Тема 4 Формування системи документування господарських операцій та

Тема 4. Формування системи документування господарських операцій та документообігу 1. Організація документування та документообігу. 2. Облікові номенклатури різних етапах облікового процесу: первинного, поточного і підсумкового обліку. 3. Форми бухгалтерського обліку. 4. Організація збереження документів.

Рекомендовані джерела: • Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22. 05. 2003, № 851 -IV. • Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Затв. Наказом МФУ від 24 травня 1995 року N 88. • Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку. Затв. Наказом МФУ від 29 грудня 2000 року N 356// [Електронний ресурс]: Режим доступу: http: //www. minfin. gov. ua/control/uk/publish/ • Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами. Затв. Наказом МФУ від 25. 06. 2003 р. № 422. // [Електронний ресурс]: Режим доступу: http: //www. minfin. gov. ua/control/uk/publish/printable_article? art_id • Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Затв. Наказом Мінюст. У 18. 06. 2015 № 1000/5 // [Електронний ресурс]: Режим доступу: http: //zakon 4. rada. gov. ua/laws/show/z 073615/page

1. Організація документування та документообігу. В бухгалтерському обліку інформація передається за допомогою документів • Документ - матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

• Первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення (Закон № 996) • Первинні документи - це документи у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення (Положення № 88) • Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (Закон 851 -IV)

Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: • найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, • назва документа (форми), • дата і місце складання, • зміст та обсяг господарської операції, • одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), • посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, • особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. (Положення № 88, п. 2. 4)

• Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. • Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” визначено, що підприємство повинно: Забезпечити необхідні заходи для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку п. 7 ст. 9 Забезпечити належне зберігання первинних документів і регістрів протягом встановленого строку п. 7 ст. 9 За свій рахунок виготовити копії облікових регістрів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій (якщо облікові регістри складають і зберігають на машинних носіях) п. 6 ст. 9 Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і облікових регістрів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали і підписали документ п. 8 ст. 9 Облікові регістри можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідальних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законом. Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучаються п. 9 ст. 9

Облікові регістри – це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку (Положення № 88, п. 3. 2)

Документообіг в установі - рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення • Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. • З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документобігу на підприємстві, в установі повинен забезпечити: • оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ • визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі • сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації

• Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

2. Облікові номенклатури на різних етапах облікового процесу: первинного, поточного і підсумкового обліку. Облікова процедура (обліковий процес) – послідовність організації бухгалтерських дій з відображення господарських операцій у системі бухгалтерського обліку, починаючи із складання документів і закінчуючи бухгалтерським узагальненням

Обліковий процес складають наступні види операцій: • Технічні операції (не потребують значних розумових зусиль, легко автоматизуються) – записи до регістрів обліку, підрахунок даних первинних документів, відомостей, регістрів; сортування документів передачею до архіву; виписка та розмноження первинних документів. • Логічні операції – упорядкування масивів вихідних даних (кодування документів та їх сортування перед записом до регістрів обліку); підготовка на підставі облікових даних довідок; звірка розрахунків з підприємствами та особами; листування з дебіторами

• Аналітичні операції містять елементи різних співставлень: приймання, формальна та логічна перевірка звітів матеріально відповідальних осіб, виявлення та виправлення помилок в обліку; звірка даних фінансового та первинного обліку; складання бухгалтерських розрахунків; інвентаризація. • Творчі операції – складні розрахунки, вибір варіантів рішень на підставі критеріїв, що визначаються самим виконавцем. Наприклад, економічний аналіз кошторисів витрат, собівартості продукції в розрізі цехів, оцінка ефективності діяльності, підготовка методик, інструкцій, планів тощо

• Організаційні операції мають адміністративну спрямованість. Наприклад підтвердження висновків комісії про списання нестачі, списання або псування матеріальних цінностей, затвердження та контроль планових показників. • Допоміжні – операції з матеріального забезпечення бухгалтерії, ведення діловодства, архівної справи, разові роботи.

