Тема 5 Какая структура управления ИТ самая успешная

Тема 5. Какая структура управления ИТ самая успешная? Менеджмент информационных технологий Елена Леонидовна Разова РМР® к. ф. н, доцент кафедры менеджмента

Содержание темы 5 • Оценка эффективности управления • Характеристики высокой эффективности управления • Особенности лучшей модели управления • Общие принципы управления ИТ, которые следует согласовывать с целями предприятия Менеджмент ИТ Тема 5 2

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ Менеджмент ИТ Тема 5 3

Факторы оценки управления 1. Параметры предприятия 2. Структура предприятия 3. Осведомленность об управлении 4. Управленческая эффективность 5. Финансовая эффективность Для оценки общей эффективности управления, нужно оценить каждый фактор Менеджмент ИТ Тема 5 4

Оценка эффективности управления ИТ Параметр Стратегия • Мастерство исполнения • Близость к клиенту • Лидерство по продукту Структура управления Ключевые решения по ИТ и архетипы Механизмы • Советы • Соглашения об уровне услуг Размер • Организация Число бизнес. ИТ единиц • Возврат платежей Синергия и/или • Комитет по автономия бизнесархитектуре единиц Мощность ИТ • Деньги • сотрудники Понимание управления Эффективность управления Доля менеджеров на руководящих позициях, которые могут описать управление Среднее значение по четырем параметрам эффективности, взвешенным по важности. Баллов из 100 Подходы к передаче информации • Встречи • Документы • Портал Исключительные ситуации Процент проектов *ROE (return of equity) - рентабельность собственного капитала **ROI (return of investment) - рентабельность инвестиций Менеджмент ИТ Тема 5 ***ROA (return of assets)- рентабельность активов Эффективное использование ИТ с точки зрения • контроля издержек • роста • использования активов • гибкости бизнеса Финансовая эффективность Прибыль Валовая прибыль (в процентах) ROE* ROI** Использование активов: ROA *** Изменение доходов, в % Измеряемое использование данных Среднее процентное измерение за три года, скоррректированное по отрасли 5

Четыре цели эффективности управления ИТ Эффективность управления оценивается через эффективность управления ИТ в достижении четырех целей: 1. Эффективное использования ИТ с точки зрения затрат. 2. Эффективное использования ИТ с точки зрения эффективности использования активов. 3. Эффективное использования ИТ с точки зрения роста производительности. 4. Эффективное использования ИТ с точки зрения гибкости бизнеса. Управлении ИТ меняет саму систему показателей оценки бизнеса. Общая высокая успешность означает и успешность управления ИТ. Менеджмент ИТ Тема 5 6

Показатели финансовой эффективности • Прибыль: рентабельность собственного капитала (ROE), коэффициент окупаемости инвестиций (ROI), процентная норма прибыли. • Использование активов: рентабельность активов (ROA). • Рост: годовой прирост выручки в процентах. Менеджмент ИТ Тема 5 7

ХАРАКТЕРИСТИКИ ВЫСОКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ Менеджмент ИТ Тема 5 8

Признаки фирмы с высокой эффективностью управления (1 из 5) 1. Высшее руководство компании (большая его часть) способно описать управление ИТ на фирме. • Самый важный индикатор эффективности управления. • Чем выше процент таких руководителей, тем выше эффективность управления, т. к. тогда ИТ становится частью корпоративной культуры. 2. Участие прежде всего • Эффективно используются пять механизмов коммуникации: – – – заявления высшего менеджмента, комитеты; офис директора по ИТ или департамент ИТ; работа с менеджерами, не соблюдающими правила; Менеджмент ИТ Тема 5 порталы или интранет с документированными процедурами. 9

Признаки фирмы с высокой эффективностью управления (2 из 5) 3. Более прямое участие высшего менеджмента в управлении ИТ. • В компаниях-лидерах топ-менеджеры всегда прямо вовлечены в вопросы управления ИТ. • Проблема в том, чтобы каждый руководитель правильно понимал свою роль. • Функция директор по ИТ бизнес-единицы: разработка схемы управления ИТ в бизнес-единице; проработка архитектуры высшего уровня; проводник идей сквозного управления предприятием; взаимодействие с генеральным директором предприятия, финансовым директором, директором по ИТ всего предприятия. Менеджмент ИТ Тема 5 10

