Тема 2. ПЛАНУВАННЯ ПРОЕКТУ 1. 2. 3. 4. Мета і функції проектного планування. Характеристика робіт з планування проекту. Складові системи планування та контролю проекту: мета, характеристика робіт, сітьове планування, складання бюджету, моніторинг виконання у часі та по витратах, система інформування і прийняття рішень. Компоненти структуризації проекту. Методологія структуризації, її характеристика і значення. Створення двоспрямованої структури проекту на основі поєднання робочої та внутрішньої організаційної структури проекту.
1. Мета і функції проектного планування. Характеристика робіт з планування проекту СУТЬ ПЛАНУВАННЯ полягає в: ¢ розробці та обґрунтуванні цілей, ¢ визначенні найкращих методів і способів їх досягнення при ефективному використанні всіх видів ресурсів, необхідних для виконання поставлених завдань, і ¢ встановленні їх взаємодії. ПРОЦЕС ПЛАНУВАННЯ проходить чотири етапи: ¢ розробку загальних цілей; ¢ визначення конкретних цілей на даний період із подальшою їх деталізацією; ¢ визначення шляхів і способів досягнення цілей; ¢ контроль за процесом досягнення поставлених цілей шляхом зіставлення планових показників із фактичними та коригування цілей.
Взаємозв'язок між процесами планування
ПРОЦЕС ПЛАНУВАННЯ І УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ СКЛАДАЄТЬСЯ З 5 ЕТАПІВ Етап 1. Середовище проекту, що впливає на проект (внутрішні і зовнішні фактори). Етап 2. Формулювання проекту - постановка цілей, задач і вироблення стратегії реалізації проекту. Етап 3. Планування проекту - система заходів для реалізації проекту. Етап 4. Технічне виконання - безпосереднє технічне виконання пунктів плану проекту. Етап 5. Управління проектом - контроль за виконанням проекту відповідно до плану.
2. Складові системи планування та контролю проекту Загальний процес планування проектів включає такі етапи: ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ визначення цілей, задач проекту, розрахунок технікоекономічних показників для обґрунтування проекту, визначення потреби в ресурсах, тривалості та специфікації виконуваних робіт, етапів проекту; структуризацію проекту; прийняття організаційно-технологічного рішення; розробку сіткових моделей робіт; оцінку спроможності реалізувати проект, оптимізацію по термінах і критеріях якості використання ресурсів та інших критеріях; підготовку необхідних документів до пакета планів; затвердження планів і бюджету; доведення планових завдань до виконавців; підготовку та затвердження звітної документації для контролю планів.
Сіткова модель – множина поєднаних між собою елементів для опису технологічної залежності окремих робіт і етапів майбутніх проектів.
Календарне планування — це процес складання й коригування розкладу, в якому роботи, що виконуються різними організаціями, взаємопов’язуються між собою в часі і з можливостями їх забезпечення
ПЛАНУВАННЯ РЕСУРСІВ ПЕРЕДБАЧАЄ ЗДІЙСНЕННЯ ТАКИХ ЕТАПІВ: 1. Загальна оцінка потреби у ресурсах та їх розподіл у часі; 2. Складання таблиці потреб у ресурсах по роботах проекту; 3. Побудова ресурсної гістограми (побудова стовпчикової діаграми, де по горизонталі вказуються календарні терміни, по вертикалі – щоденна кількість необхідних для виконання усіх робіт ресурсів по кожній професії окремо); 4. Складання таблиці наявних ресурсів; 5. Зіставлення потреби і наявності ресурсів, визначення їх нестачі або надлишків; 6. Визначення постачальників ресурсів по проекту; 7. Оптимізацію сумарних графіків потреби в ресурсах; 8. Врахування факторів, які впливають на забезпеченість проекту ресурсами; 9. Формування графіків постачання ресурсів; 10. Перепланування календарного плану; 11. Контроль і побудова нових ресурсних планів і гістограм.
