Тема 2: Состав реквизитов документов. Бланки и форматы документов 1
Реквизиты документа. Формуляр-образец Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Реквизит документа – это обязательный элемент оформления, присущий тому или иному виду письменного официального документа (ГОСТ Р 51141 -98). Реквизит является законченным информационным элементом, т. е. содержит полную информацию по своей локальной теме (автор, дата, текст, подпись, и т. п. ). 2
Состав реквизитов документов ГОСТ Р 6. 30 -2003 установил перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации (ОРД): 3
Помимо установленных стандартом реквизитов при оформлении документов используются и другие устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по значению к реквизитам: 4 «ДУБЛИКАТ» , «КОПИЯ» , «Секретно» , «Конфиденциально» и др.
Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, называется формуляром. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром. Согласно ГОСТ 6. 100. 5 -87 установлено расположение реквизитов на листе бумаги, разработаны требования к формуляру-образцу организационно-распорядительных документов. Формуляр-образец ОРД представляет собой графическую модель или схему построения документа, устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. Каждый документ условно делится на три части: § заголовочная часть (содержит реквизиты с 01 по 19, может делиться на левую и правую половины); § основная часть (содержит реквизит 20 - текст); § оформляющая часть (содержит реквизиты с 21 по 30). 5
6
7
8
Для конкретного вида документа существует определенный набор реквизитов, т. е. весь перечень реквизитов при подготовке одного вида документа не применяется. Однако, есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе, поскольку они обеспечивают юридическую силу документу: 08 - наименование организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 16 - гриф утверждения документа; 20 - текст документа; 22 - подпись; 25 - оттиск печати. 9
Наименование организации Реквизит Наименование организации (08) является собирательным обозначением автора документа (ГОСТ Р 51141 -98). Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации (аббревиатура) приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного, в скобках. При существовании вышестоящей организации над наименованием организации указывают полное или сокращенное наименование (если оно имеется) вышестоящей организации, в именительном падеже (Что? ). 10
Например: Автором документа могут быть организация и/или ее структурное подразделение. Наименование структурного подразделения используется только на внутренних документах предприятия, указывается в случае, если оно является автором документа и располагается ниже наименования организации (Что? ). 11
Наименование вида документа Наименование документа – это обозначение вида документа. Наименование вида документа (10) - это реквизит, который позволяет судить о назначении документа, определяет набор требуемых реквизитов, стиль изложения текста, обязательность доку -мента. Например: ПРИКАЗ СПРАВКА СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Наименование вида документа указывается на всех видах документов, за исключением писем и располагается ниже реквизита Наименование организации (Наименование структурного подразделения). 12
Дата документа – это реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой документа (11) является или: v дата его подписания (организационно-распорядительные документы, письма); v дата его составления (записки, справки); v дата события (акты); v дата заседания (протоколы); v дата утверждения (планы, отчеты, инструкции). Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата, проставленная должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. 13
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единственную, самую позднюю) дату. Дата документа – это день месяца (число), месяц и год, указанные на документе арабскими цифрами. Используют 2 формата даты: • цифровой способ; Например: 05. 11. 2012 В цифровом способе элементы даты разделены точками, в сле- дующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами цифр, год - четырьмя цифрами. Пробелы после точек – не ставятся. В этом формате даты ни точка после обозначения года, ни сокращение слова год (г. ) - не ставятся. 14
• словесно-цифровой способ. Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей: Например: 5 ноября 2012 г. – в тексте документа; (пробел) 05 ноября 2012 г. – при датировании документа или в документах финансового характера. В обоих случаях, после группы цифр, обозначающих год, ставится буква с точкой - г. Если обозначение времени состоит только из года, то слово «год» пишется полностью. Например: Смета на 2012 год 15
Регистрационный номер документа Регистрационный номер (12) – это цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его уче -та, поиска и систематизации. Регистрационный номер (индекс) присваивается документу при его регистрации и является неким аналогом порядкового номера. Регистрационный номер может быть: - простым - порядковый номер (распорядительные документы, акты, протоколы), который может дополняться какими-либо буквен- ным индексом (литерой). Например: № 23 или № 72 -К (пробел) 16
- составным: 16 -12/548, где: 16 – индекс (номер) структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре в данном структурном подразделении, 548 – порядковый номер документа в деле. Если документ составлен несколькими «авторами» , то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждого из «авторов» , проставляемых через косую черту в порядке указания «авторов» в документе. Например: 16 -12/548/12 -04/10 – для структурных подразделений или 45/83 – для организаций Совместные документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А 4. 17
Гриф утверждения документа Гриф – пометка, указывающая на особый характер документа. Гриф утверждения документа (16) – это реквизит, указываю - на нормативно-правовой характер содержания документа. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действий на определенный круг учреждений или должностных лиц. Существует 2 способа утверждения документа: • личной подписью должностного лица (должностных лиц); • специально издаваемым документом, вводящим в действие данный документ. Примечание: В каждой организации существует свой перечень документов, требующих утверждения. 18
