Тема № 2 по дисциплинам «Делопроизводство и офисные

Тема № 2 по дисциплинам «Делопроизводство и офисные технологии» , «Документирование управленческой деятельности» Оформление реквизитов документа Составила: преподаватель Маслова Светлана Сергеевна

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6. 30 -2003 при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты (реквизит – от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходимое). Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов: 01 (дополнит. ) – Государственный герб Российской Федерации ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ ул. Охотный ряд, д. 1, Москва, 103265 ОКПО 10287654 ОГРН 19973255654123 ИНН/КПП 7708769054/776001002 «___» ______20___ г. № ____ Бланк с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (угловое расположение реквизитов)

Бланк с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (продольное расположение реквизитов) ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ – ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ _____________________________ «____» ______20___ г. № ____ В соответствии со ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования устанавливаются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2 -ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. и доп. от 09. 07. 2002, 30. 06. 2003).

02 (дополнит. ) – герб субъекта Российской Федерации Бланки с воспроизведением гербов субъектов Российской Федерации

03 (дополнит. ) – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) Бланк с изображением эмблемы учреждения

04 (обязат. ) – код организации согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации, проставляют в верхней части документа (включает 8 знаков). Расположение реквизита «Код ОКПО» на бланке письма Расположение реквизита «Код ОКПО» в унифицированных формах

05 (обязат. ) – основной государственный регистрационный номер юридического лица Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13 -значный цифровой код. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выданным юридическому лицу. ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

06 (обязат. ) – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учёт налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Структура ИНН представляет собой: • для организаций – 10 -значный цифровой код; • для физических лиц – 12 -значный цифровой код. В связи с особенностями учёта организаций, определенными положениями Налогового кодекса РФ (ст. 83), в дополнение к ИНН организации вводится код причины постановки на учёт (КПП). Структура КПП представляет собой 9 -значный цифровой код.

07 (обязат. ) – код формы документа Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор Проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД указывается только в том случае, если форма документа включена в классификатор. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов с наименованиями и кодовыми обозначениями. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

08 (обязат. ) – наименование организации – реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. На бланке указывается полное наименование организации, закрепленное в учредительных документах. Ниже полного в круглых скобках указывают сокращенное наименование, если оно закреплено в Уставе, учредительном договоре или Положении об организации. Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Южно-Уральский государственный университет» (национальный исследовательский университет) в г. Миассе (Филиал ФГБОУ ВПО «ЮУр. ГУ» (НИУ) в г. Миассе) Полное и сокращенное наименования организации в реквизите Реквизит «Наименование организации» на бланке должностного лица Наименование организации на двух языках (на русском и на языке субъекта Российской Федерации)

09 (дополнит. ) – справочные данные об организации Реквизит содержит сведения об организации, важные при информационных контактах. Справочные данные об организации включают в себя: § почтовый адрес (оформляется в соответствии со ст. 23 «Правил оказания услуг почтовой связи» ); § номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, адрес электронной почты, адрес веб-страницы, номер счета в банке); § код организации (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Указание справочных данных об организации на бланке письма

10 (обязат. ) – наименование вида документа – должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационнораспорядительной документации (УСОРД) и Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Полный перечень документов, которыми пользуется организация, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. Расположение реквизита «Наименование вида документа» в зависимости от вида бланка

11 (обязат. ) – дата документа указывает на время его: - создания и/или подписания (приказ, распоряжение, решение, деловое письмо); - утверждения (устав, штатное расписание, положение, должностная инструкция, план); - дату события (акт); - дату заседания (протокол); - дату удостоверения, для заверяемых нотариально документов. Отсутствие даты на документе делает его недействительным Способы датирования документов: 1. Цифровой: 31. 01. 2013 (не ставиться слово «год» , буква «г» с точкой или точка). 2. Цифровой (обратный): 2013. 01. 31(в соответствии с международными стандартами). 3. Словесно-цифровой: 01 января 2013 г. /года (необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры). Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных, финансовых документах предлагается использовать словесноцифровой способ датирования, а в остальных случаях – цифровой. Дата всегда проставляется от левой границы поля документа без отступов.

