Тема 8. Организация работы в местной администрации. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Формирование организационной структуры местной администрации. Регламентирование работы местной администрации. Система планирования работы местной администрации. Организация взаимодействия администрации с представительным органом муниципального образования. Организация работы коллегии администрации. Работа администрации с гражданами (клиентами). Организация проведения совещаний. Организация труда работников администрации. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего.
1. Формирование организационной структуры местной администрации. p p Формирование рациональной организационной структуры органов местного самоуправления необходимое, но недостаточное условие их эффективной работы. Не меньшее значение имеет организация деятельности муниципальной власти, воплощенная в планах, регламентах, инструкциях, организационных процедурах. Любая модель структуры управления должна быть подкреплена системой функциональных связей между структурными звеньями.
1. Формирование организационной структуры местной администрации. p p p Недостатки практики муниципального управления: дублирование функций и неравномерная загруженность работников, причем, чем выше должность, тем больше нагрузка; разобщенность структурных подразделений, слабое горизонтальное взаимодействие между ними; усложнение процессов информационного обмена, выполнения совместных поручений; некачественное выполнение совместных заданий, перекладывание структурными подразделениями ответственности друг на друга; отсутствие карт организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой; положения о подразделениях администрации и должностные инструкции работников не всегда дают четкое представление об объеме выполняемых ими функций, а реально выполняемые функции существенно отличаются от указанных в официальных документах. Устранение этих недостатков требует четкой организации, регламентации и планирования всех сторон деятельности муниципальной власти и ее структурных подразделений.
2. Регламентирование работы местной администрации p p p p Основным документом, определяющим организацию деятельности местной администрации, является регламент, утверждаемый главой администрации. Основные вопросы, регулируемые регламентом работы местной администрации: Порядок планирования работы администрации; Порядок проведения аппаратных и других совещаний; Порядок взаимодействия администрации с общественными организациями и СМИ; Порядок подготовки, оформления, принятия и опубликования распорядительных документов; Порядок взаимодействия администрации с представительным органом; Порядок организации массовых мероприятий, учебных семинаров и пр. ; Порядок организации контроля и проверки исполнения документов в администрации; Порядок внесения муниципальными служащими предложений по совершенствованию муниципальной службы; Внутренний распорядок работы; Порядок организации работы с документами, поступающими от органов государственной власти и других организаций; Распределение обязанностей между главой администрации, его заместителями и руководителем аппарата; Порядок организации работы с письмами, заявлениями, жалобами и устными обращениями граждан; Порядок работы работников администрации с компьютерной информацией.
2. Регламентирование работы местной администрации Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между подразделениями. На основе регламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права, формируется система единых требований к руководителям. Наряду с регламентом работы администраций, важную роль в организации ее деятельности играют такие документы, как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников. Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых подразделениями работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.
2. Регламентирование работы местной администрации p p p В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации: курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений; осуществляют сбор информации, анализ состояния социально экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании; готовят необходимые справочно информационные и аналитические материалы; по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений; осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты; организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения.
2. Регламентирование работы местной администрации p p p Должностные инструкции: разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от ее функциональных особенностей. призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Они призваны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение на этой основе намеченных результатов. используются при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, приеме граждан на муниципальную службу.
3. Система планирования работы местной администрации Система планирования работы администрации позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы Порядок их разработки должен определяться регламентом работы администрации. Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу администрации наиболее эффективно.
3. Система планирования работы местной администрации p p p Обычно план работы администрации включает: вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования; вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации, вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации, вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации, организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.
3. Система планирования работы местной администрации p p В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его первым заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы. Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.
4. Организация взаимодействия администрации с представительным органом муниципального образования p p Важное направление деятельности администрации — ее взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования. В качестве субъекта правотворческой инициативы в этих вопросах выступает глава администрации. Администрация обычно составляет перечень правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки. Разработчиками проектов отдельных актов являются профильные структурные подразделения администрации, а общая организация работ и контроль их хода возлагаются на руководителя аппарата. Проекты нормативных актов должны быть в обязательном порядке согласованы с руководителем аппарата и с юридической службой, а также с финансовой службой администрации (если требуется финансирование) и другими заинтересованными службами. Представители администрации участвуют в предварительном рассмотрении проектов правовых актов, в комитетах и комиссиях представительного органа, в работе согласительных комиссий. Депутаты представительного органа могут участвовать в подготовке проектов правовых актов
5. Организация работы коллегии администрации p p p p Во многих муниципальных образованиях при главе администрации создается коллегия или иной по названию совещательный орган, предназначенный для коллективного обсуждения наиболее важных вопросов жизнедеятельности муниципального образования. В состав коллегии обычно входят: глава администрации (председатель коллегии), его заместители, руководитель аппарата, руководитель финансового органа администрации, руководитель местного органа внутренних дел; могут входить руководители некоторых предприятий, организаций и учреждений, расположенных на территории муниципального образования, высококвалифицированные специалисты отдельных сфер муниципального управления. Их участие обеспечивает всестороннее, квалифицированное и объективное решение проблем управления муниципальным образованием.
