Тема 7 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПЛАН 1 Понятие

Тема 7 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ПЛАН 1. Понятие, цель и принципы регистрации 2. Формы регистрации документов 3. Индексация документов 4. Информационно-справочная работа документам по

1. ПОНЯТИЕ, ЦЕЛЬ И ПРИНЦИПЫ РЕГИСТРАЦИИ Понятие по ДСТУ 2732 - 2004 Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи необходимых сведений о нем

1. ПОНЯТИЕ, ЦЕЛЬ И ПРИНЦИПЫ РЕГИСТРАЦИИ Цели регистрации 1. учет регистрируемых документов 2. постановка контроля исполнения 3. организация справочной работы 4. предоставление документу юридической силы

1. ПОНЯТИЕ, ЦЕЛЬ И ПРИНЦИПЫ РЕГИСТРАЦИИ Принципы регистрации 1. Принцип целесообразности регистрации отдельных видов документов – выбор документов, которые необходимо регистрировать, наиболее важных для регистрации. Критерии важности: содержание, авторство, вид документа 2. Принцип централизации регистрации – осуществление регистрации в одном месте. 3. Принцип однократности регистрации – один документ – один раз

1. ПОНЯТИЕ, ЦЕЛЬ И ПРИНЦИПЫ РЕГИСТРАЦИИ Принципы регистрации 4. Принцип достаточной квалификации персонала, занимающегося регистрацией 5. Принцип единообразия регистрационных форм – использование для регистрации входящих и исходящих документов единой регистрационной формы

1. ПОНЯТИЕ, ЦЕЛЬ И ПРИНЦИПЫ РЕГИСТРАЦИИ Принципы регистрации 6. Принцип парной регистрации писем в режиме «запрос – ответ» – означает присвоение запроса и ответа на одной позиции в журнале или на одной карточке 7. Принцип обязательности использования справочных материалов, таких как номенклатура дел, классификатор структурных подразделений, перечень документов, не подлежащих регистрации

2. ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 1. Журнальная - регистрационный индекс записывается в журнал 2. Карточная – в основе карточка формата А 5 или А 6, на которой печатным способом нанесена установленная информация 3. Автоматизированная - ведется с помощью специального программного обеспечения

2. ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ Преимущества регистрации 1. быстрый поиск по любому реквизиту 2. автоматическое формирование разнообразных отчетов, сводок 3. автоматический контроль за исполнением 4. возможность одновременной регистрации на нескольких рабочих местах 5. возможность организации децентрализованной регистрации в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в единой базе

3. ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Понятия по ДСТУ 2732 - 2004 1. Регистрационный индекс – цифровое или буквенно -цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации 2. Индексация – проставление при регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их составления или исполнения и хранения

3. ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Правила индексации 1. Постоянство расположения знаков препинания 2. Неизменность системы индексов 3. Регистрационный индекс документов состоит из порядкового или регистрационного номера документа и индекса дела по номенклатуре, отделяемых друг от друга наклонной чертой

3. ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Правила индексации 4. Регистрационный индекс обращений граждан включает порядковый номер в пределах данной группы и первую букву фамилии автора и индекс по номенклатуре дел 5. Индексация внутренних распорядительных документов осуществляется раздельно по каждому виду 6. Документы, издаваемые совместно несколькими организациями имеют сложный индекс, состоящий из разделенных косой чертой индексов, присвоенных документу каждой организацией

4. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАМ ( КРИТЕРИИ) Алфавитный – характерен для обращений граждан Корреспондентский – для поиска организаций, с которыми осуществляется документооборот Номинальный – по видам различных категорий документов Предметно-вопросный – по содержанию документа Хронологический – по датам поступления

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!!