Первинний облік Документування господарських операцій, їх вимірювання Поточний облік Хронологічне та систематичне відображення господарських операцій на підставі первинних документів у регістрах бухгалтерського обліку Підсумковий облік Підготовка фінансової (бухгалтерської) звітності, контрольних та аналітичних таблиць

Інформацію стосовно об’єктів обліку, їхнього стану, форми та функціонування, руху і т. ін. , яка подана у вигляді переліку, називають обліковою номенклатурою. • Облікові номенклатури це згрупована облікова інформація за певними ознаками на кожному з етапів облікового процесу. • Організація облікових номенклатур включає в себе два етапи: формування (вибір облікових номенклатур) та складання переліку

Вперше фіксування облікової номенклатури (даних) відбувається у первинному документі. За кожною окремою темою формуються альбоми первинних документів. Класифікація облікових номенклатур за об’єктами обліку є початком їх організації Наступний крок — характеристика та розробка облікових номенклатур за об’єктами обліку (наприклад, надходження на поточний рахунок оплати за товари, надходження товарів на склад).

Етап первинного обліку • Пункт «складові характеристики облікової номенклатури» (якісні: від кого, кому, № рахунку, підстави; кількісні: сума). • Пункт «причина виникнення факту» . Ця інформація характеризує джерело надходження інформаційних потоків та причину їх виникнення. Під джерелами інформаційних потоків тут потрібно розуміти контрагентів фінансовогосподарських відносин, що викликали зазначену операцію.

• Пункт «документи, в яких фіксується факт господарської операції» . Тут містяться дані стосовно первинної документації, тобто такої, в якій вперше з’являється інформація про відповідну трансакцію (рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, накладні-вимоги, прибуткові та видаткові ордери, лімітно-забірні картки, акт приймання— передачі, акти списання, табель обліку використаного робочого часу і т. ін. ) • Пункт «завдання, в яких використовується дана інформація» . Такі завдання визначаються відповідно до напрямків бухгалтерського обліку, в яких відбивається відповідна операція (облік грошових коштів, наявності та руху товарів тощо).

Етап поточного обліку • Пункт «облікові регістри, в яких фіксуються дані первинного обліку» . Визначається сукупність відомостей, нагромаджувальних відомостей, карток, книг та інших носіїв інформації поточного етапу бухгалтерського обліку (журнал по рахунку 311, аналіз рахунку 311 за субконто тощо) • Пункт «реквізити облікових регістрів» (загальні: назва установи, місяць та рік складання, ідентифікаційний код за ЄДРПОУ, номер запису; конкретні по регістру: дата виписки банку, Дт рах. ___, Кт рах. ___, залишок по рахунку)

Етап підсумкового обліку • Пункт «форми і найменування звітності, в яких відбиваються дані інформаційні потоки» (розшифровує номенклатуру звітних форм, які визначаються в єдиній системі даних про майновий і фінансовий стан організації, про результати її діяльності і містять як окремі показники, так і призначені для відбиття відповідних напрямків обліку). Для загальних звітних форм доцільно вказувати рядок, де має бути відбито зазначену інформацію. • Пункт «користувачі інформації» . Визначається коло внутрішніх і зовнішніх споживачів, які використовують інформаційні дані, що їх містять відповідні форми звітності.

3. Форми бухгалтерського обліку Форма бухгалтерського обліку – це сукупність взаємоповязаних облікових регістрів, а також способів відображення в них господарських операцій підприємства з урахуванням особливостей його діяльності та технології обробки інформації • Форма ведення бухгалтерського обліку обирається підприємствами самостійно з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності й технології обробки облікових даних.

Основні відмінні ознаки форм ведення бухгалтерського обліку: • кількість облікових регістрів, які застосовуються, їх призначення, зміст, форма та зовнішній вигляд; • послідовність та способи записів в облікових регістрах; • зв`язок регістрів хронологічного та систематичного, синтетичного та аналітичного обліку.

меморіальноордерна журнальна Форми обліку табличноавтоматизована спрощена проста

Схема меморіально-ордерної форми обліку Меморіальні ордери Оборотна відомість за синтетичними рахунками Первинні документи Реєстраційний журнал Головна книга Баланс Звітність Касова книга Нагромаджувальногрупувальні відомості Оборотна відомість за аналітичними рахунками Регістри аналітичного обліку

• • Особливості: передбачає складання проводок на кожний первинний документ окремою довідкою в меморіальних ордерах меморіальні ордери нумеруються в хронологічному порядку і записуються до реєстраційного журналу аналітичний облік ведуть на картках Недоліки: багаторазовість записів, відрив синтетичного обліку від аналітичного, тривалість облікового циклу робіт, незручність перевірки взаємних розрахунків

• Журнальна форма є найбільш оптимальною паперовою формою ведення обліку • Ґрунтується на застосуванні журналів та відомостей до них, де збираються і систематизуються дані первинних документів Журнал – це обліковий регістр, який: - поєднує синтетичний та аналітичний облік; - дозволяє поєднати хронологічні та систематичні записи; - має таблично-шахову форму.

