Тема 9. Документооборот конфиденциальных документов 1. Понятие конфиденциального документа и коммерческой тайны. 2. Охрана конфиденциальности информации в организации. 3. Организация оборота конфиденциальных документов
1. ПОНЯТИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА И КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ Конфиденциальный документ – это необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения, которые относятся к коммерческой тайне и подлежат защите. Защищенный документооборот – контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации. Конфиденциальное делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.
Цели организация документооборота конфиденциальных документов: 1) обеспечение баланса интересов обладателей информации, составляющей коммерческую тайну, и других участников регулируемых отношений на рынке товаров, работ, услуг, 2) предупреждение недобросовестной конкуренции. Причины отнесения информации к коммерческой тайне: 1) сохранение монопольного положения на рынке и получение монопольно высокой прибыли благодаря владению инновациями; 2) предупреждение недобросовестной конкуренции; 3) промышленный шпионаж, 4) криминальный захват предприятий.
Информационная безопасность – важнейший фактор безопасности государства или организации Основным источником конфиденциальной информации являются документы. Особый интерес конкурирующих фирм вызывают следующие документы и сферы деятельности: - финансовые отчеты и прогнозы, бухгалтерские документы, маркетинг и стратегия цен, - техническая спецификация существующей и перспективной продукции, условия контрактов, - перспективные планы развития производства, условия продажи или слияния фирм, - важнейшие элементы систем безопасности доступа к информации, - результаты совещаний и заседаний органов управления, размеры и условия банковских кредитов, - списки представителей, посредников, клиентов организации
В Федеральном законе «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года, № 98 -ФЗ дается понятие коммерческой тайны и разъясняются особенности оборота документов, содержащих конфиденциальную информацию. Коммерческая тайна – 1) сведения, не отнесенные в установленном порядке к государственной тайне; 2) конфиденциальная информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг, или получить иную коммерческую выгоду; 3) производственная, научно-техническая, технологическая, финансово-экономическая и иная информация; 4) информация, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.
Режим коммерческой тайны – меры (правовые, технические, организационные и иные) по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем – лицом, владеющим коммерческой тайной на законном основании и ограничивающим доступ к ней. Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну – ознакомление определенных лиц с данной информацией с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения ее конфиденциальности. Например, • посредством передачи конфиденциальной информации ее обладателем на основе договора контрагенту в определенном объеме и на определенных условиях, а также • посредством предоставления этой информации ее обладателем государственным и муниципальным органам в целях выполнения их функций. Предоставление информации, содержащей коммерческую тайну 1) по мотивированному требованию органов государственной и муниципальной власти на безвозмездной основе, с указанием целей, сроков, правового основания и подписанному уполномоченным должностным лицом; 2) по запросу судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве.
Разглашение информации, содержащей коммерческую тайну, - действия или бездействия, в результате которых эта информация в любой возможной форме (устной, письменной, с использованием технических средств и т. п. ) становится известной третьим лицам без согласия ее обладателя или вопреки трудовому либо гражданско-правовому договору. Ответственность обладателя конфиденциальной информации за ее использование в целях противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Способы получения информации с грифом «КТ» Источники и каналы распространения ценной информации могут включать в себя черновики, варианты и копии документов на бумагоносителе, адреса и телефоны клиентов, дискеты, кинофотокопии, устную информацию Законные способы 1. Самостоятельное получение на основе исследований, систематических наблюдений и иной деятельности, несмотря на то, что эта информация уже может составлять коммерческую тайну иного лица. 2. Получение от ее обладателя на основе договора или ином законном основании. 3. Получение информации при выполнении государственного контракта для государственных нужд на выполнение научно-исследовательских, опытноконструкторских, технологических и иных работ.
Способы получения информации с грифом «КТ» Незаконные способы 1. Умышленное преодоление мер по охране коммерческой тайны и использование ее в своих интересах. 2. Случайное или по договоренности получение информации, содержащей коммерческую тайну, и использование с пониманием ее конфиденциального характера и незаконности своих действий. 3. Использование работником в своих интересах информации, содержащей КТ и полученной в рамках трудовых отношений в виде своего изобретения, полезной модели, промышленного образца, топологии интегральной микросхемы, программы для электронновычислительных машин или базы данных. Этот вопрос регулируется законодательством РФ об интеллектуальной
СВЕДЕНИЯ, КОТОРЫЕ НЕ МОГУТ СОСТАВЛЯТЬ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ Содержащиеся в учредительных документах юридического лица и государственных реестрах Содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности О загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторов О численности и составе работников, о системе оплаты труда и условиях труда О задолженности работодателя по выплате заработной платы и других социальных выплат О нарушениях законодательства Об условиях конкурсов и аукционов О размерах и структуре доходов, имущества, расходов и т. п. О перечне лиц, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица и другие сведения.
ПРАВА ОБЛАДАТЕЛЯ ИНФОРМАЦИИ, СОСТАВЛЯЮЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ Установление, изменение и отмена в письменной форме режима коммерческой тайны. Использование информации, содержащей коммерческую тайну, для собственных нужд согласно закону. Определение порядка и условий доступа к информации. Разрешение или запрещение доступа к информации. Введение в гражданский оборот информации, содержащей коммерческую тайну, на основании договора, включающего требование об охране конфиденциальности этой информации. Требование от допущенных и случайных юридических и физических лиц, а также органов государственной и местной власти соблюдения обязанностей по охране конфиденциальности информации. Защита своих прав в установленном законом порядке на информацию, содержащую КТ, в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами конфиденциальной информации, в том числе требование возмещения убытков
2. ОХРАНА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ИНФОРМАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ В целях охраны конфиденциальности информации в организации осуществляется специальное делопроизводство. Оно включает комплекс мер, который признается разумно достаточным, если: 1) исключается доступ к информации, содержащей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя и 2) обеспечивается возможность ее использования работниками и передачи контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.