ФІНАНСУВАННЯ ПРОЕКТУ КЛАСИФІКУЄТЬСЯ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ: 1. За походженням капіталу: внутрішнє та зовнішнє фінансування; 2. За юридичним статусом власника капіталу: власне та позикове фінансування; 3. За тривалістю надання капіталу: безстрокове, довгострокове (більше 5 років), середньострокове (від 1 до 5 років), короткострокове (до 1 року). ПРОЦЕС ФІНАНСУВАННЯ ПРОЕКТУ ПЕРЕДБАЧАЄ ТАКІ ЕТАПИ: 1. Попереднє вивчення життєздатності проекту, яке передбачає визначення доцільності фінансування, а саме чи буде отриманий хоча б середній прибуток; 2. Розробка плану його реалізації. На цьому етапі визначають всі показники та ризики, прогнозують вплив на проект внутрішніх та зовнішніх чинників; 3. Розробка схеми фінансування проекту; 4. Контроль за виконанням плану фінансування та його умовами, як правило, по таких аспектах, як фактичні витрати, потік грошових коштів, фінансовий стан, звітність, управління фінансами.
КЛАСИФІКАЦІЯ ВИТРАТ ПРОЕКТУ всі витрати за проектом поділяються на інвестиційні та поточні. До інвестиційних належать витрати на інвестиції до основного капіталу (придбання землі, будівництво приміщень та споруд, купівля або оренда технології та обладнання). Поточні витрати - витрати на випуск продукції, що містять витрати на придбання сировини, основних та допоміжних матеріалів, оплату праці, загальнозаводські та накладні витрати, що припадають на звітний період; за місцем виконання робіт витрати поділяються на: витрати відділу, сектору, лабораторії, тимчасового творчого колективу, структурного підрозділу тощо. за видами витрат класифікація здійснюється за економічними елементами та статтями калькулювання; залежно від обраного об'єкта обліку витрат: витрати за розробками, темами, об'єктами проектування, етапами, завданнями тощо, затвердженими у встановленому порядку, укладеними договорами на розроблення та виконання проектних робіт; за способами включення у собівартість проектних робіт та за характером участі у процесі виробництва витрати поділяються на прямі та непрямі. за ознакою відношення до собівартості робіт витрати поділяються на виробничі витрати та витрати періоду 10
Поняття та порядок складання проектного бюджету Бюджет проекту — це план, який виражається в кількісних показниках і відображає витрати, необхідні для досягнення поставленої мети. Плановий баланс надходжень і витрат
3. КОМПОНЕНТИ СТРУКТУРИЗАЦІЇ ПРОЕКТУ. МЕТОДОЛОГІЯ СТРУКТУРИЗАЦІЇ, ЇЇ ХАРАКТЕРИСТИКА І ЗНАЧЕННЯ. Структура розподілу (декомпозиція) робіт (Work. Breakdown. Structure – WBS) – ієрархічна структура розподілу проекту на підпроекти, пакети робіт різного рівня, пакети детальних робіт. Вона є засобом для створення системи управління проектом, тому що дозволяє вирішувати проблеми організації робіт, розподілу відповідальності, оцінки варотості, створення системи звітності тощо. Основою декомпозиції можуть бути: ¢ компоненти товару (послуги, направлення діяльності), який буде створено в результаті реалізації проекту; ¢ процесні або функціональні елементи діяльності організації, що реалізує проект; ¢ етапи життєвого циклу проекту, основні фази; ¢ підрозділи організаційної структури; ¢ географічне розміщення.
ОСНОВНІ ЕТАПИ ПОБУДОВИ СРР ТА МОЖЛИВОСТІ ЇЇ ВИКОРИСТАННЯ: 1) розподіл та класифікація робіт проекту на підставі заданих критеріїв. Робота в плані проекту - це деяка діяльність, необхідна для досягнення конкретних результатів (кінцевих продуктів нижнього рівня). Момент закінчення роботи означає факт одержання кінцевого продукту (результату роботи). Робота є базовим поняттям і надає основу для організації даних у системах управління проектами. На практиці для посилання на детальний рівень робіт часто використовується термін задача. У загальному значенні ці два терміни є синонімами. 2) з метою автоматизації СРР кожному елементу декомпозиції надається назва або код; 3) для кожної роботи визначаються постачальники, виконавці, тривалість робіт, обсяги, бюджет, витрати, обладнання, матеріали тощо; 4) побудова матриці відповідальності; 5) перевірка правильності декомпозиції шляхом критичного аналізу з виконавцями робіт.