Признаки фирмы с высокой эффективностью управления (3 из 5) 4. Четкие цели бизнеса для инвестиций в ИТ. • Обычно это очень ограниченное количество крупных целей из следующих: – – – Сокращение затрат Улучшение обслуживания клиентов Обеспечение управляющих нужной информацией Улучшение взаимосвязей с клиентами Поддержка новых способов ведения бизнеса Выработка более полного видения клиента повышение качества продукта. • Если целей слишком много – это создает противоречивую и конфликтную картину задач и бизнес -процессов. Менеджмент ИТ Тема 5 11

Признаки фирмы с высокой эффективностью управления (4 из 5) 5. Более дифференцированные стратегии бизнеса. • Такие стратегии основаны на таких ключевых понятиях, как тесные взаимосвязи с клиентами или новые разработки продуктов. 6. Работа с исключения в архитектуре: больше утвержденных и меньше несанкционированных. • Из-за темпов технического прогресса отклонения от стандартов неизбежны. Для успеха необходимо, чтобы большая часть исключений проходила через процедуру формального утверждения. Менеджмент ИТ Тема 5 12

Признаки фирмы с высокой эффективностью управления (5 из 5) 7. С каждым годом перемен становится все меньше. • Требуется от полугода до года, чтобы реализовать какие-либо изменения в управлении ИТ. • Самая существенная перемена состоит в том, кому именно будет принадлежать основная роль в принятии хотя бы одного из ключевых решений по ИТ. • Если изменения происходят слишком часто, это приводит к неразберихе в делах менеджеров, дезориентирует работников и снижает эффективность управления. • Причины для изменений: – Противоречие сложившейся практики управления с тем, как должны приниматься решения; – Переориентация стратегии или переопределение желаемого поведения; • Новые требования могут вводиться путем тонкой настройки схемы управления через замену членов основных компонентов, возлагая дополнительную ответственность на существующие центры власти или пересматривая условия соглашений по уровню услуг. Менеджмент ИТ Тема 5 13

Наилучшая система управления для обеспечения входных данных и принятия решений ВД Инвестиции в ИТ ВД Решение ВД Потребности в бизнесприложениях Решение ВД Стратегии ИТинфраструктур ы Решение ВД ИТ-архитектура Решение АРХЕТИП Решение РЕШЕНИЕ Принципы использования ИТ Империя бизнеса _ Империя ИТ Феодальное устройство + _ Федеральное устройство - _ + _ _ + Дуополия + лучшие компании - отстающие компании Менеджмент ИТ Тема 5 14

ОСОБЕННОСТИ ЛУЧШЕЙ МОДЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ Менеджмент ИТ Тема 5 15

Лучшая модель для обеспечения входными данными Для обеспечение входными данными для определения ключевых принципов ИТ и определения потребностей в бизнес-приложениях успешные фирмы используют федеральную модель, которая: • обеспечивает достижение компромисса между желаниями топменеджерами и руководителей бизнес-единиц; • Отвечает на вопрос, какие информационные ресурсы должны быть совместно используемыми, а какие – определяться на месте. • Совместное использование обеспечивает экономию на масштабе и способствует стандартизации. • Помогает проводить единую стратегию для всех служб корпорации и унифицировать взаимоотношения с клиентами. Слабые компании применяют модель дуотопии, которая приводит к тому, что входные данные отражаю только интересы одной группы. Менеджмент ИТ Тема 5 16

Лучшая модель для принятия решений При принятии решений модель дуотопии позволяет: • Выработать совместное решение, принимаемое руководителями бизнеса и профессионалами в ИТ. • Удерживает в центре внимания стратегические цели предприятия, что обеспечивает ее высокую результативность. • Механизмы реализации модели дуотопии: – наличие менеджеров по взаимосвязям ИТ и бизнеса (обычно – директор по ИТ бизнес-единицы); – участие эксперта по ИТ в работе команды. Использование федеральной модели для принятия решений оборачивает низкой скоростью принятия решений и тенденцией к всеобщему компромиссу. Менеджмент ИТ Тема 5 17