12 (обязат. ) – регистрационный номер документа – уникальный идентификатор, свидетельствующий о включении документа в информационный массив предприятия. Придаёт документу официальный характер, фиксируя его прохождение через управленческую систему. Реквизит состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами: § дела по § должностных лиц или исполнителей; номенклатуре дел; § структурных подразделений; § вопросов § корреспондентов и т. п. деятельности; № 01 -03/15 01 – номер № ОМ-07/15 ОМ – отдел № МЮ-3/115 ЮЛ – Михаил структурного маркетинга Юревич подразделения 03 – номер дела по номенклатуре 07 – номер дела по номенклатуре 3 – номер дела по номенклатуре 15 – порядковый номер документа 84 – порядковый номер документа 115 – порядковый номер документа Индексация распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) и протоколов, актов ревизий производится по каждому виду раздельно. Для этих документов указывается порядковый номер, присваиваемый документы в пределах календарного года, а в учебных заведениях – в пределах учебного года.

13 (дополнит. ) – ссылка на регистрационный номер и дату документа – включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. На № _____ от _______ Этот реквизит указывают только на бланках для писем. На № 14 от 03. 04. 2012 Заполняют только при оформлении ответных писем, перенося сведения с поступившего документа. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» на бланке располагается под датой документа. Ссылка на индекс входящего документа печатается от левой границы без отступов, дата в этом реквизите печатается от второго положения табулятора (16 знаков от границы левого поля*2, 5 40 мм).

14 (дополнит. ) – место составления или издания документа – указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» , и в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением. § § Реквизит не указывается: если он включён в состав наименования организации, например: Московский университет сервиса и туризма; на бланке письма, потому что он содержит адрес организации. Сокращение «г. » (город) в реквизите не ставится при обозначении столиц государств (Москва), а также при написании названий городов, в состав которых входят: «-град» (Зеленоград), «-город» (Новгород) и «бург» (Петербург).

15 (дополнит. ) – адресатом – (получателем документа) могут быть конкретные организации или группы организаций (в именительном падеже), структурные подразделения (в именительном падеже), конкретные должностные (в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией) или физические лица (в дательном падеже, инициалы – после фамилии). Примеры оформления реквизита «Адресат» Генеральному директору ЗАО «Стройсервис» И. Н. Иванову ЗАО «Радуга» Начальнику отдела продаж С. И. Петрову Президенту АКБ «Инвесткредит» г-ну Прохорову Г. А. Директору ОАО «Винт» О. Н. Петрову Садовая ул. , д. 7, оф. 2, г. Пермь, 413425 при адресовании руководителю при обращении к должностному в реквизит руководителю или его структурного подразделения лицу употребляется слово «Адресат» может заместителю наименование или специалистам адресат обращение (господин, академик, входить почтовый организации входит в состав начинается с наименования профессор); инициалы после адрес наименования должности организации (центрирование) фамилии При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, Дуганову О. Р. например: ул. Сосновая, д. 3, кв. 12, г. Егорьевск, Московская обл. , 1403004 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

16 (дополнит. ) – гриф утверждения документа Руководитель организации, его заместители, главный специалист, другие должностные лица УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Заря» _____ В. А. Степанов 15. 01. 2012 Документ не имеет юридической силы, если дата проставлена не рукой человека, его утвердившего. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Утверждение посредством издания другого распорядительного документа (решением, приказом, постановлением) или протоколом УТВЕРЖДЕН Протоколом общего собрания акционеров от 15. 01. 2012 № 12 УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 30. 06. 2012 № 82 Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с названием вида утверждаемого документа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа – 5 положение табулятора (40 знаков от границы левого поля*2, 5 100 мм)

17 (дополнит. ) – резолюция – надпись на документа, сделанная руководителем по исполнению решения, постановления и т. п. , зафиксированного в документе. Резолюцию проставляют под реквизитом « Адресат» . Чтобы выделить резолюцию, её располагают под углом к линии строки. А. В. Зайцевой П. С. Никитиной Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Гермес» к 21. 12. 2012 Личная подпись В. С. Казначевский 05. 11. 2012 Артемьевой Е. Ю. Мы не можем осуществить дополнительные поставки. Свяжитесь с партнёрами Личная подпись С. С. Макаров 15. 10. 2012 Ремарка, содержащая личное мнение руководителя о состоянии дел Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

