Тема 6 ЦЕЛЕВАЯ ОРИЕНТАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ 1 Проблема

Тема 6 ЦЕЛЕВАЯ ОРИЕНТАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ 1. Проблема и проблемная ситуация в управлении 2. Классификация проблем, возникающих в деятельности организации 3. Основные аспекты выявления и анализа проблем 4. Цели решения и требования к их определению 5. Свойства и виды целей 6. Взаимосвязь целей, задач и решений 7. Целевые и процессорные технологии разработки управленческих решений

Схема процессов управления и формирования решения

Необходимость в разработке управленческого решения возникает при осознании проблемы. Проблема (греч. ) буквально означает преграду, трудность, задачу. Проблема – это реальное противоречие, требующее разрешения. Проблема – это существенная разница между действительным и желаемым состоянием объекта управления.

Главные составляющие процесса РУР: 1. Формулирование проблемы или неиспользованной возможности, предполагающее: • сбор необходимой информации; • разработку критериев, по которым оцениваются ожидаемые результаты; • диагностику причин и взаимосвязи между факторами, оказывающими влияние на проблему и (или) возможности. 2. Решение, включающее: • разработку вариантов (их называют альтернативами); • выбор предпочтительного решения; • реализацию выбранного курса действий; • мониторинг ситуации для отслеживания и корректировки хода реализации решения.

Общие свойства проблем • если это проблема, то ее обязательно следует решать; • неповторимость ситуации выбора (ситуации абсолютно точно не повторяются); • наличие трудностей при рассмотрении альтернатив решения проблемы; • неопределенность последствий принятия решения; • необходимость учета множества факторов; • присутствие человеческого фактора (ЛПР или группы лиц, разрабатывающих решение), а следовательно, субъективных аргументаций по поводу выбора решений

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному). Два подхода к определению проблемы: • проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты; • в качестве проблемы рассматривают существующую потенциальную возможность.

Осознание проблемы — установление факта ее существования в результате контроля деятельности или исследования рыночных возможностей. Определение проблемы — ответ на вопросы: что действительно происходит в организации, каковы причины происходящего и что за всем этим стоит.

Факторы которые могут быть положены в основу определения приоритета проблем: • последствия возникновения проблемы; • воздействие проблемы на организацию; • срочность разрешения проблемы и ограничения во времени; • мотивированность и наличие соответствующих способностей у участников; • возможность решения проблемы без участия менеджмента или в ходе решения других проблем.

При анализе возникшей проблемы необходимо учитывать, что каждая проблема всегда: • имеет определенное содержание (что? ); • связана с каким-то конкретным местом (где? ); • временем возникновения, частотой повторяемости (когда? ); • количественными параметрами (сколько? ); • кругом лиц, так или иначе причастных к ним (кто? ).

Внутренняя структура проблемы • Предмет проблемы - "В чем суть проблемы? " • Объект проблемы - "Где возникла проблема? " • Субъект проблемы – "Кто связан с проблемой? " • Связи проблемы - "С чем связана проблема? " • Цель решения проблемы - "Для чего необходимо решать проблему? "

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы или возможности, называется ситуацией. Проблемная ситуация – это ситуация, препятствующая нормальному функционированию и развитию организации, это «разрыв» в деятельности, «рассогласование» между целями и возможностями субъекта, т. е. наличие условий, порождающих проблему. Ситуации можно условно разделить на три группы: внутренней среды, внешней среды ситуации взаимодействия внутренней и внешней среды.

Типичные проблемными ситуации • результаты деятельности не соответствуют желанным целям; • ранее выработанные, теоретически обоснованные и практически проверенные методы решения не дают должного эффекта или не могут быть использованы; • в ходе практической деятельности обнаруживаются новые факты, которые не укладываются в рамки существующих теоретических представлений; • одна из частных теорий вступает в противоречие с более общей теорией или другими областями жизни в пределах данной отрасли знаний.

Перечень вопросов, описывающих какую-либо ситуацию (Цицерон) - кто (субъект) - что (объект) - чем (средство) - почему (цель) - как (способ) - когда (время) - где (место)

При анализе проблемы важно отличать ее симптомы, причины и следствия • Симптомы - это некоторые видимые проявления проблемы, которые привлекают к ней внимание, но объяснить не могут • Причины - это исходные движущие силы, породившие проблему • Следствия - это результаты, к которым приводят данные проблемы

Причины возникновения проблем: 1) неверные принципы и условия деятельности; 2) ошибочные критерии оценки; 3) случайные или умышленные нарушения в процессе достижения поставленных целей; 4) непредвиденные обстоятельства; 5) неполнота знаний о ситуации, создающей проблему.

