Тема 3 3 Порядок ведения документации в гостинице

Тема 3. 3 Порядок ведения документации в гостинице

Вопрос 1. Понятие документооборота • Документооборот- движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141 – 98). Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих (входящих), отправленных (исходящих) и внутренних документов.

Вопрос 2. Формы первичного учета в гостинице. • • • • Утверждены Приказом Министерства финансов РФ от 13. 12 1993. № 121 Анкета (№ 1 -Г) Журнал регистрации иностранных граждан (№ 2 -Г) Счет (№ 3 -ГМ) Карта гостя (№ 4 -Г) Кассовый отчет (№ 5 -Г) Расчеты оплаты за проживание по безналичному расчету(№ 7 -Г) Квитанция на возврат денег (№ 8 -Г) Акт о порче имущества гостиницы (№ 9 -Г) Заявка на бронирование мест (№ 10 -Г) Квитанция «Автостоянка» (№ 11 -Г) Квитанция на предоставление дополнительных услуг (№ 12 -Г) Квитанция на прием вещей в камеру хранения (№ 13 -Г)

• • • Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 декабря 1993 г. N 121 Форма N 1 -Г АНКЕТА 1. Фамилия _________ Комната N _________2. Имя ___________ Индекс поселения _____3. Отчество ________ Прибыл __________ (дата, часы) Выбыл__________ (дата, часы)4. Дата рождения " " _________________ 20__ г. 5. Место рождения Область, край, республика _______________________ район ______________ город (селение) __________________________________________6 Паспорт серии. ______ N ____ выдан __________ (когда)________________________________ (наименование органа внутренних дел, выдавшего документ)7. Адрес постоянного места жительства _______________________________________________8 Цель приезда. _________________________ (если в командировку, указать N удостоверения, кем выдано, когда)9. Срок проживания до ______________________10. Продление проживания ____________________11. С памяткой о правилах пожарной безопасности ознакомлен. Подпись ________________ (лица, прибывшего в гостиницу) Оборотная сторона Ф. N 1 -Г Поселен(а) «__» ______________________ 19__ г. город (селение) _________________________гостиница ____________________________Надополнительное место в номере согласен(на) __________ (подпись лица, прибывшего в гостиницу)Согласен(на) на проживание в номере с оплатойвсех мест ____________________________ подпись лица, прибывшего в гостиницу)Подпись ответственного лица ___________________

Макет формы 2 -Г • • финансов Утверждена Приказом Министерства • Российской Федерации • от 13 декабря 1993 г. Nо. 121 • ФОРМА № 2 -Г • ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В ГОСТИНИЦЕ • ЗА 20__ Г. _____________ • Гостиница _____________ • Nо. п/п, он же Регистрационный. Номерпрописки • Дата и Времярегистрации. Ф. И. О. Годрождения. Гражданство(подданство), Nо. паспорта. С какого. ККП прибыл. Маршрут следования(для туристов), на-именование организа-ции, в которую прибыл. Номер комнаты и корпуса. Срок действиявизы, и до какого числапрописан. Датаприбытия. При-мечание 1234567891011 и т. д. до конца с оборотом без титульного заголовка.

Макет формы 3 -Г • Гостиница ____________________________Город ______________________________ 000000 СЧЕТ N --------- от "___" __________ 20__ г. Гр. ____________ Индекс поселения __________ (Фамилия, И. О. , страна)N комнаты _____________ Заезд __________ (дата, часы)N корпуса _____________-----T----------T----T-------T------¬¦ N ¦ Виды платежей ¦Ед. ¦К-во¦ Цена ¦ Сумма ¦¦п/п ¦ ¦изм. ¦еди-+------T-------+------T-----+¦ ¦ ¦ ¦ниц ¦ руб. ¦ коп. ¦ руб. ¦коп. ¦+------------+----+-------+-----+¦ 1. ¦Бронь ¦% ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 2. ¦Бронь ¦к/с ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 3. ¦Опоздание ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦с ________ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ (дата, часы) ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦по ________ ¦к/с ¦ ¦ ¦¦ ¦ (дата, часы) ¦ ¦ ¦ ¦¦ 4. ¦Проживание ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦с _______ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ (дата, часы) ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦по ________ ¦к/с ¦ ¦ ¦¦ ¦ (дата, часы) ¦ ¦ ¦ ¦¦ 5. ¦Дополнительное место¦к/с ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 6. ¦Телевизор ¦сут. ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 7. ¦Холодильник ¦сут. ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 8. ¦__________¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ 9. ¦__________¦ ¦ ¦ ¦ Итого получено по счету: __________________________________________________ (сумма прописью)Дежурный администратор ______________________(оператор механизиро- ванного расчета) (подпись)

