Тема 5. Техника и формы бухгалтерского учета 5. 1. Учетные регистры 5. 2. Формы бухгалтерского учета
5. 1. Учетные регистры Совокупность средств (вручную или с использованием средств автоматизации) и приемов, с помощью которых осуществляется регистрация учетной информации (сведений из первичных документов) понимается под термином техника бухгалтерского учета. Под учетными регистрами следует понимать разработанные специальным образом сводные учетные документы , в которые производятся текущие учетные записи. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Классификация учетных регистров
1. По внешнему виду учетные регистры Книги - сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Они пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В них исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). Для хранения карточек и удобства пользования ими применяются картотеки. Свободные листы – учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. Машинограммы – это выходная информация в документе, созданном пользователем.
2. По объему и содержанию • Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. • Регистры аналитического учета предназначены для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам. • Комбинированные учетные регистры предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим и аналитическим счетам.
3. По способам графления учетные регистры параллельное Записи, относящиеся к дебету и кредиту, располагаются на одном уровне Лицевые счета, Журнал – Главная, Журнал-ордер Графление регистров последовательное смешанное Сначала располагаются Не выделяются все дебетовые записи, колонки для дебета и итог дебетовых кредита оборотов, а затем кредитовые записи и итог оборотов по ним Односторонние балансы Журналы, в которых помещаются формулы проводок, содержащие название счетов по дебету и кредиту
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, – государственной тайной.
В документы производятся записи следующих видов: • Хронологическая запись предусматривает отражение хозяйственных операций независимо от содержания в последовательности их совершения во времени и оформления документами. • Систематическая запись предусматривает регистрацию тех же хозяйственных операций, но согласно их содержанию на счетах бухгалтерского учета посредством двойной записи, т. е. сумма каждой операции записывается по дебету одного и кредиту другого счета. • Синхронистическая – сочетание в одном учетном регистре хронологической и систематической записи.
Способы исправления ошибочно сделанных записей: • • корректурный – ошибочно сделанная запись (неправильная сумма или текст) аккуратно зачеркивается тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, над зачеркнутым, делается запись исправленного текста и суммы. Одновременно на полях, против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено» с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм; дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов; способ «красное сторно» – в случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается. Для исправления ошибки производятся одновременно две записи: – одна «красным» с той же неправильной корреспонденцией счетов, которая была в ошибочной прежде записи; – другая – обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов. способ обратной проводки – для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.
После того, как составлен баланс и другие отчетные формы, никакие исправления ни в учетных регистрах, ни в Главной книге за данный отчетный период не допускаются. Все уточнения и исправления в истекшем периоде отражаются в регистрах следующего отчетного периода при их открытии. При этом используются те же методы.
5. 2. Формы бухгалтерского учета Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимосвязи для ведения учета.
Основные элементы, определяющие ту или иную форму учета: • количество и построение используемых учетных регистров; • способы производства записей в учетные регистры; • взаимосвязь между регистрами производстве и сверке учетных записей в них.
На предприятиях находят применение следующие формы бухгалтерского учета: • журнал-главная; • мемориально-ордерная (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета); • журнально-ордерная (с использованием журналовордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, главной книги); • упрощенная форма для малых предприятий; • автоматизированная (компьютеризированное ведение учета).
Форма учета «журнал-главная» • Является разновидностью мемориально-ордерной формы и используется в бюджетных организациях и на небольших предприятиях с простым процессом производства. • В основе лежат мемориальные ордера, которые ежемесячно в хронологическом порядке записываются в регистре синтетического учета, который принято называть «журнал-главная» . В эту книгу первоначально вносят остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам с разбивкой по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, после чего определяется оборот и остатки по счетам на конец отчетного периода. • При этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за месяц по дебету всех счетов должна быть равна сумме оборотов за месяц по кредиту всех счетов.
Форма учетного регистра «журнал-главная» Обороты по синтетическим № Документ счетам Число мемориаль Сумма и месяц по содержани Счет и т. д. а ордеру ного е операции ордера Д К 01. 01 и т. д.
• По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс. • Вариантом этой формы учета является рекомендованная Министерством финансов для малых предприятий Упрощенная форма бухгалтерского учета, в которой Журнал-главная носит название книги хозяйственных операций и отдельно предусматривается ведение ведомости учета заработной платы.
Схема формы бухгалтерского учета «журнал-главная» Первичные документы Мемориальные ордера Журнал-Главная (синтетический учет) Баланс и отчеты Кассовая книга Ведомости и карточки (аналитический учет) Оборотные ведомости по счетам аналитического учета
Недостатки Достоинства Затруднено применение данной формы учета на предприятиях, где используется более 20– 25 синтетических счетов, т. к. технически трудно разместить большое количество колонок для дебета и кредита счета на развороте книги. Отпадает необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам по окончании месяца, т. к. месячный подсчет итогов Журнала-Главной и является такой оборотной ведомостью.
