Тема 4

Тема 4 ТИПЫ ЗАПРОСОВ Редактирование и анализ данных с помощью запросов

СУБД MS Access § MS Access является системой управления базами данных (СУБД), реализующих реляционную модель данных. § MS Access реализует обработку информации, хранящейся в файле *. mdb. Вначале в MS Access создаётся файл базы данных (ФБД), в котором хранятся все объекты, характерные для приложений БД.

Объекты СУБД MS Access § Таблицы: обеспечивают хранение всех данных. Например, фамилии учеников, их даты рождения и др. ; § Запросы: реализуют единственный механизм доступа к данным, в том числе и обработку данных (упорядоченное отображение информации, необходимые форматы данных, необходимые вычисления, например, возраст ученика);

Объекты СУБД MS Access § Формы: строятся на основе запросов и обеспечивают требуемый интерфейс, позволяющий реализовать доступ к данным. Доступ необходим при вводе данных, просмотре существующих данных и их изменении; § Отчёты: строятся на основе запросов и обеспечивают документирование данных; § Макросы: позволяют избежать программирования и эффективно решают задачи автоматизации работы пользователя, например, печати документа, поиска и отбора данных и пр.

ЗАПРОСЫ

Типы запросов § Запросы на создание таблицы (Make -Table Query) § Запросы на добавление записей (Append Query) § Запросы на обновление записей; § Запросы на удаление записей. § Перекрестные запросы

Запросы на создание таблицы(Make-Table Query) l создают таблицы на основе данных, содержащихся в результирующем множестве запроса. Чаще всего этот тип используется для экспорта информации в другие приложения. Кроме того, запросы на создание таблицы удобно применять для копирования таблиц в другую базу данных. В некоторых случаях с их помощью можно повысить быстродействие форм и отчетов, базирующихся на одном сложном запросе.

Виды запросов на создание таблицы (Make-Table Query) l Запросы–проекции полей l Запросы с упорядочиванием записей. l Запросы с элементарными условиями отбора записей. l Запросы с использованием сложных логических выражений. l Запросы, имеющие вычисляемые поля.

Запросы с упорядочиванием записей § Выберите всех учащихся, выполните упорядочивание фамилий, имен и отчеств по возрастанию

Запросы с элементарными условиями отбора записей § Выберите всех учащихся, проживающих в Петербурге, выполните упорядочивание фамилий, имен и отчеств по возрастанию

Запросы с использованием сложных логических выражений § Выберите всех пушкинских девушек, занимающихся баскетболом

Запросы с использованием сложных логических выражений § Выберите всех пушкинских юношей и всех, занимающихся плаванием

Запросы с использованием сложных логических выражений § Выберите всех пушкинских юношей и всех, занимающихся плаванием

Запросы, имеющие вычисляемые поля § Выберите всех учащихся, вычислите возраст учащихся: Year(Now())-Year([birthday]).

Запросы на добавление записей (Append Query) § позволяют добавить в таблицу создаваемые запросом записи.

Запросы на обновление записей (Update Query) § Запросы на обновление (Update Query) изменяют значения полей в записях таблицы, отобранных с помощью запроса.

Запросы на удаление (Delete Query) § Запросы на удаление(Delete Query) удаляют из таблицы записи, соответствующие результирующему множеству запроса.

Перекрестные запросы § Если таблицы содержат большое количество данных, важно не только извлечь нужные данные, но и как-то обработать их, т. е. представить в виде, удобном для анализа.

Перекрестные запросы § Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. § Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой — заголовки строк.

Перекрестные запросы § Назначение: используются при создании форм и отчётов. § Перекрёстный запрос строится не менее чем на трёх атрибутах. l Первый из них образует строки таблицы, например, фамилии учащихся. l Второй - столбцы таблицы, например, согласно перечню предметов. l Третий - значение, вычисляемое для тела таблицы на пересечении Учащийся-Предмет. Такой атрибут называется "значение таблицы на пересечении строки Учащийся и столбца Предмет". § Типичной перекрёстной таблицей является журнал учёта итоговых оценок учеников по предметам.