Установление режима коммерческой тайны включает: 1) определение перечня информации, содержащей коммерческую тайну. Это делают высококвалифицированные специалисты, понимающие конкурентные преимущества своей организации; 2) ограничение доступа к информации, содержащей коммерческую тайну, путем разработки и введения порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка; 3) ограничение круга лиц, имеющих доступ к информации, содержащей коммерческую тайну, и учет лиц, которым эта информация была предоставлена; 4) регулирование отношений по использованию информации, содержащей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентов на основании гражданскоправовых договоров; 5) соответствующее оформление документов, содержащих коммерческую тайну.
Охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений обязывает работодателя: а) ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, содержащей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющим коммерческую тайну; б) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение; в) создать работнику необходимые условия для соблюдения режима коммерческой тайны; г) получить согласие работника на доступ к конфиденциальной информации, если это не предусмотрено трудовыми обязанностями.
• • Одновременно охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений обязывает работника: а) выполнять режим коммерческой тайны; б) не разглашать конфиденциальную информацию и не использовать ее в личных целях без согласия работодателя, как во время действия, так и после прекращения трудового договора в течение 3 лет, если иные сроки не предусмотрены в трудовом договоре; в) возмещать причиненный работодателю ущерб, если работник виновен в разглашении конфиденциальной информации, кроме случаев, когда разглашение коммерческой тайны явилось следствием непреодолимой силы, крайней необходимости или несоблюдения работодателем режима коммерческой тайны; 5) передавать работодателю при расторжении трудового договора имеющиеся у работника материальные носители конфиденциальной информации.
Охрана конфиденциальной информации в рамках гражданско-правовых отношений по договору между обладателем информации и его контрагентом 1) определение условий охраны информации, содержащей коммерческую тайну, включая случаи реорганизации и ликвидации одной из сторон договора; 2) самостоятельный выбор контрагентом способов защиты информации, содержащей коммерческую тайну и переданной ему по договору; 3) обязанность контрагента незамедлительно сообщать обладателю информации, содержащей коммерческую тайну, о всех фактах разглашения или угрозе разглашения, незаконном получении или незаконном использовании этой информации третьими лицами; 4) невозможность расторжения в одностороннем порядке договора о защите конфиденциальной информации ни одной из его сторон и прекращения охраны ее конфиденциальности; 5) обязанность возмещения убытков стороной, нарушившей договор, другой стороне.
Охрана конфиденциальной информации при ее предоставлении Должностные лица и служащие органов государственной и местной власти: 1) обязаны создавать условия, обеспечивающие сохранность конфиденциальной информации, предоставляемой им организациями или гражданами; 2) не вправе разглашать или передавать информацию, содержащую коммерческую тайну, другим органам государственной и местной власти без согласия ее обладателя за исключением случаев, предусмотренных законом, а также использовать эту информацию в корыстных и личных целях; 3) несут ответственность за нарушение конфиденциальности информации в соответствии с законодательством РФ.
Ответственность за нарушение федерального закона «О коммерческой тайне» а) дисциплинарная (в отношении работника в случаях умышленного или неосторожного разглашения информации при отсутствии в его действиях состава преступления); б) гражданско-правовая (в отношении государственных органов и органов местного самоуправления за разглашение и незаконное использование информации, содержащей коммерческую тайну, их должностными лицами и служащими, которым она стала известна в связи с выполнением ими должностных (служебных) обязанностей); в) административная; г) уголовная.
3. Организация оборота конфиденциальных документов Разработка нормативно-методических материалов для работы с конфиденциальными документами: - особый порядок определения конфиденциальной информации и сроков ее действия; - обязанностей лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну; - обязанностей сотрудников, обеспечивающих конфиденциальный документооборот; - особый порядок работы с документами с грифом «КТ» в организации, предоставления и передачи этой информации; - система допуска сотрудников, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну и др. Кроме этого особенности работы с конфиденциальными документами отражаются в уставе, договорной документации, разных положениях, инструкциях и т. п. «Инструкция по обработке, хранению и движению конфиденциальных документов организации» , «Перечень сведений (документов), составляющих коммерческую тайну» .
Создание документов с грифом «КТ» Особо ценные документы обычно создаются на уровне руководства организации, менее значимые – на уровне руководителей структурных подразделений. 1) документ всегда должен касаться только одного вопроса; 2) следует максимально локализовать конфиденциальную информацию в конкретной части документа, на отдельном диске; 3) не допускать снимать копии и делать выписки из ранее изданных конфиденциальных документов без соответствующего разрешения; 4) конфиденциальные показатели, формулы, описания опытов должны фиксироваться в документе один раз; при необходимости их повторного воспроизведения делается ссылка на первоначальный документ. 5) В открытых документах не допускается упоминание о наличии конфиденциальной информации и ее описание в произвольной форме. Создание конфиденциального документа начинается с предварительной (до начала составления текста) регистрации носителя. Разрешение на изготовление конфиденциального документа фиксируется двумя способами: а) утвержденным первым руководителем организации перечнем (табелем, списком) издаваемых конфиденциальных документов; б) индивидуальным разрешением (визой) на черновике документа. Ответственный за печатание проектов конфиденциальных документов проверяет соответствие черновика проекта документа перечню издаваемых конфиденциальных документов, а также правильность его оформления.
Скачать презентацию Тема 9 Документооборот конфиденциальных документов 1 Понятие конфиденциального
Тема 10 ком тайна.ppt