Журнал-ордер № по кредиту рахунка №_ Дата Разом Підстава для запису (найменування і № документа) В дебет рахунків №№№№ Разом по кредиту

Схема журнальної форми обліку Первинні документи Нагромаджувальногрупувальні відомості Журнали (за кредитовою ознакою) Касова книга Головна книга Оборотно-сальдова відомість Регістри аналітичного обліку Баланс та звітність

Схема спрощеної форми бухгалтерського обліку Первинні докумен-ти Відо-мості Оборотна відомість Баланс та звітність Шахова відо-мість

Схема автоматизованої форми бухгалтерського обліку Автоматизований первинний облік Вхідні первинні документи Повний журнал операцій (Журнал документів) Документи Журнали: Банк, Каса, Прибуткових Документів, інші Оборотна відомість Звітність Довідники, константи

Класифікація бухгалтерських програм - Домашні бухгалтерії Міні-бухгалтерії Універсальні системи Бухгалтерські комплекси АРМ

• Домашні бухгалтерії – програми управління сімейним бюджетом. Представники: Microsoft Money, Quicken, RS-Money, “ 1 С: Деньги”. • Міні-бухгалтерії – призначені для бухгалтерій, у яких немає спеціалізації співробітників за конкретними розділами обліку. Призначені для малих підприємств. Не працюють у мережі. Представники: “ 1 С: Бухгалтерія” (деякі версії), Fin Expert, “БЕМБІ+”, “Інфо-Бухгалтер”.

• Універсальні системи – орієнтовані на бухгалтерії невеликої чисельності, підтримують у спрощеному вигляді ведення всіх розділів обліку. Представники: “Парус”, “Дебет Плюс”, “БЕСТ-2”, “ 1 С: Бухгалтерія”, “Фінанси без проблем”. • Бухгалтерські комплекси – дозволяють автоматизувати роботу бухгалтерії будь-якого розміру. Комплекс складається з кількох програмних модулів, кожен з яких реалізує функції якоїсь ділянки обліку. Представники: RS-Balance, “Моноліт”, БЕСТ, SCALE, Platinum. • Локальні АРМ – це програми, які автоматизують окремі ділянки бухгалтерського обліку. Представники: “Інтегратор”, “КУБ”.

Система автоматизованого бухгалтерського обліку “ 1 С: Підприємство” Можливості організації обліку: • Синтетичний облік за багаторівневим планом рахунків • Облік за кількома планами рахунків • Валютний облік багатомірний аналітичний облік • Кількісний облік • Облік за кількома підприємствами в одній інформаційній базі Ступені автоматичності введення інформації: • Режим ручного введення • Режим типових операцій • Режим автоматичного формування операцій за документами

• • • Режим використання системи: Локальний (один користувач) Мережевий (багато користувачів) Підтримка розділів бухгалтерського обліку: Облік операцій по банку і касі ОЗ і НА Матеріалів і МШП Товарів, послуг і виробництва Валютних операцій Взаєморозрахунків Розрахунків по заробітній платі Розрахунків з бюджетом Інші розділи

4. Організація збереження документів • Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву. • Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. • Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність. • Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

• Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву. • Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. • Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи. • Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

• Документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів установи зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ. • Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ. • Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатись у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

Архів установи – структурний підрозділ (відповідальна за ведення архіву особа установи), що організовує і забезпечує приймання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними • Архів розміщують у спеціально побудованих, або пристосованих для зберігання документів будівлях, або окремих приміщеннях. Спеціальне приміщення для архіву установи повинно передбачатися під час будівництва або переобладнання адміністративних будівель. • У разі відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративній будівлі установи. Розміщення у пристосованих приміщеннях проводиться в установленому порядку після їх експертизи, яка визначає придатність приміщення (вогнестійкість, довговічність, міцність конструкцій), стан приміщення (на поверхах, підвальне, горище), наявність і стан опалювальних та вентиляційних систем.