Тема 2. Объект обработки документа.

Тема 2. Объект обработки документа. Классификация документов

План 1. Объект обработки документа. 2. Классификация документов

1. Объект обработки документа Объектом аналитико-синтетической обработки является документ. Документы можно: - покупать, - учитывать, - хранить, - искать, - передавать, - получать, - собирать, - смотреть, - слушать, - читать.

Для того, чтобы максимально упростить и облегчить эти процессы, документы оснащают реквизитами: • создатель документа (автор(ы), составитель(и), художник(и), переводчик и т. д. ); • название (заглавие); • жанр; • читательский адрес; • выходные данные (где, кто, когда / город, издательство, год); • выпускные данные (дата подписания к печати, объем, гарнитура, типография и т. д. ). Ссылка

Объекты составления БЗ — это все виды опубликованных (в том числе депонированных) и неопубликованных документов на любых носителях: • книги, брошюры; • сериальные и другие продолжающиеся ресурсы; • нотные; • картографические; • аудиовизуальные; • изобразительные; • нормативные и технические документы; • микроформы; • электронные ресурсы; • составные части документов; • группы однородных и разнородных документов.

Столь длинный и постоянно пополняемый перечень объектов объясняется тем, что БЗ может составляться на любой документ, независимо от времени его создания. До нашей эры разрабатывали правила описания рукописных документов на глиняных табличках, папирусе, пергамене и т. д. С возникновением книгопечатания возникли правила описания для новых видов документов. XIX в. ввел в оборот аудиовизуальные документы. XX в. — электронные.

Каждый новый документ, несмотря на наличие общей методики, требует частных правил, в которых отражаются особенности, характерные для данного документа. В этом гарантия жизнеспособности правил обработки, которые находятся в постоянном развитии, обновлении и совершенствовании. До тех пор пока будут возникать новые объекты обработки, будут разрабатываться новые правила составления БЗ. Международная федерация библиотечных ассоциаций и учреждений (ИФЛА) разрабатывает и рекомендует применять единые правила описания документов, созданных на любых материальных носителях.

Объекты обработки могут состоять из: • одной части (одночастные объекты) • двух и более частей (многочастные объекты). • составной части одночастного документа.

Одночастный объект — разовый документ или отдельная физическая единица многочастного документа на одном физическом носителе: однотомный документ или отдельный том (выпуск) многотомного документа, отдельный компонент комплектного документа, сериального или другого продолжающегося ресурса. Т. о. изданную книгу, не входящую в многотомное или сериальное издание, а также отдельный том или выпуск многотомного или сериального издания, рассматриваемый изолированно от других томов, выпусков, следует называть одночастными объектами.

Многочастный объект — документ, представляющий совокупность отдельных физических единиц на одинаковых или разных физических носителях — многотомный документ, комплектный документ, сериальный или другой продолжающийся ресурс. Т. о. , многотомник, подборку периодических изданий, книги, входящие в одну серию, или труды одной организации, комплект грампластинок, видеокассет, объединенных общим названием и т. п. , следует называть многочастными объектами.

Составная часть одночастного документа. К составным частям относятся: • статьи из журналов и газет, • законченные произведения из сборников, • главы, параграфы из учебников, монографий, • фрагменты текста из различных документов и т. п.

Документы также принято разделять на: • первичные, • вторичные. Первичные документы – это документы, которые включают исходную запись сведений, полученных в процессе исследований, разработок, наблюдений, научно- исследовательского анализа и других видов человеческой деятельности.

Вторичные документы — это документы, полученные в результате аналитико- синтетическоу обработки одного или нескольких первичных документов в целях их идентификации и использования. Примерами вторичных документов являются реферативные, библиографические, информационные пособия, каталоги, указатели, списки, обзоры, базы данных и т. п. В их основе лежит БЗ. Деление документов на первичные и вторичные в значительной степени условно. Оно важно для осознания процессов обработки. Объектом обработки являются как первичные, так и вторичные документы.

При обработке документа, т. е. составлении БЗ, важно понимать значимость триединой природы документа. Она заключается в наличии: • во-первых, содержания в документе (семантической сущности: мысли, идеи); • во-вторых, формы документа (материальной, вещественной сущности, служащей для закрепления и передачи содержания); • в третьих, элементов для обработки (реквизитов) и других сведений на документе (штампов, пометок, заметок, автографов, дарственных надписей, то есть информации, появившейся после издания документа).

Частью фонда (ассортимента) документ становится только благодаря появлению третьего компонента, который возникает в результате обработки документа. В ходе обработки документ сохраняется в первичном, целостном виде. При этом он приобретает дополнительную форму представления, которая обеспечивает возможность его общественного пользования.

2. Классификация документа «Мы упорядочим мир!» — это лозунг и одна из главных целей специалистов системы документальных коммуникаций. Конечной целью обработки является упорядочение знаний, отраженных в документах. Именно упорядоченные документы можно быстро найти, выдать, использовать. Упорядочение производится посредством их классификации.

Классификация (от лат. classis – класс, разряд, facere – делать) – распределение предметов или явлений по классам на основании общего признака, присущего данным предметам или явлениям и отличающего их от предметов или явлений, составляющих другие классы. Каждый из этих классов (если это возможно и необходимо), в свою очередь, делится на составляющие его подклассы. Признак (или группа признаков), по которому производится классификация, называется основанием деления.

Классификация облегчает процесс изучения предметов и явлений окружающего мира, позволяет найти закономерности, которые определяют их развитие и изменения. Каждый предмет или явление имеют множество признаков, и в зависимости от того, какой из них положен в основу деления, меняется характер классификации. Классификация может быть естественной или искусственной.

Естественные классификации: • в качестве основания деления выбирают признаки, существенные для данных предметов; • выявляют существенные сходства и различия между предметами; • имеют познавательное значение; • служат инструментом научного прогнозирования. Примеры естественных классификаций: • классификация общественно-экономических формаций, • периодическая система химических элементов Д. И. Менделеева, • классификация растений и животных и т. д.

Классификация видов теневых экономических операций

Искусственные классификации: для группировки предметов или явлений выбраны признаки, удобные для этой цели, но не существенные для самих предметов. Примеры искусственных классификаций: классификация растений по окраске листьев или цветов; классификации рыб в зависимости от среды обитания.

• Примером искусственной классификации рыб может служить разделение их на пресноводных, морских и рыб, населяющих солоноватоводные водоемы.