Макет формы 3 -Гм • • • • • • • • • Гостиница ____________________________ (адрес) 000000 СЧЕТ N ----------- Комната ___________ Фамилия, И. О. __________________________ Страна ______________________________ Организация ___________________________ Заезд ______________________________ Выезд ______________________________ -----T-----------------------T-------¬ ¦N ¦ Виды платежей ¦ Сумма ¦ ¦п/п ¦ ¦ ¦ +-------------------------+-------+ ¦ 1. ¦ Проживание ¦ ¦ ¦ 2. ¦ Бронь ¦ ¦ ¦ 3. ¦ Курортный сбор ¦ ¦ ¦ 4. ¦ Телефон ¦ ¦ ¦ 5. ¦ Телевизор ¦ ¦ ¦ 6. ¦ Холодильник ¦ ¦ ¦ 7. ¦ Химчистка ¦ ¦ ¦ 8. ¦ Прачечная ¦ ¦ ¦ 9. ¦ Портновская ¦ ¦ ¦ 10. ¦ Прочие услуги ¦ ¦ ¦ 11. ¦ Проживание по б/п ¦ ¦ ¦КС ¦ - койко-сутки ¦ ¦ ¦В ¦ - возврат ¦ ¦ ¦К ¦ - коррекция ¦ ¦ ¦ИТОГО - общая сумма платежа ¦ ¦ИТОГО - общая сумма по б/п ¦ L---------------------------------Кассир-оператор _______

Макет формы 4 -Г • • • • • • • • Гостиница ____________________________ Адрес ______________________________ Телефон _____________________________ Проезд ______________________________ ---------------------------------КАРТА ГОСТЯ N ДНИ МЕСЯЦ 1 17 I 2 18 II 3 19 Фамилия, И. О. ________ III 4 20 Номер ____________ IV 5 21 V 6 22 Ключ от номера выдается при предъявлении VI 7 23 Карты гостя VII 8 24 VIII 9 25 Проживающий имеет право на внеочередное IX 10 26 обслуживание в предприятиях общественного X 11 27 питания, бытового обслуживания и связи, XI 12 28 расположенных в гостинице XII 13 29 14 30 15 31 16 Администратор ________________________ (подпись) Нижеследующая надпись печатается на обороте вверху ПРОПУСК на вынос вещей Количество мест ________________ Наименование вещей ______________ Дата и час __________________ Подпись ____________________

• • • • • • • • • • • • Макет формы 5 -Г Гостиница ____________________________ КАССОВЫЙ ОТЧЕТ _________________________________ (Фамилия, имя, отчество ответственного за расчет) за "__" ________ 20_ г. ----T-----------------T---------T-------¬ ¦N¦ Виды платежей ¦Ед. изм. ¦ Кол-во ¦ Сумма ¦ ¦п/п¦ ¦ ¦ +-------------------+---------+-------+ ¦ 1. ¦ Проживание и опоздание ¦ ¦ ¦ 2. ¦ Счета с N _______ по N ____ ¦ к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---------------------------------Консультант. Плюс: примечание. Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа. ---------------------------------¦ 2. ¦ Бронь ¦ % ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 3. ¦ Бронь ¦ к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 4. ¦ Разница в тарифах ¦ к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 5. ¦ Дополнительные места ¦ к/с ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 6. ¦ Телевизор ¦ сут. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 7. ¦ Холодильник ¦ сут. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 8. ¦ Душ ¦ раз. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 9. ¦ Телефонные переговоры ¦ ¦ ¦ 10. ¦ ________________ ¦ ¦ ¦L---+-----------------+---------+-------ИТОГО: _________ По актам за порчу имущества ___________________ (сумма) Возврат _____________________________ (койко-суток) (сумма) Всего ______________________________ (сумма прописью) Разница в тарифах _____________ руб. ______ коп. _________________________________ (сумма прописью) Подпись ответственного за расчет

Макет формы 7 -Г • Гостиница ____________________________ РАСЧЕТ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУНаименование организации _______ по брони N ________Предоставлено мест ________________________Срок проживания с ___________ по ____________Дата и период заезда _______ Дата и период выезда _____ "__" ________ 20__ г. ----T--------T----------T-----------T---------T----------------¬¦ Номер ¦ Тариф ¦Фамилия, ¦ Начало подготовки ¦ Заезд ¦ Выезд ¦Бронь, ¦Опозда- ¦ К-во ¦ Сумма (руб. коп. ) ¦¦комнаты¦номера ¦ Имя, +------T------+-----T-----+------T----+ % ¦ние, ¦ суток +-----T----------+¦и места¦(места)¦Отчество¦ дата ¦ часы ¦дата ¦часы ¦ дата ¦часы¦ или ¦к/с ¦проживания¦бронь¦опоздание¦проживани妦 ¦ ¦ ¦ ¦ к/с ¦ ¦ ¦+-------+-------+------+-----+------+---------+-----+---------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦+-------+----+------------+-----+----+---------+-----+----------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-------+----+------------+-----+----+--------+-----+-----+------Печатается с оборотом без титульного заголовка. Сумма за бронь, опоздание, проживание ______________, в т. ч. от брони в %, всего к/с __________________Дежурный администратор __________ (подпись)

