HTML-редактор для профессиональных разработчиков. Еще одним плюсом Home. Site является интуитивно понятный, удобный интерфейс, который позволяет редактировать несколько документов одновременно. Программа имеет встроенные средства проверки кода, предоставляет подсказки тэгов, обеспечивает проверку и оптимизацию кода. 113
Coffee. Cup HTML Editor 9. 5 Разработчик: Coffee. Cup Software Программа не имеет визуальных средств редактирования, но, как редактор кода, снабжена очень удачным набором функций. Программа предлагает многочисленные графические заготовки, встроенные Webшаблоны, средства опубликования материалов на сайте, встроенный оптимизатор HTML-кода, настраиваемый под пользователя интерфейс и многое другое. 114
Сетевой конструктор для создания сайта Если вы собираетесь сделать простенький сайт, вам вполне подойдет служба бесплатного массового хостинга, предоставляющая своим клиентам не только дисковое пространство, но и простые шаблоны и инструменты, которые позволяют устроить прямо в Сети "мастерскую" и, как из конструктора, "собрать" собственный сайт. На вашем сайте будет показываться чужая реклама. В качестве примера рассмотрим один из наиболее популярных в данном классе ресурсов, который находится по адресу http: //www. narod. yandex. ru Сейчас он заменён конструктором u. Coz. 115
116
117
Коротко остановимся на основных этапах формирования сайта. Прежде всего, вам предложат занять имя для нового сайта, которое будет иметь вид: ваше_имя. narod. ru. После регистрации можно отправиться в "мастерскую", где вам предоставят множество шаблонов для создания разных тематических страничек: "Моя главная страница", "Про меня", "Мои интересы" и т. д. Создать главную страницу можно буквально за минуту. Столь быстрая работа возможна за счет того, что профессионалы-дизайнеры уже разработали типовые варианты "обложки" сайта. Вслед за главной страницей, так же быстро, можно сделать страницу со своим резюме или краткой информацией о себе. Для этого существуют самые разные шаблоны. Когда страница будет готова, ее можно поместить в каталог, предварительно определив категорию, в которой ее будут искать пользователи. Помимо сайта, вам предлагается бесплатная почта с адресом, совпадающим с именем сайта. Это достаточно удобно, поскольку, запомнив имя сайта, ваши клиенты будут знать, как вам написать. Еще в "мастерской" вам предложат доступ к файлам по FTP-протоколу, возможность разместить на сайте гостевую книгу и счетчик посещений, так что вы сможете узнать, как часто посещают вашу страничку и что о ней думают. 118
Качество представления текстов на Web-сайте Пользователи читают Web-страницы более бегло, чем печатные материалы. Вместо того чтобы прочитывать страницы до конца, человек пытается ухватить на каждой что-то наиболее ценное. Web-страницы необходимо писать так, чтобы они легко усваивались при беглом просмотре. Для этого следует использовать: • обозримый объем; • выделение ключевых слов; • выразительные подзаголовки; • списки с маркерами; • один абзац на одну идею. 119
9 Электронная почта и группы новостей 9. 1 Адрес электронной почты 120
В момент регистрации доступа в Интернет провайдер предоставляет пользователю дисковое пространство под почтовый ящик, имеющий уникальный адрес (E-mail Account Address), а также имя пользователя (E-mail Account Login Name) и пароль (E-mail Account Password) для предотвращения несанкционированного доступа к почте. Адрес электронной почты имеет формат: имя_пользователя@имя_домена, например, Petrov@abc. msk. ru. Часть слева от значка "@" - это имя почтового ящика (E-mail Account Name) на сервере, из которого владелец адреса забирает письма (в данном примере - Petrov). Часть справа от значка @ называется доменом и указывает на местонахождение этого почтового ящика. 121
Электронная почта построена по принципу клиент-серверной архитектуры. Пользователь общается с клиентской программой, которая в свою очередь связывается с почтовым сервером. Для отправления писем используются протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол пересылки почты) и, соответственно, SMTP-серверы. Для приема почтовых сообщений сегодня чаще всего используется протокол POP 3 (Post Office Protocol), который контролирует право пользователя забирать почту из ящика и поэтому требует предоставления имени пользователя и пароля. 122