Гриф утверждения может быть оформлен: Гриф утверждения документа содержит слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА и т. п. ). Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагают на одном уровне. 19
Текст документа Текст (20) — это реквизит, отражающий основное смысловое содержание документа. Текст документа может быть оформлен следующими способами: 1. Связный текст. 2. Таблица. 3. Анкета. 4. Соединение этих структур. 1. Связный текст условно состоит из 2 -х частей: - причины, основания, цели составления данного документа; - решения, выводы, просьбы, рекомендации. 20
Текст излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения. Текст должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Для лучшей читабельности, тексты делят на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Разделы, подразделы, пункты, подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точкой. Номера указывают с нового абзаца с красной строки. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. 21
Если в тексте документа присутствует ссылка на официальный документ (законодательный, нормативный, распорядительный и т. п. ), то она оформляется в следующем порядке: Ø наименование вида документа; Ø наименование органа, выдавшего документ; Ø дата документа (в цифровом формате); Ø регистрационный номер документа; Ø заголовок к тексту (в кавычках). Например: В соответствии с приказом ГТК России от 20. 01. 2009 № 75 "О введении ставок таможенных пошлин” … 22
2. Таблица. Представление текста в виде таблицы используется в статистических, финансовых и бухгалтерских документах. Таблица должна иметь название, выраженное именем существительным в именительном падеже (Что? ), которое расположено над таблицей. Строки и графы (столбцы) должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже (Что? ). Так же, строки и графы могут иметь подзаголовки. Если таблица печатается более чем на 1 странице, то графы таб 23 -лицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только
Например: Таблица начинается на одной странице, но не заканчивается: тогда на другой странице: 24
3. Анкета (фр. еnquete — расследование) — опросный лист, самостоятельно заполняемый опрашиваемым по указанным в нем правилам. Опрос – метод сбора первичной информации посредством обращения с вопросами к определенной группе людей. Несмотря на то, что анкета является одним из основных документов личного дела, утвержденной формы анкеты не существует. Это всегда собственная разработка компании и, в зависимости от того, какому подразделению нужна информация (службе кадров, юридической службе, др. ), задающими генеральное направление выступают специалисты этих структурных единиц (кадровики, юристы, др. ). 25
Пример анкеты 26
Подпись (22) – это реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Подпись является обязательным реквизитом, удостоверяющим документ и подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Документ подписывается руководителем организации или други -ми должностными лицами в пределах их компетенции и в зависимости от того, куда направляется данный документ. В состав реквизита «Подпись» входят: § наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке); § личная подпись; 27 § расшифровка подписи (инициалы и фамилия должностного
Реквизит «Подпись» располагается на одну-две строки ниже текста или ниже реквизита «Отметка о наличии приложения» (если она имеется). Наименование должности пишется без отступа от границы левого поля, а последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля документа. В расшифровке подписи инициалы всегда указываются перед фамилией. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. То есть, не допускается ставить предлог За или надпись Зам. от руки, или косую черту (/) перед наименованием должности. 28
Реквизит «Подпись» может быть оформлен следующими способами: - если документ оформлен на бланке, то наименование организации в наименовании должности не указывается: - если документ оформлен не на бланке, то наименование организации в наименовании должности указывается : 29
- если документ носит финансовый характер, то он подписывается руководителем организации и главным бухгалтером в последовательности, соответствующей занимаемым должностям (подписи располагаются одна под другой): - если документ направляется в организации, имеющие специальные воинские и др. звания, то после должности указывается также специальное звание: Личная подпись и её расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности (или звания). 30
- при оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают: - если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами: 31
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит элек- тронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки. ЭЦП — это специфический цифровой код, связанный с содержанием электронного документа (файла). ЭЦП — аналог личной подписи клиента, выполненный как сек- ретный ключ (специальный файл) защищенный личным паролем. ЭЦП позволяет однозначно идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Использование электронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1 -ФЗ «Об электронной цифровой подписи» . 32
Оттиск печати (25) – это реквизит, который заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. В каждой организации существует перечень документов, на кото рых ставится печать. Применять гербовую печать (печать с воспроизведением Государственного герба РФ или герба субъекта РФ) могут организа- ции, определенные в законодательстве. (Федеральный конституционный закон РФ от 25 декабря 2000 г. № 2 -ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» ). Печать организации, не имеющей права изображать государственную символику, должна включать в себя наименование организации. Допускается изображение эмблемы на печати организа 33 ции.