Формулирование (постановка) проблемы • описать, каким образом проблема была обнаружена; • установить, почему она рассматривается как проблема; • отличить ее от «симптома» некоторых смежных проблем; • дать операционные определения нежелательных последствий проблемы.

Правила формулирования проблемы • Определить, что происходит не так, как надо, при этом не отмечая, почему это нас не устраивает. • Избегать слов типа «из-за» , «потому что» , так как они содержат намеки на решения. • В формулировке отражать специфику данной проблемы, то есть избегать общих характеристик типа «низкая мораль» , «производительность» , «коммуникации» и т. п. • Указать, как часто, когда и в каких пределах происходят те отклонения, которые вызывают проблему. • Не формулировать проблему в виде вопроса, так как это предполагает, что ответ будет представлять собой решение. • Отразить в формулировке характер влияния проблемы на организацию, людей и т. п. • Показать расхождение между желаемым и действительным состоянием, которое вызывается наличием проблемы.

Графическое изображение проблемной ситуации

Рассматривая возникшую проблему, руководитель должен: • определить круг лиц, способных разработать и реализовать способы ее решения и получения положительного исхода; • установить срок разрешения проблемной ситуации; • оценить и утвердить способы действий; • обеспечить выделение требуемых средств решения проблемы (трудовые, материальные, финансовые); • выявить внутренние элементы проблемы, установить степень их влияния на решение проблемы.

Варианты состояний проблемы

Этапы диагностики проблемы

Вопросы для выбора метода решения проблемы • • требует ли проблема комплексного решения? это проблема или возможность? как классифицировать проблему? это реально существующая или надуманная проблема? это финансовая проблема или она связана с отношениями между людьми? что произойдет, если не принимаешь никакого решения? эта проблема уникальна? существует ли последовательность решения проблемы?

1) Группировка факторов и условий по направленности их воздействия на проблемную ситуацию Факторы и условия, приводящие к ухудшению проблемной ситуации Факторы и условия, сокращающие или минимизирующие размеры проблемы

2) Перечень неизвестных причин возникновения проблем или возможностей Описание проблемы или возможности Что неизвестно о причинах ее возникновения

3) Временной (хронологический) анализ развития проблемы (возможности) Главные симптомы и причины возникновения проблем (возможностей) Время их появления (когда их обнаружили? ) Что произошло в результате?

3) Цепной анализ причин и следствий Рост затрат на производство продукции Снижение полученных доходов Что было вызвано: Увеличением стоимости потребленной электроэнергии Ростом фонда заработной платы Снижением доходных поступлений от продажи основной продукции Что было вызвано: Ростом цен на единицу потребленной Снижением объема продаж электроэнергии основной продукции Увеличением средней заработной платы Что было вызвано: Решением РАО ЕЭС Увеличением надбавок за бригадную работу Сокращением рынка сбыта продукции Что было вызвано: Введением новой системы оплаты труда Падением сбыта на экспорт

Причинно - следственная диаграмма

Картотека учета проблем • • • карточки проблемных ситуаций (в которых отражается характеристика ситуации, цель принятия решения и существующие ограничения); технологические карты принятия управленческого решения (указываются в логической последовательности результаты мыслительной деятельности по выбору оптимального варианта: цели, альтернативы, оценка вероятности реализации и др. ); карточки решений, которые заполняются на основе данных технологических карт.

Метод «Волшебные вопросы 5 W 2 H» • • 1 - кто (Who)? ; 2 - что (What)? ; 3 - где (Where)? ; 4 - когда (When)? ; 5 - почему (Why)? ; 6 - как (How)? ; 7 – сколько стоит (How Much)?

Для реализации метода « 5 W 2 H» необходимо 1) Переопределить проблему следующим образом: «Каким путем можно …» 2) Придумать и записать как можно больше вопросов, касающихся проблемы с использованием 5 W 2 H 3) Каждый вопрос проанализировать с точки зрения возможного переопределения проблемы 4) Записать свои ответы на каждый из этих новых вопросов 5) Выбрать для себя одну или две придуманные формулировки, которые как вам кажется, позволят с легкостью решить данную проблему.

Цель – желаемый конечный результат деятельности. Цель – это некоторое состояние или результат в будущем, к которому необходимо стремиться. Цели, стоящие перед организацией: • определяются системой ценностей её высшего руководства, миссией организации и реальными условиями, в которых она функционирует • определяют область деятельности организации

Цель организации управленческого решения Как процесс Как явление заданное направление развития организации управленческие документы — бизнес-планы, девизы, призывы и т. п. содержание определенного вида деятельности по достижению общей цели организации документы, мотивирующие определенные действия приказы, распоряжения, план развития подразделения и т. п.