9. 2 Функции почтовых клиентов Для работы с почтой необходима программа - почтовый клиент. Основные функции почтовых клиентов - это прием сообщений, обеспечение их просмотра, сортировка сообщений, автоматизация создания ответных сообщений и поддержка адресной книги. 123
Почтовая программа позволяет упростить процесс заполнения полей, если человек отвечает на письмо. Особенно удобны, в частности, такие функции, как "Ответить", "Ответить всем" и "Перенаправить". Для создания текста электронного письма обычно предоставляется текстовый редактор, который позволяет производить операции форматирования, использовать буфер обмена для копирования фрагментов из имеющихся документов. Можно использовать встроенные мультимедийные объекты, голосовые и видеосообщения. Для удобства хранения и поиска почтовый клиент обычно позволяет рассортировать сообщения по логическим папкам. Распределение писем по электронным папкам позволяет заметно сэкономить время, затрачиваемое на разбор почты. Важно выработать правильную систему сортировки почты, тогда вам не придется искать нужное послание в "общей куче". 124
9. 3 Как работает почта Пусть некоторый владелец электронного ящика с адресом vasya@abc. ru на почтовом сервере abc. ru пишет письмо владельцу почтового ящика с адресом masha@def. com на сервере def. com. Для того чтобы подготовить письмо, он вызывает клиентскую программу, создает текст сообщения и в графе "Кому" указывает адрес получателя masha@def. com (рис. ). Порядок отправления почты зависит от текущих настроек почтовой программы. Обычно письма складываются в определенную папку и отправляются другой командой после установки связи с провайдером. 125
126
После установления подключения к Интернету клиентская программа соединяется с почтовым сервером и передает ему почтовый адрес отправителя vasya@abc. ru и текст самого сообщения. При отправке почты клиентская программа взаимодействует с сервером исходящей почты, т. е. SMTP-сервером, по протоколу SMTP. Имя SMTPсервера, которому передается почта, должно быть заранее введено в клиентскую почтовую программу при ее настройке. Процедура отправки электронной почты заключается в копировании вновь подготовленных сообщений из базы клиента на SMTP-сервер (в нашем случае - сервера abc. ru), который связывается с почтовым сервером получателя и записывает письмо в базу его почтового ящика на этом сервере (в нашем случае - сервера def. com). 127
9. 4 Этика деловой e-mail-переписки 128
Правила • Заполняйте поле (Тема), это позволит и вам, и вашему адресату сортировать и находить сообщения по теме. • Оставляйте в ответе часть сообщения отправителя, чтобы напомнить, о чем шла речь в том письме, на которое вы отвечаете. • Старайтесь не использовать заглавные буквы для больших частей текста, поскольку они могут создать впечатление, ЧТО АВТОР СООБЩЕНИЯ КРИЧИТ! • Заранее заготовьте стандартные ответы. Большинство посетителей задают одни и те же вопросы. • Очень важна оперативность ответа. Ответ желательно отправлять не позже чем через 24 часа. Помните: письма, оставленные без ответа, - это источник неудовлетворенности клиентов. 129
9. 5 Сетевые новости 130
Сетевые новости - это глобальная система Интернет-конференций, которая позволяет организовать текстовые дискуссии в рамках тематических групп. Информация - это необязательно новости в привычном смысле слова. Это может быть любое сообщение, поданное для обсуждения в данную группу новостей. Статья, посылаемая в Newsgroups, становится доступной для всех участников группы новостей на определенный срок. Сетевые новости не хранятся на одном сервере, а копируются на тысячи серверов по всему миру. Поэтому адресаты, которые прочитают то или иное сообщение, заранее не известны. Процесс передачи статей в Newsgroups можно сравнить с распространением слухов: каждый узел сети, узнавший что-то новое (т. е. получивший сообщение), передает новость всем узлам, с которыми он обменивается новостями. 131
132
Посланная клиентом статья вначале попадает в локальную базу сервера, на который приходит сообщение. После этого сервер, получивший статью, передает ее соседям ("подписанным" на одну из групп, к которым принадлежит статья), те записывают статью в свою базу и передают ее своим соседям. Процесс продолжается до тех пор, пока статья не окажется на всех серверах, участвующих в передаче. 133
Скачать презентацию Тема 9 Системы электронного документооборота 1 2 3
Lektsia_Vykh_7__Tema_9_SED.ppt