Бланки документов предприятия Состав реквизитов подразделяют на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Бланк – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Для организаций, структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков (ГОСТ Р 6. 30 -2003): v общий бланк; v бланк конкретного вида документа, кроме письма; v бланк письма. 34
Общий бланк используют для составления всех организационно-распорядительных документов, кроме писем. Такой бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты: 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14. 35
Пример общего бланка должностного лица 36
Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения и т. п. ) в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя обязательные реквизиты: 01 (02 или 03), 08, 10, 11, 12, 14, 18. 37
Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя реквизиты: 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20. 38
Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации. На бланках многострочные реквизиты могут располагаться: – центрованным способом, когда начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ отведенной для него площади: Продольный бланк Угловой бланк с центрованным расположением реквизитов реквизитов 39
- флаговым способом, когда каждая строка реквизита начинается от левой границы отведенной для него площади: Угловой бланк с флаговым расположением реквизитов В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: Ш продольный – смотри общий бланк или бланк конкретного вида документа; Ш угловой – смотри бланк письма. 40
Требования к бланкам конкретизируются в распорядительных документах, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов конкретного предприятия. При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить: • какие документы будут создаваться на этом бланке (все или какой-нибудь конкретный вид документа); • кто будет автором документа, создаваемом на этом бланке; • как будут располагаться реквизиты на бланке. 41
Классификация бланков документов 42
Конструирование электронного бланка предполагает ряд последовательных операций: • установка формата бумаги; (в России используются для служебных документов форматы ряда А, принятые Международной организацией по стан- дартизации) • установка размеров полей; • вставка эмблемы фирмы; (в соответствии с уставом (положением об организации). • набор реквизитов бланка предприятия. Конструирование макета бланка, в том числе и электронного, ведется в соответствии с требованиями, изложенными в государственном стандарте ГОСТ Р 6. 30 -2003. 43
Требования к оформлению документов Основным нормативным актом, устанавливающим требования к созданию документов в организации, является, утвержденная в данной организации Инструкция по делопроизводству. Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А 4 (210*297) и А 5 (210*148). Для изготовления внутренних документов (акты, протоколы, докладные записки и т. п. ) бланки не используются. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (в мм) не менее: 20 – верхнее поле; 20 – нижнее поле; 20 – левое поле; 10 – правое поле. 44 Поле – это расстояние от границы текста до края листа бумаги.
При создании документов на компьютере рекомендуется: v использовать шрифт Times New Roman; § размер шрифта 10 пт – для сносок; § размер шрифта 12 пт – для табличной информации; § размер шрифта 14 пт – для текстовой информации. Примечания: 1. Требования к шрифтам, используемым при изготовлении бланков, установлены в комплексе стандартов «Шрифты типографские» : (ГОСТ 3489. 2 -71, ГОСТ 3489. 6 -71, ГОСТ 3489. 10 -71, ГОСТ 3489. 33 -72). 2. Пункт (пт) – это единица измерения для обозначения размера шрифтов и интервалов (0, 376 мм). Пункты мм 6 2, 25 12 4, 5 18 6, 8 24 9, 1 45
v многострочные реквизиты печатать через одинарный между- строчный интервал; v отделять реквизиты документа друг от друга 2 -3 одинарными междустрочными интервалами; v наименование вида документа печатать: 16 пт, полужирный, все прописные; v заголовок к тексту печатать без кавычек, переносов слов, подчеркивания и точки в конце заголовка; При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в междустрочных интервалах или в пунктах: § одинарный интервал – 12 пт; § полуторный интервал – 18 пт; § двойной интервал – 24 пт. 46
v текст документа: § выравнивать по ширине с автоматической расстановкой пере- носов слов; § печатать через полуторный междустрочный интервал с отступом первой строки каждого абзаца - 1, 25 см; v слова: СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ печатать прописными бук- вами; v слова: Примечание, Приложение, Основание печатать строчны- ми буквами, кроме первой буквы; v при изготовлении документов на двух и более страницах, стра ницы нумеровать (кроме первой); номера страниц проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слов 47 «страница» и «стр. » .