НАЙБІЛЬШ ТИПОВИМИ ПОМИЛКАМИ СТРУКТУРИЗАЦІЇ ПРОЕКТУ Є НАСТУПНІ: ¢ ¢ ¢ пропуск стадії структуризації і перехід безпосередньо до вирішення поточних оперативних проблем проекту; використання для структуризації замість кінцевих продуктів та ресурсів, що використовуються для проекту тільки функцій, фаз або організаційних підрозділів; повторення елементів структури; відсутність інтеграції структури проекту з системою ведення бухгалтерських рахунків та системою проектнокошторисної документації; надмірна або недостатня деталізація; неможливість комп’ютерної обробки результатів структуризації через помилки формального характеру (кожен елемент повинен бути відповідним чином закодованим).
УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ У ПРОЕКТІ ВКЛЮЧАЄ ПРОЦЕСИ, НЕОБХІДНІ ДЛЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ТОГО, ЩОБ ПРОЕКТ ЗАВЕРШИВСЯ ВЧАСНО, А САМЕ: 1. Визначення діяльності - ідентифікація певних робіт, що мають бути виконані для отримання результатів і окремих елементів постачань по проекту. 2. Задання послідовності робіт - ідентифікація І документування взаємозв'язків між роботами. 3. Оцінка тривалості робіт - визначення кількості робочих періодів, необхідних для завершення окремих робіт. 4 Розробка календарного плану - аналіз послідовності робіт, їх тривалості та вимог до ресурсів з метою складання календарного плану проекту. 5. Контроль дотримання календарного плану - контроль за змінами у календарному плані проекту.
Загальна тривалість проекту може бути як результат розробки календарного плану.
СТРУКТУРА ПРОЕКТУ ПОВИННА ВІДПОВІДАТИ НАСТУПНИМ ВИМОГАМ: Ø кожний рівень ієрархії повинен мати закінчений вигляд або охоплювати всю суму частин проекту, що представлені на даному рівні деталізації; Ø сума характеристик елементів проекту на кожному рівні ієрархії структури повинна бути рівною; Ø нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити елементи (модулі), на основі яких можуть бути чітко визначені всі дані, що необхідні та достатні для управління проектами (функціональні характеристики, обсяги робіт, вартість, необхідні ресурси, виконавці, зв'язки з іншими елементами і т. д. ). Декомпозиція проекту означає поділ проекту на окремі компоненти, елементи, модулі, тобто виокремлення окремих рівнів ієрархії. Прийнята структура проекту з виділеною ієрархією постійних елементів утворить основу інформаційної мови проекту, на якій будуть спілкуватись всі учасники проекту і буде вестись документація.
НАЙБІЛЬШ ВАЖЛИВИМИ СФЕРАМИ ВИКОРИСТАННЯ СТРУКТУРНИХ МОДЕЛЕЙ ПРОЕКТУ Є: Ø пошук, визначення та аналіз цілей проекту; Ø побудова та вибір альтернативних рішень щодо реалізації проекту; Ø попереднє планування проекту за укрупненими моделями (фазовими, сітковими і т. д. ); Ø визначення ресурсів, термінів, вартості робіт; Ø проектний аналіз (визначення життєздатності проекту); Ø фінансовий план проекту; Ø організація проекту; Ø проектні роботи і система документації проекту; Ø детальне планування робіт (календарні плани робіт, графіки постачання, бюджетування); Ø підписання й управління контрактами; Ø оперативне планування робіт; Ø моніторинг проекту; Ø регулювання ходу робіт; Ø управління забезпеченням проекту; Ø складання виконавчих (фактичних) моделей і графіків, аналіз результатів та накопичення досвіду.
СТВОРЕННЯ ДВОСПРЯМОВАНОЇ СТРУКТУРИ ПРОЕКТУ НА ОСНОВІ ПОЄДНАННЯ РОБОЧОЇ ТА ВНУТРІШНЬОЇ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРИ ПРОЕКТУ. Двоспрямована структуризація проекту полягає в поєднанні робочої та організаційної структури проекту. Вона передбачає: Ø робочу структуру проекту (WBS); Ø організаційну структуру проекту (OBS); Ø облік витрат; Ø описання робочих пакетів; Ø систему кодування; Ø словник використання WBS (каталог “Витрати-часресурси”). Поєднання робочої та організаційної структур дає можливість інтегрувати, планувати, контролювати роботу та порівнювати її виконання по підрозділах і в цілому по організації.
Дякую за увагу!