18 (обязат. ) – заголовок к тексту – реквизит документа, кратко излагающий его основное содержание. Позволяет оптимизировать процедуру регистрации документа и определить исполнительскую принадлежность без детального изучения текста документа. Расположение заголовка: Правила написания заголовка: § на документе отмечается уголками при изготовлении бланка; § на общем бланке под реквизитом «Место составления или издания» ; § на бланке письма под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» ; § на угловых бланках – слева от границы левого поля без отступов; § на продольных бланках – по центру листа. § грамматически согласуется с видом документа, отвечая на вопросы: v «О чём? » (для писем, приказов); v «Чего? » (для протоколов актов); v «Кого? » (для должностных инструкций); § печатают без кавычек и не подчеркивают; § в конце заголовка точку не ставят; § заголовок не должен содержать более пяти строк; § для документов на форматах А 5 заголовок не указывают. Приказ о создании аттестационной комиссии Приказ об итогах работы за первое полугодие 2012 года Должностная инструкция методиста Акт о проведении ремонтных работ Протокол заседания педагогического совета

19 (дополнит. ) – отметка о контроле – реквизит, обеспечивающий контроль за процессом исполнения поручения, содержащегося в тексте документа или резолюции, в установленные (индивидуальные) или типовые сроки. Виды сроков исполнения документов: 1. 2. Типовой – срок исполнения документа, установленный нормативноправовым актом. Индивидуальный – срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. Обозначается буквой «К» (ярким фломастером), словом или штампом «Контроль»

20 (обязат. ) – текст документа – выражает содержание управленческого действия, грамматически и логически согласованную информацию о нём. Информация в тексте управленческого документа должна вестись аргументировано и логично. Для текстов применяется официально-деловой стиль. 1. 2. Связный текст: уставы, положения, правила, приказы, акты, письма, договора, распоряжения, протоколы. Состоит из 2 -х частей: в первой – указывают причины, основания, цели составления; во второй – излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Анкета. 3. Таблица. 4. Комбинация этих структур. Состав текста: § абзацы с абзацными отступами (1, 25/1, 27 см – 1 положение табулятора); § разделы, подразделы; разбивают текст, если он содержит несколько решений или выводов. Нумеруются арабскими цифрами. § пункты, подпункты. Рекомендуется использовать шрифт Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных и анкетных материалов) и 13, 14 пт. (для связанного текста). Текст документов на бланках формата А 4 печатают через 1, 5 -2 межстрочных интервала, на бланках формата А 5 – через 1 межстрочный интервал.

21 (дополнит. ) – отметка о наличии приложения Отметка о приложении на один адрес Отметка о наличии нескольких приложений Отметка о приложении документа, также имеющего приложение Оформление приложений к распорядительным документам

22 (обязат. ) – подпись Оформление подписи Центрированное оформление подписи Подписание документа комиссией

23 (дополнит. ) – гриф согласования Оформление грифа согласования Генеральный директор Мельников С. А. Мельников СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Новые технологии» _______ Н. П. Романов 23. 10. 2008 Оформление грифа согласования двумя должностными лицами СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Рассвет» СОГЛАСОВАНО Директор ООО «Закат» _______ Д. П. Петров _______ Н. П. Романов 23. 10. 2008 М. П. 24. 10. 2008

24 (обязат. ) – виза согласования документа Оформление визы согласования Начальник юридического отдела ________ А. С. Орлов 21. 12. 2008 Оформление визы согласования при наличии замечаний Замечания прилагаются Начальник юридического отдела ________ А. С. Орлов 14. 11. 2008 Оформление визы согласования при несогласии с документом С проектом не согласен, замечания прилагаются Начальник юридического отдела ________ А. С. Орлов 04. 10. 2008

25 (дополнит. ) – оттиск печати Печати подразделяются на гербовые, юридических лиц и простые. печати с надписью по центру «для справок» , «отдел кадров» и т. д.

26 (дополнит. ) – отметка о заверении копии Верно Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко 05. 2005

27 (дополнит. ) – отметка об исполнителе

28 (обязат. ) – отметка об исполнении документа и направлении его в дело Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" оформляется от поля без абзацного отступа

29 (обязат. ) – отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

30 (дополнит. ) – идентификатор электронной копии документа