Тема 5 Учет денежных средств 1 Учет кассовых

Тема 5. Учет денежных средств 1. Учет кассовых операций и денежных документов 2. Учет операций по расчетному счету 3. Учет операций по валютному счету 4. Учет расчетов с подотчетными лицами 5. Учет денежных средств, находящихся на специальных счетах 1

1. Учет кассовых операций и денежных документов Основными задачами бух. учета денежных средств являются: • проверка правильности оформления, законности документов; • своевременное и полное отражение операций в учете; • обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей; • своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете; • обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения; • изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход. Для учета движения денежных средств применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета «Денежные средства» . Указанный раздел включает счета: 50 «Касса» , 51 «Расчетные счета» , 52 «Валютные счета» , 55 «Специальные счета в банках» , 57 «Переводы в пути» , 58 «Финансовые вложения» , 59 «Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги» . 2

Порядок ведения кассовых операций установлен Инструкцией ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в РФ» от 04. 10. 93 № 18. Кассовые операции оформляют документами: приходными ордерами (по ним деньги принимаются); расходными ордерами (по ним деньги выдают из кассы). Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных ордеров. Все кассовые ордера имеют номер, который является сквозным в течение отчетного года. Подчистки и помарки в кассовых документах не допускаются, исправления вносятся только корректурным способом. Предприятие может иметь в своей кассе наличные в пределах лимита и использовать их в пределах норм. Лимиты устанавливаются учреждениями банков по согласованию с руководством предприятия. Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк. Если количество денег в кассе превышает лимит, то они в обязательном порядке подлежат сдаче в банк. Сверх установленного срока наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, стипендий в течение трех рабочих дней. После этого срока вся наличность должна быть депонирована. 3

Все кассовые операции по каждому кассовому ордеру отражаются в кассовой книге. Кассовая книга – учетный регистр для отражения движения наличных денежных средств в кассе предприятия и операций по их поступлению и выдаче. Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошита, опечатана сургучной печатью и заверена надлежащим образом. В конце рабочего дня подсчитываются итоги операций за день и выводится остаток денег в книге. Кассовую книгу кассир ведет в 2 экземплярах под копирку. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые, отрывные, служат отчетом кассира и передаются в бухгалтерию предприятия. 4

Аналитический и синтетический учет по кассе ведется на активном счете 50 «Касса» . При журнально-ордерной форме все кассовые операции по кредиту данного счета отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в ведомость № 1. В кассе также могут храниться ценные бумаги (акции, чековые книжки, почтовые марки) и бланки строгой отчетности (талоны на получение питания в столовой, квитанции путевых листов автотранспорта). Ценные бумаги учитываются на счете 81 «Собственные акции (доли)» и субсчете 50 -3 «Денежные документы» . Поступление и выдача ценных бумаг производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению ценных бумаг. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по их номинальной стоимости. Аналитический учет на этом счете ведется по каждому наименованию бланков с указанием серии, номеров, количества, номинальной или учетной стоимости, по материально ответственным и подотчетным лицам в карточках-справках по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. Каждое предприятие обязано производить ревизию или инвентаризацию в кассе не реже одного раза в квартал перед составлением квартальной отчетности. 5

2. Учет операций по расчетному счету Каждому предприятию, зарегистрированному в установленном законом порядке, в одном из банков по его выбору открывается расчетный счет. Для открытия расчетного счета организация представляет в банк следующие документы: — заявление на открытие счета; — документ о законности образования организации (решение учредителей о создании организации, заверенное нотариально); — устав организации (копия, заверенная нотариально); — документ о регистрации организации; — документы налогового органа о постановке на налоговый учет; — карточку с образцами подписи и оттиском печати, оформленную в соответствии с указанием ЦБ РФ от 21 июня 2003 г. № 1297 -У. Операции производятся банком на основании документов, оформленных самим предприятием – владельцем счета или по его согласию. 6

Основные документы для таких операций: • объявление на взнос наличными – оформляется сдача наличности денежных средств из кассы предприятия; • расчетным чеком оформляется получение денег с расчетного счета, на обратной стороне указывается целевое назначение данной суммы; • платежное поручение – распоряжение банку на перечисление соответствующей суммы на счет другого предприятия; • платежное требование-поручение – требование поставщика к покупателю оплатить полученные товары или услуги согласно соответствующим документам. Банк выдает предприятию выписки с расчетного счета – копии лицевых счетов, в которых указываются дата совершения операции, номер документа-основания, сумма поступления/списания, остаток. К выписке банк прилагает все документы, подтверждающие операции. Сохраняя денежные средства предприятия, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) – по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания – по кредиту. 7

Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета. Для отражения операций на расчетных счетах применяется активный счет 51 «Расчетные счета» , по дебету которого отражаются операции по поступлению, а по кредиту – расходования денежных средств. Для отражения оборотов по кредиту данного счета служит журнал-ордер № 2. Обороты по дебету этого счета записываются в ведомость № 2. Развернутая сумма по дебету записывается в Главной книге. Суммы, ошибочно зачисленные по дебету 51, зачисляются по кредиту 63 «Резервы по сомнительным долгам» . 8

Учет операций по расчетному счету ведется на счете 51 «Расчетные сче Д Счет 51 «Расчетные счета» К Сальдо — остаток денежных средств на расчетном счете на начало периода Поступление денежных Списание денежных средств с средств на расчетный счет расчетного счета Сальдо — остаток денежных средств на расчетном счете на конец периода 9

В соответствии со ст. 862 ГК РФ при осуществлении безналичных расчетов допускаются расчеты: — платежными поручениями; — по аккредитиву; — чеками; — по инкассо; — в иных формах, предусмотренных законом. 10

Расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать: — наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011 -93 — номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами; — вид платежа; — наименование плательщика, номер его счета в банке идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); — наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; — наименование получателя средств, номер его счета в банке, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); — наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; — назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой; — сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами; — очередность платежа; — вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации; — подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях). 11

Платежное поручение (ф. 0401060) представляет собой поручение организации банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другой организации. Порядок расчета платежными поручениями показан на рис. 1. Рис. 1. Расчеты платежными поручениями: 1 — плательщик представляет в банк платежное поручение; 2 — банк покупателя списывает со счета плательщика деньги; 3 — банк покупателя направляет в банк поставщика (получателя) платежные поручения; 4 — банк поставщика (получателя) зачисляет на его счет деньги в соответствии с платежным поручением; 5 — банки выдают своим клиентам выписки из 12 расчетных счетов

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению клиента, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи. Порядок расчетов по аккредитивам показан на рис. 2. 13

Рис. 2. Расчеты по аккредитивам: 1 — покупатель представляет в банк аккредитив (ф. 0401063); 2 — в банке покупателя открывается аккредитив путем бронирования средств на счете «Аккредитивы» ; 3 — покупателю выдается расписка банка об открытии аккредитива; 4 — банк покупателя извещает банк поставщика об открытии аккредитива; 5 — в банке поставщика открывается аккредитив на счете «Аккредитивы к оплате» ; 6 — поставщик извещается об открытии аккредитива; 7 — поставщик отгружает продукцию покупателю; 8 — поставщик предъявляет реестр счетов и отгрузочные документы на получение средств аккредитива; 9 — в банке поставщика зачисляется сумма реестра счетов с аккредитива на счет поставщика, аккредитив в банке поставщика закрывается; 10 — документы об оплате передаются банку покупателя; 11 — в банке покупателя списывается сумма оплаты со счета «Аккредитивы» , аккредитив закрывается; 12 — клиентам 14 банков выдаются выписки со счетов и документы

Чек — это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем — юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком — банк, в котором находятся денежные средства чекодателя. Порядок расчетов чеками показан на рис. 3. 15

Рис. 3. Расчеты чеками: 1 — покупатель представляет в банк заявление на получение чеков и платежное поручение на депонирование сумм (если оно осуществляется); 2 — в банке покупателя бронируются средства на отдельном счете; 3 — покупателю выдаются чеки и чековая карточка; 4 — поставщик предъявляет покупателю документы на отгруженную продукцию, выполненные работы, услуги; 5 — покупатель выдает чек поставщику; 6 — поставщик предъявляет чек в банк поставщика при реестре чеков; 7 — в банке поставщика зачисляются денежные средства на счет поставщика; 8 — банк поставщика предъявляет чек для оплаты банку покупателя; 9 — банк покупателя списывает сумму чека с расчетного или отдельного счета; 10 — банки выдают 16 клиентам выписки из счетов в банке