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ Вопрос 1: Реквизит документа - это … Ответ: Реквизит документа - это обязательный элемент оформления, присущий тому или иному виду письменного официального документа. Вопрос 2: Сколько реквизитов приведено в ГОСТ Р 6. 30 -2003? Ответ: 30 реквизитов. Вопрос 3: Что такое формуляр-образец? Ответ: Формуляр-образец ОРД представляет собой графическую модель или схему построения документа.
Вопрос 4: На какие части условно делится лист документа? Ответ: Каждый документ условно делится на три части: на заголовочную, основную и оформляющую. Вопрос 5: Что может являться автором документа? Ответ: Автором документа могут быть организация и/или ее структурное подразделение. 49
Вопрос 6: Наименование вида документа – это … Ответ: Наименование вида документа – это реквизит, который позволяет судить о назначении документа, определяет набор тре-буемых реквизитов, стиль изложения текста, обязательность доку-мента. Вопрос 7: На каких документах указывается реквизит Наименование вида документа? Ответ: Наименование вида документа указывается на всех видах документов, за исключением писем. 50
Вопрос 8: Где располагается реквизит Наименование вида документа? Ответ: Реквизит Наименование вида документа располагается ниже реквизита Наименование организации (или Наименование структурного подразделения). Вопрос 9: Дата документа – это … Ответ: Дата документа - это реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. 51
Вопрос 10: Какие форматы дат используются в официальных документах? Ответ: В официальных документах используется цифровой и словесно-цифровой форматы дат. Вопрос 11: Регистрационный номер – это … Ответ: Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифро -вое обозначение, присваиваемое документу в целях его уче-та, поиска и систематизации. 52
Вопрос 12: Что означают группы цифр в составном регистрационном номере: А-В/С? Ответ: А – это номер (индекс) структурного подразделения; В – это номер дела (папки) в структурном подразделении; С– это номер самого документа. Вопрос 13: Гриф утверждения документа – это … Ответ: Гриф утверждения документа – это реквизит, указывающий на нормативно-правовой характер содержания документа. Гриф утверждения документа содержит слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ). 53
Вопрос 14: В каком месте документа располагается Гриф утверждения? Ответ: Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. Вопрос 15: Текст — это … Ответ: Текст — это реквизит, отражающий основное смысловое содержание документа. Вопрос 16: Оттиск печати – это … Ответ: Оттиск печати – это реквизит, который заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Вопрос 17: Найдите ошибки в ссылке на официальный документ: В соответствии с приказом ГТК России "О введении ставок таможенных пошлин” № 75 от 20. 01. 2009 г. … Ответ: В соответствии с приказом ГТК России от 20. 01. 2009 № 75 "О введении ставок таможенных пошлин” … Вопрос 18: Подпись – это … Ответ: Подпись – это реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. 55
Вопрос 19: Что входит в состав реквизита Подпись? Ответ: В состав реквизита Подпись входят: § наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, или сокращенное, если документ оформлен на бланке); § личная подпись; § расшифровка подписи (инициалы и фамилия должностного лица). Вопрос 20: Электронная цифровая подпись – это … Ответ: Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит элек- 56 тронного документа, предназначенный для защиты данно-
Вопрос 21: Бланк – это … Ответ: Бланк – это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Вопрос 22: Какие виды бланков организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6. 30 -2003? Ответ: v общий бланк; v бланк конкретного вида документа, кроме письма; v бланк письма. 57
Вопрос 23: Каким способом могут располагаться многострочные реквизиты на бланках? Ответ: Многострочные реквизиты на бланках могут располагаться: - центрованным способом; - флаговым способом. Вопрос 24: Какие варианты бланков существуют, в зависимости от расположения реквизитов? Ответ: Шпродольный – смотри общий бланк или бланк конкретного вида документа; Ш угловой – смотри бланк письма. 58
59
Скачать презентацию Тема 2 Состав реквизитов документов Бланки и форматы
Лекция 2-Б (рекв, бланки).ppt