Три наиболее эффективных структуры управления Принципы использования ИТ Архитектура ИТ 3 3 Империя бизнеса Империя ИТ 1 Феодальное устройство Потребности в бизнесприложениях 3 2 2 3 2 1 1 Инвестиции в ИТ 1 2 Федеральное устройство Стратегии инфраструктуры ИТ 3 2 1 Дуополия ИТ Анархия 1 2 3 – наиболее эффективные структуры управления (в качестве критерия Менеджмент ИТ Тема 5 используются достижения четырех целей в управлении, взвешенных по их важности) 18

Кто лучше принимает решения по ИТ – бизнес-менеджеры или ИТ-менеджеры? Общие принципы высокоэффективных решений: • Руководители бизнеса и профессионалы в ИТ должны сотрудничать по вопросам ориентированных на бизнес-решении по ИТ (инвестиции, принципы, бизнес-приложения). Механизмы, способные помочь осуществить сотрудничество: совместные комитеты, процессные команды с участием специалистов по ИТ, формирование бюджета, включающие отдельные стадии рассмотрения специалистами по бизнесу и ИТ). • Даже принятии решений по ИТ, ориентированных на бизнес, руководители бизнеса не должны делать это в одиночку. Для оптимального решения нужен сплав ИТ- и бизнес-мышления. • Оптимальная система сочетания полномочий на принятие решений по техническим вопросам зависит от таких факторов, как синергия между бизнес-единицами, текущий портфель ИТ, стратегические цели, специфика отрасти и др. Менеджмент ИТ Тема 5 19

Управление ИТ в фирмах с лучшими финансовыми показателями: лидеры по использованию активов (1 из 2) Для получения высоких результатов в использовании активов нужно: • Установить принципы использования ИТ с явным акцентом на использование активов через модель дуополии руководителей по разным направлениям и группам ИТ (помогает принять взвешенное решение об инвестициях, которые ориентируются на цели всего предприятия и совместное использование ресурсов ИТ). • Созвать комитет по архитектуре ИТ из ИТ-специалистов и руководителей бизнеса, чтобы разработать архитектуру для всего предприятия и разделить ответственность за совместно используемую инфраструктуру. • Назначить менеджеров по взаимоотношению бизнеса и ИТ, чтобы они помогли своим бизнес-единицам создавать стоимость с использованием ИТ и общей инфраструктуры предприятия. Менеджмент ИТ Тема 5 20

Управление ИТ в фирмах с лучшими финансовыми показателями: лидеры по использованию активов (2 из 2) • Определить круг провайдеров инфраструктуры и архитектуры, собирающихся воплотить технологическую платформу предприятия и контактировать с менеджерами, ответственными за взаимоотношения бизнеса и ИТ. • Ввести регулярный процесс анализа, который совместными усилиями лидеров ИТ и бизнеса позволит выявить синергию, повторное использование программ и общие тенденции в операционных бизнес-единицах. • Вовлечь разработчиков архитектуры ИТ в проекты бизнес-единиц, чтобы помочь образовательному процессу и эффективному использованию общей инфраструктуры и стандартов архитектуры. • Развить системы возврата платежей, чтобы помочь главам бизнесединиц увидеть ценность совместно используемых услуг и на основе этого принимать эффектвиные решения об использовании ИТ. Менеджмент ИТ Тема 5 21

Управление ИТ в фирмах с лучшими финансовыми показателями: лидеры по прибыли (1 из 2) Для повышения прибыли необходимо: • Направлять в руководящие комитеты по ИТ наиболее талантливых бизнес-менеджеров, способных принимать решения по управлению ИТ, универсальные для всего предприятия, а также установить принципы использования ИТ, направленные на сокращение расходов. • Аккуратно выстраивать архитектуру ИТ и бизнеса, чтобы снизить издержки. Империя ИТ должна работать на развитие архитектуры, и взаимодействовать с империей бизнеса для ее установления. • Жестко подходить к процессам обработки исключений в архитектуре, чтобы минимизировать дорогостоящие исключения и способствовать обучению. Менеджмент ИТ Тема 5 22

Управление ИТ в фирмах с лучшими финансовыми показателями: лидеры по прибыли (2 из 2) • Создать централизованную организацию по ИТ, чтобы она управляла инфраструктурой, архитектурой и совместно используемыми услугами. • Увязать инвестиции в ИТ с потребителями бизнеса, чтобы сделать их прозрачными, а также сбалансировать потребности центра и бизнес-единиц. • Учредить такой процесс инвестиций в ИТ, который требует координации и одобрения из центра. • Разработать простую систему возврата платежей и соглашений об уровне услуг, чтобы справедливо распределять расходы на ИТ. Менеджмент ИТ Тема 5 23

