Тема 8. Контроль как функция менеджмента

Тема 8. Контроль как функция менеджмента

Задание. Кордебалет • • • Какие положения менеджмента мы увидели в мультфильме? Кто отвечает за организацию мероприятия? Что можно сказать о влиянии угрозы наказания на деятельность работников? Какие еще методы воздействия на работников можно использовать в работе руководителя? Как навязанная роль руководителя повлияла на главного героя

План лекции 1. Понятие и необходимость контроля 2. Виды контроля 3. Процесс контроля. Принципы осуществления контроля 4. Психологические аспекты контроля 5. Оценка деятельности подчиненных: похвала, критика

Контроль • Заключительная часть менеджмента, которая позволяет выявлять успехи, недостатки, проблемы и корректировать деятельность • процесс проверки и сопоставления того, что есть с тем, что должно быть достигнуто, или достигнутых результатов с затратами • назначение контроля: – оценка результатов – оценка факторов, определивших результаты – формирование обратной связи

Контроль необходим • Для корректировки деятельности сотрудника и организации в целом • для предвидения кризисной ситуации • для фиксирования успеха, т. к. контроль выявляет не только ошибки, но и успех • контроль следует отличать от учета. Учет ограничивается наблюдением, измерением, регистрацией, хранением и обработкой данных. Контроль предусматривает оценку данных

• Отсутствие контроля или недостаточное внимание к нему приводят к дезорганизации и нарушению взаимодействия людей по достижению общих целей • контроль первейшая обязанность управляющего любого уровня • помогает управляющим вносить коррективы в деятельность организации

Вопрос 2. Виды контроля • По содержанию: • По характеру общий и специальный взаимоотношений с внешней средой: • по масштабам: внешний и сплошной и внутренний выборочный • по способу оценки: • по характеру: жесткий и мягкий (с открытый и скрытый правом на ошибку) • по взаимоотношениям • по использованию объекта и субъекта: с технических средств: помощью спец. видеоконтроль, органов или людей и компьютеризация самоконтроль

Контрольный «трезубец» • Предварительный контроль (контролируются ресурсы - человеческие, материальные, финансовые) • Текущий контроль (обратная связь с исполнителями, корректировка отклонений) • Заключительный контроль (итоговые результаты, движение к цели, определяются санкции, анализ для предотвращения ошибок в будущем, мотивация сотрудников на будущее)

САМОКОНТРОЛЬ • возможен, если : • для работника работа не только источник пропитания, но и путь к признанию, средство самоутверждения • он хорошо понимает, что конкретно от него требуется • сам согласен с этими требованиями • обладает волей, собранностью

Вопрос 3. Процесс контроля • Контроль как основа для планирования на очередной период • контроль как мотивация - за счет ощущения успеха, внимания к результатам работы подчиненного • контроль как одна из стадий принятия и реализации управленческого решения • обеспечивает правильную оценку реальной ситуации, инструмент выработки политики и принятия решения

• Объекты контроля: • Планы • принятые решения • деятельность персонала • качество продукции • соблюдение законов • Субъект: непосредственный руководитель. Контроль не делегируется • Инструменты контроля: • наблюдение • проверка всех сторон деятельности • учет и анализ

Этап 1 Установление стандартов нет Этап 2. Сравнение результатов со стандартами Достигнуты ли результаты Реалистичны ли стандарты Пересмотр планов, целей и стандартов Этап 3. Действия да Ничего не предпринимать да Установите причину отклонений Устраните отклонения

• Менеджеры могут корректировать отклонения путем пересмотра планов и стандартов, изменения структуры организации, замены персонала, более детального разъяснения заданий, пересмотра стиля руководства, обучения персонала

Принципы контроля • стратегический характер контроля, т. е. ориентация на приоритеты фирмы • ориентация на результаты • постоянство контроля , но его формы должны меняться • осмысленность и однозначное восприятие стандартов сотрудниками • установление жестких, но достижимых стандартов • отсутствие чрезмерного контроля

• Результаты контроля должны быть известны сотрудникам • простота и открытость контроля • гибкость, способность реагировать на происходящие изменения • вознаграждение за достижение установленных стандартов • своевременность контроля • экономность • объективность, доброжелательность • контроль в виде помощи и инструктажа

Осуществление контроля в организациях, занимающихся международной деятельностью. • Контроль в таких организациях является достаточно сложной процедурой и имеет свои специфические особенности. Прежде всего из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Эффективность контроля значительно повышается, если периодически организовывать встречи ответственных руководителей в главном офисе организации и за границей. Необходимо учитывать тот факт, что не следует возлагать на иностранных менеджеров ответственность за решение тех проблем, которыми они не занимаются и не знают их специфики и особенностей.

