Тема 3 Информационные ресурсы их применение в управлении

Тема 3. Информационные ресурсы, их применение в управлении 1. Информационные ресурсы: определение, значение, влияние на развитие общества 2. Структура информационных ресурсов 3. Средства доступа к информационным ресурсам 4. Структура и содержание корпоративных информационных ресурсов 5. Нормативно-методическая база управленческой документации 6. Классификация и кодирование экономической информации 1

7. Электронный документооборот 8. Собственные внутримашинные информационные ресурсы предприятия 9. Базы данных и их применение для решения экономических задач 10. Централизованные и распределенные базы данных, их применение в экономической сфере 11. Хранилища данных и их применение для решения экономических задач 12. Базы знаний и их применение для формирования экономических решений 2

3. 1. Информационные ресурсы: определение, значение, влияние на развитие предприятия Современное производство – это взаимодействие следующих ресурсов: - трудовых; - материальных; - природных; - финансовых; - информационных. 3

Характерная черта традиционных ресурсов – их ограниченность, характерная черта информационных ресурсов – их многоразовое использование. Доля их участия в процессе производства различна и со временем она изменяется в сторону увеличения информационного ресурса 4

Материальных ресурсов на планете становится все меньше и их цена растет. Если материальные ресурсы ограничены, то ограничены возместить их можно только за счет информационных ресурсов (новых знаний технологий, материалов и т. д. ). 5

Информационные ресурсы – это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах: библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем. 6

3. 2. Общая структура информационных ресурсов 7

Глобальные (мировые) информационные ресурсы 8

Государственные (национальные) информационные ресурсы 9

Государственные ИР l l l l l библиотечная сеть (150 тыс. библиотек); архивный фонд (193 млн. ед. хранения); гос. система статистики (www. gks. ru); гос. система НТИ ; гос. система правовой информации; ИР органов государственной власти и местного самоуправления (централизованное, самостоятельное); ИР о природных ресурсах и явлениях, процессах (при Министерстве природных ресурсов); ИР социальной сферы (Минздрав и Мин. Образования); ИР в сфере финансов и внешнеэкономической деятельности (БД по федеральному бюджету и бюджетов субъектов РФ, реестр страховых компаний, реестр собственности РФ, БД ГТД, БД «Налоговая отчетность» и др. ) 10

Региональные информационные ресурсы Кадастр недвижимости Реестр инженерных сетей и коммуникаций Градостроительный кадастр (ген. план, градостроительное зонирование и т. д. ) Картографический кадастр Регистр юридических лиц Регистр физических лиц 11

3. 3. Средства доступа к информационным ресурсам Провайдер (provider) – это организация – посредник, предоставляющая услуги пользователям посредством коммуникаций и держатель мощных каналов связи. 12

Информационные сети делятся на : - глобальные (GAN – Global Area Network); - национальные (WAN - Wide Area Network); - региональные, городские (МАN- Metropolitan Area региональные Network); - локальные (LAN - Local Area Network). 13

Четыре категории информационных ресурсов С точки зрения доступа выделяют : § web-страницы, web-сайты и web-порталы; § электронная почта, форумы, конференции; § файлы; § базы данных. 14

Способы поиска информации 1. Поиск по каталогам и справочникам • Yahoo. com • Lycos. com • Информрегистр (inforeg. ru) 2. Ссылки (гиперссылки) – это указатели на нужные страницы 3. Предметный указатель (индекс) – это алфавитный список важных терминов и адреса всех страниц, где эти слова встречаются 15

Электронная почта Для отправления писем используется протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), для приема – POP – протокол (Post Office Protocol), который контролирует право забирать почту 16

Файловые ресурсы § Программные продукты • лицензионные • условно-бесплатные • бесплатные § Цифровой контент – это наполнение сайта 17

Поиск информационных ресурсов в Интернете Поисковые машины: • Google (www. google. com), • Alta Vista (www. altavista. digital. com), • Yahoo!(www. yahoo. com), • Infoseek (www. infoseek. com), • Rambler (www. rambler. ru), • Yandex (www. yandex. ru), • АПОРТ! (www. aport. ru) и другие 18

3. 4. Структура и содержание корпоративных информационных ресурсов Информационные ресурсы предприятия (организации) - это совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития. 19

Структура информационных ресурсов предприятия 20

3. 5. Нормативно-методическая база управленческой документации Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» ). Свойства документа: • многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) • наличие юридической силы 21

Нормативно-методическая база управленческих документов - это свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения. Она содержит: 1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации. 2. Государственные стандарты на управленческую документацию. 22

Унифицированные системы документации 1. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций. 2. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий. 3. УС организационно-распорядительной документации. 4. УС отчетно-статистической документации. 5. УС банковской документации. 6. УС документации Пенсионного фонда РФ. 7. УС документации по труду. 8. УС внешнеторговой документации. 23

3. 6. Классификация и кодирование экономической информации Классификация – это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. 24

Иерархическая классификация М М 1 М 21 М 221 М 3 М 222 М 4 М 23 М 223 Мn Признак А Признак Б М 224 Признак В Признак Г М 2221 М 2222 М 2223 25

Уровни классификаторов экономической информации l Общегосударственные 1. Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей Классификаторы организационных структур Классификаторы информации о населении и кадрах 2. 3. l l Отраслевые Локальные 26

Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам. Системы кодирования: l Порядковая l Серийная l Позиционная l Мнемонический код l Шахматный код 27

Порядковая система Присвоение всем позициям номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Пример: виды начислений заработной платы могут быть закодированы следующим образом: 01 основная заработная плата, 02 - премия, 03 - за работу в ночное время, 04 - за работу в праздничные дни и т. д. 28

Серийная система Сериям (группам) объектов присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Пример: группа основных цехов коды от 01 до 07, группа вспомогательных цехов коды от 11 до 16 и т. д. 29

Позиционная система Отражает иерархическую подчинен-ность признаков классификации. Пример: 30

3. 7. Электронный документооборот Документооборот - это движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта управления, а также из внешней среды. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды. 31

Функции систем электронного документооборота 1. Хранение электронных документов в архиве 2. Организация поиска документов 3. Поддержка защиты документов 4. Маршрутизация и передача документов 32

Маршрутизация документов в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое 1. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. 2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. 3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения. 4. Система электронной почты. 33

3. 8. Собственные внутримашинные информационные ресурсы предприятия l l Файлы Базы данных Хранилища данных Базы знаний 34

35

Файл – это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей. Файловая система обладает недостатками: недостатками § чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной возрастания затрат на их корректировку, § высокая зависимость прикладных программ от изменения структуры файлов. 36

Базы данных Особенность баз данных состоит в их ориентации на интерактивный режим работы с ними конечного пользователя (бухгалтера, финансиста, менеджера и т. д. ). Широкое применение баз данных стало возможным благодаря специально созданному программному комплексу программ – системам управления базами данных (СУБД). 37

Хранилища данных необходимы для долговременного хранения данных в специально создаваемых многомерных информационных кубах. Информационные кубы предназначены исключительно для аналитической обработки данных и формирования решений. 38

Базы знаний Работа с базами знаний – это одно из направлений искусственного интеллекта, целью которого является разработка инструментальных средств, позволяющих решать интеллектуальные задачи. Модели представления знаний: § продукционные модели (деревья вывода); § семантические сети (ассоциативные сети); § фреймы; § деревья целей; § нечеткие множества. 39

3. 9. Базы данных и их применение для решения экономических задач База данных – это ориентированное на пользователя-непрограммиста множество взаимосвязанных данных, структурированных таким образом, что достигается их минимальная избыточность и максимальная независимость от прикладных программ. Модели БД: • Реляционная • Сетевая • Иерархическая 40

Реляционная модель 41

Домен – это множество значений, принимаемых свойствами (характеристиками) отражаемого объекта. Атрибут – это имя множества значений, входящих в домен. Атрибуты используются в качестве средства для обращения к доменам. Кортеж – это множество элементов из доменов, составляющих одну строку отношения (таблицы). Отношение – это множество отражающих свойства объекта. кортежей, 42

СУБД Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программ, предназначенный для создания и хранения базы данных, обеспечения логической и физической целостности данных, предоставления санкционированного доступа конечных пользователей. Два режима взаимодействия пользователей и СУБД: СУБД § режим конечного пользователя конструктора БД и запросов; с применением § программный режим, предполагающий знание пользователем языка СУБД и позволяющий создавать прикладные программы. 43

3. 10. Централизованные и распределенные базы данных и их применение для решения экономических задач. Централизованная БД полностью находится на центральном компьютере, к которому обращаются пользователи (клиенты) с помощью своих компьютеров за информацией. Недостатки: 1. 2. 3. требуется передача большого потока данных; низкая надежность; низкая производительность Преимущества: минимальные затраты на корректировку 44

Распределенные БД Распределенная БД - это виртуальный объект, составные части которого хранятся в разных узлах сети. Для пользователя они находятся в одной логической модели базы данных. 45

Методы доступа к данным в распределенных БД 1. Файл - сервер 46

Методы доступа к данным в распределенных БД 2. Клиент - сервер • доступ к удаленным данным • доступ с помощью сервера баз данных 47

Методы доступа к данным в распределенных БД • доступ с помощью сервера приложений 48

3. 11. Хранилища данных и их применение для формирования экономических решений Хранилище данных (ХД) – это предметноориентированный, неизменяемый и поддерживающий хронологию набор данных ХД ориентированы на многолетний оперативный многомерный анализ данных, результаты которого могут быть использованы для принятия решений. 49

Хранилище данных 50

Аналитические измерения – это набор учетных признаков, которые могут быть присвоены каждой хозяйственной операции. Аналитические отчеты это данные объектов учета и управления, сгруппированные по нескольким измерениям. 51

Операции: Операция среза позволяет выделить из многомерного куба те данные, которые соответствуют зафиксированному (указанному) значению одного или нескольких элементов измерений. 52

Операции: Операция вращения – это изменение расположения измерений в пространстве, что, возможно, облегчит принятие решений. 53

Операции: Операции консолидации и детализации предназначены либо для агрегирования данных (обобщения) либо для их детализации. 54

3. 12. Базы знаний и их применение для формирования экономических решений База знаний – это знания человека (эксперта, специалиста), помещенные в память компьютера в соответствии с некоторой моделью. § Семантические сети § Деревья выводов § Деревья целей § Фреймы § Нечеткие множества 55