ТЕМА 8 ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА РАБОТЫ СО СТРУКТУРИРОВАННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

ТЕМА 8 ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА РАБОТЫ СО СТРУКТУРИРОВАННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Лекция 13 ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА РАБОТЫ С ТАБЛИЦАМИ

Лекция 13 Аннотация 8. 10. Назначение и основные задачи ЭТ 8. 11. Объекты ЭТ и операции над ними 8. 12. Форматирование ЭТ 8. 13. Использование функций в электронных таблицах 8. 9. Построение диаграмм.

Назначение 3 • Табличный процессор – это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц. • Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются клетки, содержащие числовую информацию, формулы, текст. • Основное назначение табличного процессора – автоматизация расчетов в табличной форме. • Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения бухгалтерских и статистических расчетов. В состав процессора входят сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.

Электронные таблицы Основная задача – автоматические вычисления с данными в таблицах. Кроме того: • хранение данных в табличном виде • представление данных в виде диаграмм • анализ данных • составление прогнозов • поиск оптимальных решений • подготовка и печать отчетов Примеры: • Microsoft Excel – файлы *. xls, *. xlsx • Open. Office Calc – файлы *. ods – бесплатно 4

Объекты электронной таблицы • Ячейка – элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки. • Строка – все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне. • Столбец – все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы. • Диапазон ячеек – группа смежных ячеек, которая может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы. 5

Имена объектов электронной таблицы 6 • Таблица представляет собой сложный объект, который состоит из элементарных объектов: строки, столбца, ячейки, диапазона ячеек. Каждый элементарный объект обладает именем, которое определено разработчиками электронной таблицы. • Строка: заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1. • Столбец: заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита сначала от A до Z, затем от АА до AZ, от ВА до ВZ и т. д. • Ячейка: адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице, и образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится. Сначала записывается заголовок столбца, а затем номер строки. Например: А 3, D 6, АВ 46 и т. д. • Диапазон ячеек: задается указанием адресов первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием. Например: адрес диапазона, образованного частью строки 3 – Е 3: G 3; адрес диапазона, имеющего вид прямоугольника с начальной ячейкой F 5 и конечной ячейкой G 8 – F 5: G 8.

7 Электронные таблицы имена столбцов активная ячейка номера строк неактивная ячейка строка • • • текст числа формулы время дата столбец

8 Начало работы с Microsoft Excel Программы – Microsoft Office – Excel 2007 Файлы: *. xlsx (старая версия – *. xls) Вася. xlsx рабочая книга Лист 1 переходы по листам Лист 2 План по валу Вал по плану ЛКМ ПКМ новый лист

9 Адреса адрес активной ячейки диапазон B 2: С 7 B 2 ячейка B 2 Ссылки в формулах: =B 2+2*C 3 =A 2+2*СУММ(B 2: C 7) ! Формула всегда начинается знаком «=» ! С 7

10 Ввод данных адрес активной ячейки отменить (Esc) принять (Enter) строка редактирования ЛКМ F 2 – редактировать прямо в ячейке

11 Выделение данных ячейка: ЛКМ диапазон: +ЛКМ – ЛКМ строки: ЛКМ несвязанные диапазоны: +Ctrl и выделять второй столбцы: ЛКМ вся таблица: ЛКМ

Операции со строками и столбцами размеры высота строк ширина столбцов добавление, удаление ПКМ 12

Перемещение и копирование перетащить ЛКМ за рамку (!) +Ctrl = копирование +Alt = на другой лист перемещение со сдвигом (+Shift) 13

14 Типы ссылок относительные (меняются так же, как и адрес формулы ) формула «переехала» на один столбец вправо и на одну строку вниз; имя столбца на 1 номер строки на 1 абсолютные смешанные (не меняются) (меняется только относительная часть)

15 Заполнение рядов арифметическая прогрессия копирование формул маркер заполнения ЛКМ даты ЛКМ время списки

Форматирование табличных документов 16 • Под форматированием табличного документа понимается ряд действий по изменению формы представления как самого документа, так и его объектов. Для форматирования объектов электронной таблицы, помимо обычных способов, принятых в текстовом процессоре, используются некоторые особые приемы: • Данных в ячейках могут быть представлены различным образом (в разных форматах); • Можно изменять ширину столбца или высоту строки, в которых хранятся данные; • Любой объект электронной таблицы может быть заключен в рамку и/или выделен специальным узором. • Форматирование любого объекта табличного документа осуществляется с помощью команд раздела меню Формат.