Вопрос 4. Психологические аспекты контроля • Профессиональная услуга, которую управляющий должен оказывать своим подчиненным • синоним интереса к делам работника • отсутствие контроля менеджера за работой подчиненного означает не максимальное доверие, а отсутствие интереса к этому работнику, да и к его работе в целом

Психологические требования • Контролируя, сочетайте требовательность к подчиненному с готовностью оказать ему помощь в выполнении работы • сравнивайте работу с прежними результатами данного работника • оценка должна быть справедливой • не держите выводы контроля при себе • не ограничивайтесь инцидентами • контролируйте не только «любимый участок»

Психологические требования • Скрытый контроль - некорректен этически, приводит к ухудшению СПК в коллективе • помните правило: поругал - проиграл, похвалил - выиграл • тотальный контроль порождает ошибки, небрежность и безынициативность, освобождает от ответственности • не контролируйте только из недоверия • не критикуйте в общем, критикуйте мнение, поступок, а не человека • обвиняете - докажите вину

• Прежде чем обвинять сотрудника, проанализируйте и свою вину: как была поставлена цель, по силам ли этому человеку было данное задание, обеспечен ли он был всем необходимым, знал ли о вознаграждении, определена ли была мера его ответственности • Только убедившись, что за ответы по всем вопросам получены хорошие отметки, можно разогнуть «обвиняющий» палец. Как может получиться плохой результат при хорошем управлении?

ОЦЕНКА • Средство влияния руководителя на активность личности и коллектива • предполагает наблюдение за работником • возбуждает эмоции (радость или огорчение, гордость или страх, злобу) • эмоции переходят в настроение • бывает положительной и отрицательной, глобальной и порциальной, прямой и косвенной. Эффект нимба

Похвала • Как инструмент обратной связи • от хорошего настроения на 20 -25% улучшается производительность труда • четко определите, за что хвалить подчиненных и будьте последовательны • продумайте «дозировку» похвалы, делайте перерывы • помните, что отсутствие похвалы за хорошую работу обидно, незаслуженная похвала воспринимается как насмешка

• Похвала - наиболее утонченная и эффективная форма управления • Ответная реакция на похвалу: от признательности до повышения лояльности и стремления улучшить работу • учитывайте личность человека, которому адресована похвала • самостимулирование

Наказание • Будьте справедливы и тактичны. Симпатичного нам подчиненного всегда хочется наказать мягче, а того, кто неприятен, - строже • при выборе форм выражения и меры наказания учитывайте возраст, пол и темперамент работника • разных работников за одно и то же необходимо наказывать по-разному • наказание лучше объявлять не сразу после совершения проступка

Правила конструктивной критики • тон критики, следите за интонацией • не говорите ничего плохого, отрицательного об отсутствующих • первый разговор - один на один • не начинайте с упреков, выясните все обстоятельства дела, выслушайте объяснения • подскажите решение вопроса • критика подчиненными менеджера

Техника разговора наказания • Прежде чем наказать, «приготовьте» эмоциональный фон • весь разговор должен состоять из: подготовки эмоционального фона, приема «двойное лицо» , осуждения поступка, объявления наказания, прием «валидол» , окончание разговора на положительной ноте • +++ - - - - - +++

Принципы восприятия критики • Всегда следует помнить, что: • критика - это знак того, что Вас принимают всерьез, от Вас ожидали большего • форма помощи в деле устранения недостатков • необходимо деловое восприятие критики (извлечь из нее пользу и исправить ошибки) • принцип «все, что я делаю, я мог бы делать лучше»

• наиболее ценная критика направлена на совершенствование того, что кажется нормальным • отсутствие критики - это показатель пренебрежения или неверия в способность ее нормального восприятия • критика позволяет выяснить отношение критикующего к другой стороне • метод «согласись или проиграешь» (согласиться с тем, что справедливо, на остальное не реагировать: «Да, сегодня я опоздал» )

• • • Дайте возможность «партнеру» выговориться перевод минуса в плюс спокойствие, только спокойствие (тон ответа) считайте слова (не более 5 слов в ответе) не спешите с ответом на риторические вопросы (Вы что, с Луны свалились? …)