5. Организация работы коллегии администрации p p p Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. На них обычно рассматриваются крупные и комплексные вопросы, в частности: планы и программы социально экономического развития муниципального образования, предложения к планам и программам, принимаемым органами власти субъекта РФ и затрагивающим интересы муниципального образования: проекты крупных договоров на поставку и приобретение про дукции за счет бюджетных средств; программы по охране окружающей среды, вопросы строительства и реконструкции природоохранных объектов; вопросы деятельности структурных подразделений администрации по исполнению их полномочий; предложения о размещении, развитии и специализации предприятий и организаций различных форм собственности, деятельность которых имеет большое значение для муниципального образования; сложные (неординарные) ситуации, возникающие в муниципальном образовании и требующие принятия всесторонне продуманных решений. Перечень вопросов, выносимых на заседание коллегии, зависит от специфики конкретного муниципального образования. Порядок работы коллегии определяется положением, утверждаемым главой администрации. Решения, принятые на коллегии, оформляются при необходимости постановлениями и распоряжениями главы администрации.
6. Работа администрации с гражданами (клиентами) p p p Закон устанавливает право граждан на индивидуальные и коллективные обращения в органы и к должностным лицам местного самоуправления, которые обязаны в течение 1 месяца дать ответ по существу обращений граждан. (За нарушение сроков и порядка рассмотрения обращений граждан законами субъектов РФ может быть установлена административная ответственность). Регламентом работы администрации предусматривается определенная система приема граждан руководителями администрации. Устанавливаются дни и часы приема посетителей каждым руководителем (обычно один два раза в месяц), а также порядок записи на прием. Организуются встречи руководителей с населением, в т. ч. для разъяснения вопросов, наиболее часто поднимаемых в письмах и обращениях. В приемной все устные и письменные обращения граждан регистрируются, а затем направляются, в зависимости от значимости вопроса, главе администрации, его заместителю либо в структурное подразделение. Приемная также осуществляет контроль (иногда компьютеризированный) соблюдения сроков рассмотрения обращений граждан. В некоторых крупных городах создана сеть общественных приемных в районах, могут создаваться «горячие» телефонные линии.
6. Работа администрации с гражданами (клиентами) p Для неотложных обращений граждан (например, по поводу аварий в системах жизнеобеспечения) в администрациях создается срочная диспетчерская служба (круглосуточная). В выходные и праздничные дни, а также ночью устанавливаются дежурства ответственных работников администрации. p В некоторых местных администрациях начали внедряться прогрессивные технологии работы с клиентами (гражданами и юридическими лицами), целью которых является повышение качества муниципальных услуг, оказываемых структурными подразделениями администрации. К числу таких услуг относится выдача различных справок, разрешительных и согласовывающих документов, ответов на просьбы и обращения и др.
6. Работа администрации с гражданами (клиентами) Основные компоненты новых технологий: p p p p Составление перечня (реестра) муниципальных услуг, предоставляемых структурными подразделениями администрации. (выдача справок по социальным льготам, справок из архива, согласование выделения земельных участков для различных нужд, согласование архитектурно-планировочной документации, прием заявок на участие в конкурсах на приобретение муниципального имущества, на участие в выполнении муниципального заказа и т. д. ) Разработка информационной карты на каждую услугу, в которой указывается: структурное подразделение администрации, ответственное за решение данного вопроса, с указанием конкретного лица, номера его кабинета и номера телефона; перечень документов, которые необходимо представить заявителю для решения вопроса; нормативные акты, на основании которых должен быть решен данный вопрос; стоимость предоставления услуги (если она платная) и способ оплаты; место подачи документов; нормативный срок решения вопроса; порядок обжалования решения; другая информация (при необходимости). Разработка технологической карты процесса решения данного вопроса внутри администрации (последовательность процедур). Технологическая карта служит алгоритмом действий работников администрации. Создание единого пункта обслуживания клиентов по предоставлению муниципальных услуг (прием всех обращений клиентов и выдача всех ответов на обращения, реестр муниципальных услуг, предоставляемых в администрации, информационные карты по любой услуге, бланки формуляров для заполнения требуемых заявительных документов, необходимая консультация).
7. Организация проведения совещаний p p Механизмом организации деятельности местной администрации являются также совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений. Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности. К работе семинаров целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение.