Форматирование табличных документов 17 • Формат ячейки характеризуется следующими параметрами: число, выравнивание, шрифт, рамка, вид, защита. • Число определяет тип данных, хранящихся в ячейке. Выравнивание и шрифт используются так же, как и в текстовом редакторе. Рамка определяет внешнее обрамление ячейки (тип, толщину, штрих линии). Вид определяет заливку и узор фона ячейки. Защита определяет уровень защиты данных в ячейке. • Формат строки позволяет регулировать высоту строки и управлять отображением строки в таблице. • Высота строки регулируется автоматически или вручную. При автоматической регулировке высоты строки выбирается такое значение, чтобы все данных помещались в строке. • Формат столбца позволяет регулировать ширину столбца и управлять отображением столбца в таблице. • Ширина столбца может регулироваться автоматически или вручную. При автоматической регулировке ширины столбца выбирается такое значение, чтобы все данные помещались в столбце в одну строку.

18 Оформление ячеек размер все свойства направление в несколько строк денежный формат количество знаков в дробной части

Данные электронной таблицы 19 Общий формат • Общий формат используется по умолчанию и позволяет вводить любые данные (числа, текст, даты, время и т. д. ), которые распознаются и форматируются автоматически. Текстовый тип данных • Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. Если первый из них является буквой, кавычкой, апострофом или пробелом, либо цифры чередуются с буквами, то такая запись воспринимается как текст. • Действия над текстовыми данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре. • Пример текстовых данных: Расписание занятий 8 «А» класс ‘’ 236 001 счет

Данные электронной таблицы Числовой тип данных • Числовые данные представляют собой последовательность цифр, которые могут быть разделены десятичной запятой и начинаться с цифры, знака числа (+ или -), или десятичной запятой. • Над числовыми данными в электронной таблице могут производиться различные математические операции. • Пример числовых данных: 232, 5 -13, 7 +100 , 345 20

Данные электронной таблицы 21 Тип данных – даты • Этот тип данных используется пи выполнении таких функций, как добавление к дате числа, получение разности двух дат, при пересчете даты. Например вперед или назад. Пересчет чисел в даты производится автоматически в зависимости от заданного формата. Табличный процессор позволяет представлять вводимые числа как даты несколькими способами. • Пример. Представление дат в разных форматах: 4 июня 1989 06. 98 Июнь 2001 4 июня 04. 06.

Данные электронной таблицы 22 Процентный формат данных • Процентный формат обеспечивает представление числовых данных в форме процентов со знаком %. • Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе числа 0. 257 на экране появится 25. 7%, а при вводе числа 257 на экране появится 25700. 0%. Денежный формат • Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, при котором каждые три разряда разделены пробелом, а следом за последним десятичным знаком указывается денежная единица размерности – «р» (рубли). При этом пользователь может задать определенную точность представления (с округлением до целого числа (0 десятичных знаков), или с заданным количеством десятичных знаков. • Например, число 12345 будет записано в ячейке как 12345 р. ( с округлением до целого числа) и 12345. 00 р (с точностью до двух десятичных знаков).

Основные понятия и правила записи функции • Для облегчения расчетов в табличном процессоре Excel есть встроенные функции. • Каждая стандартная встроенная функция имеет свое имя. • Для удобства выбора и обращения к ним, все функции объединены в группы, называемые категориями: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические, текстовые и т. д. • Использование всех функций в формулах происходит по совершенно одинаковым правилам: – Каждая функция имеет свое неповторимое (уникальное) имя; – При обращении к функции после ее имени в круглых скобках указывается список аргументов, разделенных точкой с запятой; – Ввод функции в ячейку надо начинать со знака «=» , а затем указать ее имя.

24 Функции ввод в строке редактирования изменение диапазона ввод в ячейке диапазон мастер функций ячейка ! Можно мышкой!