Простая форма бухгалтерского учета для малых предприятий • Не используются регистры бухгалтерского учета. Первичные документы Ведомость заработной платы Книга учета хозяйственных операций Баланс и отчеты Кассовая книга
Мемориально-ордерная форма учета • Мемориально-ордерная форма учета возникла в 30 -е гг. XX в. • Основным учетным регистром является мемориал-ордер. • Сущность: на основе проверенных документов составляются мемориальные ордера – документы бухгалтерского оформления. • Они представляют собой указание, подписываемое главным бухгалтером, о том, в какие синтетические и аналитические счета следует произвести записи по хозяйственной операции, изложенной в документе, на основании которого составляется мемориальный ордер. • Мемориальный ордер может составляться как на основании одного документа, так и на основании группы документов. • Все мемориальные ордера регистрируются в журнале. Итог регистрационного журнала за месяц используется для сличения его с итогом оборотов по синтетическим счетам оборотной ведомости.
• После составления мемориальных ордеров и их регистрации в регистрационном журнале на их основании производятся записи в синтетические счета. Если синтетические счета ведутся в течение всего года на одних и тех же листах, то они объединяются в книгу, называемую Главной. • По данным синтетических счетов составляют оборотную ведомость, а на ее основе – отчетный баланс. • Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется параллельно синтетическому и независимо от него. • Проверка правильности синтетического и аналитического учета осуществляется при данной форме путем обязательного составления оборотных или сальдовых ведомостей по аналитическим счетам и сличения их итогов с оборотной ведомостью по синтетическим счетам.
Мемориальный ордер № ______ первичные документы по бухучету за __ ______200__ г. по счету №______ количество документов ______ № документа, содержание операции Корреспондирующие счета Сумма Дебет Кредит
Регистрационный журнал за _________200__ г. Порядковый № мемориального ордера Дата Сумма по составления мемориальному ордера ордеру
Схема мемориально-ордерной формы учета Первичные документы Мемориальные ордера Регистры аналитического учета Кассовая книга Главная книга Оборотные ведомости по счетам аналитического учета последовательность записи сверка записи (итогов) Регистрационный журнал Оборотная ведомость по счетам синтетического учета Баланс и отчеты
Главная книга. Счет_______ Номер Кредит Дебет мемориаль счетов мемориал счетов Дата Итого ного ьного ордера
Оборотная ведомость по синтетическим счетам Наименование (№ счетов) Сальдо на _____ (начало месяца) Д К Оборот за _____ (месяц) Д К Сальдо на ______ (конец месяца) Д К
Недостатки Достоинства отставание аналитического сверка данных синтетического и учета от синтетического; аналитического учета дает возможность выявлять и пресекать случаи искажения показателей бухгалтерского учета путем утраты или замены карточек аналитического учета; слабая приспособляемость использование мемориальных ордеров аналитического учета к позволяет упорядочить систематический оперативной работе, к учет; анализу хозяйственной деятельности; необходимость выполнения ежемесячная сверка итоговых данных большого числа работ в конце регистрационного журнала и счетов месяца. Главной книги обеспечивает полноту учета, устраняет возможность пропусков и ошибок в записях;
Журнально-ордерная форма учета. Принципы формы: • производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами; • совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета; • отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности; • применение объединенных журналов-ордеров по счетам, счетно и экономически связанным друг с другом; • применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности; • применение месячных журналов-ордеров.
Журнально-ордерная форма учета • Основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов, что производится в учетных регистрах; • Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, как единый рабочий процесс. • Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. • Для обеспечения контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах обязательно сверяются с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи. Все журналы-ордера в конце месяца подписываются главным бухгалтером предприятия. • Обобщающий учет по результатам журналов-ордеров ведется в главной книге, в которой выводятся конечные остатки по всем счетам, используемым при составлении нового баланса на отчетный период. Полученные итоги представляют собой бухгалтерские проводки для записи на счетах главной книги.
Журнал-ордер № 1 по кредиту счета № 50 «Касса» в дебет счетов Дата кассового Строка отчета № (или за какие числа) Итого 51 70 71 76 и т. д. Итого
Главная книга. Счет №____ Обороты по дебету Месяц с кредита сч. № _____ журнала-ордера №_____ Сальдо Оборо т по Итого креди по Д ту дебету К
Схема журнально-ордерной формы учета Первичные документы Вспомогательные ведомости Регистры аналитического учета Оборотная ведомость по аналитическим счетам Журналы-ордера (по кредитовому признаку) Главная книга (по дебетовому признаку) Кассовая книга сверка записи (итогов) последовательность записи Баланс и отчеты
Недостатки Достоинства журналы громоздки, увязка налитического а трудночитаемы. и синтетического учета в одном регистре.
Автоматизированная форма учета • Учетные регистры при данной форме учета составляются с помощью программных продуктов. • Данная форма не является самостоятельной.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета Первичные документы Ввод данных в ЭВМ Машинная обработка данных Баланс и отчеты Результатная информация в требуемых системой учета разрезах
Недостатки необходимость создания контрольного пакета документов на случай выхода системы из строя Достоинства однократный ввод и многократное использование первичной информации; полная автоматизация передачи, систематизации и обработки информации; автоматизация логических операций бухгалтерского учета; возможность получения расшифровок результатных показателей по запросам пользователей; высвобождение учетных работников для аналитической работы.
Скачать презентацию Тема 5 Техника и формы бухгалтерского учета 5
Тема 5. Техника и формы БУ.ppt