Требования к целям • • конкретность и ясность измеряемость комплексность согласованность системность реальность гибкость приемлемость

Цель решения конкретные результаты, которые предполагается получить после реализации этого решения в определенных условиях и фиксированном периоде времени Определить цель – значит ответить на вопрос, что надо сделать для снятия проблемы. Сформулировать цель – значит указать направление, в котором следует двигаться, чтобы разрешить существующую проблему, показать пути, которые уводят от существующей проблемной ситуации.

Условия формирования цели (признаки цели) • желательность для ее инициатора (руководителя, специалиста); • возможность выполнения в технической, экономической и других областях; • необходимость для коллектива компании и общества; • историческая приемлемость для ближайшего окружения внешней среды; • постоянное развитие (расширение, сокращение, повышение, добавление, удовлетворение, получение максимальной прибыли, умножение и т. д. ).

Свойства цели • суперзависимость • иерархия • обратное преобразование • недостижимость абсолютных значений

Дерево целей

Схема обратного преобразования целей

Классификация целей: 1) по содержанию: • личные • институциональные 2) по времени реализации: • долгосрочные • среднесрочные • краткосрочные 3) по степени важности: • стратегические • тактические 4) по уровню управления: • общегосударственные • региональные • отраслевые • организаций (предприятий) 5) по источникам формирования: • внешние • внутренние 6) по степени обязательности: • цели-задания • цели-ориентиры 7) по степени иерархичности: миссия генеральная цель общеорганизационные специфические

Типы организационных целей • официальные цели — определяют общее назначение организации, декларируются в уставе или положении об организации, а также заявляются публично руководителем • оперативные цели — определяют, чем на самом деле в текущий период занимается организация, и могут не полностью совпадать на конкретный период с официальными целями. Формой их выражения может быть план работы • операционные цели — направляют деятельность конкретных работников и позволяют давать оценку их работе. Такие цели формулируют в виде конкретных заданий отдельным группам и исполнителям

Дерево целей — граф-дерево, выражающее отношение между вершинами, обозначающими этапы или проблемы, подлежащие решению при достижении некоторой цели Порядок построения дерева: • идентифицируются цели, концепции по исследуемым проблемам и технические возможности развития для отдельных компонентов и функциональных подсистем, а также для систем в целом; • формулируются критерии для оценки значимости элементов на каждом уровне (например, организационно-технической или финансовой готовности к реализации, коэффициент взаимной полезности и др. ); • определяются весовые коэффициенты для каждого элемента на каждом уровне дерева по принятому критерию.

Пример дерева целей

Тип управленческого процесса Роль цели Особенности управленческих решений Целевое управление Определяющая на всех уровнях управления Специфические решения разового характера Программное управление Ориентирующая Решения по сложным задачам производства с множеством участников, обеспечение детализации заданий и сроков их выполнения (сетевые графики) Ситуационное управление Постоянство и ясность, неизменность целей Стандартность решений Программноцелевое управление Основополагающая в целевых программах Кардинальные, основополагающие решения

Взаимосвязь целей и решений Признаки сходства целей и решений Признаки различий целей и решений Признаки взаимосвязи целей и решений Направленность на позитивные изменения объекта управления Постановка цели - первооснова организации предприятия Цель - начальный этап выработки решения Ориентация на миссию предприятия Многовариантность решения и однозначность цели Цель - основа контроля за исполнением решения Постановка и принятие на всех уровнях иерархии управления Эффективность целей ожидаемая в решениях -реальная Цель без решений бесплодна Ресурсное обеспечение Риск в целях предельно элиминирован Решения - механизм реализации целей Временные пределы реализации Возможность корректировки стратегий достижения целей выше, чем решений Цель определяет выбор варианта решения Присутствие фактора риска Финансирование целей ориентировочно, решений -реально Цели определяют критерии оценки эффективности решений Ответственность за выбор целей и реализацию решений Выбор цели - творческое дело человека; выбор решения - возможен с применением человеко-машинной системы Задействованность лиц в реализации решения и выборе цели бывает кардинально различно

В состав технологий разработки управленческих решений входят: • целевые технологии РУР • процессорные технологии РУР Целевые технологии (ЦТ): • инициативно-целевая • программно-целевая • регламентная технология ЦТ — это технология, основанная на приоритете целей над ситуациями. ЦТ ориентирует решение на достижение цели, а не на устранение возмущающих воздействий. Основным предметом ЦТ является цель. Процессорные технологии обслуживают целевые, являясь по отношению к ним инструментарием.