8. Организация труда работников администрации p p Рациональная организация управленческого труда существенно влияет на обоснованное распределение обязанностей внутри управленческого аппарата, методы и сроки внедрения различных технических и организационных нововведений, технологию выполнения управленческих работ, обеспечивая устойчивое положение муниципальных образований. Одним из направлений научной организации труда муниципальных служащих является создание рациональной системы разделения труда и кооперации. Разделение управленческого труда означает разграничение и обособление различных видов деятельности, а кооперация труда — совместное участие работников в одном или связанных между собой процессах управленческого труда. Вместе они призваны обеспечить качественное и эффективное выполнение возложенных на работников функций. Разделение и кооперация труда взаимосвязаны и взаимообусловлены. Это выражается в том, что расчленение процесса труда на отдельные составные части с закреплением их за определенными работниками или группами работников в значительной степени предопределяет и форму взаимодействия работников.
8. Организация труда работников администрации Основные признаки, по которым осуществляется разделение труда: p состав и содержание функций управления; p технологическая однородность работ; p сложность выполняемых работ и квалификационные характеристики исполнителей. В соответствии с этими признаками различают функциональное, технологическое и квалификационное разделение труда.
8. Организация труда работников администрации p Функциональное разделение труда — это разграничение и обособление деятельности групп работников по функциям управления и относительно самостоятельным сферам деятельности.
8. Организация труда работников администрации p Технологическое разделение труда — это разделение труда по видам работ и операций, закрепление их за определенными группами работников и отдельными исполнителями, что обеспечивает специализацию работников, их ориентацию на выполнение однородных или сопряженных видов работ и операций. В укрупненном виде технологическое разделение труда воплощается в разделении управленческого персонала на руководителей, специалистов и технических исполнителей, однако степень дифференциации зависит от многообразия закрепленных за работником технологически разнородных работ и решаемых задач.
8. Организация труда работников администрации Выделяют три формы технологического разделения труда: p Целевая форма предполагает закрепление за работником широкого круга задач и разнообразных видов работ, связанных с достижением определенной цели. Эта форма характерна для руководителей. p Предметная форма предполагает закрепление за работником одной или нескольких однородных, связанных между собой задач. Эта форма наиболее характерна для специалистов, но может использоваться и для технических исполнителей (например, специалист по социальной защите, специалист по работе с населением, специалист по охране прав детей и т. п. ). p Операционная форма предполагает наибольшую степень дифференциации труда, когда за работником закрепляются однородные операции (машинопись, учетные операции и т. п. ). Она используется в основном для технических исполнителей. Технологическое разделение труда, разграничивая деятельность работников администрации по признаку однородности выполняемых работ, позволяет выделить типичные работы, для которых целесообразно разработать процедуры их выполнения, а также стереотипные и формализуемые операции, которые могут выполняться с помощью технических средств.
8. Организация труда работников администрации p Квалификационное разделение труда означает распределение обязанностей между работниками различной квалификации с учетом сложности поручаемых им работ и занимаемой должности. Оно осуществляется внутри профессиональных групп специалистов и технических исполнителей в рамках структурных подразделений администрации Квалификационное разделение труда обусловливает необходимость кооперации труда между отдельными муниципальными служащими внутри структурного подразделения, занимающими различные должности и имеющими различную квалификацию.
9. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего p p p Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы: анализ личного бюджета времени; оценка планируемого объема работ (деятельности); сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени; формирование личного перспективного плана; разработка проекта рабочей недели и плана рабочего дня.
9. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего p p Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный выбор формы записи текущих дел (календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист, картотека и т. п. ). Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.
9. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего p p p При индивидуальном планировании работы муниципального служащего целесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего времени — согласно рекомендациям специалистов — примерно на 60 %. Из оставшихся 40 % около 20 % времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и не планируемые действия), а еще 20 % остается на спонтанную активность и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как используется время. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и накапливать опыт в определении затрат времени на различные виды трудовой деятельности, корректировать распределение рабочего времени.
9. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все задачи на долго , средне и краткосрочные и установив приоритетность выполнения.
9. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего Правила составления плана работы : p в план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен; p план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение позиций плана; p необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени; p временной план целесообразно составлять в привычной для исполнителя письменной форме, а невыполненные задачи, которые по достижении контрольного срока не потеряли своего значения, следует переносить на следующий период; p в планах следует указывать ожидаемые результаты или конечные цели, что позволяет направить усилия на их достижение; p важно ставить конкретные сроки исполнения для всех видов работ, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность, p не надо планировать «спешные» дела, поскольку далеко не всегда неотложное дело является самым важным и срочным, хотя именно «спешные» дела занимают большую часть времени; p следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать); p при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на поездки и ожидания; p в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повышение квалификации; p при планировании в необходимых случаях следует рассматривать альтернативные варианты; p в плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве; p желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых посетителей.
9. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего p Большую помощь в планировании и организации личного рабочего времени муниципальным служащим как работникам умственного труда оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сделать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных служащих становятся рационализация документооборота, разработка оптимальных процедур принятия управленческих решений, комфортные условия труда и организация автоматизированных рабочих мест.
Скачать презентацию Тема 8 Организация работы в местной администрации 1
ММ Тема 8.ppt