Макет формы 8 -Г • Гостиница ____________________________Комната _____________________________ 000000 КВИТАНЦИЯ N ---------на возврат денег к счету N ______________Гр. _______________________________, (Фамилия, имя, отчество)проживающему(ей) _______ по _______________ (дата, часы)Возвращено за: а) проживание _____________, ____________ (кол-во, койко-суток) (сумма)Всего ________ руб. _________ коп. ________________________________ __ (сумма прописью)"__" ________ 20__ г. Получил _____________ (подпись) Выдал ______________ (подпись)

Макет формы 9 -Г • Гостиница ____________________________ 000000 АКТ N -------о порче имущества гостиницы от "__" __________ 20__ г. Обнаружено следующее: Гр. ____________________ (Фамилия, имя, отчество)____________________________________________________ ____________Всего на сумму: _________________________Подписи работников гостиницы: ____________________________________ (подпись лица, причинившего ущерб)С гр. _______________ Получено: __________ (Фамилия, имя, отчество) (сумма прописью)Принял: _____________________________ (Должность, фамилия, имя, отчество) (подпись)Испорченные вещи _________________________получены _____________________________ (Фамилия, И. О. ) (подпись)

Макет формы 10 -Г • Штамп организации с указанием адреса, номера телефона, даты и номера документа Рег. N __________ Начальнику управления, директору объединения гостиничного хозяйства (гостиницы) "_______________" т. _______________ (Фамилия, имя, отчество) ЗАЯВКА на бронирование мест Просим разместить в гостинице "__________" ____человек: (Фамилия, имя, отчество, должность, категория номера)1. ________________________________2. ________________________________3. ________________________________4. ________________________________5. ________________________________6. ________________________________7. ________________________________8. ________________________________9. ________________________________10. _______________________________(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на размещение более 10 человек прилагается отдельный список)Заезд "__" ______ 20__ г. в период _______________ (0 12 час. или 12 - 24 час. )Выезд "__" ______ 20__ г. в период _______________ (0 - 12 час. или 12 - 24 час. )Цель приезда и вид оплаты ____________________ (командировка, отдых, проездом, по безналичному, за наличный расчет)_________________________________ Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за опоздание гарантируем. Наш р/с N _______________ в _______ отд. банка Должность распорядителя кредитов ______________ (подпись) (Ф. И. О. )М. П. Главный бухгалтер ______________________ (подпись) (Ф. И. О. )Начальник управления, директор объединения гостиничного хозяйства(гостиницы) ________________ (подпись) (Ф. И. О. ) "__" _______ 19__ г.

• Макет формы 11 -Г ГОСТИНИЧНЫЙ КОМПЛЕКС АВТОСТОЯНКА 000000 Квитанция N ------------ серия N ___________На прием и выдачу автотранспорта: Выдана гр. _________________________, (Ф. И. О. )проживающему _________________________ ___Марка а/т _______________ цвет __________гос. номер _________________________Прием "__" __________ 20__ г. ч. _____ мин. ____Выдача "__" __________ 20__ г. ч. _____ мин. ____Время стоянки __________Оплата _________ руб. , налог в бюджет ________ руб. Итого: ___________ руб. Подпись кассира __________ охранника __________Примечание. За материальные ценности, находящиеся в салоне автомобиля, щетки, очистители и зеркала администрация гостиницы ответственности не несет.

Макет формы 12 -Г • Гостиница ______________________ 000000 КВИТАНЦИЯ N ----------на предоставление дополнительных платных услуг Вид услуг ___________________________________________Сумма ______________________Дата ______________________

Макет формы 13 -Г • Гостиница _____________________ Гостиница ____________ 000000 КОРЕШОК КВИТАНЦИИ N ------КОПИЯ КВИТАНЦИИ N -------КВИТАНЦИЯ N -------на прием вещей в камеру хранения От (Ф. И. О. ) ____________________ От (Ф. И. О. ) ___________Количество мест ________________ Количество мест _________Наименование _________________________ __ _________________________________Принял кладовщик кам. хранения"__" _______________ 20_ г. "__" ________ 20_ г.