Некоторые функции СУММ – сумма значений ячеек и диапазонов СРЗНАЧ – среднее арифметическое МИН – минимальное значение МАКС – максимальное значение ЕСЛИ – выбор из двух вариантов 25

Математические функции Название и обозначение функции Имя функции Синус – sin(x) SIN(…) SIN(А 5) Содержимое ячеек А 5 в радианах Косинус – cos(x) COS(…) COS(B 2) Содержимое ячейки В 2 в радианах Тангенс - tan TAN(…) TAN(B 5) Cодержимое ячейки В 5 в радианах Квадратный корень КОРЕНЬ (…) КОРЕНЬ(D 12) Содержимое ячейки D 12>0 Преобразует радианы в градусы - градусы ГРАДУСЫ (…) ГРАДУСЫ (С 8) Содержимое ячейки С 8 в градусах Сумма - сумм СУММ(…) СУММ(А 1; В 9) Сложение двух чисел, содержащихся в ячейках А 1 и В 9 СУММ(А 1: А 20) Сложение всех чисел, содержащихся в диапазоне ячеек от А 1 до А 20 ПИ() Функция не содержит аргументов Число - Пи ПИ () Пример записи фунrции Примечание

Статистические функции Максимальное значение - макс МАКС(…) МАКС(А 1: А 9) Поиск максимального среди аргументов Минимальное значение - мин МИН(…) МИН(С 1: С 23) Поиск минимального среди аргументов Среднее значение срзнач СРЗНАЧ(…) СРЗНАЧ(А 1: В 5) Находит среднее арифметическое значение среди чисел, содержащихся в диапазоне ячеек от А 1 до В 5

Текстовые функции Название и обозначение функции Имя функции Пример записи функции Примечание Объединяет несколько текстовых элементов в один сцепить СЦЕПИТЬ(…) СЦЕПИТЬ(В 11; В 14) Чтобы добавить пробел между сцепленными словами, в аргументе указать пробел в кавычках, например СЦЕПИТЬ(В 11; ” “; В 14) Повторяет текст заданное число раз повтор ПОВТОР(…) ПОВТОР(В 4; 5) Повторяет текст, содержащийся в ячейке В 4 пять раз Находит крайние ЛЕВСИМВ(…) левые символы строки - левсимв ЛЕВСИМВ(А 1; 1) Отображает только первую букву текста, содержащегося в ячейке А 1. Делает все буквы в тексте строчными строчн СТРОЧН(А 2: А 9) Все слова, содержащиеся в диапазоне ячеек от А 2 до А 9 будут написаны строчными (маленькими буквами) СТРОЧН(…)

Сортировка – это расстановка элементов в заданном порядке. Сортировка одного столбца 29

30 Сортировка связанных данных ? критерий Почему нельзя сортировать по столбцу? строки или столбцы первая строка – это заголовки

Многоуровневая сортировка Задача: расставить фамилии по алфавиту, а людей с одинаковыми фамилиями расставить в алфавитном порядке по именам. ЛКМ 31

Имена ячеек и диапазонов Присвоить имя ввести имя Работа с именами Имена в формулах 32

Общий подход • диаграммы строятся на основе данных таблицы • проще всего сначала выделить все нужные данные, а потом… • все данные, которые должны обновляться автоматически, нужно выделить • для выделения несвязанных диапазонов используем +Ctrl 33

Основные типы диаграмм Гистограмма (столбчатая диаграмма): сравнение значений одного или нескольких рядов данных График: показывает изменение процесса во времени (равномерные отсчеты) 34 Круговая: доли в сумме Точечная: связь между парами значений (график функции)

35 Элементы диаграмм название диаграммы сетка подписи данных легенда ряды данных ось названия осей

Настройка диаграммы и ее элементов Конструктор: общие свойства Макет: настройка свойств отдельных элементов Формат: оформление отдельных элементов 36

37 Графики функций Задача: построить график функции для . Таблица значений функции: шаг 0, 5 ЛКМ ! Что зависит от шага?

Графики функций Вставка диаграммы «Точечная» : выделить данные результат: 38

Численные методы решения уравнений Задача: найти все решения уравнения на интервале [-5, 5] ? Как решить математическими методами? Методы решения уравнений: • аналитические: решение в виде формулы • численные: приближенное решение, число 1) выбрать начальное приближение «рядом» с решением ? Как выбрать начальное приближение? 2) по некоторому алгоритму вычисляют первое приближение, затем – второе и т. д. 3) вычисления прекращают, когда значение меняется очень мало (метод сходится) 39

40 Решение уравнения 1. Таблица значений функций на интервале [-5, 5] 2. Графики функций (диаграмма «Точечная» ) 2 решения: начальные приближения

41 Решение уравнения 3. Подготовка данных начальное приближение целевая ячейка Цель: H 2=0 ? Зачем нужна разность?

42 Решение уравнения 4. Подбор параметра ошибка решение уравнения ? ? Как найти второе решение? Почему не нуль?

На самостоятельное изучение: 1. Логическая алгебра в Excel. 2. Защита ячеек. 3. Фильтры, автофильтр.