Платежное требование (ф. 0401061) представляет собой требование поставщика к покупателю произвести оплату на основании расчетных и отгрузочных документов поставляемой продукции, выполненных работ и оказанных услуг. Порядок расчетов платежными требованиями показан на рис. 4. Рис. 4. Расчеты платежными требованиями: 1 — поставщик представляет покупателю расчетные и отгрузочные документы на отгруженную ему продукцию, выполненные работы, оказанные услуги; 2 — поставщик сдает в банк на инкассо платежные требования при реестре; 3 — банк поставщика пересылает в банк покупателя платежные требования; 4 — банк покупателя передает покупателю платежные требования для акцепта; 5 — покупатель акцептует платежные требования; 6 — банк покупателя списывает деньги со счета покупателя; 7 — банк покупателя пересылает исполненные платежные требования в банк поставщика; 8 — банк поставщика зачисляет деньги на счет поставщика; 9 — банки выдают своим клиентам выписки из расчетных 17 счетов и платежные требования

Инкассовое поручение (ф. 0401071) является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке. Инкассовые поручения применяются: — в случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе органами, выполняющими контрольные функции; — для взыскания по исполнительным документам; — в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения. 18

3. Учет операций по валютному счету Организации имеют право открыть валютный счет на территории РФ в любом банке, уполномоченном Центральным банком РФ на проведение операций с иностранными валютами. На основании представленных документов банк заключает с клиентом договор о расчетно-кассовом обслуживании, в котором оговариваются тарифы комиссионного вознаграждения за оказываемые банком услуги, сроки принятия банком претензий по списанию или зачислению средств на валютный счет и др. После заключения договора банк открывает клиенту сразу два счета: транзитный валютный счет; текущий валютный счет. Эти счета ведутся параллельно. Валютную выручку, поступающую за экспорт товара, зачисляют сначала на транзитный валютный счет. После обязательной продажи в валютный резерв и на внутреннем валютном рынке остаток валюты зачисляют на текущий валютный счет организации. 19

Счет 52 субсчет «Транзитный валютный счет» Д Счет 52 субсчет «Транзитный валютный счет» Сальдо — остаток валютных средств на транзитном валютном счете на начало периода Поступление валютных средств на транзитный валютный счет Положительная курсовая разница К Списание валютных средств с транзитного валютного счета в оплату накладных расходов Списание валютных средств на обязательную продажу на внутреннем валютном рынке Списание валютных средств на специальный счет в банке Списание валютных средств для перечисления на текущий валютный счет Отрицательная курсовая разница Сальдо — остаток денежных средств на конец периода 20

Синтетический учет операций по текущему валютному счету ведется на счете 52 субсчет «Текущий валютный счет» : Д Счет 52 субсчет «Текущий валютный счет» Сальдо — остаток валютных средств на текущем валютном счете на начало периода Зачисление валютных средств с транзитного валютного счета Зачисление валютных средств при их покупке на внутреннем валютном рынке Зачисление валютных средств со специального банковского счета Положительная курсовая разница Сальдо — остаток валютных средств на конец периода К Списание валютных средств в оплату страховых платежей Списание валютных средств в оплату счетов поставщиков Списание валютных средств при выдаче их в кассу организации для командировочных расходов Списание валютных средств при погашении валютных кредитов и займов Списание валютных средств при перечислении дивидендов иностранным акционерам общества Списание валютных средств при их продаже на внутреннем валютном рынке Списание валютных средств на специальный банковский счет Отрицательная курсовая разница 21

Для учета операций на валютном счете предприятия предусмотрен активный валютный счет 52 «Валютные счета» . Записи операций на валютных счетах ведутся в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, установленному на дату поступления (списания) средств на валютные счета (с валютных счетов). Для этого используют такие учетные регистры, как журнал-ордер № 1/1 и ведомость № 1/1. К счету 52 открываются субсчета: 52 -1 «Валютные счета внутри страны» , 52 -2 «Валютные счета за рубежом» . По дебету счета 52 отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, по кредиту – списание денежных средств с валютных счетов. 22

Курсовая разница – разница между рублевой оценкой соответствующего актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, исчисленной по курсу Центрального банка РФ, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату составления бухгалтерской отчетности за отчетный период, и рублевой оценкой этих актива и обязательства, исчисленной по курсу Центрального банка РФ на дату принятия их к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату составления бухгалтерской отчетности за предыдущий отчетный период. Курсовые разницы отражают в бухгалтерском учете и отчетности в том отчетном периоде, к которому относится дата расчета или за который составлена бухгалтерская отчетность. Курсовые разницы подлежат зачислению в прибыль или убыток организации (кроме операции по формированию уставного капитала) либо как внереализационные доходы, либо как внереализационные расходы. Положительные курсовые разницы отражают по кредиту субсчета 91 -1 «Прочие доходы» и дебету счетов учета денежных средств и расчетов. Отрицательные курсовые разницы списывают с кредита счетов учета денежных средств и расчетов в дебет субсчета 91 -2 «Прочие расходы» . Положительные курсовые разницы учитываются при расчете налога на прибыль, отрицательные курсовые разницы уменьшают налогооблагаемую 23 прибыль организации.

4. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетные лица – работники предприятия, получившие денежные средства под отчет на предстоящие командировочные расходы, на оплату канцелярских и почтово-телеграфных расходов, на расходы, связанные с приобретением материальных ценностей (в розничной торговле, на закупку горюче-смазочных материалов и на другие хозяйственные нужды). Руководитель предприятия ежегодно утверждает список лиц, имеющих право получать под отчет денежные средства. Все суммы под отчет выдаются в соответствии с приказом руководителя. Наличные денежные средства под отчет выдаются из кассы предприятия по расходно-кассовым ордерам. Размер выдаваемых сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. 24

• Первичный документ, который определяет командировочное лицо, это командировочное удостоверение. В нем делаются отметки об убытии командировочного лица и о дне возврата, заверенные печатью. В пункте назначения также должны быть сделаны отметки об убытии и прибытии (с печатью). По этим отметкам подсчитывается срок командировки. • Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Полученный аванс разрешается использовать только на те цели, на которые он выдан. В течение 3 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм. 25

Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога. После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета. 26

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» . Это активнопассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учеты. 27

5. Учет денежных средств, находящихся на специальных счетах На счете 55 «Специальные счета в банках» учитывают наличие и движение денежных средств в отечественной и зарубежной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и специальных счетах, а также движение средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению. К счету 55 могут быть открыты следующие субсчета: 1. «Аккредитивы» ; 2. «Чековые книжки» ; 3. «Депозитные счета» 28

Д Счет 55 «Специальные счета в банках» К Сальдо — остаток денежных средств на специальном счете на начало периода Поступление денежных Списание денежных средств со средств на специальный специального счета счет Сальдо — остаток денежных средств на конец периода 29

Порядок осуществления расчетов при аккредитивной форме расчетов регулируется ЦБ РФ. Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55, субсчет 1, и кредиту счетов 51 «Расчетные счета» , 52 «Валютные счета» , 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других счетов. По мере использования аккредитивов их списывают с кредита счета 55, субсчет 1, в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или других подобных счетов. Неиспользованные средства в аккредитивах возвращают в организацию на восстановление того счета, с которого они были ранее перечислены, и списывают с кредита счета 55 в дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов. 30

Аналитический учет по субсчету 1 счета 55 ведут по каждому выставленному аккредитиву. На субсчете 2 «Чековые книжки» учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется банком. Выданные чековые книжки отражают по дебету счета 55, субсчет 2, и кредиту счетов 51, 52, 66 и других подобных счетов. При использовании чековых книжек соответствующие суммы списывают со счета 55 в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или других подобных счетов (согласно выпискам банка). Суммы по чекам выданным, но не оплаченным банком (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55 -2. Суммы оставшихся неиспользованных чеков и возвращенных в банк списывают с кредита счета 55, субсчет 2, в дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов. Аналитический учет по субсчету 2 ведут по каждой полученной чековой книжке. На субсчете 3 «Депозитные счета» до 01. 2003 г. учитывали движение средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады. Перечисление денежных средств во вклады отражали по дебету счета 55 и кредиту счетов 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета» . При возвращении кредитной организацией сумм вкладов производили обратные бухгалтерские записи. Аналитический учет по субсчету 3 вели по каждому вкладу. 31

С 01. 2003 г. депозитные вклады в соответствии с ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» должны учитываться в качестве финансовых вложений. На отдельных субсчетах счета 55 учитывают движение обособленно хранящихся в банке средств целевого финансирования (поступлений): • средств, поступивших на содержание специальных учреждений от родителей и других источников; • средств на финансирование; • капитальных вложений (аккумулируемых и расходуемых организацией с отдельного счета); • субсидии правительственных органов и т. д. Наличие и движение средств в иностранных валютах учитывают на счете 55 обособленно. Аналитический учет по данному счету должен обеспечить получение данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках и т. п. на территории страны и за рубежом. 32