ТЕМА 3.
План: 1. Понятие и содержание информационного обеспечения ИС учета. 2. Характеристика внемашинной информационной базы. 3. Унификация и стандартизация документации. 4. Машинная информационная база учета. 5. Организация баз и банков данных автоматизированной информационной системы.
1. Понятие и содержание информационного обеспечения ИС учета. Информационное обеспечение - важный элемент автоматизированных информационных систем учета, предназначенный для отображения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и является основой для принятия управленческих решений. В процессе разработки информационного обеспечения необходимо определить: состав информации, который включает перечень информационных единиц, необходимых для решения комплекса задач; структуру информации и её преобразование, т. е. формирование показателей документов; характеристики движения информации, т. е. объем потоков, маршруты, сроки; характеристику качества информации; способы преобразования информации.
Структура информационного обеспечения
2. Характеристика внемашинной информационной базы. Внемашинная ИБ - совокупность сообщений, сигналов и документов, используемых в функционировании ИС без применения средств вычислительной техники. Основными носителями информации во внемашинной среде являются документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т. д. ). Все документы, касающиеся ИС, можно разбить на входные и выходные (результатные). Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления и заполняется вручную или с помощью технических средств. Выходная документация охватывает сводно-групповые данные, полученные в результате автоматизированной обработки.
Документооборот - это последовательность прохождения документа от момента выполнения первой записи до передачи его в архив. Любая экономическая задача обрабатывается на основе определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документов для обработки, в процессе обработки и после него. Критериями выбора системы автоматизации документооборота могут быть масштабы организации. Выбирая системы, нужно учитывать следующие критерии: интеграции с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость освоения, удобство работы, обеспеченность работы в сетях, надежность системы и защиту от несанкционированного доступа.
Развитие систем автоматизированной обработки информации требовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 1970 -х годах. Так, постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ» определены требования к унифицированной системе документации (УСД). Унифицированная система документации (УСД) охватывает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая информация. Каждому документу присвоен код согласно общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
Унификация предъявила такие требования к документам: стандартная форма построения; приспособления к автоматизированной обработке; минимизация показателей; исключение дублирования; охват всех показателей, необходимых для целей управления.
Документация, которая действует в финансово-кредитных учреждениях, является полностью унифицированной для всех организаций. Что касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации на всех участках пока нельзя по причине многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы. Для труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам и конкретной отрасли.
Требования к унифицированной документации требуют иметь стандартную форму построения документов, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовков, содержательной, оформляющей.
Машинная информационная база охватывает все виды информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы данных (БД), банки данных (Бн. Д), базы знаний, а также их системы. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять потребности пользователя. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение - это совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Состав и структура машинного информационного обеспечения определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействием между ними, развитием их во времени.
Пофайловая организация ИС - это формирование различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам: по содержанию, способам использования, назначения, методом организации. Файл - это совокупность однородной информации, записанной на магнитном диске с присвоением имени. Терминологически понятие «массив» и «файл» близки по смыслу. Это - совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации. Для идентификации каждому файлу при его записи присваивается имя и расширение, уточняющие разновидность файла.
По содержанию выделяют массивы данных и программные массивы. Программные массивы описывают процессы работы с данными и входят в подсистему программного обеспечения. Массивы данных является основной частью внутримашинного информационного обеспечения. Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед информационными технологиями и отражают их специфику. Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, динамическую совокупность взаимосвязанных элементов информации. Создание единого информационного фонда обеспечивает систематизацию и унификацию показателей, позволяет установить терминологическое единство, однозначность описания и связь между показателями во внутримашинном информационном обеспечении.
Для удовлетворения информационных потребностей всех пользователей в ИС существует БАНК ДАННЫХ (Бн. Д). Банк данных (Бн. Д) - это автоматизированная система, совокупность информационных, программных, технических средств и персонала; обеспечивает хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Состав банка данных(Бн. Д): совокупность технического и программного обеспечения, база данных, СУБД, словарь данных, администратор БД. Главные составляющие банка данных - база данных и программный продукт, который называется системой управления базой данных (СУБД). Система управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных и работать с ними. База данных (БД) - это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, что обеспечивает удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.
Технология баз и банков - ведущее направление организации машинного информационного обеспечения. Развитие технологий баз и банков данных определяется рядом факторов: ростом информационных потребностей пользователей, требованиями эффективного доступа к информации, появлением видов массовой памяти, увеличением ее объемов, новыми средствами и возможностями в области коммуникации. Словарь метаданных сам по себе является БД и содержит информацию о самой БД, является инструментом администратора БД и Бн. Д. Администратор БД (АБД) - лицо или группа лиц, которые отвечают за общее управление БД. Важной задачей администратора БД - защита данных от взлома, несанкционированного и некомпетентного доступа. Обязанности администратора БД: определение информационного содержания БД, структуры хранения и стратегии доступа, взаимодействие с пользователями, определения контроля полномочий процедур проверки достоверности данных, а также стратегии данных, управление эффективностью БД.