Перекрестные запросы

Перекрестный запрос “Журнал итоговой успеваемости”

Перекрестные запросы (С. Р. )

ЯЗЫКИ ЗАПРОСОВ § ЯЗЫК ЗАПРОСОВ ПО ОБРАЗЦУ QBE Query By Example) — язык запросов по образцу; § ЯЗЫК ЗАПРОСОВ SQL (Structured Query Language) — структурированный язык запросов. l на практике запрос, составленный на QBE, обычно транслируется в SQL–запрос и лишь затем выполняется.

Создание запросов средствами визуального языка QBE § С помощью запросов на языке QBE можно выполнять следующие основные oперации: • выборку данных; • вычисление над данными; • вставку новых записей; • удаление записей; • модификацию (изменение) данных.

Задачи, решаемые средствами QBE § Проекции полей § Упорядочивание § Отбор подмножеств (простые логические выражения) § Отбор подмножеств с использованием операций И, ИЛИ

ФОРМЫ

ВВОД ДАННЫХ § На практике ввод данных непосредственно в таблицы не осуществляется по ряду причин: l Таблицы не поддерживают логическое упорядочивание отображаемых данных, например, в алфавитном порядке. l Таблицы не отображают вычисляемые данные, например, возраст ученика. l Таблицы не предусматривают формирование итоговых данных, например, средний рост учеников в классе, средний возраст и пр. l Существуют проблемы интерфейсного характера: использование элементов автоматизации работы оператора и др.

ЭКРАННЫЕ ФОРМЫ § В приложениях баз данных предусмотрен интерфейс — экранные формы, фактически являющиеся некими оболочками для отображения данных. В основе форм используются запросы. В запросах решаются задачи упорядочивания и вычисления данных. Результат запроса проецируется в форме, на которой дополнительно реализуются итоговые вычисления и элементы автоматизации (кнопки команд печати документов и др. ).

ВИДЫ ФОРМ § Одиночная форма § Ленточная форма (модификация одиночной формы). § Табличная форма (используется как элемент сложных форм, иначе говоря, самостоятельно не используется).

Форма “Журнал итоговой успеваемости”

Форма “Журнал итоговой успеваемости”

ОТЧЁТЫ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДАННЫХ § Документирование данных является важнейшей функцией всех приложений баз данных. § В MS Access осуществляется с помощью объектов — отчётов. § В отличие от форм специальных типов отчётов не существует. Условно будем считать, что по формату все отчёты делятся на два вида: типа "карточка" и типа "таблица". Возможно также создание сложных отчётов типа "карточка с внедрённой таблицей". § Во многом отчёты и формы имеют общую структуру: поля со связанными надписями, конструирование отчётов практически идентично технологии конструирования форм.

СХЕМА ДАННЫХ § Схема данных в базах данных представляет собой множество связанных таблиц. При этом в любой паре связанных таблиц одна из них является родительской, другая — дочерней. § В родительской таблице имеется ключевое поле, являющееся источником значений. § В дочерней таблице имеется поле- потребитель значений ключевого поля родительской таблицы. Поле дочерней таблицы, используемое для связи с родительской таблицей, будем называть внешним ключом.

Свойства внешнего ключа: § структурно — тип данных поля должен совпадать с типом данных первичного ключа родительской таблицы; § содержательно — значения внешнего ключа должны быть только такими, какие имеются в качестве значений первичного ключа родительской таблицы.

СИНХРОННОСТЬ ДАННЫХ § Для поддержания синхронности данных между ключевыми полями двух таблиц, установите три опции: l обеспечение целостности данных — позволяет установить связи между записями обоих таблиц в соответствии с совпадением кодов первичного и внешнего ключа; l каскадное обновление связанных полей — при редактировании значений первичного ключа в родительской таблице происходят синхронные изменения записей внешнего ключа в дочерней таблице; l каскадное удаление связанных записей — удаление записей в родительской таблице приводит к синхронному удалению записей в дочерней таблице.

МАКРОСЫ

Понятие «Макрос» § Макросом называют список выполняемых инструкций MS Access, которому присвоено имя. § Макрос может содержать несколько поименованных инструкций, причём инструкции могут выполняться при заданных условиях. В качестве аргументов инструкций могут быть указаны различные объекты, например, запросы, отчёты и прочее. § Макросы позволяют автоматизировать выполнение повторяющихся действий и расширить функциональные возможности базы данных.

Технология создания макросов