Управление ИТ в фирмах с лучшими финансовыми показателями: лидеры по росту выручки (1 из 2) Для достижения высоких темпов роста необходимо: • Стимулировать бизнес-единицы инвестировать в ИТ: часто для этого достаточно сформулировать принципы использования ИТ, ориентируясь на инновациии и быстро реагируя на рыночные изменения. • Создать более децентрализованную организацию для ИТ со структурой, которая была бы приспособлена к немедленной реакции на самые критичные требования ведения бизнеса. • Разместить профессионалов по ИТ в бизнес-единицах, чтобы онеи могли сконцентрироваться на внутренних нуждах этих бизнес-единиц и на требованиях клиентов. • Создать капитальную инфраструктуру ИТ в бизнес-единицах, которая ориентирована на локальные потребности; объединить ее в менее жесткую инфраструктуру в рамках всего предприятия. Менеджмент ИТ Тема 5 24

Управление ИТ в фирмах с лучшими финансовыми показателями: лидеры по росту выручки (2 из 2) • Создать возможности, чтобы техническая команда по построению основной инфраструктуры и архитектуры, занятая планированием и формированием технологической платформы предприятия, выявляла любые ключевые потребности в интеграции. Эти специалисты должны уяснить те минимальные стандарты, которые необходимы для обеспечения заданного уровня безопасности, надежности и интеграции, поскольку предприятие готово пожертвовать интеграцией во имя функциональности и быстроты. Они также должны уметь создавать синергию и интегрировать уже работающие системы. • Наладить регулярные процесс отслеживания стоимости бизнеса от использования ИТ. • Обеспечить процесс обучения в бизнес-единицах, чтобы использование ИТ помогало росту компании. Менеджмент ИТ Тема 5 25

Вопросы для оценки эффективности управления ИТ в компании • Способны ли более 50% топ-менеджеров точно описать управление ИТ? • Проводится ли сквозное управление ИТ на всем предприятии с использованием различных подходов? • Вовлечены ли высшие руководители в управление ИТ? Существуют ли для инвестиций в ИТ четкие цели в бизнесе? • Четко ли сформулированы дифференцированные стратегии бизнеса? • Обработка исключений: число формально утвержденных намного больше, чем число несанкционированных? • удается ли ограничить крупные изменения на фирме, вводя инновации не чаще одного раза в год? Менеджмент ИТ Тема 5 26

Стартовые модели принятия решений для построения управления • Для сбора входных данных по всем решениям относительно ИТ следует использовать федеральную систему управления. • Для разработки принципов использования ИТ и принятия решений об инвестициях следует применять модель дуополии. • По возможности избегать федеральной модели принятии всех решений. Если федеральная модель все же используется, то при этом фирма должна быть зрелой, чтобы уравновесить потребности центра и бизнес-единиц, а также схемы стимулов. • Можно использовать схему совместных решений, которые принимаются руководителями бизнеса и ИТ: по вопросам, связанным с бизнесом, относительно инвестиций, приницпов использования ИТ, потребности в бизнес-приложениях. Менеджмент ИТ Тема 5 27

Общие принципы управления ИТ, которые следует согласовывать с целями предприятия • Лучшие по использованию активов применяют модель дуополии. • Лучшие по прибыли применяют более централизованное управление: модель империи бизнеса. • Лучшие по росту стремятся уравновесить предпринимательские потребности бизнес-единиц со стратегией и принципами всей фирмы. Управление инвестициями в ИТ осуществляется по схеме феодального устройства или империи бизнеса, и это совмещается с централизованными решениями по определению потребностей в бизнес-приложениях. • Следует приспосабливать эти принципы к особой стратегии фирмы и к выработке желаемого поведения сотрудников. Менеджмент ИТ Тема 5 28

Вопросы на зачет • Охарактеризуйте структуру оценки эффективности управления ИТ • Опишите признаки высокой эффективности управления ИТ • Опишите особенности лучшей модели управления ИТ Менеджмент ИТ Тема 5 29